El administrador de la propiedad horizontal

El administrador de la propiedad horizontal es el representante legal de la persona jurídica que nace con la copropiedad y el responsable de su administración inmediata, según lo dispone el artículo 50 de la ley 675 de 2001; cumple frente al edificio o conjunto el mismo papel que el gerente cumple frente a una empresa, con la diferencia de que aquí el patrimonio administrado es el de todos los copropietarios. ¿Quién lo elige, qué requisitos debe acreditar, hasta dónde llegan sus funciones y de qué responde cuando las incumple?

Qué es el administrador de la propiedad horizontal.

El artículo 36 de la ley 675 de 2001 señala que la dirección y administración de la persona jurídica corresponde a tres órganos: la asamblea general de propietarios, el consejo de administración —si lo hubiere— y el administrador.

El administrador es el único de esos tres órganos que es permanente, unipersonal y ejecutivo: los otros dos deliberan y deciden de manera periódica, mientras que él actúa todos los días.

El artículo 51 de la misma ley define el alcance de su cargo:

«La administración inmediata del edificio o conjunto estará a cargo del administrador, quien tiene facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo.»

Esas cuatro facultades resumen el cargo. Ejecuta lo que la asamblea y el consejo deciden, conserva los bienes comunes, representa a la persona jurídica frente a terceros y ante los jueces, y recauda las cuotas de administración y las demás obligaciones de los copropietarios.

Los actos del administrador obligan a la copropiedad. Así lo precisa el inciso primero del artículo 50, al indicar que los actos y contratos que celebre en ejercicio de sus funciones «se radican en la cabeza de la persona jurídica, siempre y cuando se ajusten a las normas legales y reglamentarias».

La condición final es determinante: si el administrador se extralimita o actúa contra la ley o el reglamento, el acto no compromete a la copropiedad de la misma manera y él responde personalmente, como se explica más adelante.

El administrador puede ser persona natural o jurídica. El parágrafo del artículo 51 lo permite expresamente:

«Cuando el administrador sea persona jurídica, su representante legal actuará en representación del edificio o conjunto.»

Es la figura de las empresas administradoras de propiedad horizontal: la copropiedad contrata a la sociedad, y quien firma, convoca y responde en el día a día es el representante legal de esa sociedad o la persona natural que ella designe para el encargo.

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Quién nombra al administrador de la propiedad horizontal.

El administrador de la propiedad horizontal lo nombra la asamblea general de propietarios o el consejo de administración, según exista o no este último órgano en la copropiedad. Dice el artículo 50 de la ley 675 de 2001 en la parte que nos interesa:

«La representación legal de la persona jurídica y la administración del edificio o conjunto corresponderán a un administrador designado por la asamblea general de propietarios en todos los edificios o conjuntos, salvo en aquellos casos en los que exista el consejo de administración, donde será elegido por dicho órgano, para el período que se prevea en el reglamento de copropiedad.»

La regla, entonces, es sencilla de enunciar: si hay consejo de administración, elige el consejo; si no lo hay, elige la asamblea.

Elección por la asamblea general de propietarios.

Cuando no existe consejo de administración, la designación le corresponde a la asamblea, que actúa en ejercicio de la función que le asigna el numeral 1 del artículo 38 de la ley 675 de 2001:

«Nombrar y remover libremente al administrador y a su suplente cuando fuere el caso, para períodos determinados, y fijarle su remuneración.»

Nótese que la norma le entrega a la asamblea tres decisiones distintas: nombrarlo, removerlo y fijarle la remuneración. Las tres son de libre ejercicio y no exigen causal alguna.

La elección se surte con las mayorías ordinarias del artículo 45 de la ley 675 de 2001: la asamblea delibera con un número plural de propietarios que represente más de la mitad de los coeficientes de copropiedad, y decide con el voto favorable de la mitad más uno de los coeficientes representados en la sesión.

El nombramiento del administrador no está en la lista de decisiones del artículo 46, de modo que no requiere la mayoría calificada del 70 % de los coeficientes de copropiedad.

Elección por el consejo de administración.

Cuando la copropiedad cuenta con consejo de administración, la elección del administrador es competencia de ese órgano y no de la asamblea.

Recordemos que, conforme al artículo 53 de la ley 675 de 2001, el consejo es obligatorio en los edificios o conjuntos de uso comercial o mixto integrados por más de treinta bienes privados, excluyendo parqueaderos y depósitos, y es potestativo en los demás casos, incluidos los de uso residencial.

El consejo delibera y decide con la presencia y los votos de la mayoría de sus miembros, según el artículo 54 de la misma ley, salvo que el reglamento de propiedad horizontal exija un quórum superior. Aquí no se computan coeficientes de copropiedad, sino cabezas: cada consejero tiene un voto.

