¿Quién vigila a los administradores de propiedad horizontal?

En Colombia no existe una superintendencia que vigile a los administradores de propiedad horizontal: el control lo ejercen los propios órganos de la copropiedad —la asamblea general, el consejo de administración y el revisor fiscal— con el respaldo del artículo 36 de la ley 675 de 2001, y cada entidad del Estado solo interviene en el asunto puntual de su competencia. ¿Qué hace entonces un copropietario cuando el administrador no entrega cuentas, no responde y nadie parece controlarlo?

No existe una superintendencia de propiedad horizontal.

Empecemos por la respuesta que más buscan nuestros lectores, y que conviene dar sin rodeos: no hay ninguna superintendencia, ministerio o entidad nacional encargada de inspeccionar, vigilar y controlar la gestión de los administradores de propiedad horizontal.

La ley 675 de 2001 no creó ese organismo. Lo único que le entregó al Estado fue una función de registro, en el artículo 8, que asigna al alcalde municipal o distrital la inscripción y la certificación sobre la existencia y representación legal de la copropiedad.

Registrar no es vigilar. La alcaldía toma nota de quién es el administrador y expide el certificado —trámite que explicamos en el artículo sobre la representación legal en la propiedad horizontal—, pero no revisa su contabilidad, no le pide informes ni le impone sanciones por una mala gestión.

Tampoco vigilan la copropiedad la Superintendencia de Sociedades —que se ocupa de las sociedades comerciales—, ni la Superintendencia de Notariado y Registro, ni la de Servicios Públicos, salvo en el asunto puntual de su competencia, como veremos más adelante.

La consecuencia práctica es que el control es primero interno y solo después estatal, y que la herramienta más poderosa que tiene una copropiedad frente a un mal administrador no es una queja ante una entidad, sino su remoción por el órgano que lo nombró.

• Guía de propiedad horizontal
• Liquidador de intereses propiedad horizontal
• Liquidador de intereses judiciales y comerciales

Un vacío institucional que la ley todavía no ha llenado.

Varios lectores nos han escrito señalando que resulta difícil de creer que una forma de vivienda tan extendida en el país carezca de un ente regulador ante el cual presentar quejas. La observación es acertada.

De acuerdo con nuestro criterio, hace falta una autoridad de orden nacional que ejerza ese control, porque las dependencias municipales encargadas del registro suelen ser inexistentes, están desbordadas o carecen de competencia sancionatoria.

Mientras eso ocurre, el copropietario no queda desamparado: lo que tiene es una ruta distinta a la que imagina, compuesta por los órganos internos, la autoridad de policía para asuntos puntuales, y el juez civil para lo demás.

El registro único de administradores y los proyectos de reforma.

Otra búsqueda frecuente es la del «registro único de administradores de propiedad horizontal». Debe quedar claro que hoy ese registro no existe en Colombia.

Lo que existe es la inscripción del nombramiento ante la alcaldía, que se hace copropiedad por copropiedad, y algunos cursos y certificaciones de carácter voluntario ofrecidos por cajas de compensación, gremios y entidades de formación.

En el Congreso han cursado varios proyectos para reformar la ley 675 de 2001 y crear un registro nacional obligatorio de administradores, junto con exigencias de idoneidad y pólizas. Ninguno de ellos se ha convertido en ley: los proyectos presentados en las últimas legislaturas se hundieron o siguen en trámite.

Por lo anterior, mientras no se sancione una reforma, el régimen aplicable sigue siendo el que se describe en este artículo, y cualquier anuncio sobre registros obligatorios debe tomarse como una propuesta y no como una norma vigente.

Quién vigila al administrador dentro de la copropiedad.

El artículo 36 de la ley 675 de 2001 señala que la dirección y administración de la persona jurídica corresponde a tres órganos: la asamblea general de propietarios, el consejo de administración —si lo hubiere— y el administrador.

