Reembolsos de gastos al trabajador

Cuando el trabajador incurre en gastos en desarrollo de su actividad laboral que deben ser asumidos por el empleador, este debe reembolsarlos al trabajador, gastos que son deducibles del impuesto a la renta en la medida en que se cumplan los requisitos fijados por la norma.

Reembolso de gastos.

El reembolso es la acción de reembolsar, y reembolsar es devolver una cantidad de dinero a quien la había desembolsado.

El reembolso de gastos consiste en devolver o reintegrar lo que otra persona ha gastado, ya sea dinero o cualquier especie.

En el contexto del presente artículo, el reembolso de gastos procede cuando la persona que ha incurrido en el gasto no lo ha hecho a beneficio propio, sino de quien hace el reembolso, en este caso, del empleador.

Tratamiento laboral del reembolso de gastos al trabajador.

El reembolso de gastos al trabajador no constituye salario para el trabajador, pues es un pago que no incrementa su salario ni su patrimonio, sino que tiene como finalidad compensar lo que el trabajador ha gastado para poder ejercer la actividad laboral para el empleador.

El reembolso se hace cuando el trabajador ha sacado dinero de su pecunio para un gasto que corresponde al empleador, y debe ser tratado como si fuera un préstamo que el trabajador hace al empleador y que este luego reintegra bajo la figura de reembolso.

En consecuencia, por no ser un ingreso que no constituye salario no se considera para liquidar prestaciones, seguridad social y aportes parafiscales.

El reembolso de los gastos al trabajador no constituye un ingreso fiscal para este y, por tanto, el trabajador no debe declararlos, ni se deben incluir en la base para efectuar la retención en la fuente.

Reembolso de gastos al trabajador en el impuesto a la renta.

Cuando el trabajador incurre en un gasto que le corresponde a la empresa, y esta le reintegra el dinero, se convierte en un gasto para la empresa que será deducible del impuesto a la renta de la empresa, en la medida en que cumpla los requisitos propios de las deducciones.

Es decir que, si el gasto es necesario, proporcional y tiene relación de causalidad, será deducible del impuesto a la renta, siempre que tenga los soportes debidos, como factura o, en su defecto, documento equivalente.

Requisitos para la procedencia de costos y deducciones en renta.Requisitos que se deben cumplir para la procedencia de los costos, gastos y deducciones en el impuesto a la renta.

Retención en la fuente en el reembolso de gastos al trabajador.

Como el reembolso de gastos no es un ingreso para el trabajador, no puede someterse a retención en la fuente.

Recordemos que, de acuerdo al artículo 26 del estatuto tributario, se considera ingreso todo pago que sea susceptible de incrementar el patrimonio neto del contribuyente, y en el caso del reembolso de gastos, estos no incrementan el patrimonio del contribuyente [trabajador], sino que lo recuperan de la disminución causada por el pago que hubiere hecho de gastos propios de la empresa, razón por la cual no se consideran ingreso.

Retención en la fuente por ingresos laborales.Retención en la fuente por salarios o ingresos laborales para asalariados y trabajadores independientes.

Es como si el trabajador le hiciera un préstamo a la empresa y esta se lo paga; el pago del préstamo no aumenta el patrimonio y, por tanto, no es ingreso. Es ingreso el rendimiento financiero que la empresa le pague al empleado por su préstamo, que es un asunto diferente.

En consecuencia, no siendo un ingreso para el trabajador, estos pagos se excluyen de la base sometida a retención en la fuente por salarios.

No confundir reembolso de gastos con viáticos.

No debemos confundir el reembolso de gastos con el pago de viáticos, que tienen un tratamiento especial explicado en el siguiente artículo.

Viáticos al trabajador y su tratamiento laboral.Los viáticos pueden ser ocasionales o permanentes, y pueden ser para manutención, alojamiento y transporte, y no todos reciben el mismo tratamiento.

El reembolso de gastos aplica para casos distintos a los cubiertos por los viáticos y gastos de representación, como puede ser la compra de alguna herramienta o insumo para la empresa, o el pago de alguna obligación.

Soportes del reembolso de gastos.

Cuando el trabajador incurre en un gasto en beneficio del trabajador, deberá solicitar la factura correspondiente a nombre de la empresa o empleador para que este cuente con el soporte válido para deducir el gasto o para descontar el IVA en caso de que sea procedente.

Si el beneficiario del pago no está obligado a facturar, la empresa deberá generar el respectivo comprobante electrónico, o documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.