La decisión debe constar en el acta del consejo, porque esa acta es el documento con el que después se surte la inscripción del nombramiento ante la alcaldía.

Elección por la asamblea existiendo consejo de administración.

Es la duda más frecuente y merece una respuesta cuidadosa, porque en la práctica muchas asambleas eligen directamente al administrador aun cuando el reglamento creó consejo de administración.

La Corte Constitucional analizó ese reparto de competencias en la sentencia C-127 de 2004, con ponencia del magistrado Alfredo Beltrán Sierra, y declaró exequible la expresión que le entrega la elección al consejo. Dijo la Corte:

«La designación del administrador por el consejo de administración cuando este exista, no desconoce el derecho de participación de todos los copropietarios, pues son ellos precisamente los que en asamblea general han elegido a sus integrantes de entre los propietarios de las unidades privadas respectivas, para que en cumplimiento de las atribuciones que les confiere la ley y el reglamento nombren al administrador, creando con ello un procedimiento razonable que permita la agilización en la toma de decisiones.»

La Corte reiteró esa posición en la sentencia C-474 de 2004, al declarar exequible la expresión «cuando fuere el caso» del artículo 38, que es precisamente la que limita la facultad nominadora de la asamblea a los eventos en que no hay consejo.

De acuerdo con nuestro criterio, la conclusión es que el artículo 50 contiene una norma imperativa de reparto de competencias, y no una simple sugerencia. El parágrafo 1 del artículo 5 de la ley 675 de 2001 refuerza esa lectura, al disponer que las cláusulas del reglamento que vulneren normas imperativas de la ley se entienden no escritas.

En consecuencia, si en una copropiedad con consejo de administración es la asamblea la que elige al administrador, esa decisión queda expuesta a ser impugnada por el propio administrador, por el revisor fiscal o por cualquier propietario, en los términos del artículo 49 de la ley 675 de 2001.

Ello no significa que la asamblea quede al margen. Como máximo órgano de la copropiedad, la asamblea elige y remueve a los miembros del consejo (numeral 5 del artículo 38), aprueba el presupuesto del que sale la remuneración y le fija al administrador sus honorarios (numeral 1 del artículo 38). Conserva, pues, un control real sobre la administración, aunque no firme el nombramiento.

Cómo se surte la convocatoria y la elección.

La ley 675 de 2001 no reguló un procedimiento de selección del administrador, de modo que cada copropiedad lo define en su reglamento o en la decisión del órgano competente. En la práctica el trámite suele seguir estos pasos:

1. El órgano competente define el perfil y los requisitos que exigirá (experiencia, formación, póliza, dedicación).
2. Se abre una convocatoria para recibir hojas de vida y propuestas económicas, con plazo de cierre.
3. Se verifican referencias, antecedentes y certificaciones de las copropiedades administradas antes.
4. Se conforma una terna o lista corta que se somete a votación.
5. Se elige, se deja constancia en el acta y se procede a suscribir el contrato.

Cuando la elección la hace la asamblea, la convocatoria a la reunión debe hacerla el administrador con una antelación no inferior a quince (15) días calendario para las reuniones ordinarias, según el artículo 39 de la ley 675 de 2001, y la comunicación debe enviarse a cada propietario a la última dirección registrada.

Ese detalle importa: una elección hecha en una asamblea mal convocada es tan impugnable como una elección hecha por el órgano equivocado.

Requisitos para ser administrador de propiedad horizontal.

Esta es la pregunta que más consultas genera, y la respuesta sorprende a muchos: la ley 675 de 2001 no exige título profesional, ni tarjeta profesional, ni curso obligatorio para ser administrador de propiedad horizontal.

El único requisito legal está en el parágrafo 2 del artículo 50:

«En los casos de conjuntos residenciales, y edificios y conjuntos de uso mixto y comercial, quien ejerza la administración directamente, o por encargo de una persona jurídica contratada para tal fin, deberá acreditar idoneidad para ocupar el cargo, que se demostrará en los términos del reglamento que para el efecto expida el Gobierno Nacional.»

La norma exige idoneidad, pero remite la forma de acreditarla a un reglamento del Gobierno Nacional que, al día de hoy, no ha sido expedido. Esa es la razón por la cual no existe hoy una lista oficial de requisitos.

La Corte Constitucional fue explícita sobre ese punto en la sentencia C-127 de 2004:

«La única exigencia consagrada en la ley para el desempeño del cargo en cuestión, se encuentra establecida en el parágrafo 2° del artículo 50 de la mencionada ley…»

De acuerdo con nuestro criterio, mientras no exista el reglamento gubernamental, la idoneidad la valora el órgano que elige —asamblea o consejo— con los criterios que fije el reglamento de propiedad horizontal o la propia decisión de nombramiento. No es un vacío que impida nombrar, sino una remisión sin desarrollar.