Los dos primeros dirigen y controlan; el tercero ejecuta. A ellos se suman el revisor fiscal, como órgano de control, y el comité de convivencia, con una función distinta que conviene no confundir.

La asamblea general de propietarios.

Es el máximo órgano de la copropiedad y el que tiene el control más fuerte sobre el administrador. El artículo 38 de la ley 675 de 2001 le asigna, entre otras, estas funciones de control:

• Nombrar y remover libremente al administrador y fijarle su remuneración (numeral 1).
• Aprobar o improbar los estados financieros y el presupuesto anual que le sometan el consejo y el administrador (numeral 2).
• Aprobar el presupuesto y las cuotas para atender las expensas ordinarias y extraordinarias (numeral 4).
• Otorgar la autorización para cualquier erogación con cargo al fondo de imprevistos (numeral 11).

La expresión «remover libremente» del numeral 1 es la clave de todo el sistema: no se necesita invocar una causal, ni adelantar un proceso, ni esperar a que venza el período. Cuando existe consejo de administración, la remoción corresponde a ese órgano, que es el que eligió al administrador, como explicamos en el artículo sobre si el consejo de administración puede despedir al administrador.

Improbar los estados financieros es la otra herramienta, y es más seria de lo que parece, porque deja al administrador sin el respaldo de la asamblea sobre su gestión del año. El detalle de la responsabilidad que ello puede acarrear lo tratamos en el artículo sobre el administrador de la propiedad horizontal.

El consejo de administración.

Cuando existe consejo de administración, este es el órgano de control permanente, pues sesiona con frecuencia mientras que la asamblea se reúne una vez al año. El artículo 55 de la ley 675 de 2001 define su función en términos amplios:

«Al consejo de administración le corresponderá tomar las determinaciones necesarias en orden a que la persona jurídica cumpla sus fines, de acuerdo con lo previsto en el reglamento de propiedad horizontal.»

Esa función general se concreta en el numeral 4 del artículo 51, que obliga al administrador a preparar y someter a consideración del consejo las cuentas anuales, el presupuesto, el balance general del ejercicio anterior, los balances de prueba y la ejecución presupuestal.

Es decir que el consejo tiene derecho a exigir esa información y el administrador tiene el deber de entregarla, sin que ello dependa de su buena voluntad.

Ahora bien, el consejo controla, pero no puede reemplazar a la asamblea ni administrar por su cuenta. Sus límites los explicamos en el artículo sobre los límites a las facultades del consejo de administración.

El revisor fiscal.

El revisor fiscal es el órgano de control por excelencia. El artículo 57 de la ley 675 de 2001 lo define así:

«Al Revisor Fiscal como encargado del control de las distintas operaciones de la persona jurídica, le corresponde ejercer las funciones previstas en la Ley 43 de 1990 o en las disposiciones que la modifiquen, adicionen o complementen, así como las previstas en la presente ley.»

Como la ley 43 de 1990 no enumera funciones concretas para el revisor fiscal, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública ha señalado que estas se toman del artículo 207 del Código de Comercio, entre ellas cerciorarse de que las operaciones se ajusten a la ley, al reglamento y a las decisiones de la asamblea, y dar cuenta oportuna y por escrito de las irregularidades que encuentre.

Es obligatorio en los conjuntos de uso comercial o mixto y potestativo en los residenciales, según el artículo 56 de la misma ley. En los primeros no puede ser propietario ni tenedor de bienes privados, ni tener parentesco o vínculos comerciales con el administrador o los consejeros, porque su independencia es la razón de ser del cargo.

Recordemos que el revisor fiscal lo elige y lo remueve la asamblea general, y que solo depende de ella. No está subordinado al administrador ni al consejo, y por eso puede convocar a asamblea extraordinaria cuando encuentre hechos que lo ameriten.

El comité de convivencia.

Es común creer que el comité de convivencia vigila al administrador, y no es así. El artículo 58 de la ley 675 de 2001 lo concibe como un mecanismo de arreglo para las controversias propias de la vida en comunidad en edificios de uso residencial.

