Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar

Los contribuyentes que adquiera bienes y servicios a personas que no están obligadas a facturar, deben elaborar un documento soporte en el que consten dichos pagos.

Quienes deben generar el documento soporte en adquisiciones con no obligados a facturar.

Esta obligación compete a las personas y empresas que están obligadas a expedir factura, cuando hacen una compra o pago a una persona que no está obligada a expedir factura, de acuerdo al artículo 1.6.1.4.12 del decreto 1625 de 2016.

El documento soporte es el mismo documento equivalente a la factura, como se conocía anteriormente.

Ese documento soporte será el que soporte los costos, deducciones e impuestos descontables del contribuyente que realice el pago.

Recordemos que el soporte ideal de todo costo o gasto es la factura, pero al comprar a una persona que no está obligada a facturar es imposible tener la factura, entonces el adquiriente elabora el documento soporte que suplirá la factura.

Personas no obligadas a expedir factura.Contribuyentes que no están obligados a facturar, y condiciones que deben cumplir las personas naturales para no tener obligación de facturar.

Requisitos del documento soporte con no obligados a facturar.

De acuerdo al artículo 1.6.1.4.12 del decreto 1625 de 2016, el documento soporte en adquisiciones con no obligados a facturar debe cumplir con los siguientes requisitos:

  1. Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
  2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
  3. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio.
  4. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tri­butaria (NIT) del adquiriente de los bienes y/o servicios.
  5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
  6. Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
  7. Detallar el valor total de la operación.

Recordemos que el documento soporte debe ser elaborado por el adquiriente, y en él no se exige la firma del vendedor o prestador del servicio, aunque se deben conservar las pruebas del pago en caso de alguna inspección tributaria.

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Documento soporte electrónico.

Los contribuyentes que deben facturar electrónicamente también deben generar electrónicamente el documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, según dispone el artículo 1.6.1.4.12 del decreto 1625 de 2016.

El plazo para que los contribuyentes generen el documento soporte electrónico vence el 01 de julio de 2021 de acuerdo a la resolución 00012 del 9 de febrero de 2021, de acuerdo a las especificaciones técnicas señalada en el anexo técnico incluido en la misma resolución.

Para ello el contribuyente podrá tener su propio software o contratar uno con un proveedor tecnológico que preste el servicio, que hace parte de la facturación electrónica y funciona del mismo modo.

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Autorización de numeración para el documento soporte.

El documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar debe contener una numeración consecutiva, y esa numeración debe estar autorizada por la Dian de acuerdo al artículo 38 de la resolución de la Dian número 042 del 5 de mayo de 2020.

El parágrafo primero del artículo 40 de la resolución 0042 de 2020 señala:

«Para la expedición del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, la autorización de numeración debe ser solicitada con anterioridad a las operaciones que se respalden con el citado documento, lo anterior de conformidad con lo previsto en el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.»

Es decir que no se puede emitir un documento soporte con una fecha anterior a la fecha de resolución de autorización de numeración.

La solicitud de autorización de numeración en documentos soportes se hace en línea desde la plataforma de la Dian.

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3 Opiniones
  1. LIBARDO ANTONIO MARIN QUINTANA Dice:

    Excelente esta explicación de como funciona el Documento Soporte, todavía muchos no hemos entendido como se aplica este documento.
    Por ejemplo no sabia que este se debe elaborar electrónicamente para los obligados a facturar electrónicamente. Gracias.

    Responder
  2. MARTHA GUARDO Dice:

    quisiera invitar a la persona experta en documento de sprote de adquisiciones a un webinar, me oodria decir su nombre y datos

    Responder
  3. MILENA DIAZ TOVAR Dice:

    Quisiera que me aclararan, si al regimen (simplificado) no obligados a facturar, solicitan resolución a la DIAN, se le debe hacer documento soporte si o no?
    Gracias

    Responder
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