Lo que la ley exige y lo que no exige.

La siguiente tabla resume el punto y evita confusiones frecuentes:

Debe quedar claro que la ausencia de requisitos legales no equivale a ausencia de responsabilidad: quien acepta el cargo queda sometido al régimen de responsabilidad del artículo 50, sin importar su formación.

Requisitos que sí puede exigir la copropiedad.

La copropiedad no está obligada a conformarse con el mínimo legal. El artículo 5 de la ley 675 de 2001 permite que el reglamento regule la administración, dirección y control de la persona jurídica, y el numeral 14 del artículo 51 remite a las funciones que defina la asamblea general.

Con ese fundamento, el reglamento o el órgano nominador pueden exigir, entre otros:

• Formación o certificación específica en propiedad horizontal.
• Experiencia mínima acreditada en administración de copropiedades de tamaño comparable.
• Constitución de póliza de manejo y de cumplimiento a favor de la copropiedad.
• Certificado de antecedentes disciplinarios, fiscales y judiciales.
• Dedicación mínima de horas o presencia física en la copropiedad.
• No encontrarse en mora con las expensas comunes, cuando el candidato sea copropietario.

El límite es el del parágrafo 1 del artículo 5: ninguna de esas exigencias puede vulnerar las normas imperativas de la ley, pues en tal caso se entienden no escritas.

Inhabilidades e incompatibilidades del administrador.

La ley 675 de 2001 no consagró inhabilidades ni incompatibilidades para el administrador. Sí lo hizo, y de manera detallada, para el revisor fiscal, en el artículo 56:

«El Revisor Fiscal no podrá ser propietario o tenedor de bienes privados en el edificio o conjunto respecto del cual cumple sus funciones, ni tener parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, ni vínculos comerciales, o cualquier otra circunstancia que pueda restarle independencia u objetividad a sus conceptos o actuaciones, con el administrador y/o los miembros del consejo de administración, cuando exista.»

El contraste es deliberado: el legislador blindó la independencia del órgano de control y guardó silencio frente al órgano de gestión. De acuerdo con nuestro criterio, ese silencio no puede llenarse por analogía para prohibirle a un copropietario administrar, pero sí habilita a la copropiedad para fijar sus propias reglas en el reglamento.

Es razonable, por ejemplo, que el reglamento impida que el administrador sea cónyuge o pariente cercano de un consejero, o que sea a la vez proveedor de la copropiedad, porque son situaciones que comprometen la objetividad de la contratación.

Período del administrador de la propiedad horizontal.

El artículo 50 de la ley 675 de 2001 dispone que el administrador se elige «para el período que se prevea en el reglamento de copropiedad», y el numeral 1 del artículo 38 habla de «períodos determinados».

En consecuencia, el período lo fija el reglamento de propiedad horizontal; si el reglamento guarda silencio, lo define el órgano que hace el nombramiento. Lo usual es un año, coincidente con el período presupuestal, pero nada impide períodos distintos.

Con todo, el período no blinda al administrador: el numeral 1 del artículo 38 permite nombrar y remover libremente, de modo que la remoción puede producirse en cualquier momento y sin necesidad de invocar una causal.

Cosa distinta son los efectos contractuales de esa remoción, que dependen del tipo de vínculo y del plazo pactado, como se explica enseguida.

Quién firma el contrato del administrador de la propiedad horizontal.

Nombrado el administrador, surge una pregunta práctica: si él es el representante legal de la copropiedad, ¿quién firma su propio contrato? La ley resolvió el problema en el parágrafo 1 del artículo 50 de la ley 675 de 2001:

«Para efectos de suscribir el contrato respectivo de vinculación con el administrador, actuará como representante legal de la persona jurídica el presidente del consejo de administración o, cuando este no exista, el presidente de la asamblea general.»

La razón es evidente: nadie puede contratar consigo mismo. Si el administrador firmara su propio contrato, estaría a la vez de los dos lados del negocio, fijando su remuneración y sus obligaciones.

Por eso la ley traslada temporal y exclusivamente la representación legal al presidente del consejo de administración y, a falta de consejo, al presidente de la asamblea general. Esa representación es puntual: solo sirve para suscribir el contrato de vinculación del administrador.

Todos los demás contratos de la copropiedad —vigilancia, aseo, mantenimiento, servicios públicos, obras— los firma el administrador en su calidad de representante legal.

Tipo de contrato del administrador.

La ley 675 de 2001 no definió la naturaleza del vínculo, y por eso en la práctica se encuentran contratos laborales, contratos de prestación de servicios y contratos con personas jurídicas administradoras.

