Anticipos de clientes: cuenta contable y cómo contabilizarlos

Los anticipos que se reciben de un cliente para la entrega posterior de un producto o la prestación de un servicio deben ser reconocidos como un pasivo, en razón de la obligación que se adquiere con el cliente al recibir el pago por anticipado, y en el plan único de cuentas para comerciantes (decreto 2650 de 1993) esa obligación tiene una cuenta propia: la 2805 «anticipos y avances recibidos». ¿Por qué no se lleva a la cuenta 2705 y cómo se registra la operación de principio a fin?

Qué es un anticipo de clientes.

El anticipo de clientes es el dinero que el cliente entrega antes de que la empresa le entregue el producto o le preste el servicio. En la literatura contable en inglés se le conoce como «customer advance» o «payment received from customer».

Quien recibe el anticipo no ha ganado nada todavía. Apenas ha adquirido una obligación: entregar la mercancía, ejecutar la obra o prestar el servicio por el que le pagaron. Por eso el anticipo no es un ingreso.

Conviene separar dos figuras que en el lenguaje diario se confunden:

Anticipo. Es el pago que se recibe antes de la entrega del bien o de la prestación del servicio. Todavía no hay venta, no hay factura y no hay ingreso.

Pago parcial o abono. Es el pago de una parte de una deuda ya existente. La mercancía ya se entregó o el servicio ya se prestó, la operación ya se facturó y el cliente simplemente está abonando a una cuenta por cobrar.

La diferencia no es semántica: determina si se reconoce un pasivo o un ingreso, y si hay o no obligación de facturar. Sobre este punto puede consultar cuándo contabilizar un anticipo y no una venta.

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El anticipo de clientes es un pasivo, no un ingreso.

El dinero que se recibe por anticipado de un cliente no incrementa el patrimonio de la empresa, porque a la entrada de efectivo le corresponde, por el mismo valor, una obligación frente a quien pagó. Entra plata, pero también entra una deuda.

Es el mismo criterio que ha sostenido la Dian de tiempo atrás, como se lee en el concepto unificado 001 del 19 de junio de 2003, reiterado en el oficio 22223 del 17 de agosto de 2017:

«Si hablamos de anticipo, ciertamente nos referimos a un futuro pago, es decir, se trata de un adelanto respecto de un pago que no se ha causado, puesto que no ha surgido la obligación de cancelar una deuda: es un abono a buena cuenta de un pago futuro.»

La Dian ha ido más allá y ha calificado el anticipo como un mecanismo de financiación, como en el oficio 27630 de 2019. Si es financiación y no venta, la conclusión contable se impone sola: quien lo recibe registra un pasivo y quien lo entrega registra un activo.

El tratamiento es el mismo bajo los marcos de información financiera vigentes. La NIIF 15, incorporada al decreto 2420 de 2015, obliga a presentar como pasivo del contrato la contraprestación recibida del cliente antes de que la entidad transfiera el bien o el servicio, y la sección 23 del anexo 2 del mismo decreto, aplicable al Grupo 2, solo permite reconocer el ingreso cuando se transfieren al comprador los riesgos y ventajas del bien o cuando el servicio se presta.

Para quien recibe el anticipo. Es un pasivo, que se registra en la cuenta 2805 del PUC.

Para quien entrega el anticipo. Es un activo, un derecho a recibir el bien o el servicio, que se registra en la cuenta 1330 «anticipos y avances». El detalle de ese tratamiento lo desarrollamos en el manejo contable del anticipo de proveedores.

La cuenta 2805 del PUC: anticipos y avances recibidos.

La cuenta que el PUC destina a los anticipos recibidos de clientes es la 2805, ubicada en el grupo 28 «otros pasivos», y su descripción oficial es la siguiente:

«Registra las sumas de dinero recibidas por el ente económico de clientes como anticipos o avances originados en ventas, fondos para proyectos específicos, cumplimiento de contratos, convenios y acuerdos debidamente legalizados, que han de ser aplicados con la facturación o cuenta de cobro respectiva.»

La descripción es determinante por la frase final: los valores registrados en la 2805 «han de ser aplicados con la facturación», es decir, permanecen en el pasivo hasta que se factura la operación. Esa es exactamente la vida de un anticipo de clientes.

