Documento equivalente a la factura

El documento equivalente a la factura de venta es el documento que reemplaza a la factura de venta en los casos en que la norma expresamente lo señala. El documento equivalente a la factura es expedido por el vendedor.

Qué es un documento equivalente.

Una cosa es el documento equivalente a la factura de venta, y otra es el documento soporte en adquisiciones efectuadas con sujetos no obligados a expedir factura.

El documento equivalente a la factura de venta es expedido por el vendedor del bien o prestador del servicio, como en el caso de los grandes almacenes que utilizan el sistema POS, que son sujetos obligados a facturar pero que la ley les autoriza a generar un documento equivalente a la factura de venta.

El documento soporte en adquisiciones con no obligados a facturar es elaborado por el adquiriente cuando el vendedor del bien o servicio no está obligado a facturar, y por consiguiente no expide factura, que en el pasado también se denominaba documento equivalente pero ya no.

Documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar.

En esta nota abordamos exclusivamente el tema relacionado con los documentos equivalentes a la factura de venta. En el siguiente artículo abordamos el documento soporte en adquisiciones de bienes y servicios a sujetos no obligados a facturar, que como ya indicamos, es un asunto distinto que corresponde a un supuesto distinto.

Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.Los contribuyentes obligados a facturar que realicen operaciones con personas que no están obligadas a expedir factura, deben elaborar el documento soporte respectivo.

Documentos equivalentes a la factura de venta.

Respecto a los documentos equivalentes a la factura de venta que pueden expedir quienes estén obligados a expedir factura, el artículo 1.6.1.4.6. del decreto único reglamentario 1625 de 2016, modificado por el decreto 442 de 2023, señala lo siguiente:

1. El tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. El tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar, salvo que el adquiriente del bien y/o servicio exija la expedición de la factura de venta, caso en el cual se deberá expedir factura electrónica de venta;
2. La boleta de ingreso al cine. La boleta de ingreso al cine la podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos que obtengan por concepto de la entrada a las salas de exhibición cinematográfica;
3. El tiquete de transporte de pasajeros. El tiquete de transporte de pasajeros lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar que hayan sido autorizados para prestar el servicio de transporte de pasajeros, por los ingresos que obtengan en dichas operaciones;
4. El extracto. El extracto lo podrán expedir los obligados a facturar que sean sociedades fiduciarias, fondos de inversión colectiva, fondos de capital privado, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías, por los ingresos que obtengan por concepto de depósitos y demás recursos captados del público y en general por las operaciones de financiamiento efectuadas por las cajas de compensación, y entidades del Estado que realizan las citadas operaciones;
5. El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros. El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros lo podrán expedir los obligados a facturar por el servicio de transporte aéreo de pasajeros, incluido el tiquete o billete electrónico (ETKT), el bono de crédito (MCO Miscellaneous Charges Order), el documento de uso múltiple o multipropósito -MPD, EMD, el documento de cobro de la tasa administrativa por parte de las agencias de viajes TASF (Ticket Agency Service Fee), así como los demás documentos que se expidan de conformidad con las regulaciones establecidas por la Asociación Internacional de Transporte Aéreo - IATA, sean estos virtuales o físicos;
6. El documento en juegos localizados. El documento en juegos localizados lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos que obtengan como operadores en los juegos localizados, tales como máquinas tragamonedas, bingos, video-bingos, esferódromos, los operados en casino y similares;
7. La boleta, fracción, formulario, cartón, billete o instrumento en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados. La boleta, fracción, formulario, cartón, billete o instrumento que constituye el documento equivalente en juegos de suerte y azar, diferentes de los juegos localizados lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos que obtengan en la venta de los citados juegos efectuadas al público;
8. El documento expedido para el cobro de peajes. El documento para el cobro de peajes lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos que obtengan por el cobro de peajes;
9. El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores. El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos que por comisiones y otras remuneraciones obtengan estas entidades;
10. El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities. El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos que por comisiones y otras remuneraciones obtengan estas entidades;
11. El documento expedido para los servicios públicos domiciliarios. El documento expedido para los servicios públicos domiciliarios lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar que correspondan a empresas prestadoras de servicios públicos domiciliarios reguladas por la Ley 142 del 11 de julio de 1994 y las disposiciones que la reglamentan, modifican o adicionan, por los ingresos que obtengan estas entidades de conformidad con las disposiciones que las regulan;
12. La boleta de ingreso a espectáculos públicos. La boleta de ingreso a espectáculos públicos la podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos por la entrada a los espectáculos públicos y artes escénicas que se encuentran reguladas en la Ley 1493 del 26 de diciembre de 2011 y las disposiciones que la reglamentan, modifican o adicionan.