La calificación no depende del nombre que las partes le pongan al documento, sino de los elementos que se den en la realidad. Si concurren la prestación personal del servicio, la remuneración y la subordinación, hay contrato de trabajo por aplicación del artículo 23 del Código Sustantivo del Trabajo, aunque el contrato se haya titulado de prestación de servicios.

Cuando el administrador es una persona jurídica, la discusión no se plantea: el vínculo es comercial o civil, y la relación laboral, si existe, se traba entre la sociedad administradora y la persona natural que envía a ejercer el cargo.

De acuerdo con nuestro criterio, la copropiedad debe definir esto antes de contratar y no después, porque una calificación equivocada termina en reclamaciones por prestaciones sociales, aportes a seguridad social e indemnizaciones que afectan el presupuesto común.

Remuneración del administrador.

La remuneración del administrador la fija la asamblea general de propietarios, según el numeral 1 del artículo 38 de la ley 675 de 2001, y se paga con cargo al presupuesto anual que la misma asamblea aprueba (numeral 4 del artículo 38).

Aquí se produce una particularidad que conviene tener presente: cuando existe consejo de administración, el consejo elige, pero es la asamblea la que aprueba el presupuesto y fija la remuneración. De acuerdo con nuestro criterio, lo procedente es que la asamblea apruebe un rubro o un rango en el presupuesto y el consejo se mueva dentro de él al negociar el contrato.

La ley no fija tarifas, mínimos ni máximos, y por eso no existe una respuesta única a cuánto cobra un administrador de propiedad horizontal. El valor depende de variables como:

• El número de bienes privados y el tamaño del presupuesto que se administra.
• El uso de la copropiedad (residencial, comercial o mixto), que determina la complejidad de la gestión.
• La dedicación exigida: administración presencial de tiempo completo, medio tiempo o por horas.
• Si la copropiedad tiene o no personal propio, contabilidad externa y revisoría fiscal.

Un límite sí es claro: si el vínculo es laboral, la remuneración no puede ser inferior al salario mínimo legal mensual vigente del respectivo año, con las prestaciones sociales y los aportes que correspondan. Si el vínculo es de prestación de servicios, los honorarios se pactan libremente y el contratista asume su propia seguridad social.

Funciones del administrador de la propiedad horizontal.

El artículo 51 de la ley 675 de 2001 enumera las funciones básicas del administrador. Son las siguientes:

1. Convocar a la asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobación el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior, y un presupuesto detallado de gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual, incluyendo las primas de seguros.
2. Llevar directamente o bajo su dependencia y responsabilidad, los libros de actas de la asamblea y de registro de propietarios y residentes, y atender la correspondencia relativa al edificio o conjunto.
3. Poner en conocimiento de los propietarios y residentes del edificio o conjunto, las actas de la asamblea general y del consejo de administración, si lo hubiere.
4. Preparar y someter a consideración del consejo de administración las cuentas anuales, el informe para la asamblea general anual de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal.
5. Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto.
6. Administrar con diligencia y cuidado los bienes de dominio de la persona jurídica que surgen como consecuencia de la desafectación de bienes comunes no esenciales y destinarlos a los fines autorizados por la asamblea general en el acto de desafectación, de conformidad con el reglamento de propiedad horizontal.
7. Cuidar y vigilar los bienes comunes, y ejecutar los actos de administración, conservación y disposición de los mismos de conformidad con las facultades y restricciones fijadas en el reglamento de propiedad horizontal.
8. Cobrar y recaudar, directamente o a través de apoderados, cuotas ordinarias y extraordinarias, multas, y en general, cualquier obligación de carácter pecuniario a cargo de los propietarios u ocupantes de bienes de dominio particular del edificio o conjunto, iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de autorización alguna.
9. Elevar a escritura pública y registrar las reformas al reglamento de propiedad horizontal aprobadas por la asamblea general de propietarios, e inscribir ante la entidad competente todos los actos relacionados con la existencia y representación legal de la persona jurídica.
10. Representar judicial y extrajudicialmente a la persona jurídica y conceder poderes especiales para tales fines, cuando la necesidad lo exija.
11. Notificar a los propietarios de bienes privados, por los medios que señale el respectivo reglamento de propiedad horizontal, las sanciones impuestas en su contra por la asamblea general o el consejo de administración, según el caso, por incumplimiento de obligaciones.
12. Hacer efectivas las sanciones por incumplimiento de las obligaciones previstas en esta ley, en el reglamento de propiedad horizontal y en cualquier reglamento interno, que hayan sido impuestas por la asamblea general o el consejo de administración, según el caso, una vez se encuentren ejecutoriadas.
13. Expedir el paz y salvo de cuentas con la administración del edificio o conjunto cada vez que se produzca el cambio de tenedor o propietario de un bien de dominio particular.
14. Las demás funciones previstas en la presente ley en el reglamento de propiedad horizontal, así como las que defina la asamblea general de propietarios.

