Cómo soportar costos y deducciones en el impuesto de renta

Un costo o gasto real y necesario puede ser rechazado por la DIAN si no tiene el documento que la ley exige como prueba. El artículo 771-2 del Estatuto Tributario fija ese soporte: la factura electrónica cuando el proveedor está obligado a expedirla y, cuando no lo está, el documento soporte que elabora el comprador. ¿Qué documento corresponde a cada pago, qué requisitos debe tener y qué pasa si no se tiene?

La regla general: sin soporte idóneo no hay deducción.

Además de cumplir los requisitos de fondo de causalidad, necesidad y proporcionalidad, que explicamos en el artículo sobre los requisitos para deducir costos y gastos, cada costo o gasto debe estar respaldado por el documento que la norma exige.

En un proceso de fiscalización, lo primero que revisa la DIAN es que los costos y deducciones declarados tengan soporte y que ese soporte cumpla los requisitos. Si falla el documento, la discusión sobre la necesidad del gasto ni siquiera se abre.

El artículo 616-1 del Estatuto Tributario lo reitera al regular el sistema de facturación:

«Adicionalmente, para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá de factura de venta, documento equivalente y/o los documentos previstos en el presente artículo.»

Hoy esos documentos deben ser electrónicos. La factura de papel solo es válida cuando el emisor tiene inconvenientes tecnológicos que le impiden facturar electrónicamente, y aun así debe transmitirla cuando se superen.

Qué documento soporta cada tipo de pago.

El soporte depende de quién recibe el pago y de qué se paga. Este cuadro resume los casos más frecuentes:

Veamos los principales requisitos de cada uno.

Requisitos de la factura para soportar costos.

La factura es el soporte por excelencia, y quien la emite debe cumplir todos los requisitos del artículo 617 del Estatuto Tributario. Sin embargo, para quien la recibe y la usa como soporte, el artículo 771-2 solo exige los requisitos de los literales b, c, d, e, f y g de esa norma:

• Nombre o razón social y NIT del vendedor o prestador del servicio.
• Nombre o razón social y NIT del adquirente, junto con la discriminación del IVA pagado.
• Numeración consecutiva.
• Fecha de expedición.
• Descripción, así sea genérica, de los bienes o servicios.
• Valor total de la operación.

Lo anterior significa que otros defectos, como no estar denominada «factura de venta» o tener vencida la numeración autorizada, no invalidan la factura como soporte del comprador. Son problemas de quien la expide, que se expone a las sanciones por facturación. La norma tampoco exige que la factura esté firmada ni aceptada.

Lo que sí es esencial es que la factura esté a nombre del contribuyente que declara el gasto. Una factura a nombre de un empleado, de un socio o de otra empresa no soporta el gasto de quien la usa, como explicamos en el artículo sobre cómo soportar el reembolso de gastos.

El tiquete POS solo sirve si es electrónico e identifica al comprador.

Muchos comercios entregan un tiquete de máquina registradora con sistema POS, que es un documento equivalente a la factura para el vendedor pero no para el comprador. Así lo dispone el parágrafo 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, modificado por la Ley 2155 de 2021:

«Los documentos equivalentes generados por máquinas registradoras con sistema POS, no otorgan derecho a impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas (IVA), ni a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios para el adquiriente. No obstante, los adquirientes podrán solicitar al obligado a expedir factura de venta, cuando en virtud de su actividad económica tengan derecho a solicitar impuestos descontables, costos y deducciones.»

Con la implementación de los documentos equivalentes electrónicos, la DIAN precisó en la Resolución 165 de 2023 que el tiquete POS electrónico sí otorga derecho a costos y deducciones cuando identifica al adquirente con su nombre o razón social y su número de identificación. El tiquete que no lo identifica sigue sin servir.

Por eso, quien compre en un establecimiento con sistema POS algo que pretende deducir debe dar sus datos para que el tiquete electrónico salga a su nombre, o pedir la factura electrónica.

Distinto es el documento equivalente electrónico de peajes. La DIAN, en el Oficio 542 del 9 de febrero de 2024 y en el Concepto 1249 de 2024, aclaró que sirve como soporte de costos y deducciones aunque no identifique al adquirente, siempre que el gasto cumpla los requisitos de causalidad, necesidad y proporcionalidad.

Documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar.

Cuando el proveedor no está obligado a facturar, como un pequeño agricultor, un arrendador persona natural no obligado o un proveedor del exterior, el soporte es el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar. A diferencia de la factura, lo genera y transmite a la DIAN el comprador, no el vendedor.

Sus requisitos están en el artículo 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 de 2016 y en la resolución de la DIAN que regula el sistema de facturación. En resumen, debe contener:

• La denominación de documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar.
• La fecha de la operación.
• El nombre o razón social y NIT del vendedor o prestador del servicio; en contratos con no residentes, la identificación de su país.
• El nombre o razón social y NIT del adquirente.
• La numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
• La descripción específica del bien o servicio y el valor total de la operación.

En las compras a proveedores del exterior también es el soporte procedente, porque la factura extranjera no cumple los requisitos del sistema de facturación colombiano, como explicamos en el artículo sobre cómo soportar compras en el exterior.

Este documento no procede cuando el proveedor sí está obligado a facturar. En ese caso, el único soporte válido es su factura, y el comprador no puede sustituirla generando un documento soporte.