Naturaleza de la cuenta 2805. Es de naturaleza crédito, como todo pasivo. Se acredita cuando se recibe el anticipo y se debita cuando el anticipo se aplica a la factura o se devuelve al cliente.

La dinámica de la cuenta lo confirma. Se acredita:

• Por los valores de los depósitos recibidos de clientes.
• Por los valores recibidos anticipadamente para ventas.

Y se debita:

• Por el valor de los depósitos aplicados al objeto para el cual fueron recibidos.
• Por el valor de la aplicación de los anticipos en la facturación.
• Por el valor de las devoluciones parciales o totales de los anticipos o avances recibidos.

Las subcuentas previstas por el decreto 2650 de 1993 son cuatro:

Recordemos que, según el artículo 7 del decreto 2650 de 1993, la empresa puede abrir las cuentas auxiliares que necesite a partir del séptimo dígito. Es lo recomendable para llevar el anticipo cliente por cliente, que es la única forma de saber a quién se le debe qué.

Diferencia entre la cuenta 2805 y la cuenta 2705.

Este es el error más frecuente al contabilizar un anticipo de clientes: llevarlo a la cuenta 2705 «ingresos recibidos por anticipado», del grupo 27 (diferidos). No es la cuenta correcta para un anticipo de una venta o de un servicio aún no prestado.

La descripción de la cuenta 2705 en el PUC es esta:

«Registra el valor de las sumas que el ente económico ha recibido por anticipado a buena cuenta por prestación de servicios, intereses, comisiones, arrendamientos y honorarios.»

La 2705 está pensada para ingresos que ya están definidos y que se van ganando con el simple transcurso del tiempo: el arriendo cobrado por adelantado, los intereses recibidos anticipadamente, la suscripción anual, la matrícula. Son ingresos que se amortizan mes a mes contra el resultado.

El anticipo de clientes, en cambio, no se amortiza con el tiempo: se extingue cuando se entrega el bien o se presta el servicio y se factura la operación. Por eso vive en la 2805 y no en la 2705.

El tratamiento de la 2705 lo desarrollamos por separado en ingresos recibidos por anticipado. Lo importante aquí es no confundir las dos figuras, porque llevar un anticipo de clientes a la 2705 distorsiona la clasificación del pasivo y, si además se amortiza contra el ingreso, anticipa un ingreso que todavía no se ha ganado.

El anticipo frente a los depósitos y garantías recibidos.

No todo dinero recibido de un cliente es un anticipo. Cuando lo que se recibe es un depósito en garantía —para asegurar el cumplimiento de un contrato o la prestación de un servicio— la cuenta es la 2810 «depósitos recibidos», con subcuentas como la 281015 (para garantía en la prestación de servicios) y la 281020 (para garantía de contratos).

La diferencia práctica es el destino del dinero: el anticipo se descuenta de la factura, mientras que el depósito en garantía, por regla general, se devuelve al terminar el contrato si no hubo incumplimiento.

Vigencia del PUC frente a las NIIF.

Desde la entrada en vigencia de los marcos de información financiera de la ley 1314 de 2009 y sus decretos reglamentarios, el catálogo del decreto 2650 de 1993 dejó de ser de uso obligatorio. Así lo ha indicado el Consejo Técnico de la Contaduría Pública en los conceptos 2018-0157 y 2024-0061: cada entidad puede definir su propio catálogo de cuentas a partir de los requerimientos de reconocimiento, medición, presentación y revelación de su marco técnico.

En la práctica, la estructura del PUC sigue siendo el lenguaje común de la contabilidad colombiana y la mayoría de los programas contables la conservan. Por eso seguimos hablando de la 2805: no como una imposición formal, sino como la codificación que todo el mundo entiende y que refleja correctamente la naturaleza de la operación.

Registro contable del anticipo de clientes.

Supongamos que se recibe un anticipo por valor de $10.000.000 por un pedido valorado en $50.000.000.

Asiento al recibir el anticipo.

La contabilización inicial será la siguiente:

Se debita bancos por la entrada del dinero y se acredita el pasivo por la obligación que surge frente al cliente. No hay ingreso, no hay IVA y no hay retención en la fuente.

Soporte del registro. El anticipo no se factura. El soporte es el recibo de caja o el comprobante de ingreso, que acredita el pago recibido. El detalle de por qué no se factura y por qué no se causan impuestos lo tratamos en anticipos: facturación, IVA y retención en la fuente.