Su parágrafo 2 es tajante en que el comité no puede imponer sanciones, y sus fórmulas de arreglo no son obligatorias, salvo que el reglamento disponga otra cosa.

El artículo 2.2.8.18.12.1.8 del Decreto 768 de 2025 reiteró esa competencia al disponer que, sin perjuicio de las acciones policivas, corresponde al comité conocer de los conflictos de convivencia que se susciten en la copropiedad.

En consecuencia, el comité sirve para resolver un conflicto entre vecinos o entre un residente y la administración por razones de convivencia, no para auditar la caja ni para revisar los contratos de la copropiedad.

Cada copropietario.

La vigilancia también está en cabeza de cada propietario, que no necesita autorización de nadie para ejercer estos derechos:

• Pedir copia del acta de la asamblea, que el administrador debe entregar a quien la solicite, conforme al artículo 47 de la ley 675 de 2001.
• Conocer los estados financieros, el presupuesto y su ejecución, que se someten a la aprobación de la asamblea de la que hace parte.
• Convocar a asamblea extraordinaria junto con otros propietarios que representen por lo menos la quinta parte de los coeficientes de copropiedad, según el artículo 39.
• Impugnar las decisiones de la asamblea que no se ajusten a la ley o al reglamento, en los términos del artículo 49.

Ese último punto merece una precisión: quien impugna no ataca al administrador, sino la decisión adoptada. Para reclamarle a él directamente existen las vías que se explican enseguida.

Resumen del control interno.

Como se puede observar, el diseño de la ley confía el control a la propia comunidad, lo que funciona bien cuando la comunidad participa y falla cuando nadie asiste a las asambleas.

Qué hacer ante una irregularidad del administrador.

Teniendo claro lo anterior, veamos la ruta práctica. La recomendación es seguirla en orden, porque cada paso deja la prueba que necesitará el siguiente.

Paso 1. Solicitar la información por escrito.

Toda reclamación empieza por una solicitud escrita y radicada, con constancia de recibido o enviada al correo electrónico oficial de la administración.

Aunque la copropiedad es un particular, el derecho de petición procede contra ella. Dice el artículo 32 de la ley 1755 de 2015:

«Toda persona podrá ejercer el derecho de petición para garantizar sus derechos fundamentales ante organizaciones privadas con o sin personería jurídica, tales como sociedades, corporaciones, fundaciones, asociaciones, organizaciones religiosas, cooperativas, instituciones financieras o clubes.»

La Corte Constitucional precisó en la sentencia T-333 de 2018, con ponencia de la magistrada Diana Fajardo Rivera, que esa lista no es taxativa y que la propiedad horizontal está incluida, porque el copropietario se encuentra en situación de subordinación frente a los órganos de administración.

Plazos de respuesta. Conforme al artículo 14 de la ley 1755 de 2015, la regla general es de quince (15) días hábiles; las peticiones de documentos e información se resuelven en diez (10) días hábiles, y las consultas en treinta (30) días hábiles.

Es aconsejable pedir cosas concretas —el acta de la última asamblea, los estados financieros con corte a determinada fecha, la relación de contratos vigentes— porque una petición genérica es más fácil de evadir.

Paso 2. Llevar el asunto al consejo o convocar la asamblea.

Si la administración no responde o la respuesta no satisface, el paso siguiente es el órgano que lo nombró.

¿Qué se debe hacer? Radicar la queja ante el consejo de administración, si existe, solicitando que se incluya el punto en la siguiente sesión y que se deje constancia en el acta.

Si no hay consejo o este no actúa, un grupo de propietarios que represente por lo menos la quinta parte de los coeficientes de copropiedad puede convocar directamente a asamblea extraordinaria, en los términos del artículo 39 de la ley 675 de 2001.

Y si nadie convoca, el artículo 40 de la misma ley permite la reunión por derecho propio el primer día hábil del cuarto mes siguiente al vencimiento del período presupuestal, a las ocho de la noche, en las instalaciones del edificio o conjunto.