¿Qué pasa si se genera en el año siguiente?

La DIAN sostuvo inicialmente, en el Concepto 8129 de 2025, que como el comprador controla la generación del documento soporte, este debía expedirse en el mismo año de la operación para soportar el costo de ese año.

Sin embargo, en el Concepto 821 (radicado interno 158) del 26 de enero de 2026 reconsideró esa posición y concluyó que la regla del parágrafo 2 del artículo 771-2 también se aplica al documento soporte. Es decir, el costo es deducible en el año de la operación aunque el documento soporte tenga fecha del año siguiente, siempre que se demuestre que la operación ocurrió en ese año.

Esa flexibilidad no elimina el deber formal de generar el documento a tiempo, de modo que conviene expedirlo en el mismo periodo de la operación.

Soporte de los pagos laborales y de seguridad social.

Los salarios y demás pagos a trabajadores no se soportan con factura sino con el documento soporte de pago de nómina electrónica, que el empleador debe generar y transmitir a la DIAN. Sin ese documento, los pagos laborales no son deducibles.

Los aportes a seguridad social y parafiscales se soportan con la planilla de aportes (PILA). Además, deducir la nómina exige estar al día en esos aportes y haber practicado la retención en la fuente, requisitos que explicamos en el artículo sobre la deducción de salarios.

Otros requisitos formales ligados al soporte.

En ciertos pagos, el documento idóneo no basta y la ley exige verificaciones adicionales al momento de pagar.

Copia del RUT de proveedores no responsables de IVA.

El literal c del artículo 177-2 del Estatuto Tributario condiciona la deducción de ciertos pagos a personas naturales:

«Los realizados a personas naturales no inscritas en el Régimen Común, cuando no conserven copia del documento en el cual conste la inscripción del respectivo vendedor o prestador de servicios en el régimen simplificado.»

El requisito aplica cuando el pago corresponde a una operación gravada con IVA y se hace a una persona natural no responsable de IVA, que es como hoy se denomina al antiguo régimen simplificado según el parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario. En ese caso hay que conservar copia del RUT del proveedor.

La sección cuarta del Consejo de Estado ha seguido aplicando esta exigencia, como en la sentencia 25061 proferida para una declaración en la que se rechazaron costos por no conservar el RUT de los proveedores.

Verificación de aportes de trabajadores independientes.

Cuando se paga a un trabajador independiente por sus servicios, el parágrafo 2 del artículo 108 del Estatuto Tributario exige verificar su afiliación y el pago de sus aportes:

«Igualmente, para la procedencia de la deducción por pagos a trabajadores independientes, el contratante deberá verificar la afiliación y el pago de las cotizaciones y aportes a la protección social que le corresponden al contratista según la ley, de acuerdo con el reglamento que se expida por el Gobierno Nacional.»

La exigencia se refiere a pagos por servicios personales, como honorarios, y no a la compra de mercancías a una persona natural comerciante. El procedimiento está en el artículo sobre la verificación de aportes de trabajadores independientes.

Retención en la fuente y medios de pago.

En algunos pagos, como los laborales, la deducción exige haber practicado la retención en la fuente cuando procedía, según los artículos 87-1 y 108 del Estatuto Tributario. Y los pagos en efectivo solo se aceptan dentro de los límites del artículo 771-5, que resumimos en el artículo sobre los requisitos para deducir costos y gastos.

Factura con fecha del año siguiente.

Durante años hubo discusiones con la DIAN porque las facturas de operaciones de fin de año llegaban con fecha de enero siguiente. La Ley 1819 de 2016 lo resolvió con el parágrafo 2 del artículo 771-2 del Estatuto Tributario:

«Sin perjuicio de lo establecido en este artículo, los costos y deducciones efectivamente realizados durante el año o período gravable serán aceptados fiscalmente, así la factura de venta o documento equivalente tenga fecha del año o período siguiente, siempre y cuando se acredite la prestación del servicio o venta del bien en el año o período gravable.»

Aquí la contabilidad, los contratos, las actas de entrega o las remisiones son la prueba de que el bien o el servicio se recibió en el año que se declara. La norma admite una factura con fecha del año siguiente, pero nunca una del año anterior para un gasto del año en curso.

Qué pasa si no se tiene el soporte.

La respuesta corta es que el costo o gasto no se puede declarar. La sección cuarta del Consejo de Estado, en la sentencia 21328 del 22 de febrero de 2018, recordó que la exigencia del soporte se complementa con el deber del comprador de pedirlo:

«Esta disposición debe analizarse en concordancia con lo dispuesto en el artículo 618 del Estatuto Tributario que establece la obligación, a cargo de los adquirentes de bienes corporales muebles o de servicios, de exigir las facturas o documentos equivalentes y de exhibirlas cuando el fisco las exija.»

En consecuencia, quien no exigió la factura al proveedor obligado a expedirla, o no generó el documento soporte cuando le correspondía, no puede incluir ese pago en su declaración.

La contabilidad no suple la falta de soporte. El artículo 772 del Estatuto Tributario le da valor probatorio cuando está llevada en debida forma, pero ella misma debe basarse en documentos idóneos. Solo cuando no es posible probar el costo de la mercancía vendida, puede reconocerse el costo presunto, que no aplica a gastos administrativos ni operativos.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.