Leídas en conjunto, esas catorce funciones se agrupan en cuatro bloques: convocatoria y soporte de los órganos de dirección (numerales 1 a 4), gestión contable y financiera (numerales 5 y 8), conservación y disposición de bienes comunes (numerales 6 y 7) y representación y ejecución de decisiones (numerales 9 a 13).

Funciones adicionales previstas en el reglamento y por la asamblea.

El numeral 14 deja la puerta abierta. El reglamento de propiedad horizontal puede incluir obligaciones específicas para el administrador, y la asamblea general puede definir otras dentro del marco de la ley.

Es común encontrar en los reglamentos funciones como rendir informes mensuales al consejo, publicar la ejecución presupuestal, mantener actualizado el archivo documental o gestionar las pólizas del artículo 15 de la ley 675 de 2001, que obliga a asegurar los bienes comunes contra incendio y terremoto.

El consejo de administración también puede impartir instrucciones al administrador, en ejercicio de la función general que le asigna el artículo 55 de la ley 675 de 2001.

Lo que el administrador no puede hacer.

Delimitar el cargo por lo que no comprende suele ser más útil que enumerar lo que sí. Estas son las restricciones que más conflictos generan:

No puede imponer sanciones. Las sanciones por incumplimiento de obligaciones no pecuniarias las impone la asamblea general o el consejo de administración, según el artículo 60 de la ley 675 de 2001. El administrador solo las notifica y las hace efectivas una vez ejecutoriadas (numerales 11 y 12 del artículo 51).

No puede disponer del fondo de imprevistos. El artículo 35 de la ley 675 de 2001 exige la aprobación previa de la asamblea general, y el numeral 11 del artículo 38 confirma que es esta la que otorga la autorización para cualquier erogación con cargo a ese fondo.

No puede aprobar el presupuesto ni los estados financieros. Los prepara y los somete a consideración, pero quien los aprueba o imprueba es la asamblea general, según los numerales 2 y 4 del artículo 38.

No puede firmar su propio contrato de vinculación. Lo firma el presidente del consejo de administración o, en su defecto, el presidente de la asamblea, conforme al parágrafo 1 del artículo 50.

No puede negarse a entregar copia de las actas. El artículo 47 de la ley 675 de 2001 le impone entregar copia del acta a quien la solicite, y su parágrafo permite al propietario reclamar ante el alcalde municipal o distrital, o su delegado, quien ordenará la entrega so pena de sanción de carácter policiva.

Todas estas restricciones tienen un mismo fundamento: el administrador ejecuta, no decide sobre lo esencial. Confundir los dos planos es la causa más común de las nulidades y las impugnaciones en la propiedad horizontal.

Manejo de las cuentas bancarias de la copropiedad.

Una consulta recurrente de nuestros lectores es si basta la firma del administrador para mover las cuentas bancarias de la copropiedad o si debe ser una firma compartida con un miembro del consejo de administración.

La ley 675 de 2001 no regula el punto. Lo que la ley hace es entregarle al administrador las facultades de recaudo y la responsabilidad de la contabilidad (numerales 5 y 8 del artículo 51), y reconocerle la representación legal de la persona jurídica (artículo 50).

En consecuencia, el esquema de firmas depende de dos cosas: de cómo se haya abierto la cuenta ante la entidad financiera y de lo que hayan dispuesto el reglamento de propiedad horizontal, la asamblea o el consejo de administración.

¿Qué se debe hacer? De acuerdo con nuestro criterio, lo recomendable es establecer doble firma —administrador y presidente del consejo o tesorero— o, cuando eso resulte impracticable, fijar un tope de valor por encima del cual se requiera la segunda firma. Es un control de riesgo elemental sobre dineros ajenos.

Para que ese esquema sea oponible al banco no basta con acordarlo internamente: la restricción debe quedar consignada en el acta del órgano que la adopta y registrada en el formato de apertura o modificación de la cuenta, y en lo posible reflejarse en el certificado de existencia y representación legal que expide la alcaldía conforme al artículo 8 de la ley 675 de 2001.

Cuentas separadas. La persona jurídica de la propiedad horizontal es de naturaleza civil y sin ánimo de lucro, con patrimonio propio, según el artículo 33 de la ley 675 de 2001. Los recursos de la copropiedad no pueden mezclarse con los del administrador ni con los de otras copropiedades que él administre.

Esa separación no es un formalismo contable: es la condición para que la rendición de cuentas sea verificable y para que, llegado el caso, pueda establecerse con claridad el destino de cada peso.

