Cuando se le compra a alguien que no está obligado a facturar, es el comprador quien debe elaborar el documento soporte para poder deducir el pago o descontar el IVA. Se puede generar por cada operación o acumulando semanalmente las compras a un mismo proveedor, y quien es facturador electrónico debe transmitirlo a la Dian. Requiere numeración autorizada de forma previa a las operaciones, no exige la firma del vendedor y basta la cédula cuando el proveedor no está en el RUT. No aplica a importaciones, a operaciones con bancos, a servicios públicos ni a pagos laborales, que tienen su propio soporte. Sin él, la Dian rechaza el costo.
- Qué es el documento soporte en adquisiciones con no obligados a facturar.
- Quién debe generar el documento soporte.
- Cuándo se debe generar.
- Requisitos del documento soporte.
- Documento soporte electrónico.
- Autorización de numeración para el documento soporte.
- Casos especiales.
- Consecuencias de no elaborar el documento soporte.
- Preguntas frecuentes.
- ¿El vendedor debe firmar el documento soporte?
- ¿Qué hago si el vendedor no está inscrito en el RUT?
- ¿Puedo hacer un solo documento soporte por varias compras al mismo proveedor?
- ¿Si no soy facturador electrónico debo transmitir el documento soporte a la Dian?
- ¿Emitir el documento soporte me convierte en facturador electrónico?
- ¿Debo pagar la compra para poder deducirla con el documento soporte?
- ¿El documento soporte sirve para pagos a trabajadores?
- ¿El documento soporte sirve para compras al exterior?
- ¿Necesito documento soporte para los servicios públicos y los peajes?
- ¿Qué pasa si no elaboro el documento soporte?
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Quien adquiere bienes o servicios a una persona que no está obligada a facturar debe elaborar él mismo el documento soporte de ese pago si pretende declararlo como costo, deducción o impuesto descontable, conforme al artículo 1.6.1.4.12 del decreto 1625 de 2016 y al Título 5 de la resolución 000227 de 2025. ¿Quién lo elabora, cuándo, con qué requisitos y qué pasa si no se hace?
Qué es el documento soporte en adquisiciones con no obligados a facturar.
El problema que resuelve es sencillo de enunciar: si el vendedor no está obligado a facturar, no expide factura, y sin factura el comprador se queda sin soporte para deducir el pago.
La solución la anticipa el inciso 3 del artículo 771-2 del estatuto tributario:
«Cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno Nacional establezca.»
Esos requisitos mínimos son los del documento soporte, y la lógica de la figura es que la carga se traslada: el que necesita el soporte es quien lo elabora.
Antes se le llamaba «documento equivalente», nombre que hoy corresponde a otra figura distinta y que expide el vendedor, como el tiquete P.O.S. La diferencia la explicamos en el artículo sobre el documento equivalente a la factura.
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Quién debe generar el documento soporte.
Lo genera el adquirente, es decir, el comprador. Nunca el vendedor, precisamente porque este no está obligado a facturar.
Es el caso de quien compra a una persona natural no responsable del IVA que no supera los topes, a un agricultor no obligado, a un arrendador persona natural que no factura, o a un prestador de servicios del exterior sin residencia fiscal en Colombia.
Y conviene retener una precisión que ahorra trabajo: el documento soporte solo es necesario cuando el adquirente pretende imputar el pago como costo, deducción o impuesto descontable. Si el pago no se va a declarar, no hay obligación de elaborarlo.
Cuándo se debe generar.
El adquirente puede elegir entre dos formas de generarlo:
- Por cada una de las operaciones en las que adquiera bienes o servicios a sujetos no obligados a facturar, o
- Por operaciones acumuladas semanalmente con un mismo proveedor.
En el primer caso la transmisión se hace al momento de cada operación. En el segundo, el documento se debe transmitir a más tardar el último día hábil de la semana en la que se realizaron las operaciones acumuladas, de acuerdo al numeral 2 del artículo 1.5.2.3.4 de la resolución 0227 de 2025.
