Así se deben soportar costos y deducciones en el impuesto a la renta

Por 5 marzo, 2019

En el impuesto a la renta, tanto en las personas jurídicas como en las naturales, los costos y deducciones deben estar soportados con documentos válidos y estos deben cumplir los requisitos que exige la norma.

Recordemos que el contribuyente paga impuesto sobre la renta líquida, y para determinar esta, de los ingresos  se restan los costos y deducciones, y de allí la importancia de que estos estén debidamente soportados.

Factura como prueba de costos y deducciones en el impuesto a la renta.

La factura, es por excelencia, el documento ideal para soportar costos y deducciones en el impuesto a la renta, y por consiguiente, por cada pago que realice el contribuyente debe solicitarse la respectiva factura.

¿Quiénes están obligados a facturar?

El artículo 771-2 del estatuto tributario señala los requisitos que debe tener una factura como mínimo para que sirvan como prueba de los costos y gastos, que son:

  • Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio, es decir, del proveedor.
  • Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado, es decir, del contribuyente que hace el pago.
  • La factura debe estar numerada y es número debe corresponder a un sistema de numeración consecutiva.
  • Debe tener la fecha de expedición de la factura.
  • Tener una descripción así sea genérica del concepto por el que se hace el pago.
  • El valor total de la operación, discriminando impuesto cuando a ello haya lugar.

Lo anterior no coincide en la totalidad de los requisitos que debe tener la factura respecto al que la emite, es decir, al proveedor.

Requisitos de la factura

Quien expide una factura debe cumplir con la totalidad de los requisitos que contempla el artículo 617 del estatuto tributario, pero para quien recibe la factura, esta será válida si contiene los ya señalados.

Es decir que si la factura adolece de las siguientes condiciones sigue siendo válida para soportar costos y deducciones:

  • No estar denominada expresamente como factura de venta.
  • No tener el nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
  • No tener la resolución de facturación o tenerla vencida.
  • No indicarse la calidad de agente retenedor del impuesto a las ventas.

Si quien expide la factura lo hace sin estos requisitos, se expone la respectiva sanción por facturación, y el problema lo tiene quien la expide, no el comprador.

Sanciones por facturación

Obsérvese que la norma no exige que la factura esté firmada o aceptada, que sí es un requisito para efectos comerciales.

La factura electrónica.

En un futuro cercano no serán deducibles los pagos que estén soportados por facturas de papel o por computador, sino que se requerirá de una factura electrónica.

Hacia eso apunta el parágrafo transitorio primero del artículo 616 del estatuto tributario adicionado por la ley 1943 de 2018, limitación que inicia en el primero de enero de 2020 con la siguiente progresividad:

Año Porcentaje máximo que podrá soportarse sin factura electrónica
2020 30%
2021 20%
2022 10%

Documentos equivalentes para soportar costos y deducciones en el impuesto a la renta.

Cuando el proveedor está obligado a expedir factura, este es el único documento válido para soportar costos y deducciones, pero si el proveedor no está obligado a expedir factura, el documento ideal para soportar costos y deducciones es el documento equivalente a la factura.

También lo es cuando a pesar de que el proveedor debe expedir factura, expide un documento equivalente en los términos que la ley se lo permite (máquinas registradoras, por ejemplo).

Documento equivalente a la factura

Sucede que un contribuyente regularmente hace negocios con personas que no tienen la obligación de expedir factura, y ese ese caso, procede el documento equivalente a la factura, que igualmente debe cumplir ciertos requisitos, y que puede provenir del mismo proveedor, o que el mismo contribuyente puede elaborar para soportar los pagos que haya realizado.

Respecto a los requisitos que debe cumplir un documento equivalente a la factura para soportar costos y deducciones, dice el artículo 771-2 del estatuto tributario que se deben cumplir los siguientes requisitos:

  • Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio, es decir, del proveedor.
  • La factura debe estar numerada y es número debe corresponder a un sistema de numeración consecutiva.
  • Fecha de expedición de la factura.
  • Valor de la operación.

Téngase en cuenta que la ley 1943 de 2018 dispuso que los documentos equivalentes generados por máquina POS, como las utilizadas por grandes almacenes, no son válidos para soportar costos y deducciones, según el parágrafo 4 del artículo 616 del estatuto tributario:

«Los documentos equivalentes generados por máquinas registradoras con sistema POS no otorgan derecho a impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, ni a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios para el adquiriente. No obstante, los adquirientes podrán solicitar al obligado a facturar, factura de venta, cuando en virtud de su actividad económica tengan derecho a solicitar impuestos descontables, costos y deducciones.»

Sin embargo, hay que precisar que el parágrafo transitorio primero de dicho artículo señala:

«Los requisitos, condiciones y procedimientos establecidos en el presente artículo, serán reglamentados por el Gobierno nacional; entre tanto aplicarán las disposiciones que regulan la materia antes de la entrada en vigencia de la presente ley. Las facturas expedidas de conformidad con los artículos 1.6.1.4.1.1 al 1.6.1.4.1.21. del Decreto 1625 de 2016 mantienen su condición de documentos equivalentes.»

