Exportar hoja de Excel en formato PDF con macros

Seguro en más de una ocasión se ha presentado la necesidad de guardar la Hoja de Excel en formato PDF, pues es precisamente lo que vamos a realizar en el siguiente ejercicio.

Macro para exportar datos de una hoja de Excel a Pdf.

Método ExportAsFixedFormat: Con la aplicación de este es posible exportar la Hoja de Excel a un archivo en formato PDF o XPS.

Para el siguiente ejemplo, vamos a trabajar con la misma tabla sencilla de la entrega anterior:

El objetivo es guardar esta hoja en un archivo PDF y lo primero es ingresar al editor de Visual Basic, puede ser con la combinación de teclas Alt + F11 y desde el explorador de proyectos, es necesario dar doble clic sobre la hoja donde se requiere crear la macro que para nuestro ejercicio se ubicará en la Hoja1:

Excel a PDF.

Aquí el código para exportar datos en Excel en formato Pdf.

Sub ExportarPDF()

ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, _

Filename:=ThisWorkbook.Path & "\Gerencie.pdf", Quality:=xlQualityStandard, _

IncludeDocProperties:=True, IgnorePrintAreas:=False, OpenAfterPublish:=True

End Sub

Queda de la siguiente manera en el editor VBA:

Veamos lo que significan cada una de las líneas:

  1. La primera línea Sub ExportarPDF(), indica el inicio de la macro.
  2. Las siguientes líneas excepto la última en realidad es una sola línea de código dividida en 3 partes para que pudiera ser visible en la imagen (obsérvese que al final de cada línea se encuentra un guion bajo con el cual se puede separar una línea de código en varias partes y que sea demasiado larga para nuestro gusto). Lo que se hace es utilizar del Objeto ActiveSheet el Método ExportAsFixedFormat e indicando el tipo que sea PDF con el parámetro Type:=xlTypePDF. Luego se especifica la ruta para guardar y el nombre que en este ejemplo será “Gerencie.pdf” y finalmente se asigna el valor Falso a las características de Propiedades y área de impresión; la última propiedad OpenAfterPublish se encuentra en True, lo que significa que una vez se genere el PDF, lo abra
  3. La última línea marca el fin (End) de la Macro o Subrutina (Sub).

Para ejecutar la macro, lo ideal es insertar una autoforma en la Hoja1 y luego asignar la macro que acabamos de crear (clic derecho sobre la Autoforma y seleccionar la opción Asignar macro:

Finalmente seleccionar la macro que se acaba de crear:

Y al dar clic sobre el la autoforma, la macro genera el archivo PDF en la ruta donde tenemos el archivo Excel:

Así como también deja abierto el mismo archivo para ser revisado:

Descargar archivo de trabajo.

Forma de citar este artículo (APA):

Invitado. (2015, septiembre 6). Exportar hoja de Excel en formato PDF con macros [Entrada de blog]. Recuperado de https://www.gerencie.com/exportar-hoja-de-excel-en-formato-pdf-con-macros.html

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  1. MOY-GDL (marzo 3 de 2022)

    Buenas tardes, utilizo una macro para grabar una hoja en formato pdf practicamente como lo muestran aqui. (perfecto); solo que tengo el problema de que el pdf generado necesito firmarlo con una tableta para incrustar la firma. Pero el archivo (sospecho que en su configuración) no me permite hacerlo, y solo es cuando lo genero desde una macro o bien si lo creo manualmente por medio de una impresión. pero si grabo el pdf utilizando el “Guardarlo como PDF” de forma manual, si me lo permite. Habrá algun parametro que falte especificar para que me permita incrustar la firma a la hora de grabarlo?

    Responder
  2. Kevin Serna (octubre 11 de 2022)

    Hola , vengo a consultar sobre una característica especial para la macro. Resulta que cuando la ejecuto me guarda 4 páginas de PDF, en lugar de solamente una con la selección de celdas que yo quiero guardar, quisiera saber si me pueden ayudar a saber como seleccionar un rango de celdas en lugar de la hoja completa.

    Muchísimas gracias por el artículo.

    Responder
  3. B3 Dsgn3r (marzo 22 de 2023)

    Hola muy buenas tardes,

    Excelente Tutorial, yo tengo un macro diferente y me ha funcionado muy bien, la situación que se me presenta es que yo tengo protegida la hoja (celdas bloqueadas para seguridad) y cuando le doy click al boton para que me genere el archivo PDF, me dice qu eno se puede hacer por las celdas bloqueadas.

    Este es el codigo de la maco:

    Sub guardapdf()
    ‘Por.DAM
    uf = ActiveCell.SpecialCells(xlLastCell).Row
    ru = ThisWorkbook.Path & “\”
    Range(“A1:K53”).Select
    Selection.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, _
    Filename:=ru & Range(“I4″) & ” – ” & Format(Range(“C11”)) & “.pdf”, _
    Quality:=xlQualityStandard, IncludeDocProperties:=True, _
    IgnorePrintAreas:=False, OpenAfterPublish:=False
    End Sub

    Cuando me dice depurar me subraya esta linea: uf = ActiveCell.SpecialCells(xlLastCell).Row

    pueden ayudarme con esta situación? que guarde pdf aún con la hoja protegida?

    Altamente agradecido.

    Responder
  4. Jorge Cordova (mayo 30 de 2023)

    Buen dia como puedo guardar en pdf pero de forma Horizontal

    Responder

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