Los cheques que la empresa recibe no siempre se convierten en dinero de inmediato: el cheque posfechado es apenas la garantía de un pago futuro, y el cheque devuelto es un pago que no se concretó, y cada situación tiene su propio tratamiento contable, apoyado en las cuentas de orden del plan único de cuentas. Veamos cómo se contabiliza cada caso, para quien recibe el cheque y para quien lo gira.
Contabilización del cheque recibido en pago.
Partamos del caso normal. Cuando la empresa recibe un cheque corriente como pago de cartera, acredita la cuenta del cliente y lleva el cheque a bancos:
| Código | Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| 1110 | Bancos | XXX | |
| 1305 | Clientes | XXX |
Ese registro supone que el cheque se hará efectivo. Las dos situaciones que siguen rompen ese supuesto, cada una a su manera.
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Contabilización de los cheques devueltos.
Es común que el banco devuelva un cheque por falta de fondos o por cualquier otra causal, es decir, que no lo pague, y ese hecho debe reconocerse en la contabilidad porque el cliente no hizo un pago efectivo.
Reversión del pago.
Lo primero es revertir el registro hecho al recibir el cheque: se debita nuevamente la cuenta del cliente y se acredita bancos por el valor del cheque:
| Código | Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| 1305 | Clientes | XXX | |
| 1110 | Bancos | XXX |
Con ello el cheque sale del banco y la deuda vuelve a cartera: la contabilidad queda como estaba antes de recibir el cheque. El registro se soporta usualmente con una nota de débito en la que se reconoce la devolución, afectando las cuentas que se usaron al contabilizar el cheque.
Control del cheque devuelto en cuentas de orden.
La empresa queda con un cheque devuelto en su poder que aún podría cobrarse, de modo que representa un posible derecho que conviene controlar hasta que el banco lo pague o se devuelva al girador.
Aunque en desuso, las cuentas de orden del PUC contemplan la situación: se debita la subcuenta 839515 (cheques devueltos) con crédito a su cuenta de control por el contra (86). Algunas empresas no registran nada hasta que el cheque se cobra, lo que deja el documento sin control contable y no es la forma correcta de proceder.
Recordemos además que el tenedor de un cheque no pagado tiene derecho a cobrar al girador, además del importe, la sanción del 20% que establece el artículo 731 del Código de Comercio, sin perjuicio de los perjuicios que pruebe; de llegar a cobrarse, esa sanción constituye un ingreso para la empresa.
Contabilización de los cheques posfechados.
El cheque posfechado es el que se entrega con una fecha futura, bajo el acuerdo de no cobrarlo antes. A diferencia del devuelto, aquí el problema no es un pago fallido sino un pago que todavía no es exigible.
Naturaleza del cheque posfechado.
El cheque posfechado no constituye un pago efectivo sino una forma de financiación: una garantía de un pago futuro que se hará, supuestamente, cuando llegue la fecha puesta en el cheque, como explicamos en el artículo sobre el cheque posdatado, posfechado o de pago diferido.
En consecuencia, no puede tratarse como dinero en efectivo, y ni siquiera como un derecho cierto, pues no hay seguridad de que llegue a pagarse: mientras no sea exigible, no modifica la estructura financiera de la empresa.
Registro del posfechado para quien lo recibe.
Quien recibe un cheque posfechado como respaldo de una venta a crédito no cancela la cartera: el cliente sigue debiendo, y el cheque se controla en la cuenta de orden que el PUC destinó para ello, la subcuenta 839905 (cheques posfechados), práctica hoy en desuso con las NIIF pero útil como control.
Llegada la fecha y cobrado el cheque, se cancela la cuenta de orden y se registra el pago normal: débito a bancos y crédito a la cuenta del cliente. Si el banco lo devuelve, se aplica el tratamiento de los cheques devueltos ya visto.
Bajo las NIIF, el derecho de cobro al cliente es una cuenta por cobrar, un instrumento financiero que se rige por la NIIF 9 o por la sección 11 de la NIIF para pymes: el cheque posfechado no la sustituye ni la convierte en efectivo, pues solo es el documento que la respalda.
Registro del posfechado para quien lo gira.
Para quien entrega el cheque posfechado la lógica es espejo: no ha pagado, así que su pasivo con el proveedor sigue vigente y bancos no se acredita, pues el dinero no ha salido de la cuenta. El pago se contabiliza cuando el cheque sea cobrado, acreditando bancos contra el pasivo.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Cómo se contabiliza un cheque devuelto?
Revirtiendo el pago: se debita la cuenta del cliente y se acredita bancos por el valor del cheque, de modo que la deuda vuelve a cartera, y el cheque en poder de la empresa se controla en la cuenta de orden 839515.
¿Qué pasa con la deuda cuando devuelven el cheque?
Sigue vigente: el cheque devuelto no fue un pago efectivo, así que el cliente continúa debiendo, y el tenedor puede exigir además la sanción del 20% del artículo 731 del Código de Comercio.
¿El cheque posfechado se contabiliza como un pago?
No. Es una garantía de pago futuro: la cartera del cliente sigue vigente, el cheque se controla en la cuenta de orden 839905, y el pago se registra cuando el cheque se cobre.
¿Quién gira un cheque posfechado descuenta bancos?
No. El dinero no ha salido de la cuenta, de modo que el pasivo con el proveedor permanece y bancos solo se acredita cuando el cheque sea cobrado.
¿Los cheques girados y no cobrados cómo se manejan?
Si son cheques corrientes ya entregados, están bien acreditados en bancos y son una partida conciliatoria mientras el beneficiario los cobra, como se maneja en la conciliación bancaria. Si son posfechados, no se acreditan hasta su fecha.
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