Reembolso o reintegro de gastos: cómo se soporta y si se debe facturar

Cuando un trabajador, un contratista o una empresa paga un gasto que le corresponde a otro y luego pide que se lo devuelvan, hay un reembolso o reintegro de gastos. Para quien lo recibe no es un ingreso, porque no aumenta su patrimonio en los términos del artículo 26 del Estatuto Tributario, y por eso no se factura ni genera IVA ni retención. Para quien reembolsa, el gasto solo es deducible si está bien soportado. ¿Cómo se documenta en cada caso?

Qué es un reembolso de gastos.

Hay reembolso cuando alguien paga por cuenta de otro un gasto que a este le corresponde, y el obligado le devuelve exactamente lo pagado. No hay venta ni servicio entre las partes, solo la devolución de un dinero.

La DIAN lo precisó en el Concepto 1288 de 2021, al señalar que el mero reembolso de costos o gastos no es ingreso gravado para quien lo recibe, porque no incrementa su patrimonio, y que por regla general tampoco es un servicio que cause IVA.

La clave está en la palabra «mero». Si quien paga cobra un margen, una comisión o un recargo, ya no hay solo un reembolso sino la prestación de un servicio, con todas sus consecuencias.

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Reembolso de gastos a un trabajador.

Es el caso más común: el trabajador paga el hotel, un taxi, una herramienta o una obligación de la empresa, y luego la empresa le devuelve el dinero. Funciona como si el trabajador le hubiera prestado ese dinero a la empresa y esta se lo pagara.

No es salario ni ingreso del trabajador.

El reembolso no retribuye el servicio del trabajador ni aumenta su patrimonio: solo le devuelve lo que gastó por cuenta de la empresa. Por eso no constituye salario, no se tiene en cuenta para liquidar prestaciones sociales, aportes a seguridad social ni parafiscales, como explicamos en el artículo sobre los pagos laborales que no constituyen salario.

Tampoco es ingreso tributario. El artículo 26 del Estatuto Tributario solo considera ingresos los que son susceptibles de producir un incremento neto del patrimonio, y el reembolso no lo produce. En consecuencia, el trabajador no lo declara en su renta y la empresa no lo incluye en la base de retención en la fuente.

No debe confundirse con los viáticos, que se entregan para cubrir alimentación, alojamiento o transporte en desplazamientos de trabajo y pueden constituir salario cuando son permanentes. Sus reglas están en el artículo sobre los viáticos pagados al trabajador.

Para la empresa es un gasto deducible.

Para el empleador, lo reembolsado es un gasto propio, deducible si cumple los requisitos de causalidad, necesidad y proporcionalidad y está soportado. El soporte es la clave, como veremos a continuación.

La factura debe estar a nombre de la empresa.

La forma correcta es que el trabajador pida al proveedor la factura electrónica a nombre de la empresa. Así, el trabajador soporta su reembolso y la empresa tiene el documento idóneo para deducir el gasto.

Si la factura sale a nombre del trabajador, le sirve a él para justificar el reembolso, pero no a la empresa para deducir el gasto, porque no está a nombre de quien lo declara. Por eso conviene fijar en una política interna que toda compra por cuenta de la empresa se facture a su nombre. Los requisitos del soporte se explican en el artículo sobre cómo soportar costos y deducciones.

¿Puede la empresa generar un documento soporte?

No a favor del trabajador. La DIAN, en el Concepto 910623 de 2020, precisó que el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar solo procede cuando el vendedor no está obligado a facturar. El trabajador no le vende nada a la empresa: solo pide que le devuelvan lo que pagó.

Distinto es que el trabajador le haya comprado a un proveedor no obligado a facturar, como un transportador informal. En ese caso, de acuerdo con nuestro criterio, la empresa puede generar el documento soporte a nombre de ese proveedor, con la información que entregue el trabajador en la legalización del gasto.

¿Qué pasa si la empresa reporta el reembolso como ingreso del trabajador?

Ocurre cuando la empresa, a falta de factura a su nombre, genera un documento soporte a nombre del trabajador y lo reporta en la información exógena como un pago que le hizo. En ese caso la DIAN verá un ingreso que el trabajador no tuvo.