Paso 3. Exigir la entrega de actas y documentos ante el alcalde.

Esta es la única vía administrativa realmente eficaz que la ley concede, y muchos copropietarios la desconocen.

El parágrafo del artículo 47 de la ley 675 de 2001 dispone:

«Todo propietario a quien se le niegue la entrega de copia de acta, podrá acudir en reclamación ante el Alcalde Municipal o Distrital o su delegado, quien a su vez ordenará la entrega de la copia solicitada so pena de sanción de carácter policiva.»

Esa herramienta fue reforzada por el artículo 2.2.8.18.12.1.7 del Decreto 768 de 2025, que adicionó el capítulo XVIII al Decreto 1070 de 2015 para reglamentar la ley 1801 de 2016:

«De conformidad con el parágrafo del artículo 47 de la Ley 675 de 2001, una vez opere la negativa en la entrega de la copia del acta de asamblea o documentos no sometidos a reserva legal, bastará con la emisión de la orden de policía debidamente proferida por el alcalde municipal o distrital para su cumplimiento. La inobservancia a esta disposición constituirá el comportamiento contrario a la convivencia al que hace referencia las afectaciones de las relaciones entre las personas y las autoridades.»

Dos cosas cambian con esa norma. La primera, que la orden ya no se limita a las actas, sino que cobija los documentos que no estén sometidos a reserva legal. La segunda, que desatender la orden de policía es en sí mismo un comportamiento contrario a la convivencia, con las medidas correctivas que ello acarrea.

De acuerdo con nuestro criterio, esta es la queja que más resultados produce, porque no exige abogado, no tiene costo y se tramita ante la alcaldía o la inspección de policía del lugar.

Paso 4. La acción de tutela.

Cuando la administración simplemente guarda silencio, la tutela es procedente y suele ser rápida.

La Corte Constitucional ha sostenido que el copropietario o residente se encuentra en situación de subordinación frente a los órganos de administración, lo que habilita la acción contra un particular, y que una organización privada vulnera el derecho de petición cuando no responde de fondo dentro del término legal.

Sobre el juez competente, una lectora nos preguntaba ante qué entidad se presenta la tutela contra la administración de un conjunto. La respuesta es que se radica ante cualquier juez, que luego se reparte al despacho que corresponda; no se presenta ante una superintendencia ni ante la alcaldía.

Téngase presente que la tutela protege derechos fundamentales —petición, información, debido proceso, vivienda digna en ciertos casos—, pero no sirve para discutir cifras de la contabilidad ni para anular decisiones de la asamblea, porque para eso existen las vías judiciales ordinarias.

Paso 5. La vía judicial.

Agotado lo interno, quedan tres caminos ante la jurisdicción civil, y conviene distinguirlos porque se confunden con frecuencia.

Impugnación de decisiones. Procede cuando la asamblea o el consejo adoptan decisiones contrarias a la ley o al reglamento. Están legitimados el administrador, el revisor fiscal y los propietarios, según el artículo 49 de la ley 675 de 2001, y la demanda se dirige contra la persona jurídica dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del acto, conforme al artículo 382 del Código General del Proceso.

Responsabilidad civil del administrador. Cuando la gestión causó un perjuicio, la reclamación es indemnizatoria y se apoya en el inciso segundo del artículo 50 de la ley 675 de 2001, que hace responder al administrador por dolo y por culpa, incluso leve, la cual se presume cuando incumple o se extralimita.

Controversias de los artículos 18 y 58. Las diferencias sobre el uso de los bienes privados y los conflictos entre copropietarios o con los órganos de administración se tramitan por el proceso verbal sumario, según el numeral 1 del artículo 390 del Código General del Proceso.

La caducidad de dos meses es la trampa más frecuente: se cuenta desde la fecha de la reunión y no desde el día en que finalmente entregaron el acta, de modo que esperar el acta puede costar el derecho a demandar.