La acumulación semanal es la salida práctica para quien compra a diario al mismo proveedor, como ocurre en restaurantes con plaza de mercado o en talleres con proveedores informales.
Requisitos del documento soporte.
El documento debe cumplir los siguientes requisitos establecidos en el artículo 1.6.1.4.12 del decreto 1625 de 2016:
- Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
- Fecha de la operación, que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o prestador del servicio. Tratándose de no residentes fiscales sin RUT, el requisito se cumple con la identificación otorgada en su país de origen.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente.
- Numeración consecutiva autorizada por la Dian, con indicación del número, rango y vigencia.
- Descripción específica del bien o del servicio adquirido.
- Valor total de la operación, discriminando el IVA cuando haya lugar.
Cuando el documento se genera electrónicamente se agregan tres requisitos propios del formato: la firma digital del emisor conforme a la política de firma de la Dian, el formato electrónico de generación que esta establece y el código único de documento soporte (CUDS), que lo identifica de forma inequívoca.
Un punto que genera dudas todos los días: la norma no exige la firma del vendedor. El documento lo elabora y lo firma el adquirente. Eso sí, conviene conservar las pruebas del pago, porque en una inspección tributaria la Dian querrá ver que la operación existió.
El NIT del vendedor cuando no está en el RUT.
Es la objeción más frecuente: si el requisito pide el NIT del vendedor, ¿qué pasa cuando la persona no está inscrita en el RUT?
No hay problema. En las personas naturales el NIT es el mismo número de cédula, al que solo se le agrega el dígito de verificación, que ni siquiera es obligatorio incluir. De modo que basta con la cédula del vendedor.
Precisamente por eso existe la figura: para documentar operaciones con personas que no tienen estructura tributaria formal.
Documento soporte electrónico.
Los adquirentes que sean facturadores electrónicos, contribuyentes del impuesto sobre la renta y responsables del IVA deben generar y transmitir electrónicamente el documento soporte y sus notas de ajuste.
Para cumplir, el contribuyente puede usar su propio software, contratar un proveedor tecnológico o utilizar el servicio gratuito de facturación electrónica de la Dian, que incluye la funcionalidad del documento soporte.
Si al momento de la transmisión se presentan inconvenientes tecnológicos, sean de la Dian o del propio obligado, el documento se debe transmitir en un plazo máximo de 48 horas contadas a partir del día siguiente a aquel en que se restablezca el servicio o se supere el inconveniente, conservando los soportes de la falla.
Emitir el documento soporte no convierte a nadie en facturador electrónico.
Esta es una confusión que vale la pena despejar, porque lleva a personas a habilitarse sin necesidad.
La obligación de expedir factura electrónica y la de emitir el documento soporte son obligaciones distintas y nacen de supuestos distintos. La primera surge de vender bienes o servicios estando obligado a facturar; la segunda, de comprarle a alguien que no está obligado.
Por lo anterior, quien no está obligado a facturar electrónicamente puede emitir su documento soporte sin que por ello se convierta en facturador electrónico y sin quedar sujeto a las obligaciones que corresponden a quien sí lo es. Quién está obligado a facturar electrónicamente lo desarrollamos en el artículo sobre quiénes están obligados a facturar.
Documento soporte físico.
Hay una excepción expresa para quienes no están obligados a facturar, y la norma la resuelve sin dejar dudas. Señala el parágrafo del artículo 1.5.2.2.2 de la resolución 000227 de 2025:
«Los sujetos no obligados a facturar, que requieran generar el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste del mencionado documento, deberán continuar realizando la citada generación de manera física, sin que se requiera la transmisión de los mismos a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN); no obstante estos documentos deberán permanecer a disposición cuando la administración tributaria así lo requiera.»
Nótese que la norma no dice «podrán» sino «deberán continuar realizando la citada generación de manera física». Es decir que para el no obligado a facturar la vía física no es una alternativa entre otras, sino la que le corresponde por defecto, y no tiene que transmitir nada a la Dian.