Responsabilidad del administrador de la propiedad horizontal.

El administrador responde por sus acciones y omisiones. Lo señala el inciso segundo del artículo 50 de la ley 675 de 2001:

«Los administradores responderán por los perjuicios que por dolo, culpa leve o grave, ocasionen a la persona jurídica, a los propietarios o a terceros. Se presumirá la culpa leve del administrador en los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o del reglamento de propiedad horizontal.»

La norma tiene dos partes que conviene separar, porque cada una produce efectos distintos.

El alcance de la responsabilidad.

El administrador responde frente a tres sujetos: la persona jurídica, los propietarios individualmente considerados y los terceros. Y responde por dolo y por culpa, en cualquiera de sus grados, incluida la culpa leve.

Es un régimen exigente. En materia civil la regla general del artículo 1604 del Código Civil gradúa la responsabilidad según el beneficio que reporta el contrato; aquí el legislador optó por extenderla hasta la culpa leve de manera expresa.

La presunción de culpa leve.

La segunda parte del inciso es la que más pesa en un litigio. Cuando hay incumplimiento o extralimitación de funciones, o violación de la ley o del reglamento, la culpa leve se presume.

Eso invierte la carga de la prueba: quien reclama no tiene que demostrar que el administrador fue negligente, le basta acreditar el hecho —que se extralimitó, que incumplió, que violó la norma—, el daño y el nexo causal. Es el administrador quien debe desvirtuar la presunción.

Supongamos que el administrador contrata una obra por $40.000.000 sin la aprobación de la asamblea, cuando el reglamento le fija un tope de $10.000.000 para contratar sin autorización. Probado el exceso, la culpa se presume y él deberá demostrar que actuó con la diligencia debida o que no hubo perjuicio.

Ante quién se reclama la responsabilidad del administrador.

Cuando lo que se persigue es la indemnización de perjuicios, se trata de una controversia de responsabilidad civil que corresponde a la jurisdicción ordinaria civil, con demanda presentada por medio de abogado.

Antes de acudir a esa vía existen mecanismos internos y administrativos que conviene agotar:

• El comité de convivencia, para las controversias que se presenten en copropiedades de uso residencial, según el numeral 1 del artículo 58 de la ley 675 de 2001.
• Los mecanismos alternativos de solución de conflictos, en particular la conciliación, prevista en el numeral 2 del mismo artículo 58.
• La queja ante la alcaldía municipal o distrital o la dependencia delegada para la inspección y vigilancia de la propiedad horizontal.
• La remoción del administrador por el órgano que lo eligió, que no requiere causal ni proceso previo.

De acuerdo con nuestro criterio, la copropiedad que detecta una irregularidad debe hacer dos cosas en paralelo: remover al administrador para detener el daño y adelantar la reclamación patrimonial, porque la remoción por sí sola no repara nada.

Inscripción y registro del nombramiento del administrador.

El nombramiento del administrador debe inscribirse ante la alcaldía del lugar donde está ubicado el edificio o conjunto. Así lo dispone el artículo 8 de la ley 675 de 2001:

«La inscripción y posterior certificación sobre la existencia y representación legal de las personas jurídicas a las que alude esta ley corresponde al Alcalde Municipal o Distrital del lugar de ubicación del edificio o conjunto, o a la persona o entidad en quien este delegue esta facultad. La inscripción se realizará mediante la presentación ante el funcionario o entidad competente de la escritura registrada de constitución del régimen de propiedad horizontal y los documentos que acrediten los nombramientos y aceptaciones de quienes ejerzan la representación legal y del revisor fiscal. […] En ningún caso se podrán exigir trámites o requisitos adicionales.»

Conviene subrayar dos cosas que suelen pasarse por alto. La primera, que la competencia es del alcalde o de quien él delegue, de modo que en cada municipio la dependencia varía: en unos es la secretaría de gobierno, en otros una oficina de propiedad horizontal y en Bogotá es la Secretaría Distrital del Hábitat. La segunda, que la propia norma prohíbe exigir trámites o requisitos adicionales.

Documentos que se deben presentar.

Con base en el artículo 8, los documentos que se deben aportar son:

1. La escritura pública registrada de constitución del régimen de propiedad horizontal, cuando se trata de la primera inscripción de la persona jurídica.
2. El acta de la asamblea general de propietarios o del consejo de administración en la que consta el nombramiento del administrador.
3. El documento en el que el administrador acepta el cargo, con su identificación.
4. Cuando corresponda, los documentos de nombramiento y aceptación del revisor fiscal.

