Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar

Los contribuyentes que adquiera bienes y servicios a personas que no están obligadas a facturar, deben elaborar un documento soporte en el que consten dichos pagos.

¿Qué es el documento soporte en adquisiciones con no obligado a facturar?

Cuando se compra un bien o servicio a una persona o sujeto que no está obligado a facturar, esa persona no expide factura, razón por la cual el adquiriente no tiene un documento válido para soportar ese pago.

Para solucionar ese inconveniente, la norma contempla que el adquiriente elabore un documento con el cual pueda soportar el costo o la deducción correspondiente.

Anteriormente se le denominaba como documento equivalente a la factura, nombre que fue cambiado por Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.

¿Quién debe generar el documento soporte?

El documento soporte en adquisiciones con no obligados a facturar debe generarlo el adquiriente del producto o servicio.

Requisitos del documento soporte en adquisiciones con no obligados a facturar.

De acuerdo al artículo 1.6.1.4.12 del decreto 1625 de 2016, el documento soporte en adquisiciones con no obligados a facturar debe cumplir con los siguientes requisitos:

  1. Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
  2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
  3. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio.
  4. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tri­butaria (NIT) del adquiriente de los bienes y/o servicios.
  5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
  6. Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
  7. Detallar el valor total de la operación.

Recordemos que el documento soporte debe ser elaborado por el adquiriente, y en él no se exige la firma del vendedor o prestador del servicio, aunque se deben conservar las pruebas del pago en caso de alguna inspección tributaria.

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Documento soporte electrónico.

Los contribuyentes que deben facturar electrónicamente también deben generar electrónicamente el documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, según dispone el artículo 1.6.1.4.12 del decreto 1625 de 2016.

El plazo para que los contribuyentes generen el documento soporte electrónico vence el 01 de agosto de 2022 de acuerdo a la resolución 000488 del 29 de abril de 2022, cumpliendo con las especificaciones técnicas señalada en el anexo técnico incluido en la misma resolución.

Para ello el contribuyente podrá tener su propio software o contratar uno con un proveedor tecnológico que preste el servicio, que hace parte de la facturación electrónica y funciona del mismo modo.

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Autorización de numeración para el documento soporte.

El documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar debe contener una numeración consecutiva, y esa numeración debe estar autorizada por la Dian de acuerdo al artículo 38 de la resolución de la Dian número 042 del 5 de mayo de 2020.

El parágrafo primero del artículo 40 de la resolución 0042 de 2020 señala:

«Para la expedición del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, la autorización de numeración debe ser solicitada con anterioridad a las operaciones que se respalden con el citado documento, lo anterior de conformidad con lo previsto en el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.»

Es decir que no se puede emitir un documento soporte con una fecha anterior a la fecha de resolución de autorización de numeración.

La solicitud de autorización de numeración en documentos soportes se hace en línea desde la plataforma de la Dian, en la misma forma en que se solicita la autorización de facturación electrónica.

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15 Opiniones
  1. LIBARDO ANTONIO MARIN QUINTANA Dice:

    Excelente esta explicación de como funciona el Documento Soporte, todavía muchos no hemos entendido como se aplica este documento.
    Por ejemplo no sabia que este se debe elaborar electrónicamente para los obligados a facturar electrónicamente. Gracias.

    Responder
  2. MARTHA GUARDO Dice:

    quisiera invitar a la persona experta en documento de sprote de adquisiciones a un webinar, me oodria decir su nombre y datos

    Responder
  3. MILENA DIAZ TOVAR Dice:

    Quisiera que me aclararan, si al regimen (simplificado) no obligados a facturar, solicitan resolución a la DIAN, se le debe hacer documento soporte si o no?
    Gracias

    Responder
  4. YEHIMMI Dice:

    Si el comprador del bien o servicio es una persona natural no obligada a facturar electrónicamente (trabajador independiente) necesita también solicitar esta resolución y generar el documento soporte en adquisición con no obligados para soportar sus costos y deducciones?

    Responder
  5. Stella Dice:

    Supongamos yo compro a una persona que maneja cuenta de cobro y no factura, pero al cancelar como es que genero el pago y el reporte?

    Responder
  6. Cristian Fuentes Dice:

    Si yo compro algo en Amazon, por ejemplo, que es vital para el funcionamiento de mi empresa, eso lo podría incluir como documento soporte y de ser así, qué datos le pondría como identificación (equivalente a NIT)

    Responder
    • orlando. Dice:

      si es la compra de un bien, el documento soporte lo reemplaza la declaración de importación, cuando es la compra de un servicio del extranjero necesariamente debes realizar el documento soporte.

      Responder
  7. Jeferson Dice:

    Si el requisito me dice que la identificación del vendedor es con NIT, que hay de las compras que se le realice a personas que no están registradas en el RUT?, no se emite documento soporte y por ende no son deducibles?

    Responder
    • Alejandra Dice:

      Tengo la misma duda. Se puede transmitir un DSE a personas que no tengan RUT? O directamente la DIAN va a rechazar ese Documento Soporte Electrónico?

      Responder
      • CMejia Dice:

        Según la norma para que los gastos sean deducibles de renta el proveedor del bien o servicio debe tener rut vigente y actualizado a la fecha de la compra.

        Responder
  8. ais Dice:

    este documento soporte puede contener retenciones

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  9. Klve Dice:

    ¿Si tengo una resolución de dos meses o menos? SE puedes usar la misma (?). O tengo que sacar una apartir del 1 de agosto?

    Responder
  10. diana Dice:

    puedo generar el documento soporte electronico, osea causar pero si no lo pago en el año gravable me es deducible o no, ya que no tengo soporte de pago

    Responder
  11. Maria Dice:

    tengo un cuenta de cobro por dicha compra que elabore con fecha del mes de agosto, y por x o y razón no me llego a tiempo, y ya estamos en septiembre. Que debo hacer? se puede elaborar el documento soporte en el mes de septiembre? como son cuentas de cobros de todos los meses, afecta que queden dos en el mismo mes?
    gracias

    Responder
  12. Fernando Dice:

    El pago de arriendo del local, Los servicios públicos facturan con documento equivalente
    Tambien se deben reportar por medio de este documento para poderlos deducir?

    En la Empresa manejamos muchos PEAJES, si los queremos deducir. hay que reportarlos en DOCUMENTOS SOPORTE ELECTRÓNICO?

    Gracias.

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