Tratamiento del reembolso de gastos al trabajador

Por 25 octubre, 2017

El reembolso de gastos incurridos por el trabajador para el desarrollo de actividades propias de su relación laboral, son pagos que no constituyen salario y que no están sometidos a retención en la fuente por no constituir ingreso para el contribuyente.

En cumplimiento de sus funciones, los trabajadores pueden incurrir en gastos que posteriormente la empresa se los reembolsa. Estos pagos no constituyen ingreso para el trabajador, toda vez que no enriquecen su patrimonio, sino que simplemente están devolviendo al trabajador algo que debió invertir para poder realizar una actividad relacionada y necesaria en el desempeño de las funciones para las que fue contratado por la empresa, por tanto es responsabilidad de la empresa correr con estas erogaciones, y si es el trabajador el que las ha cubierto, debe la empresa proceder a reembolsarlas.

Entre este tipo de gastos pueden existir gastos de transportes, alimentación, hospedaje, compra de útiles y herramientas de trabajo, etc.

Estos pagos al no constituir salario, al igual que los gastos de representación, no forman parte de la base para efectos de los aportes a seguridad social, prestaciones sociales y aportes parafiscales.

Aspectos tributarios

El reembolso de gastos no es un ingreso para el trabajador, por lo que no deberá pagar impuesto de renta sobre ellos, ni están sometidos a retención en la fuente por ingresos laborales.

Según el artículo 26 del estatuto tributario, se considera ingreso todo pago que sea susceptible de incrementar el patrimonio neto del contribuyente. En el caso de los reembolso de gastos, estos no incrementan el patrimonio del contribuyente [trabajador] sino que lo recuperan de la disminución causada por el pago que hubiere hecho de gastos propios de la empresa, razón por la cual no se consideran ingreso. Es como si el trabajador le hiciera un préstamo a la empresa y esta se lo paga, el pago del préstamo no aumenta el patrimonio y por tanto no es ingreso. Es ingreso el rendimiento financiero que la empresa le pague al empleado por su préstamo.

En consecuencia, no siendo un ingreso para el trabajador, estos pagos se excluyen de la base sometida a retención en la fuente.

Debe tenerse en claro, que cuando se le reembolsa un gasto al trabajador, éste debe presentar el respectivo soporte, el cual debe figurar a nombre de la empresa, toda vez que es un gasto de la empresa y no del trabajador.

Siendo así, la empresa debe haber practicado retención en la fuente por ese gasto si hubiere lugar a ello, de lo contrario, deberá la empresa asumir esa retención no practicada en su momento.

Por ejemplo, cuando un trabajador debe viajar y paga un hotel, al hacer el pago, el respectivo soporte debe figurar a nombre de la empresa, y el trabajador al momento de pagar, debe aplicar la respectiva retención a nombre de la empresa si fuere el caso, y luego la empresa deberá expedir la certificación del valor retenido. Si el trabajador por olvido o por cualquier otra razón no practica la retención al momento de hacer el pago del servicio, le corresponde ya la empresa asumir esa retención.

Si el documento soporte es expedido a nombre el trabajador, ese gasto ya no podrá imputarse a la empresa puesto que dicho soporte no cumpliría con los requisitos establecidos en el artículo 771-2 del estatuto tributario, y por consiguiente, el trabajador deberá pasar una cuenta de cobro a la empresa por este valor a rembolsar, y de presentarse esa situación, ya no se le puede dar el tratamiento tributario aquí expuesto, sino que se convierte en un ingreso gravado para el trabajador y por ende sometido a retención en la fuente.

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4 Opiniones
  1. Mao Dice:

    Hola,
    La empresa pretende desconocer el pago de los transportes generados en el ejercicio de ventas de forma total, aducen que para eso pagan comisiones.
    Yo creo que esto es injusto.
    Quien debe responder por estos gastos?

    Responder
  2. Julia Dice:

    Buenas tardes, tengo una inquietud me ayudan por favor a resolverla? en la empresa donde trabajo me colocaran la tarea de acompañar en calle a los ejecutivos de ventas y supervisar las ventas que tengan, esto no estaba inicialmente en el contrato, ni tampoco como una función de mi cargo, solo debía capacitar al personal, pero ahora me van a colocar esta función, pero no me quieren responder por el transporte de la oficina al lugar donde este el ejecutivo que puede ser cualquier lugar de la ciudad. mi pregunta es, ¿es valido esto? que articulo me respalda?

    Responder
  3. Fernando Dice:

    Incurrí en unos gastos por un viaje de trabajo a Bogota, allá me transporté en taxis y la empresa no me los quiere reconocer porque no hay facturas, pero no es posible tener facturas de un taxi en Colombia, que puedo hacer ahi?

    Responder
  4. Marco Dice:

    Puede una empresa no pagar gastos de viaje presentados por el empleado con sus respectivos soportes. Se puede negar? En que legislación se puede apoyar el empleado para realizar el cobro?

    Gracias

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