De acuerdo con nuestro criterio, exigir copia del documento de identidad es admisible, porque es un elemento de la propia aceptación e identificación del designado. No lo es, en cambio, condicionar la inscripción a certificados de cursos, pólizas, paz y salvos o autorizaciones que la ley no contempla, pues la prohibición del artículo 8 es expresa.

El acta debe cumplir los requisitos del artículo 47 de la ley 675 de 2001 —firma del presidente y del secretario, forma de la convocatoria, orden del día, asistentes con su coeficiente y votos emitidos—, porque un acta incompleta es la causa más frecuente de devolución del trámite.

Por qué importa inscribir el nombramiento.

Sin inscripción no hay certificado de existencia y representación legal, y sin ese certificado la copropiedad queda prácticamente paralizada frente a terceros:

• Los bancos no permiten abrir ni mover cuentas a nombre de la persona jurídica.
• No es posible presentar demandas ejecutivas para el cobro de expensas, pues el artículo 48 de la ley 675 de 2001 exige anexar el certificado de existencia y representación.
• Los notarios no cuentan con un representante legal acreditado para expedir el paz y salvo que exige el artículo 29 en las escrituras de transferencia de dominio.
• Los contratos que suscriba quien no figure inscrito quedan expuestos a discusión sobre su validez frente a terceros de buena fe.

Por eso el numeral 9 del artículo 51 le impone al propio administrador inscribir todos los actos relacionados con la existencia y representación legal de la persona jurídica. Es una de sus primeras tareas al posesionarse.

El registro de administradores de propiedad horizontal.

Muchas búsquedas se refieren a un «registro único de administradores». Es preciso aclarar que hoy no existe en Colombia un registro nacional obligatorio de administradores de propiedad horizontal.

Lo que existe es la inscripción del nombramiento ante la alcaldía, que se hace copropiedad por copropiedad, y algunos registros o programas de capacitación de carácter municipal o gremial, cuya inscripción es voluntaria.

Cursan en el Congreso de la República proyectos de ley que buscan reformar la ley 675 de 2001 e introducir un registro obligatorio y la profesionalización del oficio. Mientras esos proyectos no se conviertan en ley y sean sancionados, el régimen aplicable sigue siendo el descrito en este artículo.

Renuncia y remoción del administrador.

El vínculo del administrador con la copropiedad puede terminar por vencimiento del período, por renuncia o por remoción. Cada vía tiene su trámite.

Ante quién renuncia el administrador.

El administrador debe presentar su renuncia ante el órgano que lo eligió: el consejo de administración, si existe, o la asamblea general de propietarios, si no lo hay.

Un lector nos planteó un caso frecuente: terminada la asamblea ordinaria y elegido un nuevo consejo de administración, el administrador decide renunciar dos o tres días después. ¿Ante cuál consejo debe hacerlo?

La respuesta es que la renuncia se presenta ante el consejo que esté vigente al momento de radicarla. Si el nuevo consejo ya fue elegido y se posesionó en la asamblea, es frente a este que debe actuarse, porque el anterior perdió su calidad y sus decisiones ya no vinculan a la copropiedad.

De acuerdo con nuestro criterio, la renuncia debe presentarse por escrito y con constancia de recibido, y el administrador debe seguir ejerciendo hasta que la renuncia sea aceptada y se designe reemplazo, salvo que el contrato o el reglamento prevean un plazo distinto. Abandonar el cargo de manera abrupta puede configurar el incumplimiento de funciones que activa la presunción de culpa leve del artículo 50.

Remoción del administrador.

La remoción es libre. El numeral 1 del artículo 38 de la ley 675 de 2001 faculta para «nombrar y remover libremente» al administrador, de modo que no se requiere causal, ni proceso disciplinario, ni preaviso legal.

Cuando existe consejo de administración, y por simetría con la facultad de elegir del artículo 50, es ese órgano el competente para removerlo.

Ahora bien, una cosa es la remoción del cargo y otra distinta la terminación del contrato. Si el contrato se pactó a término fijo o por un plazo determinado y se termina antes sin justa causa, la copropiedad puede quedar obligada a indemnizar, en los términos del propio contrato y de las normas civiles o laborales que lo gobiernen.

De acuerdo con nuestro criterio, la forma de prevenir ese riesgo es prever expresamente en el contrato que la vinculación termina de manera automática con la remoción decidida por el órgano competente, y regular allí los efectos económicos de esa terminación.

Qué debe entregar el administrador cuando termina su gestión.

La ley 675 de 2001 no trae una norma que detalle el empalme, pero la obligación de rendir cuentas y entregar lo administrado se desprende de las funciones del artículo 51 y del artículo 2181 del Código Civil, aplicable al mandato:

«El mandatario es obligado a dar cuenta de su administración. Las partidas importantes de su cuenta serán documentadas si el mandante no le hubiere relevado de esta obligación. La relevación de rendir cuentas no exonera al mandatario de los cargos que contra él justifique el mandante.»