Lo que sí debe hacer es conservar esos documentos y tenerlos a disposición cuando la administración los requiera, como cualquier soporte de sus costos y deducciones.
El mismo parágrafo le abre, además, la puerta electrónica de forma voluntaria:
«Sin embargo, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) dispondrá en el servicio gratuito de factura electrónica de venta una opción para que los sujetos no obligados a facturar, que requieran generar el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste del mencionado documento, lo hagan voluntariamente de forma electrónica, para lo cual deberán surtir el procedimiento previsto para tal fin.»
Quien tome esa vía deberá surtir el procedimiento correspondiente, que incluye la autorización de numeración. Y, otra vez, hacerlo no lo convierte en facturador electrónico.
Conviene advertir, en todo caso, que la numeración consecutiva autorizada por la Dian figura entre los requisitos del documento soporte y la norma no la condiciona al medio en que se genere. De acuerdo con nuestro criterio, quien elabore el documento en físico debe contar igualmente con esa autorización, según explicamos más adelante en el apartado de autorización de numeración.
Notas de ajuste del documento soporte.
La corrección o anulación del documento soporte se hace mediante notas de ajuste, que se generan y transmiten igual que el documento.
La nota de ajuste se puede generar cuando se requiera la corrección o anulación, sin exceder el término de firmeza de las declaraciones en las que se aplicará el costo, la deducción o el impuesto descontable. El número del documento anulado o corregido no se podrá utilizar nuevamente.
Autorización de numeración para el documento soporte.
El documento soporte debe llevar numeración consecutiva autorizada por la Dian, que es independiente de la numeración de la factura electrónica de venta.
La autorización debe solicitarse antes de las operaciones que se van a respaldar, de modo que no se puede emitir un documento soporte con fecha anterior a la de la autorización de numeración. Es una restricción con consecuencias reales: quien descubre en marzo que debía documentar compras de enero no podrá cubrirlas retroactivamente si no tenía la numeración autorizada.
La solicitud se hace en línea desde la plataforma de la Dian, igual que la de la facturación electrónica, según explicamos en el artículo sobre la resolución de facturación.
Casos especiales.
Hay operaciones que parecen exigir documento soporte y no lo exigen, y conviene tenerlas claras para no duplicar trabajo.
Compras y servicios contratados con no residentes.
El documento soporte es válido en los contratos celebrados con personas o entidades no residentes en Colombia, y en ese caso el NIT del proveedor se suple con la identificación otorgada en su país de origen.
Para la procedencia del IVA descontable en estos casos hay un requisito adicional: acreditar que se practicó la retención en la fuente a título de IVA de que trata el numeral 3 del artículo 437-2 del estatuto tributario, conocida como retención de IVA teórica.
Importación de bienes.
No se elabora documento soporte. El soporte de los costos, deducciones e impuestos descontables es la declaración de importación presentada conforme a la normativa aduanera, salvo cuando se trate de operaciones celebradas con o entre usuarios de zona franca.
Operaciones con bancos y cooperativas.
Tampoco se elabora. Las entidades financieras y las cooperativas de ahorro y crédito son sujetos no obligados a facturar respecto de sus operaciones financieras, pero la ley ya previó su soporte: el extracto que ellas expiden.
Servicios públicos domiciliarios y peajes.
No requieren documento soporte, porque las empresas de servicios públicos y los concesionarios de peajes sí están obligados a facturar y expiden documento equivalente. Lo que hay que hacer es contabilizar ese documento, no elaborar uno propio. Los documentos equivalentes están listados en el artículo sobre el documento equivalente a la factura.
Distinto es el arrendamiento pagado a una persona natural que no está obligada a facturar: ese sí requiere documento soporte, y es uno de los casos más comunes en la práctica.
Pagos laborales.
Los pagos derivados de una relación laboral no se soportan con este documento, sino con el documento soporte de pago de nómina electrónica, que es una figura distinta dentro del sistema de facturación.
Confundirlos es un error frecuente y no es inocuo: el pago laboral documentado con el instrumento equivocado queda sin soporte válido.
