El documento equivalente reemplaza a la factura de venta en operaciones que la ley enumera de forma taxativa, y lo expide el vendedor, a diferencia del documento soporte, que lo elabora el comprador cuando su proveedor no está obligado a facturar. Hoy debe ser electrónico: se genera, se valida ante la Dian y se entrega al adquirente, y se corrige con notas de ajuste y no con notas crédito. El tiquete P.O.S. solo procede hasta cinco UVT antes de impuestos, y sirve como soporte de costos y descontables únicamente si el comprador está identificado. Los recibos de caja y las cuentas de cobro no son documentos equivalentes.
- Qué es un documento equivalente.
- Cuáles son los documentos equivalentes a la factura de venta.
- El documento equivalente electrónico.
- El tope de 5 UVT del tiquete P.O.S.
- Requisitos del documento equivalente electrónico.
- El documento equivalente como soporte de costos y deducciones.
- Recibos de caja, cuentas de cobro y notas de contabilidad.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Quién expide el documento equivalente a la factura?
- ¿El tiquete P.O.S. sirve como soporte de costos y deducciones?
- ¿Puedo exigir factura en lugar del tiquete P.O.S.?
- ¿El documento equivalente se puede expedir en papel?
- ¿Una cuenta de cobro es un documento equivalente?
- ¿Estoy obligado a expedir documento equivalente si puedo hacerlo?
- ¿Cómo se corrige o anula un documento equivalente electrónico?
- ¿Qué debe hacer quien no implementó el documento equivalente electrónico?
- ¿Las empresas de servicios públicos deben expedir factura electrónica?
- Artículos relacionados
El documento equivalente es el documento que la ley acepta en lugar de la factura de venta en operaciones expresamente señaladas, y lo expide el vendedor del bien o el prestador del servicio. Hoy dejó de ser físico: debe generarse, transmitirse a la Dian para su validación y entregarse al adquirente como documento equivalente electrónico, conforme al artículo 1.6.1.4.6 del decreto 1625 de 2016 y al Título 5 de la resolución 000227 de 2025. ¿Cuáles son, quién puede expedirlos y sirven para deducir?
Qué es un documento equivalente.
Es un documento que reemplaza a la factura de venta y que hace parte del sistema de facturación definido en el artículo 616-1 del estatuto tributario, junto con la factura de venta y los demás documentos electrónicos que determine la Dian.
Lo primero es no confundirlo con el documento soporte, porque son figuras distintas y quien las mezcla termina expidiendo el documento equivocado.
| Figura | Quién lo expide y cuándo |
|---|---|
| Documento equivalente a la factura | Lo expide el vendedor, que sí está obligado a facturar, pero al que la ley le permite entregar un documento distinto de la factura en operaciones determinadas, como el tiquete P.O.S. |
| Documento soporte en adquisiciones a no obligados | Lo elabora el comprador cuando el vendedor no está obligado a facturar y por eso no expide factura. |
La confusión tiene raíz histórica: en el pasado al documento soporte también se le llamaba documento equivalente. Hoy son documentos distintos, y el segundo lo tratamos en el artículo sobre el documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
Cuáles son los documentos equivalentes a la factura de venta.
La lista es taxativa. Si la operación no está en ella, se debe expedir factura electrónica de venta y no cabe inventar un documento intermedio.
El artículo 1.6.1.4.6 del decreto 1625 de 2016, modificado por el decreto 442 de 2023, señala los siguientes:
- El tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., salvo que el adquirente exija factura de venta, caso en el cual se debe expedir factura electrónica.
- La boleta de ingreso al cine, por los ingresos de entrada a las salas de exhibición cinematográfica.
- El tiquete de transporte de pasajeros, expedido por quienes están autorizados para prestar ese servicio.
- El extracto, expedido por sociedades fiduciarias, fondos de inversión colectiva, fondos de capital privado, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías, y por las operaciones de financiamiento de las cajas de compensación y entidades del Estado que las realicen.