Paso 6. La denuncia penal cuando hay apropiación de dineros.

Si lo que se advierte no es una mala gestión sino la desaparición de dineros de la copropiedad, el asunto deja de ser civil.

La conducta encaja, en principio, en el abuso de confianza del artículo 249 del Código Penal, que castiga a quien se apropia en provecho suyo o de un tercero de una cosa mueble ajena que se le entregó por un título que no transfiere el dominio, que es exactamente la situación del administrador frente a las cuotas que recauda.

De acuerdo con nuestro criterio, según las circunstancias puede configurarse la modalidad calificada del artículo 250 del Código Penal, y cuando además se alteran soportes contables puede concurrir la falsedad en documento privado.

Antes de denunciar conviene reunir la prueba: extractos bancarios, conciliaciones, comprobantes de egreso, actas y el informe del revisor fiscal, porque la Fiscalía no adelantará la auditoría que le corresponde hacer a la copropiedad.

Qué entidad vigila cada asunto de la copropiedad.

Aunque no exista un vigilante general, sí hay entidades que controlan asuntos concretos en los que la copropiedad y su administrador son sujetos obligados. Presentar la queja ante la entidad equivocada es la causa más común de que no pase nada.

Nótese que ninguna de esas entidades vigila la gestión del administrador en su conjunto: cada una entra por su propia puerta y solo por el asunto que le compete.

La copropiedad frente a la Dian.

Conviene precisarlo porque genera confusión. La persona jurídica de la propiedad horizontal es de naturaleza civil y sin ánimo de lucro, y el artículo 33 de la ley 675 de 2001 la califica como no contribuyente de impuestos nacionales en relación con las actividades propias de su objeto social.

Eso no significa que esté al margen del control tributario. Debe tener RUT y NIT, practicar y declarar retenciones en la fuente, reportar información exógena cuando supere los topes y expedir los documentos que soporten sus operaciones.

Además, las copropiedades de uso comercial o mixto que destinan bienes o áreas comunes a la explotación económica son contribuyentes del impuesto de renta y del impuesto de industria y comercio, según el artículo 19-5 del Estatuto Tributario, con exclusión de las de uso residencial.

Por lo anterior, el incumplimiento tributario del administrador sí tiene un vigilante claro, que es la Dian, aunque no revise nada distinto de las obligaciones fiscales.

Cómo prevenir el problema antes de que ocurra.

La experiencia enseña que las copropiedades que tienen problemas graves de administración son casi siempre las que descuidaron los controles ordinarios. Estas son las medidas que, en nuestro criterio, más protegen el patrimonio común:

1. Establecer doble firma para el manejo de las cuentas bancarias, o un tope de valor por encima del cual se exija la firma de un miembro del consejo.
2. Exigir póliza de manejo y de cumplimiento a favor de la copropiedad como condición del contrato, aunque la ley no la imponga.
3. Nombrar revisor fiscal aun en las copropiedades residenciales, donde es potestativo, cuando el presupuesto lo justifique.
4. Aprobar en asamblea la obligación de publicar mensualmente la ejecución presupuestal y el estado de la cartera.
5. Dejar en el reglamento las funciones y los límites de contratación del administrador, con cuantías precisas.
6. Levantar acta de entrega detallada cada vez que cambie el administrador, con inventario de libros, soportes, saldos y contratos.

Ninguna de esas medidas requiere una reforma legal: todas caben dentro de las facultades que el artículo 38 de la ley 675 de 2001 le da a la asamblea y de la libertad que el artículo 5 le reconoce al reglamento de propiedad horizontal.

A continuación damos respuesta a las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

¿Existe una superintendencia de propiedad horizontal en Colombia?

No. Ninguna superintendencia tiene a su cargo la inspección, vigilancia y control de las copropiedades ni de sus administradores. El único papel del Estado en la ley 675 de 2001 es el registro y la certificación a cargo del alcalde municipal o distrital, previsto en el artículo 8.