Es decir que esta limitación sólo aplicará desde el momento en que el gobierno reglamente esta norma, no obstante, para evitar discusiones con la Dian, en la medida de lo posible hay que solicitar al proveedor que emite el tiquete POS, que genere una factura de venta común y corriente, sobre todo si sin pagos importantes.

En estos casos, el contribuyente no puede generar su propio documento equivalente como lo haría con una persona que no está obligada a facturar, sino que debe solicitar el proveedor que le elabore una factura de venta, por cuanto se trata de un obligado a facturar que tiene permitido generar documentos equivalentes mediante sistema POS.

Se precisa que en el único evento en que el contribuyente puede elaborar él mismo el documento equivalente, es cuando el proveedor no está obligado a expedir factura, como el caso de quienes no son responsables del Iva (antiguo régimen simplificado), en los términos del artículo 1.6.1.4.40 del decreto 1625 de 2016.

La necesidad de tener copia del Rut del proveedor.

El artículo 177-2 del estatuto tributario afirma que no son aceptados como costo o gastos los pagos por concepto de operaciones gravadas con el impuesto a las ventas si no se conserva una copia del Rut del proveedor en caso en que esta pertenezca al régimen simplificado:

«Los realizados a personas naturales no inscritas en el Régimen Común, cuando no conserven copia del documento en el cual conste la inscripción del respectivo vendedor o prestador de servicios en el régimen simplificado.»

Este requisito es exigible solo cuando se den las siguientes situaciones:

  1. El pago es por un concepto gravado con Iva.
  2. El pago se hace a un responsable del régimen simplificado del Iva.

De lo anterior se exceptúan los pagos que se hagan a los ganaderos y agricultores que pertenezcan al régimen simplificado del Iva, pero en tal caso el contribuyente (comprador) debe elaborar el respectivo documento equivalente.

Cuando el pago se hace a otros proveedores no es requisito conservar copia del Rut.

Es importante precisar que si bien la norma aún se refiere a régimen simplificado, debe recordarse que este régimen ha cambiado de nombre para llamarse simplemente no responsable del Iva, o responsable del Iva no obligado a inscribirse como responsable, en los términos del parágrafo tercero del artículo 437 del estatuto tributario, pero es lo mismo, sólo que con un nombre diferente.

Requisitos en costos y deducciones pagados a trabajadores independientes.

Cuando el pago se ha realizado a un trabajador independiente, a parte de lo anterior se añade un requisito más:

La prueba de que el trabajador independiente ha realizado los aportes a seguridad social.

Verificación de aportes a trabajadores independientes

Así lo obliga el artículo 108 del estatuto tributario cuando afirma:

«Igualmente, para la procedencia de la deducción por pagos a trabajadores independientes, el contratante deberá verificar la afiliación y el pago de las cotizaciones y aportes a la protección social que le corresponden al contratista según la ley, de acuerdo con el reglamento que se expida por el Gobierno Nacional.»

Esta obligación aplica para pagos que tienen relación con las rentas de trabajo, esto es, servicios, honorarios, etc. No aplica cuando se compran por ejemplo mercancías a una persona natural comerciante, como puede ser a una ferretería.

La obligación de practicar retención en la fuente.

En algunos casos puntuales la norma exige como requisito para que un pago pueda ser deducido del impuesto a la renta, que se haya efectuado la retención en la fuente correspondiente a dicho pago.

Es el caso de la deducción de los pagos por salarios y rentas de trabajo, pues es artículo 108 del estatuto tributario señala como requisito «el cumplimiento de la obligación de retener cuando esta proceda.», o el mismo artículo 87-1 del estatuto tributario, entre otras normas.

Si a esos pagos no se les aplicó la retención en la fuente existiendo la obligación de hacerlo, no se pueden deducir del impuesto a la renta.

Esto lleva a concluir que quien deba actuar como agente de retención en la fuente, pues debe cumplir cabalmente con su obligación para evitar que ciertos pagos le sean rechazados precisamente por no practicar la retención.

Prueba de los costos y deducciones cuando están soportados con documentación idónea.

Difícil situación en la que un contribuyente no tenga facturas para soportar sus costos y deducciones, puesto que es un requisito indispensable para deducir dichos conceptos del impuesto a la renta.

La sección cuarta del Consejo de estado en sentencia 21328 del 22 de febrero de 2018 con ponencia del consejero Milton Chaves García dijo:

«En cuanto los costos, el artículo 771- 2 del Estatuto Tributario condiciona su procedencia a la presentación de la factura o documento equivalente, exigiendo específicamente que la factura debe cumplir los requisitos señalados en los literales a), b), c), d), e), f) y g) del artículo 617 del Estatuto Tributario .