Consecuencias de no elaborar el documento soporte.
Son dos, y operan en planos distintos.
Rechazo del costo o del descontable.
Es la consecuencia principal. Sin documento soporte el pago carece del soporte que exige el artículo 771-2 del estatuto tributario, y la Dian desconocerá el costo, la deducción o el impuesto descontable, lo que deriva en corrección de las declaraciones y en sanción por corrección o por inexactitud, según el caso.
Sanciones formales.
Conforme al artículo 616-1 del estatuto tributario, la no transmisión en debida forma de los documentos del sistema de facturación da lugar a la sanción del artículo 651, y su generación sin el lleno de requisitos, a la del artículo 652, asunto que ampliamos en el artículo sobre sanciones por facturación.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿El vendedor debe firmar el documento soporte?
No. El documento lo genera y firma el adquirente; la norma no exige la firma del vendedor ni del prestador del servicio, aunque conviene conservar las pruebas del pago realizado.
¿Qué hago si el vendedor no está inscrito en el RUT?
Se usa su número de cédula, que en las personas naturales es el mismo NIT. El dígito de verificación ni siquiera es obligatorio. La figura existe justamente para documentar operaciones con personas sin estructura tributaria formal.
¿Puedo hacer un solo documento soporte por varias compras al mismo proveedor?
Sí. Se permite generarlo por operaciones acumuladas semanalmente con un mismo proveedor, transmitiéndolo a más tardar el último día hábil de la semana en que se realizaron las operaciones.
¿Si no soy facturador electrónico debo transmitir el documento soporte a la Dian?
No. Quien no es facturador electrónico lo genera en forma física, sin transmitirlo, pero debe conservarlo y exhibirlo cuando la Dian lo requiera. Puede, si lo prefiere, generarlo voluntariamente de forma electrónica en el servicio gratuito.
¿Emitir el documento soporte me convierte en facturador electrónico?
No. Son obligaciones distintas: una nace de vender estando obligado a facturar y la otra de comprarle a quien no está obligado. Emitir el documento soporte, incluso de forma electrónica, no genera la obligación de facturar electrónicamente.
¿Debo pagar la compra para poder deducirla con el documento soporte?
No. Para el obligado a llevar contabilidad el costo o gasto se reconoce por devengo, así que no es requisito haberlo pagado dentro del año gravable para que proceda la deducción.
¿El documento soporte sirve para pagos a trabajadores?
No. Los pagos laborales se soportan con el documento soporte de pago de nómina electrónica, que es un documento diferente. Este documento aplica a compras de bienes y servicios a no obligados a facturar.
¿El documento soporte sirve para compras al exterior?
Sí, en contratos con no residentes, supliendo el NIT con la identificación del país de origen. Para el IVA descontable se debe acreditar además la retención de IVA teórica del numeral 3 del artículo 437-2 del estatuto tributario.
¿Necesito documento soporte para los servicios públicos y los peajes?
No. Esas entidades sí están obligadas a facturar y expiden documento equivalente, que es el soporte válido. Lo que sí requiere documento soporte es el arriendo pagado a una persona natural no obligada a facturar.
¿Qué pasa si no elaboro el documento soporte?
La Dian desconocerá el costo, la deducción o el impuesto descontable por falta de soporte, y quien está obligado a transmitirlo electrónicamente se expone además a las sanciones de los artículos 651 y 652 del estatuto tributario.
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Hola, en este contenido dice que si no estoy obligado a facturar electrónicamente, puedo generar el documento soporte en físico y guardarlo en caso de ser requerido por la Dian. Mi pregunta es: si lo quiero hacer de forma física y no transmitirlo a la Dian, ¿debo de todas formas solicitar ante la Dian la resolución para generar el documento soporte?
De acuerdo al inciso segundo del parágrafo del artículo 1.5.2.2.2 de la resolución 227 de 2025, sí puede hacer esa solicitud.
Buenas tardes…
Un documento soporte por compras con no obligados a facturar de un año… ¿se puede generar el año siguiente?