- El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros, incluido el tiquete electrónico (ETKT), el bono de crédito (MCO), los documentos de uso múltiple (MPD, EMD), el cobro de la tasa administrativa de las agencias de viajes (TASF) y los demás documentos expedidos conforme a las regulaciones de la IATA.
- El documento en juegos localizados, expedido por operadores de máquinas tragamonedas, bingos, video-bingos, esferódromos, casinos y similares.
- La boleta, fracción, formulario, cartón, billete o instrumento en juegos de suerte y azar distintos de los juegos localizados.
- El documento expedido para el cobro de peajes.
- El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores.
- El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities.
- El documento expedido para los servicios públicos domiciliarios, por las empresas reguladas por la ley 142 de 1994.
- La boleta de ingreso a espectáculos públicos y artes escénicas regulados por la ley 1493 de 2011.
Conviene subrayar que expedir el documento equivalente es una opción, no una obligación. Quien puede expedirlo siempre puede optar por la factura electrónica de venta, y en algunos casos le conviene más, porque le evita administrar dos numeraciones y dos anexos técnicos.
El documento equivalente electrónico.
El cambio de fondo de los últimos años es que estos documentos dejaron de ser papel.
Quien está obligado a facturar y opta por expedir un documento equivalente debe generarlo electrónicamente, transmitirlo a la Dian para su validación previa y entregarlo al adquirente, exactamente igual que con la factura electrónica de venta. La alternativa sigue siendo expedir la factura.
El documento equivalente físico solo procede cuando se presentan inconvenientes tecnológicos, en las mismas condiciones en que procede la factura de talonario.
Por lo anterior, el tiquete de papel que se imprimía en la registradora sin transmitir nada a nadie ya no cumple la norma. Lo que hoy se entrega al cliente es la representación gráfica de un documento que ya fue validado en línea.
Notas de ajuste del documento equivalente electrónico.
El documento equivalente electrónico no se corrige ni se anula con notas crédito o débito, que son propias de la factura de venta. Se corrige con notas de ajuste.
La nota de ajuste sirve para corregir errores aritméticos o de contenido, o para anular el documento. Y hay una consecuencia que conviene retener: cuando se anula, el número del documento anulado no se puede volver a utilizar.
Este punto es distinto del régimen de la factura electrónica, cuyos plazos y mecanismos de corrección tratamos en el artículo sobre la anulación de facturas.
El tope de 5 UVT del tiquete P.O.S.
De todos los documentos equivalentes, el tiquete P.O.S. es el de uso más extendido, y arrastra un límite de valor que conviene entender bien, porque su alcance cambió y hoy se aplica mal con frecuencia.
El parágrafo 2 del artículo 616-1 del estatuto tributario, modificado por la ley 2155 de 2021, dispone:
«El tiquete de máquina registradora con sistema POS, lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar, siempre que la venta del bien y/o prestación del servicio que se registre en el mismo no supere cinco (5) UVT, por cada documento equivalente POS, que se expida, sin incluir el importe de ningún impuesto.»
Ese tope de 5 UVT se mide por documento y sobre el valor antes de impuestos, y viene acompañado de otra restricción del mismo parágrafo: el tiquete P.O.S. allí regulado no otorga al comprador derecho a impuestos descontables, costos ni deducciones.
Ahora bien, con la llegada del documento equivalente electrónico surgió una figura distinta, con reglas propias. El parágrafo del artículo 1.5.1.3.2.1 de la resolución 000227 de 2025 dispone que el documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. otorga derecho a costos, deducciones e impuestos descontables cuando se identifica al adquirente, y que «quien expida este documento equivalente lo podrá realizar independientemente del valor de la operación».