¿Quién regula la propiedad horizontal en Colombia?

La ley 675 de 2001 es la norma que regula el régimen, y cada copropiedad se rige además por su reglamento de propiedad horizontal, contenido en escritura pública registrada.

Regular no es lo mismo que vigilar: la ley fija las reglas, pero su cumplimiento lo controlan los órganos internos y, en última instancia, los jueces.

¿Existe un registro único nacional de administradores de propiedad horizontal?

No. Hoy solo existe la inscripción del nombramiento ante la alcaldía del municipio donde está ubicada la copropiedad. Los proyectos de reforma que han cursado en el Congreso proponen crear un registro obligatorio, pero mientras no se conviertan en ley no producen efectos.

¿Puedo exigirle al administrador los informes del revisor fiscal cada mes?

Depende. Como propietario tiene derecho a conocer los estados financieros y el dictamen del revisor fiscal que se presentan a la asamblea.

Cosa distinta es exigir un dictamen mensual: el revisor fiscal ejerce un control permanente, pero la ley no le impone rendir un dictamen cada mes, y si encuentra irregularidades su deber es informarlas oportunamente y, si el caso lo amerita, convocar a asamblea extraordinaria.

¿Puedo pedir los soportes contables y los contratos de la copropiedad?

Sí. Son documentos de la persona jurídica de la que usted hace parte y no están sometidos a reserva legal. Si se los niegan, procede la reclamación ante el alcalde prevista en el parágrafo del artículo 47 de la ley 675 de 2001, hoy reforzada por el Decreto 768 de 2025.

¿Ante quién se presenta una tutela contra un conjunto residencial?

Ante cualquier juez de la República, que luego la reparte al despacho competente. No se presenta ante la alcaldía ni ante una superintendencia. La tutela procede porque el copropietario está en situación de subordinación frente a los órganos de administración.

¿La cuota extraordinaria puede ser igual para todos los apartamentos?

No, por regla general. El numeral 3 del artículo 25 de la ley 675 de 2001 establece que el coeficiente de copropiedad determina el índice con que cada propietario contribuye a las expensas comunes, salvo que el reglamento prevea módulos de contribución en copropiedades de uso comercial o mixto.

En consecuencia, si el cobro se reparte en partes iguales sin atender los coeficientes, la decisión no se ajusta a la ley y puede impugnarse dentro de los dos meses siguientes a la asamblea.

¿La alcaldía puede sancionar al administrador?

Solo en los asuntos de su competencia. Puede ordenar la entrega de actas y documentos so pena de sanción de carácter policivo, y las autoridades de policía pueden imponer medidas correctivas por comportamientos contrarios a la convivencia. Lo que no puede hacer la alcaldía es revisar la contabilidad, remover al administrador ni ordenarle devolver dinero.

¿Quién vigila al revisor fiscal de la copropiedad?

La asamblea general, que lo nombra y lo remueve, y en el plano disciplinario la Junta Central de Contadores, que ejerce la inspección y vigilancia de la profesión contable conforme a la ley 43 de 1990.

¿Se puede denunciar penalmente al administrador?

Sí, cuando hay apropiación de dineros o falsedad en los soportes. La conducta típica es el abuso de confianza del artículo 249 del Código Penal. Tenga en cuenta que el abuso de confianza simple es querellable y la querella debe presentarse dentro de los seis meses siguientes a la conducta.

¿Dónde consulto la ley 675 de 2001 actualizada?

En el portal de la Secretaría del Senado, que publica el texto con las notas de vigencia y las sentencias de constitucionalidad, y en el Gestor Normativo de la Función Pública. Recomendamos consultar siempre esas fuentes oficiales y no versiones en PDF de terceros, que suelen estar desactualizadas.

• Liquidador de pensiones en Colpensiones
• Proyección y planeación pensional
• Guía de arrendamiento sin riesgo
• Guía Laboral 2026