Contabilización de las diferencias en el inventario

Cuando el conteo físico del inventario arroja una diferencia frente a los registros contables, sea un faltante o un sobrante, hay que registrar el ajuste para que la contabilidad refleje la realidad: el faltante se reconoce como un gasto y el sobrante como un ingreso, previa verificación de que la diferencia no obedezca a errores de registro. ¿Cómo se contabiliza cada caso?

Verificar antes de ajustar.

Antes de reconocer el gasto o el ingreso, se debe verificar que la diferencia sea real y no un error de la contabilidad.

Puede ocurrir que simplemente se omitió causar una factura de compra o de venta, que se registró una cantidad equivocada o que hubo traslados entre bodegas sin documentar. En esos casos no existe una diferencia real de inventarios: lo que procede es el ajuste del error, registrando la operación que faltaba o corrigiendo la mal registrada.

Solo cuando se descarta el error contable, la diferencia que subsiste se reconoce como faltante o sobrante.

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Registro contable cuando falta inventario.

El faltante de inventario se reconoce como un gasto, acreditando la cuenta de inventarios para darle salida a lo que ya no existe y debitando el gasto:

Se trata de un gasto no operacional para el que el PUC no tiene cuenta específica, por lo que se usa la cuenta de diversos, creando el auxiliar que permita identificar los faltantes de inventario.

Si existe un responsable. Cuando el faltante es atribuible a un empleado o a un tercero que debe responder por él, en lugar del gasto se reconoce una cuenta por cobrar al responsable (cuenta 1365 para trabajadores), y el gasto solo se registra si el cobro resulta imposible.

Si el inventario estaba provisionado. Cuando la empresa había reconocido una provisión por estas diferencias, el faltante se cruza primero contra la cuenta 1499, como explicamos en el artículo sobre la provisión de inventarios, y solo el exceso va al gasto.

Registro contable cuando sobra inventario.

Si el conteo físico arroja más existencias que las registradas, se reconoce un ingreso, debitando la cuenta de inventarios y acreditando el ingreso:

El sobrante de inventario, al igual que el sobrante de caja, se reconoce como un ingreso no operacional que tampoco tiene cuenta específica en el PUC, así que se crea el auxiliar correspondiente en la cuenta de diversos.

Tratamiento fiscal de los faltantes de inventario.

En el impuesto a la renta, el faltante de inventario no es deducible por regla general, pero el artículo 64 del Estatuto Tributario permite disminuir el inventario por faltantes de mercancías de fácil destrucción o pérdida, hasta el 3% de la suma del inventario inicial más las compras del periodo.

Si se demuestra un hecho de fuerza mayor, la disminución puede ser mayor al 3%. Y tratándose de inventarios obsoletos dados de baja, la norma acepta su costo como deducción cuando se destruyen y el hecho se documenta debidamente.

En consecuencia, el gasto contable por faltantes puede ser mayor que el aceptado fiscalmente, diferencia que debe tenerse presente en la conciliación fiscal.

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