La diferencia de fundamento la explica el parágrafo 1 del artículo 1.5.1.3.2.4 de la misma resolución: el documento equivalente electrónico se apoya en la facultad de los incisos 1 y 11 del artículo 616-1 del estatuto tributario, y no en su parágrafo 2, que es el que fija el tope. En consecuencia, hoy coexisten dos regímenes que no conviene mezclar:
| Figura | Tope y efecto fiscal |
|---|---|
| Tiquete P.O.S. del parágrafo 2 del artículo 616-1 del E.T. | Máximo 5 UVT antes de impuestos. No otorga descontables, costos ni deducciones. |
| Documento equivalente electrónico tiquete P.O.S. | Sin tope de valor. Otorga descontables, costos y deducciones si el adquirente está identificado. |
En todo caso, y cualquiera sea la figura, el adquirente conserva el derecho a exigir la factura de venta, y el vendedor debe expedirla. El detalle operativo del punto de venta lo desarrollamos en el artículo sobre la facturación P.O.S..
Requisitos del documento equivalente electrónico.
Además de los requisitos de control que exige el artículo 1.5.1.3.2.5 de la resolución 0227 de 2025, hay requisitos comunes a todos los documentos equivalentes y requisitos específicos según el tipo. Los comunes son los siguientes:
- Estar denominado con la expresión que identifique el documento, añadiendo al final la palabra «electrónico».
- Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio, conforme al literal b) del artículo 617 del estatuto tributario.
- Discriminación del IVA, del impuesto al consumo, del impuesto al consumo de bolsas plásticas y de los demás impuestos exigidos, con su tarifa.
- Numeración consecutiva determinada por el obligado. En el tiquete P.O.S. electrónico se debe incluir además el número, rango y vigencia autorizados por la Dian.
- Fecha y hora de generación.
- Fecha y hora de expedición, que corresponde a la validación. Si no se puede validar por inconvenientes tecnológicos de la Dian, se tiene como fecha de expedición la de generación.
- Entrega al adquirente en el formato electrónico de generación, junto con el documento de validación con el valor «Documento validado por la Dian», dentro del contenedor electrónico, conforme al artículo 618 del estatuto tributario.
- Valor total de la operación.
- Calidad de agente retenedor del IVA, autorretenedor de renta, gran contribuyente o contribuyente del régimen simple, cuando corresponda.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT del fabricante del software, y el nombre del software.
- El código único de documento equivalente electrónico (CUDE).
- La dirección de internet en la Dian donde se encuentra la información contenida en el código QR de la representación gráfica.
- La firma digital del emisor al momento de la generación, conforme a la política de firma de la Dian.
Requisitos específicos de cada documento.
Además de lo anterior, cada documento tiene exigencias propias. Las principales son estas:
| Documento | Requisito específico destacado |
|---|---|
| Tiquete P.O.S. electrónico | Cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos que identifiquen los bienes o servicios. El software debe identificar los bienes por departamentos con su tarifa de IVA o impoconsumo. |
| Boleta de cine | Sala de exhibición, número de sillas, dirección y nombre de la película o función. |
| Tiquete de transporte de pasajeros | Modo de transporte, identificación del vehículo, empresa a la que está afiliado, y lugar de origen y destino. |
| Juegos localizados | Serial de cada máquina o juego, dirección del establecimiento (o dirección de internet e IP si es virtual), valores apostados y pagados, e IVA en el documento resumen diario. |
| Peajes | Categoría del vehículo por la cual se paga la tarifa. |
| Servicios públicos domiciliarios | Descuentos, financiación, subsidios y demás cargos e ingresos asociados. |
| Espectáculos públicos | Código único del evento (PULEP), nombre del evento, sala, escenario, puesto o localidad, la palabra «cortesía» cuando aplique, y número y valor de la boleta. |
El detalle completo, incluidas las condiciones técnicas, está en el anexo técnico del documento equivalente electrónico que expide la Dian, cuya versión vigente debe consultarse antes de parametrizar el software.
El documento equivalente como soporte de costos y deducciones.