Asiento al entregar el producto y facturar la operación.

Hasta tanto el producto o mercancía sea entregado al cliente, el anticipo permanece en el pasivo. Una vez se entrega la mercancía se reconoce el ingreso como tal, y el registro contable será el siguiente:

A bancos se lleva la suma de $40.000.000, que era el excedente pendiente de pago, y al ingreso se lleva el total de la venta, que son $50.000.000, previa cancelación del pasivo contabilizado por valor de $10.000.000.

Si la operación está gravada, en la factura se genera el IVA sobre el valor total de la venta y no sobre el saldo pendiente, porque la causación del impuesto a las ventas se produce con la factura o con la entrega del bien. Con una tarifa general del 19% el asiento sería:

El cliente termina consignando $49.500.000, que corresponden a los $40.000.000 del saldo del precio más los $9.500.000 del IVA que se genera en ese momento sobre la totalidad de la operación.

Asiento cuando el anticipo se devuelve.

Si el negocio no se concreta y hay que reintegrar el dinero, se cancela el pasivo contra la salida de efectivo:

Como nunca hubo ingreso ni factura, la devolución no genera nota crédito ni ajuste alguno en la declaración de IVA. Se trata simplemente de la extinción de una obligación.

Anticipos de los que el cliente descuenta una tarifa administrativa.

Ocurre con frecuencia en contratos con entidades públicas o financiados con recursos de destinación específica, donde el pagador descuenta un porcentaje del giro por concepto de gastos administrativos y consigna solo el neto.

Supongamos un contrato de $100.000.000 sobre el cual la entidad descuenta una tarifa administrativa del 1,7%, es decir, $1.700.000, y consigna $98.300.000.

La clave está en que el descuento no reduce la obligación con el cliente: la empresa sigue obligada a ejecutar el 100% del contrato. Por lo tanto, el pasivo se reconoce por el valor bruto y el descuento se reconoce por separado:

De acuerdo con nuestro criterio, cuando ese descuento es un costo directamente atribuible al contrato y su valor es material, puede reconocerse como un costo del contrato y llevarse al resultado a medida que se reconoce el ingreso, en lugar de afectar de una vez el gasto del periodo. La elección debe quedar documentada en la política contable de la empresa.

Antes de definir la cuenta de gasto conviene identificar la naturaleza jurídica del descuento, porque si corresponde a un tributo o a una contribución parafiscal el manejo cambia, y si se trata de una retención practicada a título de un impuesto, no es gasto sino un anticipo del impuesto respectivo.

Anticipos en contratos de obra y en entregas parciales.

En los contratos de obra, consultoría o suministro por entregas, el anticipo no se aplica de una sola vez, sino que se amortiza en proporción a cada acta parcial o a cada entrega facturada. Para eso el PUC prevé las subcuentas 280510 y 280515.

Supongamos un contrato por $200.000.000 con un anticipo del 30%, esto es, $60.000.000, y una primera acta parcial de $50.000.000. La amortización del anticipo en esa acta es del 30% de lo facturado: $15.000.000.

Así, el saldo del anticipo baja a $45.000.000 y se irá amortizando con cada acta hasta quedar en cero al terminar el contrato. Si el contrato se liquida con anticipo sin amortizar, ese saldo debe reintegrarse al contratante.

Presentación en el balance. El anticipo se clasifica como pasivo corriente cuando se espera aplicarlo dentro de los doce meses siguientes, y como no corriente cuando la ejecución del contrato se extiende más allá de ese plazo. Es un detalle que suele pasarse por alto en contratos de obra plurianuales.

El anticipo recibido en la declaración de renta.

Fiscalmente el anticipo tampoco es ingreso. El artículo 26 del Estatuto Tributario exige que el ingreso sea susceptible de producir un incremento neto del patrimonio, y el anticipo no lo produce porque nace acompañado de un pasivo por el mismo valor.

Para el contribuyente obligado a llevar contabilidad, el artículo 28 del Estatuto Tributario remite el ingreso fiscal al ingreso devengado contablemente, de modo que si el anticipo no se devenga como ingreso, tampoco se realiza fiscalmente.

