Anticipo a proveedores: cómo se contabiliza

El anticipo a proveedores es el pago que la empresa hace antes de recibir el bien o el servicio contratado, y se contabiliza como un activo en la cuenta 133005 del PUC, pues representa el derecho a exigir la contraprestación pactada. Cosa distinta es el anticipo que la empresa recibe de sus clientes, que es un pasivo en la cuenta 280505. ¿Cómo se contabiliza cada caso y cuándo un pago es anticipo y no una venta?

El anticipo pagado a proveedores es un activo.

Cuando se paga un dinero a un tercero a título de anticipo, surge un derecho para quien paga: recibir una mercancía o un servicio en el futuro.

Ese derecho se reconoce como un activo, en razón a que por dicho pago se tiene la potestad de exigir al tercero la contraprestación pactada. En ningún caso el anticipo pagado es un pasivo de quien lo paga: el pasivo lo tiene el proveedor que lo recibe, pues queda debiendo el bien o el servicio.

El plan único de cuentas destina la cuenta 1330, anticipos y avances, para estos pagos, con la subcuenta 133005 para proveedores, y subcuentas separadas para contratistas, trabajadores y otros terceros, por lo que se recomienda crear los auxiliares que permitan identificar cada anticipo.

• Liquidador de intereses judiciales y comerciales
• Liquidador de pensiones en Colpensiones
• Liquidador de renta personas naturales

Asiento contable del anticipo a proveedores.

El registro del anticipo pagado, suponiendo un pago por transferencia bancaria, es el siguiente:

Se debita el anticipo por ser un activo, un derecho de la empresa, y se acredita bancos por la salida del dinero.

Legalización del anticipo. Cuando el proveedor entrega la mercancía y factura, el anticipo se cruza contra la compra: se debita el inventario por el valor total de la factura, se acredita el anticipo para cancelarlo y se acredita la cuenta por pagar al proveedor por el saldo pendiente:

En el ejemplo, la compra fue de $10.000.000 con un anticipo previo de $4.000.000, quedando por pagar $6.000.000. El IVA y la retención en la fuente se liquidan al facturarse la compra, no al pagar el anticipo, como se explica más adelante.

El anticipo recibido de clientes es un pasivo.

La situación inversa ocurre cuando es la empresa la que recibe un anticipo de un cliente: queda debiendo el producto o el servicio, así que reconoce un pasivo:

Es un pasivo porque se debe la contraprestación al cliente. Cuando se entregue el producto se reconoce el ingreso, se cancela el pasivo y se da salida al inventario con su respectivo costo de venta.

Cuándo contabilizar un anticipo y no una venta.

No siempre es fácil determinar si un pago inicial es un anticipo o el pago de una venta efectiva, y la diferencia importa porque define cuándo se reconoce el ingreso y cuándo se causan los impuestos.

El criterio es este: para que el pago sea un anticipo, no debe existir una obligación ya perfeccionada. Si la obligación se perfeccionó, porque el bien se entregó y facturó, el derecho a exigir el pago ya surgió y, por el principio de causación, se debe reconocer el ingreso, aunque el precio se pague por cuotas.

Ejemplo de venta. Se vende una máquina a crédito con cuota inicial: la máquina se entrega y factura, así que hay una obligación cierta y se reconoce la venta desde el principio. La cuota inicial no es anticipo sino abono al precio.

Ejemplo de anticipo. El cliente paga para que la empresa le fabrique una máquina que se entregará cuando esté terminada: como aún no existe la máquina, no se puede facturar ni transferir el dominio, y el pago es un anticipo. La empresa comprará insumos, los llevará a materias primas, luego a productos en proceso y a producto terminado, y solo al entregar se perfecciona la venta y se reconoce el ingreso.

Ventas sobre pedido. Lo mismo ocurre con el comerciante que «vende» sobre pedido: si el 1 de octubre recibe la mitad del precio de un computador que no tiene en inventario y que su proveedor le enviará en 15 días, ese día no contabiliza una venta sino un anticipo, pues no tiene nada que vender. La venta se perfecciona cuando recibe el equipo y lo entrega al cliente.

El IVA en los anticipos.

En el anticipo no se causa el IVA, porque todavía no hay venta: el impuesto se causa cuando la venta se perfecciona con la entrega y facturación del bien, que es cuando también se practican las retenciones.

Por lo anterior, tratar correctamente un pago como anticipo permite causar el IVA al perfeccionar la venta, lo que en plazos de entrega extensos resulta relevante para el flujo de caja del vendedor.

Esto aplica al anticipo propiamente dicho; si el pago inicial corresponde a una venta ya perfeccionada, el IVA se causa de inmediato sobre la operación completa.

El anticipo a proveedores en las NIIF.

Bajo NIIF, el anticipo pagado se reconoce como activo cuando existe certeza de que representará un beneficio económico futuro, y se clasifica según su destino:

• Si se pagó para adquirir mercancías y la entrega es segura, se presenta como parte del inventario.
• Si se pagó para adquirir propiedad, planta y equipo, se presenta en ese rubro, pero sin depreciarse, pues el activo aún no se ha recibido ni está disponible para su uso.
• Si aún no hay certeza de la entrega, se mantiene como cuenta por cobrar y se reclasifica cuando la entrega se confirme o se reciba el bien.

En la práctica, muchas empresas optan por mantener el anticipo en la cuenta por cobrar (1330) y solo trasladarlo al inventario o a la propiedad, planta y equipo cuando el bien se recibe efectivamente, con lo cual evitan presentar como PPE un activo que no controlan todavía.

Si el anticipo cubre solo una parte del precio, se contabiliza únicamente el valor pagado, y el excedente se reconoce cuando se pague o se cause el saldo.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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