De acuerdo con nuestro criterio, el trabajador no debe declarar ese reembolso como ingreso propio. Lo correcto es pedir a la empresa que corrija la información exógena, y conservar la solicitud de reembolso, las facturas y la constancia de pago como prueba del origen de ese dinero por si la DIAN lo requiere.

Anticipos no legalizados y descuentos de nómina.

Si la empresa entregó un anticipo para gastos y el trabajador no lo legalizó ni lo devolvió, no puede descontarlo directamente del salario sin su autorización escrita, porque el artículo 149 del Código Sustantivo del Trabajo prohíbe deducir o compensar sumas del salario sin orden suscrita por el trabajador. Lo que procede es pedir la devolución o la autorización del descuento.

Los aspectos tributarios de los viáticos en la empresa se explican en el artículo sobre el tratamiento tributario de los viáticos.

Gastos reembolsables en contratos con independientes.

En los contratos de prestación de servicios es frecuente que el contratante asuma el transporte, el alojamiento o la alimentación del contratista. La DIAN, en el Concepto 551 (radicado 4945) de 2025, que reitera el Concepto 113 de 2024, fijó la regla:

«Cuando el contrato establece de manera expresa que los gastos de desplazamiento serán reconocidos por la entidad contratante, estos valores no deben incluirse en la factura de honorarios, pues no forman parte del ingreso del contratista, sino que constituyen un reembolso de gastos.»

En consecuencia, sobre esos valores no se practica retención, porque no son ingreso del contratista. Si el contrato no hace la distinción y se pagan como parte de los honorarios, se consideran parte del pago por el servicio, se facturan y se someten a retención.

Para el contratante, los gastos se soportan con las facturas del hotel, la aerolínea o el restaurante, que conviene pedir a su nombre. Los detalles sobre los gastos de desplazamiento están en el artículo sobre la deducción de gastos de viaje.

Reembolso de gastos entre empresas.

Entre empresas el reembolso suele darse en contratos de mandato o de colaboración, cuando una paga gastos por cuenta de la otra. La DIAN, en el Concepto Unificado 106 de 2022 sobre facturación electrónica, fue explícita:

«Por otra parte, si el mandatario realizó pagos por cuenta del mandante, el posterior reintegro de gastos del mandante al mandatario para saldar dichas obligaciones del contrato de mandato no serán objeto de facturación entre ellos. Lo anterior, debido a que obedecen a un mero reembolso de gastos que en ningún momento implica la venta de bienes o prestación de servicios entre las partes.»

Por lo tanto, el reintegro se cobra con una cuenta de cobro o documento similar que detalle los gastos, adjuntando sus soportes, y no con factura de venta. Lo que sí se factura es la remuneración del mandatario, si la hay. El tratamiento de los ingresos que se reciben por cuenta de otro se explica en los artículos sobre los ingresos recibidos para terceros y el contrato de mandato.

Para que quien asume el gasto pueda deducirlo, lo ideal es que la factura del proveedor se expida a su nombre. Si se expidió a nombre de la empresa que pagó, esta no tiene gasto propio, pero la que reembolsa queda con un soporte que no la identifica, lo que genera discusión.

¿Se debe facturar el reintegro de costos y gastos?

Este cuadro resume el tratamiento según la situación:

La línea divisoria es siempre la misma: si solo se devuelve lo pagado por cuenta de otro, no hay operación que facturar; si se cobra algo más, hay un servicio.

Cómo se contabiliza el reembolso.

El tratamiento contable depende de cómo se registró el pago inicial. Si quien pagó por cuenta de otro lo registró como cuenta por cobrar, el reembolso simplemente cancela esa cuenta, sin afectar resultados. Si lo registró como gasto y luego se lo reintegran, el reintegro se reconoce como un menor gasto o, en el plan único de cuentas del Decreto 2650 de 1993, en la cuenta 425050, reintegro de otros costos y gastos.

Los asientos se desarrollan en el artículo sobre el tratamiento contable de los cobros por reembolso.

Fiscalmente hay que tener cuidado con un caso: si el gasto se dedujo en un año y el reintegro llega en uno posterior, ese reintegro genera una renta por recuperación de deducciones.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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