¿Cómo soportar el reembolso de gastos o costos?

La empresa suele reembolsar pagos que el trabajador o contratista ha realizado, pagos que pueden constituir costo o gasto deducible del impuesto a la renta, para lo cual se requiere que estén debidamente soportados. ¿Cómo se deben soportar esos reembolsos?

Factura emitida al nombre del empleador.

La forma más sencilla y más común de soportar un reembolso de gastos es que el trabajador solicite al proveedor del bien o servicio que emita la factura a nombre de su empleador.

De ese modo, el trabajador soporta el reembolso ante el empleador y el empleador, a su vez, cuenta con el soporte idóneo para el costo o gasto correspondiente.

Es una práctica que se utiliza cuando, por ejemplo, el trabajador debe pagar gastos de hotel, restaurante o tiquetes que deben ser asumidos por el empleador, de modo que este reembolse al trabajador el valor correspondiente.

Cuando la factura es emitida a nombre del trabajador o contratista.

Cuando el trabajador paga de su bolsillo y no solicita la factura correspondiente a nombre del empleador, y la factura es emitida a nombre del trabajador o del contratista, dicha factura sirve a estos para que soporten el reembolso ante el empleador, pero al empleador no le sirve como soporte del costo o gasto.

En esos casos, no existe un documento específico que la empresa pueda utilizar como soporte, y en tal caso, se puede utilizar como soporte el documento que firme el trabajador al solicitar el reembolso, adjuntando la factura o prueba correspondiente.

Documento soporte con personas no obligadas a facturar.

Una alternativa que se podría considerar es que la empresa emita un documento soporte en operaciones con personas no obligadas a facturar (antiguo documento), pero ello no es posible debido a que, como lo señala la Dian en el concepto 910623 de 2020, dicho documento solo se puede expedir cuando el beneficiario del pago no está obligado a facturar, y ese no es el caso.

Tal documento no se puede expedir en favor del trabajador porque el trabajador no está vendiendo un producto ni prestando un servicio a la empresa, solo está solicitando un reembolso, y si el proveedor del bien o servicio pagado por el trabajador está obligado a facturar, no procede dicho documento soporte.

El documento soporte podría expedirse en el evento en que el trabajador haya adquirido un servicio o bien a una persona que no esté obligada a expedir factura, pero creemos que la mejor forma de soportarlo en ese caso es con el documento que el trabajador diligencie y firme para solicitar el reembolso, el cual debe estar debidamente soportado por parte del trabajador.