Con ese fundamento, el administrador saliente debe entregar, mediante acta suscrita por él y por quien recibe:

1. Los libros de actas de la asamblea y del consejo, y el libro de registro de propietarios y residentes (numeral 2 del artículo 51).
2. La contabilidad completa, con los estados financieros, los balances de prueba y la ejecución presupuestal actualizada (numerales 4 y 5 del artículo 51).
3. Los soportes contables: facturas, comprobantes de egreso, extractos y conciliaciones bancarias.
4. La relación detallada de la cartera por cada bien privado, con edades de mora y estado de los cobros judiciales en curso.
5. Los saldos y títulos de las cuentas bancarias, incluido el fondo de imprevistos del artículo 35, con su conciliación.
6. Los contratos vigentes con proveedores y empleados, con sus pólizas y garantías.
7. Las pólizas de los bienes comunes exigidas por el artículo 15 de la ley 675 de 2001, con sus vigencias.
8. Las declaraciones tributarias, los aportes a seguridad social y parafiscales, y los paz y salvos con entidades y proveedores.
9. Los planos, manuales, garantías de equipos y documentos recibidos del propietario inicial conforme al artículo 24.
10. Las llaves, sellos, claves de acceso a plataformas bancarias y sistemas de información, y el archivo documental.

De acuerdo con nuestro criterio, el acta de entrega debe levantarse aunque la salida sea conflictiva, porque es el documento que delimita hasta dónde llega la responsabilidad del saliente y desde dónde empieza la del entrante. Sin ella, ambos quedan expuestos.

Modelo de carta de renuncia del administrador.

Puede utilizarse el siguiente modelo, ajustándolo a las particularidades de cada copropiedad:

Si no existe consejo de administración, la carta se dirige al presidente de la asamblea general de propietarios y se solicita la convocatoria de la reunión correspondiente.

Qué hacer cuando la copropiedad no tiene administrador.

Otra situación que nos consultan con frecuencia es la del edificio que se queda sin administrador y enfrenta un daño que nadie quiere pagar, como una filtración en la cubierta.

Conviene ordenar el problema en tres planos.

La reparación es obligatoria. La cubierta es un bien común esencial por definición del artículo 3 de la ley 675 de 2001, que reputa como tales «los techos o losas que sirven de cubiertas a cualquier nivel». Su reparación es una expensa común necesaria, y el artículo 29 obliga a todos los propietarios a contribuir, sin que puedan excusarse en que no usan el bien.

El parágrafo 2 del artículo 29 es explícito en que la obligación se mantiene aunque el propietario no ocupe su bien privado ni haga uso efectivo del bien o servicio común.

La asamblea se puede reunir sin administrador. No hace falta que exista administrador para que la copropiedad decida. El artículo 39 de la ley 675 de 2001 permite que la asamblea extraordinaria sea convocada por el consejo de administración, por el revisor fiscal o por un número plural de propietarios que represente por lo menos la quinta parte de los coeficientes de copropiedad.

Y el artículo 40 prevé la reunión por derecho propio: si no se convoca, la asamblea se reúne el primer día hábil del cuarto mes siguiente al vencimiento del período presupuestal, en las instalaciones del edificio o conjunto, a las ocho de la noche. También es válida la reunión sin convocatoria previa cuando concurre la totalidad de los coeficientes.

Ante quién se presenta la queja. La inspección y vigilancia de la propiedad horizontal corresponde al alcalde municipal o distrital o a la dependencia en quien delegue, que es la misma autoridad a la que el artículo 8 le asigna la inscripción y certificación. En Bogotá esa función la ejerce la Secretaría Distrital del Hábitat.

De acuerdo con nuestro criterio, la ruta práctica es esta: primero convocar la asamblea con la quinta parte de los coeficientes, nombrar administrador y aprobar la expensa; y solo si esa vía se frustra, acudir a la autoridad municipal. La queja administrativa no reemplaza la decisión de la asamblea, que es la que autoriza el gasto.

Copropiedades de vivienda de interés social pequeñas. Existe una regla especial que conviene recordar. El parágrafo 1 del artículo 36 de la ley 675 de 2001, adicionado por el artículo 46 de la ley 2079 de 2021, dispone que en las propiedades horizontales conformadas por cinco o menos unidades de vivienda de interés social o prioritario basta con designar un administrador, y que, a falta de designación, los propietarios actúan como administradores conjuntos y responden solidariamente por las obligaciones del cargo.

Es decir que en esas copropiedades la ausencia de administrador no libera a nadie: reparte la responsabilidad entre todos.

Preguntas frecuentes.

A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.

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