Documento equivalente a la factura

Por   05/11/2017

El documento equivalente a la factura es aquel documento soporte que reemplaza a la factura, en las operaciones económicas realizadas con las personas que no están obligados a facturar.

El documento equivalente puede ser expedido por el vendedor del producto o servicio, o elaborado por el adquiriente de los mismos.

El documento equivalente en ningún momento puede reemplazar la factura si existe la obligación legal de expedirla.

Documentos equivalentes a la factura

El artículo 1.6.1.4.24 de decreto único reglamentario 1625 del 2016 señala los siguientes documentos equivalentes:

  1. Los tiquetes de máquina registradora.
  2. Las boletas de ingreso a espectáculos públicos.
  3. Los tiquetes de transporte.
  4. Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por establecimientos de educación reconocidos por el Gobierno.
  5. Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago.
  6. Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías.
  7. Los tiquetes o billetes de transporte aéreo de pasajeros, incluido el tiquete o billete electrónico (ETKT), el bono de Crédito (MCO Miscellaneous Charges Order), el documento de uso múltiple o multipropósito – MPD., el documento de cobro de la tasa administrativa por parte de las agencias de viajes TASF (Ticket Agency Service Fee), así como los demás documentos que se expidan de conformidad con las regulaciones establecidas por la Asociación Internacional de Transporte Aéreo – IATA, sean estos virtuales o físicos.
  8. Factura electrónica.

Requisitos del documento equivalente

El artículo 1.6.1.4.25 del decreto 1625 de 2016 señala los requisitos que deben cumplir los documentos equivalentes.

Los documentos equivalentes a la factura deberán contener como mínimo los siguientes requisitos:

1. Máquinas registradoras

a) Máquinas registradoras con sistema POS

Los documentos emitidos por esta clase de máquinas deben cumplir los siguientes requisitos mínimos:

  1. Nombre o razón social y NIT del vendedor o quien presta el servicio.
  2. Número consecutivo de la transacción.
  3. Fecha de la operación.
  4. Descripción de los bienes o servicios.
  5. Valor total de la transacción.

b) Máquinas registradoras por artículo (PLU) con departamentos y máquinas registradoras por departamentos.

Los tiquetes emitidos por esta clase de máquinas deben cumplir los siguientes requisitos mínimos:

  1. Nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio.
  2. Número consecutivo de la transacción.
  3. Fecha de la operación.
  4. Valor total de la transacción.

2. Boletas de ingreso a espectáculos públicos y recibos de pago de matrículas y pensiones

a) Boletas de ingreso a cine.

Las boletas de ingreso a salas de exhibición cinematográfica deberán contener los siguientes requisitos mínimos:

  1. Nombre o razón social de quien presta el servicio y su NIT.
  2. Numeración consecutiva.

b) Boletas de ingreso a otros espectáculos públicos y recibos de pago de matrículas y pensiones.

Estos documentos equivalentes deberán tener como mínimo los siguientes requisitos:

  1. Nombre o razón social de quien presta el servicio y su NIT.
  2. Numeración consecutiva.
  3. Descripción específica o genérica del servicio.
  4. Fecha.
  5. Valor de la operación.
  6. En el caso de los espectáculos públicos de las artes escénicas definidos en el artículo 3 de la Ley 1493 de 2011, el código único del evento asignado al espectáculo y obtenido en el Portal Único de Espectáculos Públicos de las Artes Escénicas -PULEP-, administrado por el Ministerio de Cultura, según lo establecido en el parágrafo 1 del artículo 2.9.1.2.6 del Decreto Único del Sector Cultura 1080 de 2015, adicionado por el artículo 2° del Decreto 2380 de 2015.

3. Tiquetes de transporte de pasajeros, pólizas de seguros, títulos de capitalización y sus comprobantes de pago.

Estos documentos deberán contener como mínimo los siguientes requisitos:

  1. Nombre o razón social de quien prestan el servicio su NIT.
  2. Numeración consecutiva.
  3. Fecha de expedición.
  4. Descripción específica o genérica del servicio.
  5. Valor de la operación.

4. Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías.

Estos documentos equivalentes deberán tener como mínimo los siguientes requisitos:

  1. Nombre o razón social de quien presta el servicio y su NIT.
  2. Numeración consecutiva.
  3. Fecha del extracto.
  4. Descripción específica o genérica del servicio.
  5. Valor de la operación.

Documento equivalente como soporte de costos y gastos

Siempre que el documento equivalente cumpla con los requisitos mínimos para su validez, y sea expedido por una persona que no esté obligada a facturar, el documento equivalente constituye prueba suficiente para soportar los correspondientes costos y deducciones.

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2 Opiniones
  1. olga peralta dice:

    Hola, necesito arrendar un negocio que tengo registrado en cámara de comercio, para la prestación de servicio de hospedaje y organización de eventos, pero sin incluir el arriendo del inmueble donde funciona, puesto que este lo tengo en arriendo y no lo puedo subarrendar, solo arriendo el negocio con todos sus muebles. Qué documento equivalente al de un contrato de arriendo puedo elaborar sin que se involucre el inmueble y bajo que terminos, para no tener líos legales posteriores con el dueño del local?

  2. andrea dice:

    de acuerdo al Decreto 522 de 2003. Artículo 3°.
    c) Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva;
    Una consulta este numero debe ser preimpreso o puede ser manual.. En caso de que se haga manual hay alguna sancion?

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