Reembolsos de gastos al trabajador – Tratamiento laboral y tributario

Cuando el trabajador incurre en gastos en desarrollo de su actividad laboral deben ser asumidos por el empleador, este debe reembolsarlos al trabajador.

Tratamiento laboral del reembolso de gastos al trabajador.

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El reembolso de gastos al trabajador no constituye salario para el trabajador, pues es un pago que no incrementa su salario ni su patrimonio, sino que tiene como finalidad compensar lo que el trabajador ha gastado para poder ejercer la actividad laboral para el empleador.

El reembolso se hace cuando el trabajador ha sacado dinero de su pecunio para un gasto que corresponde el empleador, y debe ser tratado como si fuera un préstamo que el trabajador hace al empleador y que este luego reintegra bajo la figura de reembolso.

En consecuencia, por ser un ingreso que no constituye salario no se considera para liquidar prestaciones, seguridad social y aportes parafiscales.

Pagos laborales que no constituyen salario

Reembolso de gastos al trabajador en el impuesto a la renta.

Cuando el trabajador incurre en un gasto que le corresponde a la empresa, y esta le reintegra el dinero, se convierte en un gasto para la empresa que será deducible del impuesto a la renta, en la medida en que cumpla los requisitos propios de las deducciones.

Es decir que, si el gasto es necesario, proporcional y tiene relación de causalidad será deducible del impuesto a la renta, siempre que tenga los soportes debidos, como factura o en su defecto documento equivalente.

Requisitos para la procedencia de costos y deducciones en renta

Retención en la fuente en el reembolso de gastos al trabajador.

Como el reembolso de gastos no es un ingreso para el trabajador, no puede someterse a retención en la fuente.

Recordemos que de acuerdo al artículo 26 del estatuto tributario se considera ingreso todo pago que sea susceptible de incrementar el patrimonio neto del contribuyente, y en el caso del reembolso de gastos, estos no incrementan el patrimonio del contribuyente [trabajador] sino que lo recuperan de la disminución causada por el pago que hubiere hecho de gastos propios de la empresa, razón por la cual no se consideran ingreso.

Retención en la fuente por ingresos laborales

Es como si el trabajador le hiciera un préstamo a la empresa y esta se lo paga, el pago del préstamo no aumenta el patrimonio y por tanto no es ingreso. Es ingreso el rendimiento financiero que la empresa le pague al empleado por su préstamo, que es un asunto diferente.

En consecuencia, no siendo un ingreso para el trabajador estos pagos se excluyen de la base sometida a retención en la fuente por salarios.

No confundir reembolso de gastos con viáticos.

No debemos confundir el reembolso de gastos con el pago de viáticos, que tienen un tratamiento especial explicado en el siguiente artículo.

Pago de viáticos al trabajador y su tratamiento laboral

El reembolso de gastos aplica para casos distintos a los cubiertos por los viáticos y gastos de representación, como puede ser la compra de alguna herramienta o insumo, o el pago de alguna obligación.

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2 Opiniones
  1. Fernando Dice:

    Incurrí en unos gastos por un viaje de trabajo a Bogota, allá me transporté en taxis y la empresa no me los quiere reconocer porque no hay facturas, pero no es posible tener facturas de un taxi en Colombia, que puedo hacer ahi?

    Responder
  2. Marco Dice:

    Puede una empresa no pagar gastos de viaje presentados por el empleado con sus respectivos soportes. Se puede negar? En que legislación se puede apoyar el empleado para realizar el cobro?

    Gracias

    Responder
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