Documento equivalente a la factura

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El documento equivalente a la factura es aquel documento soporte que reemplaza a la factura, en las operaciones económicas realizadas con las personas que no están obligados a facturar.

Cuándo expedir un documento equivalente.

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El documento equivalente a la factura se debe elaborar cuando se adquiere un producto o servicio a una persona que no está obligada a expedir factura.

La obligación de expedir el documento equivalente no es del vendedor o proveedor, sino del adquiriente o comprador del bien o servicio.

Personas que no están no obligadas a expedir factura

Así lo dispone el primer inciso del artículo 1.6.1.4.40 del decreto 1625 de 2016:

«Documento equivalente a la factura en adquisiciones efectuadas por responsables del régimen común a personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado. El adquirente, responsable del régimen común que adquiera bienes o servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado, expedirá a su proveedor un documento equivalente a la factura con el lleno de los siguientes requisitos: …»

Por regla general el documento equivalente debe ser elaborado por la empresa o persona que le compra a una persona no obligada a facturar, pero en algunos casos el documento equivalente es elaborado por el vendedor o proveedor, como en el caso de los tiquetes de quienes utilizan una máquina de registradora, los tiquetes de transporte, las boletas de ingreso a los espectáculos públicos, etc.

En estos casos, las empresas vendedoras deben expedir el documento equivalente.

Documentos equivalentes a la factura.

El artículo 1.6.1.4.24 de decreto único reglamentario 1625 del 2016 señala los siguientes documentos equivalentes:

  1. Los tiquetes de máquina registradora.
  2. Las boletas de ingreso a espectáculos públicos.
  3. Los tiquetes de transporte.
  4. Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por establecimientos de educación reconocidos por el Gobierno.
  5. Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago.
  6. Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías.
  7. Los tiquetes o billetes de transporte aéreo de pasajeros, incluido el tiquete o billete electrónico (ETKT), el bono de Crédito (MCO Miscellaneous Charges Order), el documento de uso múltiple o multipropósito – MPD., el documento de cobro de la tasa administrativa por parte de las agencias de viajes TASF (Ticket Agency Service Fee), así como los demás documentos que se expidan de conformidad con las regulaciones establecidas por la Asociación Internacional de Transporte Aéreo – IATA, sean estos virtuales o físicos.
  8. Factura electrónica.

Además de los anteriores, están los que elabora el comprador cuando adquiere un producto o servicio a una persona que no está obligada a facturar, como a los que no son responsables del Iva, antiguo régimen simplificado.

Requisitos del documento equivalente.

Para el caso de los documentos equivalentes a la factura elaborados por el adquiriente de un producto o servicio a una persona que no está obligada a expedir factura, se deben cumplir con los requisitos mínimos que exige el artículo 771-2 del estatuto tributario, que son:

  • Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio
  • Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
  • Fecha de su expedición.
  • Valor total de la operación.

Tratándose de los demás documentos equivalentes, que no son elaborados por el comprador, el artículo 1.6.1.4.25 del decreto 1625 de 2016 señala los requisitos que deben cumplir los documentos equivalentes, según el tipo de documento:

Máquinas registradoras

Máquinas registradoras con sistema POS

Los documentos emitidos por esta clase de máquinas deben cumplir los siguientes requisitos mínimos:

  1. Nombre o razón social y NIT del vendedor o quien presta el servicio.
  2. Número consecutivo de la transacción.
  3. Fecha de la operación.
  4. Descripción de los bienes o servicios.
  5. Valor total de la transacción.

Máquinas registradoras por artículo (PLU) con departamentos y máquinas registradoras por departamentos.

Los tiquetes emitidos por esta clase de máquinas deben cumplir los siguientes requisitos mínimos:

  1. Nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio.
  2. Número consecutivo de la transacción.
  3. Fecha de la operación.
  4. Valor total de la transacción.

Boletas de ingreso a espectáculos públicos y recibos de pago de matrículas y pensiones.

Boletas de ingreso a cine.

Las boletas de ingreso a salas de exhibición cinematográfica deberán contener los siguientes requisitos mínimos:

  1. Nombre o razón social de quien presta el servicio y su NIT.
  2. Numeración consecutiva.

Boletas de ingreso a otros espectáculos públicos y recibos de pago de matrículas y pensiones.