Además de los anteriores, están los que elabora el comprador cuando adquiere un producto o servicio a una persona que no está obligada a facturar, como los que no son responsables del IVA, antiguo régimen simplificado.

Requisitos del documento equivalente a la factura.

El artículo 19 de la resolución 0000165 de 2023 establece los requisitos comunes a todos los documentos equivalentes a la factura, que son los siguientes:

• Estar denominado utilizando la expresión que identifique el documento, de acuerdo con lo señalado en el artículo 15 de la presente Resolución, adicionando al final de la denominación la expresión: "electrónico", excepto en el caso del tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., el cual se denominará "Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S."
• De conformidad con lo establecido en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT- del vendedor al que presta el servicio.
• La discriminación del impuesto sobre las ventas -IVA-, impuesto nacional al consumo, impuesto nacional al consumo de bolsas plásticas y otros impuestos que por disposiciones legales así lo exijan, con su correspondiente tarifa aplicable a los bienes y/o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos.
• De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva determinada por el sujeto obligado.
• Tratándose del Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., además se debe incluir el número, rango y vigencia autorizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
• Fecha y hora de generación.
• De conformidad con lo establecido en el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha y hora de expedición. El documento equivalente electrónico solo se entenderá expedido cuando sea validado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- y entregado al adquirente, cumpliendo con las condiciones, los términos y los mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos en esta Resolución. Cuando el documento equivalente electrónico no pueda ser validado por inconvenientes tecnológicos de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, se tendrá como fecha y hora de expedición la indicada en el numeral 5 del presente artículo.
• De conformidad con el artículo 618 del Estatuto Tributario, deberá entregarse al adquirente el documento equivalente electrónico en el formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: «Documento validado por la DIAN», los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico; salvo cuando el documento equivalente electrónico no pueda ser validado por inconvenientes tecnológicos presentados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-.
• De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, valor total de la operación.
• Indicar la calidad del agente retenedor del impuesto sobre las ventas -IVA- y autorretenedor en el Impuesto sobre la Renta y complementarios, de gran contribuyente a contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación -SIMPLE-, según corresponda.
• Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT- del fabricante del software y el nombre del software.
• El código único de documento equivalente electrónico -CUDE-.
• La dirección de internet en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- en la que se encuentra información del documento equivalente electrónico contenida en el código QR de la representación gráfica, que corresponde a la indicada en el «anexo técnico de documento equivalente electrónico».
• Incluir la firma digital del emisor del documento equivalente electrónico al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-.
• Cumplir con los requisitos específicos señalados en la presente Resolución, que aplican de acuerdo con el documento equivalente que corresponda a la operación que pretende ser soportada.
• Cumplir con las condiciones técnicas y tecnológicas señaladas en el «anexo técnico documento equivalente electrónico».

Por su parte, el artículo 20 de la misma resolución señala los requisitos específicos según el tipo de documento equivalente:

