Tratamiento del reembolso de gastos al trabajador

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El reembolso de gastos incurridos por el trabajador para el desarrollo de actividades propias de su relación laboral, son pagos que no constituyen salario y que no están sometidos a retención en la fuente por no constituir ingreso para el contribuyente.

En cumplimiento de sus funciones, los trabajadores pueden incurrir en gastos que posteriormente la empresa se los reembolsa. Estos pagos no constituyen ingreso para el trabajador, toda vez que no enriquecen su patrimonio, sino que simplemente están devolviendo al trabajador algo que debió invertir para poder realizar una actividad relacionada y necesaria en el desempeño de las funciones para las que fue contratado por la empresa, por tanto es responsabilidad de la empresa correr con estas erogaciones, y si es el trabajador el que las ha cubierto, debe la empresa proceder a reembolsarlas.

Entre este tipo de gastos pueden existir gastos de transportes, alimentación, hospedaje, compra de útiles y herramientas de trabajo, etc.

Estos pagos al no constituir salario, al igual que los gastos de representación, no forman parte de la base para efectos de los aportes a seguridad social, prestaciones sociales y aportes parafiscales.

Aspectos tributarios

El reembolso de gastos no es un ingreso para el trabajador, por lo que no deberá pagar impuesto de renta sobre ellos, ni están sometidos a retención en la fuente por ingresos laborales.

Según el artículo 26 del estatuto tributario, se considera ingreso todo pago que sea susceptible de incrementar el patrimonio neto del contribuyente. En el caso de los reembolso de gastos, estos no incrementan el patrimonio del contribuyente [trabajador] sino que lo recuperan de la disminución causada por el pago que hubiere hecho de gastos propios de la empresa, razón por la cual no se consideran ingreso. Es como si el trabajador le hiciera un préstamo a la empresa y esta se lo paga, el pago del préstamo no aumenta el patrimonio y por tanto no es ingreso. Es ingreso el rendimiento financiero que la empresa le pague al empleado por su préstamo.

En consecuencia, no siendo un ingreso para el trabajador, estos pagos se excluyen de la base sometida a retención en la fuente.

Debe tenerse en claro, que cuando se le reembolsa un gasto al trabajador, éste debe presentar el respectivo soporte, el cual debe figurar a nombre de la empresa, toda vez que es un gasto de la empresa y no del trabajador.

Siendo así, la empresa debe haber practicado retención en la fuente por ese gasto si hubiere lugar a ello, de lo contrario, deberá la empresa asumir esa retención no practicada en su momento.

Por ejemplo, cuando un trabajador debe viajar y paga un hotel, al hacer el pago, el respectivo soporte debe figurar a nombre de la empresa, y el trabajador al momento de pagar, debe aplicar la respectiva retención a nombre de la empresa si fuere el caso, y luego la empresa deberá expedir la certificación del valor retenido. Si el trabajador por olvido o por cualquier otra razón no practica la retención al momento de hacer el pago del servicio, le corresponde ya la empresa asumir esa retención.

Si el documento soporte es expedido a nombre el trabajador, ese gasto ya no podrá imputarse a la empresa puesto que dicho soporte no cumpliría con los requisitos establecidos en el artículo 771-2 del estatuto tributario, y por consiguiente, el trabajador deberá pasar una cuenta de cobro a la empresa por este valor a rembolsar, y de presentarse esa situación, ya no se le puede dar el tratamiento tributario aquí expuesto, sino que se convierte en un ingreso gravado para el trabajador y por ende sometido a retención en la fuente.

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2 Opiniones
  1. camila Dice:

    Buenas tardes, mi pregunta es,
    cuando un empleado esta de viaje, paga un hotel y se le olvida sacar la retención en la fuente, la empresa debe asumirla, pero luego la empresa le esta cobrando el valor de esa retención al empleado y se la descuenta de nomina, porque dice que fue descuido del empleado no sacarla ni reportarla; este descuento se puede hacer y bajo que ley?

    Responder
  2. Maria C Dice:

    Hola,
    cuando hacen la devolución de una factura, y la recibe la recepcionista y esta por algún motivo se le pierde la factura y olvida decir que fue devuelta, tiempo después en la empresa se dan cuenta, cuando ya habían pagado el iva a la Dian, ahora ellos descuentan de la nomina del empleado el valor del iva de esa factura; este descuenta es legal hacerlo o la empresa debe asumirlo?

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