Estos documentos equivalentes deberán tener como mínimo los siguientes requisitos:

  1. Nombre o razón social de quien presta el servicio y su NIT.
  2. Numeración consecutiva.
  3. Descripción específica o genérica del servicio.
  4. Fecha.
  5. Valor de la operación.
  6. En el caso de los espectáculos públicos de las artes escénicas definidos en el artículo 3 de la Ley 1493 de 2011, el código único del evento asignado al espectáculo y obtenido en el Portal Único de Espectáculos Públicos de las Artes Escénicas -PULEP-, administrado por el Ministerio de Cultura, según lo establecido en el parágrafo 1 del artículo 2.9.1.2.6 del Decreto Único del Sector Cultura 1080 de 2015, adicionado por el artículo 2° del Decreto 2380 de 2015.

Tiquetes de transporte de pasajeros, pólizas de seguros, títulos de capitalización y sus comprobantes de pago.

Estos documentos deberán contener como mínimo los siguientes requisitos:

  1. Nombre o razón social de quien prestan el servicio su NIT.
  2. Numeración consecutiva.
  3. Fecha de expedición.
  4. Descripción específica o genérica del servicio.
  5. Valor de la operación.

Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías.

Estos documentos equivalentes deberán tener como mínimo los siguientes requisitos:

  1. Nombre o razón social de quien presta el servicio y su NIT.
  2. Numeración consecutiva.
  3. Fecha del extracto.
  4. Descripción específica o genérica del servicio.
  5. Valor de la operación.

Documento equivalente para soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.

El documento equivalente a la factura, cuando se expide de acuerdo a las normas, es un documento válido para soportar costos, deducciones e impuestos descontables, siempre que cumpla con los requisitos que exige el artículo 771-2 del estatuto tributario, que señala:

«Procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables. Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá (…)

Tratándose de documentos equivalentes se deberán cumplir los requisitos contenidos en los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del Estatuto Tributario.»

En consecuencia, el documento equivalente debe contener como mínimo lo siguiente:

  • Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio
  • Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
  • Fecha de su expedición.
  • Valor total de la operación.

Así se deben soportar costos y deducciones en el impuesto a la renta

Siempre que el documento equivalente cumpla con los requisitos mínimos para su validez, y sea expedido por una persona que no esté obligada a facturar, el documento equivalente constituye prueba suficiente para soportar los correspondientes costos y deducciones.

Recibos de caja y notas de contabilidad como documento equivalente.

Los recibos de caja y las notas de contabilidad bien podrían servir como documentos equivalentes, pero se recomienda elaborar un documento equivalente como tal.

La ley no exige que el documento equivalente se llame así, de manera que así no tenga ese nombre, pero si cumple con los requisitos específicos que la ley considera, no hay razón para que no sean válidos.

Una nota de contabilidad o recibo de caja por lo general tiene los mismos requisitos que debe tener un documento equivalente:

  1. Nombre o razón social y Nit del vendedor o quien presta el servicio.
  2. Número consecutivo de la transacción.
  3. Fecha de la operación.
  4. Descripción de los bienes o servicios.
  5. Valor total de la transacción.

En todo caso, una vez mas se recomienda que elaborar un formato específicamente como documento equivalente a la factura, a la que se deben adjuntar los soportes de pago.

Documento equivalente no requiere estar firmado por el vendedor.

Señalamos que el documento equivalente debe ser elaborado por el comprador y adquiriente, y en tal caso no es requisito que ese documento sea firmado por el vendedor.

Dentro de los requisitos de los documentos equivalentes no existe ninguno que exija la firma o la aceptación por parte del beneficiario del pago, por tanto, para efectos tributarios no se puede exigir.

No obstante, como debe existir un soporte del producto o servicio adquirido, lo adecuado es que el vendedor firme un recibo de pago, ya sea uno que el mismo expida o uno que le suministre el comprador, y adjuntar la prueba del pago al documento equivalente.

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3 Opiniones
  1. Leonardo Gomez Dice:

    Si mi empresa vende entradas para recreación familiar pude generar un documento equivalente igual al de espectáculo público o puede generar la factura P.O.S TENGO LA DUDA YA QUE LAS entradas de recreación familiar están excluidos de IVA

    Responder
  2. Fernando Mesa Dice:

    En un proceso de venta de un servicio,una orden de trabajo (generada por cliente) ¿sirve como compromiso legal para hacer una factura?

    Responder
  3. Patricia Dice:

    La persona natural esta obligada en este caso a soportar la seguridad social?

    Responder
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