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La caja menor es un fondo fijo en efectivo que la empresa crea para manejar los pagos pequeños que no justifican el trámite bancario, asignado a un responsable de su manejo, y que se contabiliza en la subcuenta 110510 del plan único de cuentas. Veamos cómo se constituye, cómo se contabiliza y cómo opera su reembolso.
Qué es y para qué sirve la caja menor.
En toda empresa existen multitud de pagos pequeños que manejar por bancos resulta engorroso y puede entorpecer la agilidad de ciertas actividades: un domicilio, un taxi, una fotocopia, un pequeño elemento de aseo.
La solución es constituir un fondo de caja menor que se encargue de esos desembolsos menores, de modo que la tesorería principal solo atienda los pagos representativos.
El monto del fondo depende del tipo de empresa: en algunas basta con $1.000.000 y en otras se requieren varios millones. Crearlo o no, y por cuánto, es una decisión de las políticas internas de cada empresa, pues ninguna norma lo exige.
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Políticas para el manejo de la caja menor.
El manejo del fondo exige implementar políticas claras, como las siguientes:
- Un monto máximo por pago individual, por encima del cual el desembolso debe hacerse por tesorería.
- Conceptos excluidos del fondo sin importar su monto, como anticipos o préstamos a empleados.
- Un responsable único del fondo, de entera confianza, que responda por el efectivo y sus soportes.
- Arqueos periódicos y sorpresivos para verificar que el efectivo más los soportes sumen el monto del fondo.
En cierta forma la caja menor se asimila a la «plata de bolsillo» de la empresa, y precisamente por eso requiere un control especial: es efectivo disperso en pagos pequeños, el escenario más propenso a desórdenes y faltantes.
Contabilización del fondo de caja menor.
La contabilización consta de dos momentos, la constitución y el reembolso, y se apoya en que el fondo es fijo: su saldo contable permanece constante mientras no se aumente, disminuya o elimine.
Constitución del fondo.
Al constituir el fondo se retira el dinero del banco y se registra en la subcuenta de caja menor:
| Código | Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| 110510 | Caja menor | 1.000.000 | |
| 111005 | Bancos | 1.000.000 |
Ese saldo de $1.000.000 permanecerá inalterado en la contabilidad: los pagos que el responsable va haciendo no se registran uno a uno contra la cuenta 110510, sino que se acumulan en soportes hasta el reembolso.
Reembolso de la caja menor.
Cuando el fondo se agota o llega al monto mínimo definido en la política, el responsable solicita el reembolso: entrega la relación de los pagos realizados con sus soportes, y la empresa le repone el valor gastado para que el fondo recupere su monto inicial.
Es en ese momento cuando se contabilizan los gastos, contra el banco de donde sale la reposición. Si de los $1.000.000 se gastaron $800.000 en transportes y elementos de aseo, el registro del reembolso es:
| Código | Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| 513550 | Transportes, fletes y acarreos | 500.000 | |
| 519525 | Elementos de aseo y cafetería | 300.000 | |
| 111005 | Bancos | 800.000 |
Como se puede observar, la cuenta 110510 no se toca: el fondo solo se contabiliza al crearlo, aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, nunca en los reembolsos, y de ahí que se le considere un fondo fijo.
El reembolso debe solicitarse al menos cada mes.
Como los gastos solo se contabilizan al solicitar el reembolso, dejar pasar el tiempo genera un problema de causación: los hechos económicos deben reconocerse en la fecha de su factura, y con el procedimiento tradicional de caja menor las facturas se contabilizan cuando se reembolsan, no cuando ocurren.
Por lo anterior, el reembolso debe solicitarse por lo menos cada mes, y siempre al cierre del periodo, para que ningún gasto quede sin reconocer en el mes al que pertenece. Esta falencia del procedimiento tradicional ha llevado a algunas empresas a mecanismos que permiten contabilizar las facturas al momento del hecho económico, o a sustituir el efectivo por tarjetas empresariales.
Soportes de los pagos por caja menor.
Cada pago, por mínimo que sea, debe estar soportado con la factura o el documento equivalente, en el que se identifique claramente la fecha, el concepto y el beneficiario del pago.
Los soportes importan por partida doble: justifican el reembolso ante la empresa y sustentan la contabilización y el manejo de los impuestos, incluidos los costos y gastos que la empresa pretenda deducir, como explicamos en el artículo sobre la diferencia entre comprobante y soporte de contabilidad.
Cada empresa define el formato de la relación de gastos, que básicamente incluye fecha, concepto, beneficiario, valor y, cuando se acostumbra, las cuentas contables sugeridas para cada pago.
¿La caja menor es activo o pasivo?
El fondo de caja menor es un activo, pues está constituido por recursos de la empresa: es un apéndice de la caja general, que también es un activo, solo que entregado a un responsable para pagos menores.
Caja general y caja menor son fondos distintos que no deben mezclarse: la general recibe los ingresos del día a día y la menor atiende pagos menores con un monto fijo, y cada una tiene su propia subcuenta (110505 y 110510) y su propio control.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Qué es la caja menor en contabilidad?
Es un fondo fijo en efectivo, a cargo de un responsable, destinado a los pagos pequeños que no justifican el trámite por bancos. Se registra en la subcuenta 110510 del PUC.
¿La caja menor es activo o pasivo?
Es un activo: son recursos de la empresa, un apéndice de la caja general entregado a un responsable para pagos menores.
¿Cómo se contabiliza la apertura de la caja menor?
Se debita la subcuenta 110510 y se acredita bancos por el monto del fondo. Ese saldo permanece fijo mientras no se aumente, disminuya o elimine el fondo.
¿Qué es el reembolso de caja menor?
Es la reposición del dinero gastado del fondo para que recupere su monto inicial. El responsable entrega la relación de pagos con sus soportes, y en ese momento se contabilizan los gastos contra bancos.
¿Cada cuánto se debe reembolsar la caja menor?
Cuando el fondo se agota o llega al mínimo definido, y por lo menos cada mes, para que las facturas se reconozcan en el periodo al que pertenecen.
¿Cómo se aumenta o disminuye el fondo de caja menor?
Por decisión de la administración: el aumento se registra debitando la 110510 contra bancos por el mayor valor, y la disminución o eliminación, a la inversa, devolviendo el efectivo al banco.
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Como fundador de la Junta Comunal Los Centauros, código 7057 IDPAC, soy quejoso del mal manejo contable presentado trimestralmente a los afiliados y a la entidad de control y vigilancia. Esta última, presumo, recibe el informe y lo considera adecuado.
Lo cierto es que manejan la caja general en conjunto con la caja menor, a sabiendas de que son fondos totalmente distintos. Además, no titulan las cuentas con códigos, no fechan cada movimiento y no utilizan tablas, lo cual hace que la información se presente únicamente en documentos de Word, en una sola columna.
Al hacerles el reclamo tanto a la oficina de inspección que les dio el aval jurídico, se ofuscan y convencen a la mayoría de los afiliados, que en su mayoría son de tercera edad, y no reconocen que deben realizar las revisiones correspondientes y aceptar que la contabilidad es una disciplina regida por normas legales.
En estos casos, es preciso que el responsable de la contabilidad ejercite la tarea de educador, para que las cosas se lleven como deben ser.
Para que el artículo quede completo, deberían agregar el tema del incremento de la base de caja menor.
El tema está incluido y depende exclusivamente de las políticas que implemente la empresa y la administración.