¿Hay sanción por no enviar la nómina electrónica a tiempo?

Cuando el documento soporte de nómina electrónica se transmite tarde o con errores no hay sanción económica, porque el artículo 616-1 del estatuto tributario no previó una para ese hecho y en materia sancionatoria no cabe la analogía, así lo reconoció la Dian en el oficio 1239 del 26 de diciembre de 2024. Pero sí hay una consecuencia, y puede ser más costosa que cualquier multa: el desconocimiento de los costos y deducciones.

No existe sanción para la nómina electrónica.

La nómina electrónica es un apéndice de la facturación electrónica y hace parte del sistema de facturación.

Tratándose de ese sistema, cuando hay errores o inconsistencias se aplica la sanción del artículo 651 del estatuto tributario por remisión del inciso 3 del artículo 616-1.

El problema es que esa remisión no cubre el documento soporte de nómina electrónica, y así lo reconoció la Dian en los conceptos 901708 de 2022 y 1239 de 2024: la norma no contempla una sanción que haga referencia a su transmisión, de modo que hoy no hay sanción vigente cuando la nómina electrónica no se transmite oportunamente o se transmite con errores.

Por qué no se puede aplicar la sanción por analogía.

El razonamiento tentador es el siguiente: si la nómina electrónica hace parte integral del sistema de facturación, y al sistema de facturación le aplica la sanción del artículo 651, entonces esa misma sanción debería aplicar a la nómina electrónica.

Ese razonamiento no es válido, porque la analogía no opera en materia sancionatoria.

Las sanciones deben estar contempladas expresamente por la norma, y donde el legislador no tipificó una conducta no puede la administración construirla por semejanza, como se explica en el artículo sobre las sanciones tributarias.

De acuerdo con nuestro criterio, este es un vacío que el legislador probablemente corrija, de modo que la conclusión de este artículo es válida hoy y conviene verificarla ante cada reforma.

Tampoco hay sanción por corregir la nómina electrónica.

Los errores u omisiones en la nómina electrónica se corrigen mediante notas de ajuste, y esa corrección no supone el pago de ninguna multa.

La conclusión se desprende de la misma doctrina ya citada: si la transmisión tardía o errónea no tiene sanción, menos la tiene el acto de corregirla, que es precisamente el comportamiento que la administración espera del empleador.

Conviene no confundir esto con la corrección de las declaraciones tributarias, que sí genera la sanción por corrección del artículo 644, ni con la corrección de la información exógena, que se rige por el artículo 651.

La consecuencia real: el desconocimiento de costos y deducciones.

Aquí está el riesgo verdadero, y es de una magnitud que suele superar cualquier sanción por extemporaneidad.

La Dian ha recordado que, aunque no exista multa, sí procede el desconocimiento de los costos y deducciones soportados en la nómina electrónica, porque su deducibilidad exige la transmisión del documento soporte.

Para una empresa cuyo mayor gasto deducible es la nómina, el rechazo de esa deducción significa tributar prácticamente sobre ingresos brutos, con la sanción por inexactitud que la Dian liquide sobre el mayor impuesto resultante.

La propia Dian admite una salida: si el contribuyente corrige la omisión antes de presentar la declaración de renta y acredita tanto el vínculo laboral como los pagos realizados, el soporte de esos costos y deducciones conserva su validez.

De acuerdo con nuestro criterio, de ahí se desprende la única recomendación práctica que importa en esta materia: transmitir la nómina pendiente antes de presentar la declaración de renta del periodo, aunque sea con meses de retraso, porque hacerlo no cuesta sanción y preserva la deducción.

Plazo para transmitir la nómina electrónica.

El reporte se debe hacer dentro de los diez primeros días del mes siguiente al mes en que se paga la nómina, conforme al artículo 1.5.3.4.1.1 de la resolución 0227 de 2025.

Así, la nómina de octubre debe transmitirse dentro de los primeros diez días de noviembre.

La norma no precisa si esos días son hábiles o calendario, y ante el silencio se asume que son hábiles, en aplicación del artículo 62 de la ley 4 de 1913, que sigue vigente.

Conviene tener presente que el plazo se cuenta respecto del mes en que se paga la nómina y no del mes causado, distinción relevante para las empresas que pagan la nómina del mes en los primeros días del mes siguiente.

Qué sí tiene sanción en el sistema de facturación.

Para evitar confusiones conviene delimitar el alcance de lo dicho, porque el resto del sistema de facturación sí tiene régimen sancionatorio.

• La factura electrónica: no expedirla, expedirla sin requisitos o no transmitirla da lugar a las sanciones por facturación y, según el caso, a la del artículo 651.
• La información exógena: su omisión o sus errores tienen la sanción del artículo 651, con los términos de prescripción que se explican en el artículo sobre la firmeza de la información exógena.
• El documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar: su ausencia afecta la procedencia del costo o la deducción.

La nómina electrónica es la excepción dentro de ese conjunto, y lo es por una omisión del legislador y no por una decisión deliberada de no sancionarla.

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