El artículo 771-2 del estatuto tributario admite expresamente el documento equivalente como soporte de costos, deducciones e impuestos descontables, siempre que cumpla los requisitos de los literales b), d), e) y g) del artículo 617.
Con el paso al documento electrónico cambió una regla histórica que muchos contadores todavía aplican: el tiquete P.O.S., que antes no servía como soporte fiscal, hoy sí sirve. Así lo dispone el parágrafo del artículo 1.5.1.2.2.1 de la resolución 0227 de 2025:
«Los documentos equivalentes electrónicos otorgan para el adquirente, previo cumplimiento de los demás requisitos previstos en la legislación tributaria, derecho a impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas, y a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios.
Para el caso del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. se deberá identificar con nombre o razón social y número de identificación al adquiriente, para aplicar lo previsto en este parágrafo, de igual forma, quien expida este documento equivalente lo podrá realizar independientemente del valor de la operación»
Hay una condición que decide todo: el adquirente debe estar identificado. Si el documento se expide a nombre de «consumidor final» o con el NIT genérico 222222222222, no sirve como soporte de costos, gastos ni impuestos descontables, porque no hay forma de imputarle la operación a nadie.
Por lo anterior, quien vaya a declarar el pago debe pedir en caja que el documento se expida con su nombre y número de identificación, o exigir directamente la factura electrónica de venta.
Recibos de caja, cuentas de cobro y notas de contabilidad.
Ninguno de estos documentos es un documento equivalente, por la sencilla razón de que la lista del artículo 1.6.1.4.6 del decreto 1625 de 2016 es taxativa y no los incluye.
En consecuencia, no proceden como soporte de costos, deducciones ni impuestos descontables en los términos del artículo 771-2 del estatuto tributario. El recibo de caja acredita un pago, no una operación; la cuenta de cobro es un requerimiento de pago; y la nota de contabilidad es un registro interno.
La regla práctica es simple: si el vendedor está obligado a facturar, debe expedir factura electrónica o documento equivalente electrónico; si no lo está, el comprador debe elaborar el documento soporte. No hay una tercera vía.
Y para los pagos laborales tampoco procede ninguno de estos documentos, porque el soporte es el documento soporte de pago de nómina electrónica, según explicamos en el artículo sobre quiénes no están obligados a facturar.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Quién expide el documento equivalente a la factura?
El vendedor del bien o el prestador del servicio, que es un sujeto obligado a facturar al que la norma le permite expedir un documento distinto de la factura, únicamente en las operaciones señaladas para cada documento.
¿El tiquete P.O.S. sirve como soporte de costos y deducciones?
Depende de la figura. El tiquete P.O.S. del parágrafo 2 del artículo 616-1 del estatuto tributario no otorga descontables ni deducciones. El documento equivalente electrónico sí los otorga, pero solo si el adquirente está identificado con su nombre y número de identificación; si se expide a «consumidor final», no sirve.
¿Puedo exigir factura en lugar del tiquete P.O.S.?
Sí. El parágrafo 2 del artículo 616-1 del estatuto tributario faculta al adquirente para exigir la factura de venta cuando tenga derecho a solicitar impuestos descontables, costos o deducciones, y el vendedor debe expedirla.
¿El documento equivalente se puede expedir en papel?
No por regla general. Debe ser electrónico, y el físico solo procede de forma temporal cuando se presentan inconvenientes tecnológicos, igual que la factura de talonario.
¿Una cuenta de cobro es un documento equivalente?
No. No está en la lista taxativa, así que no reemplaza la factura ni sirve como soporte fiscal. Si el vendedor no está obligado a facturar, el soporte lo elabora el comprador mediante el documento soporte.
¿Estoy obligado a expedir documento equivalente si puedo hacerlo?
No. Es una opción. Quien puede expedir un documento equivalente siempre puede optar por expedir factura electrónica de venta, que es válida en todos los casos.