Es que vi a una persona generar documentos soporte de compras con no obligados de 2025, en los meses de enero, febrero y marzo de 2026… para descontarlos como gastos en la declaración de renta de 2025.
No debería ser posible porque no sería validado por la Dian, ya que la fecha del documento no coincidiría con la fecha de validación.
Si soy no responsable de IVA y no estoy obligado a facturar, ¿para deducirme costos y gastos de proveedores que no están obligados a facturar, debo hacer un documento soporte y emitirlo obligatoriamente de forma electrónica? ¿Eso me convertiría en facturador electrónico?
Si no está obligado a facturar electrónicamente, puede emitir el Documento Soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, sin que por ello se deba convertir en facturador electrónico obligatorio. El sistema de la Dian ofrece las dos alternativas, como puede consultarlo en este instructivo.
Buenas tardes. Si un proveedor no obligado a facturar electrónicamente decide hacerlo de manera voluntaria y la factura cumple con los requisitos de ley, ¿esa factura reemplaza la elaboración del documento soporte por parte del adquiriente del bien y/o servicio obligado a facturar electrónicamente, o el adquiriente debe realizar de todas maneras el documento soporte?
En razón a que la factura electrónica generada cumple con todos los requisitos, con la autorización de la Dian, con validación previa y demás, en nuestro criterio no hace falta generar el documento soporte, pues el objetivo de facturar el pago y el ingreso se ha cumplido a cabalidad.
Buenas tardes, ¿el documento soporte puede ser enviado días después de su generación o tiene el mismo tratamiento que la facturación electrónica? Anexo técnico 1.9.
No conocemos norma especial al respecto, por lo que debería dársele el mismo tratamiento que a la factura electrónica en lo que le sea aplicable, ya que el documento soporte es más un documento interno que general del mismo adquiriente.
Yo realizo documentos de soporte para los gastos que incurre un vehículo de carga pesada, pero hay varios recibos que el conductor no me reporta el mismo día. ¿Es posible realizar el documento de soporte al día siguiente o a más días de haber ocurrido el hecho? Gracias.
Sí, no hay problema en que elaborar el documento soporte con base a un documento con fecha del día antes o varios días antes. Es una realidad cotidiana que no representa ninguna irregularidad.
El pago de arriendo del local y los servicios públicos se facturan con documento equivalente. ¿También se deben reportar por medio de este documento para poder deducirlos?
En la empresa manejamos muchos peajes. Si los queremos deducir, ¿hay que reportarlos en documentos soporte electrónico?
Gracias.
Depende del software contable que manejes, pero en general, los arrendamientos pagados a una persona natural que no está obligada a facturar sí aplicarían dicho documento soporte. En cuanto a los servicios públicos, solo aplica su registro en la factura de compra, puesto que estas entidades tienen una tributación especial.
Tengo una cuenta de cobro por dicha compra que elaboré con fecha del mes de agosto, y por X o Y razón no me llegó a tiempo, y ya estamos en septiembre. ¿Qué debo hacer? ¿Se puede elaborar el documento soporte en el mes de septiembre? Como son cuentas de cobro de todos los meses, ¿afecta que queden dos en el mismo mes?
Gracias.
Considerando que las cuentas de cobro no tienen valor alguno, sí podría generarlo en septiembre.
¿Puedo generar el documento soporte electrónico, es decir, causarlo? Pero si no lo pago en el año gravable, ¿me es deducible o no, ya que no tengo soporte de pago?
No es requisito pagarlo para que sea deducible.
Si el requisito indica que la identificación del vendedor es con NIT, ¿qué sucede con las compras realizadas a personas que no están registradas en el RUT? En ese caso, no se emite documento soporte y, por ende, no son deducibles.
Precisamente para eso es el documento soporte, que se elabora en las operaciones que se realizan con personas que no están obligadas a facturar.
Además, para efecto de facturación, téngase en cuenta que en las personas naturales, el NIT es el mismo número de cédula, solo que se le agrega el dígito de verificación, el cual no es obligatorio incluir en la factura.