Lo que sí debe hacerse es declarar el anticipo recibido como un pasivo a 31 de diciembre, mientras la obligación siga vigente. Y ahí hay un requisito que no se puede descuidar, contenido en el artículo 770 del Estatuto Tributario:

«Los contribuyentes que no estén obligados a llevar libros de contabilidad, sólo podrán solicitar pasivos que estén debidamente respaldados por documentos de fecha cierta. En los demás casos, los pasivos deben estar respaldados por documentos idóneos y con el lleno de todas las formalidades exigidas para la contabilidad.»

Para la empresa que lleva contabilidad, el soporte es el registro contable y el recibo de caja. Para la persona natural que no está obligada a llevarla —un contratista independiente que recibió un anticipo, por ejemplo—, el pasivo solo se acepta si existe un documento de fecha cierta, en los términos del artículo 767 del mismo estatuto. Un contrato firmado y autenticado en la fecha en que se recibió el anticipo resuelve el problema; un documento elaborado después, no. El tratamiento de la facturación, el IVA y la retención lo desarrollamos en anticipos: facturación, IVA y retención en la fuente.

Anticipos de clientes que nunca son reclamados.

Es una situación más común de lo que parece: el cliente consigna, no envía el comprobante, no se logra identificar la transacción y nunca reclama la contraprestación. El dinero queda represado en el pasivo indefinidamente. ¿Cuánto hay que esperar para darlo de baja?

Desde lo contable. No existe un plazo definido. El pasivo se da de baja cuando la obligación se extingue, es decir, cuando deja de ser probable que la empresa tenga que entregar el bien, prestar el servicio o devolver el dinero.

Desde lo civil. El plazo sí está definido, porque el cliente conserva su derecho a reclamar mientras la acción no prescriba. Señala el artículo 2536 del Código Civil, modificado por el artículo 8 de la ley 791 de 2002:

«La acción ejecutiva se prescribe por cinco (5) años. Y la ordinaria por diez (10). La acción ejecutiva se convierte en ordinaria por el lapso de cinco (5) años, y convertida en ordinaria durará solamente otros cinco (5). Una vez interrumpida o renunciada una prescripción, comenzará a contarse nuevamente el respectivo término.»

De acuerdo con nuestro criterio, el término razonable para dar de baja un anticipo no reclamado es el de 10 años, contados desde que el cliente pudo exigir la contraprestación, porque es el plazo máximo dentro del cual puede reclamarlo judicialmente. Sobre el cómputo de estos términos puede consultar en cuánto tiempo prescribe una deuda y prescripción de la acción ejecutiva y de la acción ordinaria.

Asiento de la baja. Extinguida la obligación, el pasivo se cancela contra un ingreso no operacional. En el PUC, la subcuenta indicada es la 429505 «aprovechamientos»:

En ese momento sí hay un incremento neto del patrimonio, porque desaparece el pasivo sin que salga efectivo. En consecuencia, ese valor constituye un ingreso gravado con el impuesto a la renta en el año gravable en que se realiza la baja.

¿Qué se debe hacer antes? Documentar la gestión. Dejar evidencia de los intentos de contacto con el cliente y de la imposibilidad de identificar al consignante protege a la empresa frente a un reclamo posterior y frente a un cuestionamiento de la Dian por el momento en que se reconoció el ingreso.

Control de los anticipos recibidos.

El anticipo es un pasivo que se paga con producto o con servicio, no con dinero, y por eso se descuida. Estas son las prácticas mínimas de control:

1. Llevar una cuenta auxiliar por cada cliente dentro de la 2805, para saber en todo momento a quién se le debe qué y por cuánto.
2. Expedir siempre recibo de caja por el anticipo recibido, con identificación plena del cliente y del pedido o contrato al que corresponde.
3. Registrar en una subcuenta separada —por ejemplo dentro de la 280595— las consignaciones recibidas que aún no se han podido identificar, y depurarlas en cada conciliación bancaria.
4. Cruzar mensualmente el saldo de la 2805 con los pedidos pendientes de entrega y con las actas de obra pendientes de facturar.
5. Revisar antes del cierre los anticipos con antigüedad superior a un año, para decidir si se aplican, se devuelven o se dan de baja.

Un saldo de anticipos que solo crece y nunca se amortiza suele ser señal de dos cosas: entregas que se hicieron y no se facturaron, o dinero de terceros que la empresa está reteniendo sin saberlo.

A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.

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