• Tratándose del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., deberá indicar cantidad, unidad de medida, y descripción específica y códigos que permitan la identificación de los bienes vendidos y/o servicios prestados, utilizando códigos que permitan la identificación y relación de los mismos. Adicionalmente, los obligados a facturar que opten por utilizar el documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistemas P.O.S. previsto en el presente numeral, deberán utilizar desarrollos tecnológicos que garanticen:
  • Permitir la programación, control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta.
  • Identificar los bienes o servicios, con indicación del departamento al cual corresponden y la tarifa del impuesto sobre las ventas e impuesto nacional al consumo asociadas a cada bien o servicio.
  • La agrupación de los bienes y/o servicios puede hacerse en forma diferente a la de departamentos, pero en todo caso, la forma de agrupación que haya escogido el sujeto obligado deberá poder identificarse en el servidor del punto de venta o en la terminal de venta, según el caso.
  • El artículo exhibido al público deberá encontrarse identificado mediante código de barras u otro tipo de identificación interna.
• Tratándose de la boleta de ingreso a cine, el documento equivalente electrónico deberá indicar el número a nombre de la sala de exhibición y número de sillas totales que la componen, la ubicación indicando la dirección en la que se encuentra la sala de exhibición y el nombre de la función o película que será presentada.
• Tratándose del tiquete de transporte de pasajeros, deberá indicar la descripción específica del servicio prestado, indicando el modo de transporte, tipo de operación, el número de identificación del vehículo y el medio de transporte, empresa de transporte a la que se encuentra afiliada, lugar de origen y lugar de destino.
• Tratándose del extracto, deberá indicar la descripción específica del servicio prestado.
• Tratándose del tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros, deberá indicar la descripción específica o genérica del bien y/o prestación del servicio.
• Tratándose del documento en juegos localizados, este deberá indicar los siguientes requisitos:
  • El número de instrumentos de juego y discriminación e identificación de cada una de las máquinas o juegos;
  • Dirección en que se encuentra el establecimiento; en caso de ser virtual, suministrar la dirección de internet y la dirección IP.
  • El valor de la base o depósito en dinero y el valor de lo pagado en cada una de las máquinas o juegos, cuando aplique.
  • El valor diario por cada instrumento de juego y la discriminación e identificación de cada una de las máquinas o juegos.
  • El valor del Impuesto sobre las Ventas -IVA- en el último documento resumen en juegos localizados -relación DIAN de control de ventas del periodo que se declara.
  • Detallar el nombre e identificación del serial de la máquina utilizada en los juegos localizados, tales como máquinas tragamonedas, bingos, video bingos, esferódromos y los operados en casino y similares, y detallar el valor de los impuestos del orden nacional a que haya lugar en la operación del juego.
• Tratándose de la boleta, fracción o formulario en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados, este deberá indicar los siguientes requisitos:
  • Indicar si se trata de boleta, fracción o formulario.
  • Tener la fecha que debe corresponder al día en que se realizaron las operaciones.
  • Contener nombre o razón social y Número de identificación Tributaria (NIT) del sujeto obligado.
  • Contener el número y valor de la boleta, fracción, formulario, cartones, billetes o instrumento que da derecho a participar en el juego.
• Tratándose del documento expedido para el cobro de peajes, deberá indicar la descripción específica o genérica de bienes o servicios y la categoría a la cual pertenece el vehículo por el cual se realiza el pago de la tarifa de peaje.
• Tratándose del comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores, deberá indicar la descripción específica o genérica de bienes o servicios y el valor de las comisiones a favor de la Bolsa y de otras remuneraciones que obtenga estas entidades.
• Tratándose del documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities, deberá indicar el valor de las comisiones a favor de la bolsa y de otras remuneraciones que obtengan estas entidades.
• Tratándose del documento expedido para los servicios públicos domiciliarios, deberá indicar la descripción específica o genérica de bienes o servicios, los descuentos, financiación, subsidios, otros cargos e ingresos asociados.
• Tratándose de la boleta de ingreso a espectáculos públicos de las artes escénicas y otros espectáculos públicos, deberá indicar:
  • La descripción específica o genérica de bienes o servicios.
  • El código único del evento - Código PULEP.
  • El nombre del evento, sala, escenario, puesto y/o localidad asignada e indicar la palabra "cortesía", cuando aplique.
  • Incorporar el número y valor de la boleta o instrumento que da derecho a participar en el espectáculo público.

Documento equivalente para soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.

Los documentos equivalentes señalados por la ley sirven para soportar costos, deducciones e impuestos descontables siempre que cumplan con los requisitos señalados por la norma.

Cómo soportar costos y deducciones en el impuesto de renta.Documentos con los que se deben soportar o probar los costos y las deducciones en el impuesto a la renta, y los requisitos que deben cumplir.

Téngase claro que algunos documentos equivalentes no sirven como soporte de costos y deducciones, como es el caso de los tiquetes generados por facturación P.O.S., tema desarrollado en el siguiente artículo.

Facturación P.O.S.Contribuyentes que pueden utilizar el sistema P.O.S, las características del sistema y requisitos que deben cumplir los documentos generados.

En tal caso, el adquiriente, si desea declarar esos pagos, debe solicitar al proveedor que le genere una factura, que hoy debe ser electrónica en la mayoría de los casos, dependiendo de si el facturador ya ha quedado obligado a facturar electrónicamente, según el calendario de implementación de la factura electrónica.

Facturación electrónica.Personas y empresas que están obligadas a expedir factura electrónica, procedimientos y requisitos para expedirla.

Recibos de caja y notas de contabilidad como documento equivalente.

Los recibos de caja, notas de contabilidad y cuentas de cobro no son válidos como documento equivalente y no proceden como soporte de costos y deducciones.

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