Esta disposición debe analizarse en concordancia con lo dispuesto en el artículo 618 del Estatuto Tributario que establece la obligación, a cargo de los adquirentes de bienes corporales muebles o de servicios, de exigir las facturas o documentos equivalentes y de exhibirlas cuando el fisco las exija.»

El contribuyente tiene el deber de, primero, exigir la factura cuando hace un pago, segundo, soportar ese pago a la Dian con una factura, de modo que si ha incumplido con esas dos obligaciones, sencillamente ese pago no le será reconocido como costo ni como deducción.

Es decir que no hay que incluir en la declaración de renta pagos que no estén debidamente soportados con el documento que corresponde.

Eventualmente el costo presunto puede ser aplicado, pero este es limitado sólo a ciertos casos y aplica únicamente para el costo de venta, más no para costos o gastos administrativos u operativos.

A decir verdad, sin una contribuyente no tiene una factura por un pago realizado, generalmente se debe a que ese pago no es real, al menos en los casos de pagos por montos relevantes.

Es entendible que al contribuyente se le haya olvidado pedir una factura por algún pago menor, o que la haya perdido, pero que tenga pagos de varios millones de pesos sin factura es incomprensible e injustificable.

En algunos casos particulares es posible soportar un costo con un contrato, como podría ser el canon de arrendamiento, o el pago de los honorarios de un contador, etc., pero no será posible soportar pagos por mercancías, herramientas o materias primas sin una factura legal.

El papel de la contabilidad para soportar costos y deducciones.

El artículo 772 del estatuto tributario señala que la contabilidad constituye prueba a favor del contribuyente siempre que esté llevada en debida forma.

Pero la contabilidad no es una prueba que pueda suplir la factura en los casos en que esta debe existir.

La contabilidad puede servir como prueba respecto a pagos realizados a personas que no están obligadas a facturar, pero nunca podrá suplir la falta de factura cuando esta debe exigirse y debe existir.

De hecho la contabilidad misma debe estar elaborada con documentos que soporten válidamente lo que en ella se consigne, y no se pueden ingresar en la contabilidad pagos que carezca del soporte idóneo.

El contribuyente no puede pretender que la Dian acepte costos y gastos por el simple hecho de que figuren en la contabilidad, cuando carecen de una factura sabiendo que la ley lo exige.

En consecuencia, el contribuyente debe tener absolutamente claro que sin factura ni pío. Todo pago que haga debe estar soportado por la factura o por el documento que corresponda según el tipo de negocio, o según el tipo de proveedor que tenga.

Recuerde que donde la ley dijo factura, debe haber factura, y donde dijo que puede haber documento equivalente a la factura, pues vale tener un documento equivalente.

Fecha de la factura y periodo en el que se puede deducir el pago respectivo.

Durante muchos años se presentaron discusiones en muchos casos estériles con la Dian porque las facturas de fin de año llegaban con fecha del año siguiente y fue una fuente de conflictos entre clientes y proveedores.

Era así porque la Dian no aceptaba como costo o deducción un pago realizado el 31 de diciembre faltando 5 para las 12,  si la factura tenía fecha de enero primer a las 12 más 5.

Era un absurdo que no se correspondía con la realidad de los negocios, que en ciertas circunstancia el pago se hace en una fecha y la factura se genera en otra.

Esto fue resuelto por la ley 1819 de 2016 que adicionó el parágrafo segundo al artículo 771-2 del estatuto tributario:

«Sin perjuicio de lo establecido en este artículo, los costos y deducciones efectivamente realizados durante el año o período gravable serán aceptados fiscalmente, así la factura de venta o documento equivalente tenga fecha del año o período siguiente, siempre y cuando se acredite la prestación del servicio o venta del bien en el año o período gravable.»

Aquí es donde la contabilidad cumple un papel esencial como medio de prueba, pues esta permite demostrar que el la venta o la prestación del servicio se hizo este año y no en el siguiente.

La norma permite una factura con fecha del periodo siguiente pero nunca con fecha del periodo anterior, aspecto que se debe tener en cuenta.

Esto aplica no solo para el impuesto de renta que tiene un periodo anual sino para aquellos impuestos u obligaciones que tienen periodos distintos.

Documentos para soportar impuestos descontables.

Cuando lo que se pretende soportar son impuestos descontables, caso del Iva, estos son los mismos, es decir, la factura cuando es obligatorio exigirla y exhibirla, y el documento equivalente cuando este sea procedente.

Conozca sus obligaciones tributarias y las consecuencias por no cumplirlas con nuestro Procedimiento tributario.

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2 Opiniones
  1. FRANCY Dice:

    EXCELENTE TRABAJO MIL GRACIAS

    Responder
  2. MARIAM Dice:

    Buen resumen. Gracias

    Responder
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