¿Cómo se corrige o anula un documento equivalente electrónico?
Con notas de ajuste, no con notas crédito o débito. Y cuando se anula, el número del documento anulado no se puede volver a utilizar.
¿Qué debe hacer quien no implementó el documento equivalente electrónico?
Expedir factura electrónica de venta por todas sus operaciones. Vencido el calendario de implementación no puede seguir expidiendo documentos equivalentes físicos, y de hacerlo se expone a la sanción del artículo 652 del estatuto tributario.
¿Las empresas de servicios públicos deben expedir factura electrónica?
Pueden expedir el documento equivalente electrónico para los servicios públicos domiciliarios que prestan, por ser empresas reguladas por la ley 142 de 1994. Los demás ingresos que obtengan, ajenos al servicio público, se facturan de forma ordinaria.
Twitter
Facebook
WhatsApp
LinkedIn
Buenos días.
Artículo muy concreto, de gran ayuda.
Me surge una inquietud: ¿qué soporte se debe dejar para respaldar costos o deducciones como estampillas sobre contratos con entidades del estado, pago de impuesto predial, impuesto de vehículos? ¿Se debe emitir documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar?
Gracias anticipadas por la respuesta.
Si el documento que le entrega la entidad a la que se le paga la estampilla no tiene la naturaleza de documento equivalente y no se emite la factura tampoco (no está obligado), es necesario elaborar el documento soporte con no obligados a facturar.
Gracias por el artículo, fue de mucha utilidad. Me pareció claro, específico y comprensible, con la suficiente orientación y sustentación legal.
Gracias por el comentario.
Buenos días. Por lo general, todos los impuestos de renta, lo que conozco como Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), están acobijados según los literales del Art. 617 del Estatuto Tributario en las obligaciones del sujeto en la adquisición de facturas.
¿Puede darnos más contexto, por favor?
Buen día,
¿Cómo sería la manera correcta de manejar el pago de prediales?
¿Es suficiente con la factura o liquidación que genera el municipio?
Buenas tardes,
Dado que las empresas de servicios públicos están obligadas a facturar y están autorizadas a emitir documentos equivalentes a factura de venta, en su caso el recibo público, deben ser contabilizadas en un documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar. ¿A hoy, 16 de enero de 2023, debe ser electrónico o debe ser en una causación de proveedor normal (no electrónica)?
Gracias por su tiempo. Quedo atenta.
En ese caso no hace falta emitir el documento soporte.
No me queda claro lo de los documentos equivalentes, por ejemplo, los recibos de servicios públicos y extractos bancarios, que son documentos equivalentes. Para contabilizar estos gastos, ¿debo hacerlo en un documento soporte, o solo los contabilizo como lo venía haciendo en nota contable o comprobante de egreso?
En el caso de los documentos equivalentes a la factura, como los extractos bancarios, no hace falta emitir el documento soporte. Esto aplica cuando se adquieren bienes o servicios de personas naturales que no están obligadas a expedir factura.
Buenas tardes.
Una copropiedad que opera como mall (locales comerciales) factura a los copropietarios las cuotas de administración mediante factura electrónica. Estos ingresos no están gravados con IVA. Sin embargo, factura mensualmente ingresos por arrendamientos de espacios, los cuales sí están gravados. ¿La copropiedad debe emitir documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar?
Mil gracias.
Sí, es una obligación independiente de la facturación electrónica de bienes y servicios vendidos.
Una entidad sin ánimo de lucro que actúa como facturador electrónico por concepto de arriendos, presenta ingresos y patrimonio. ¿Está obligada a transmitir el documento electrónico? ¿Hay alguna base para ello o se aplica a todos los terceros que no están obligados a expedir factura?
Si hace referencia al documento soporte en adquisición con no obligados a facturar, sólo debe emitirlo en el evento en que adquiere bienes y servicios con personas no obligadas a facturar.