¿Cómo se declaran las cesantías?

El auxilio de cesantías tiene un tratamiento especial en la declaración de renta dependiendo del año en que se causaron y del régimen o sistema de cesantías que le aplique al trabajador, y, en general, están exentas del impuesto a la renta con algunas excepciones y limitaciones.

Regímenes en el auxilio de cesantías.

En Colombia existen dos regímenes en el auxilio de cesantías que se deben tener en cuenta:

• Régimen tradicional de cesantías
• Cesantías anualizadas.

El régimen tradicional de cesantías es el que había antes de la ley 50 de 1990, que se caracteriza porque el empleador paga directamente las cesantías al trabajador al finalizar el contrato de trabajo (o cuando hay retiros parciales), generalmente con base en el último salario devengado.

En las cesantías anualizadas, que se crearon con la ley 50 de 1990, el empleador liquida las cesantías anualmente con corte a 31 de diciembre y las consigna en el fondo de cesantías al que está afiliado el trabajador, y las paga directamente al trabajador solo cuando termina el contrato de trabajo o cuando hay un retiro parcial en cumplimiento de los requisitos legales.

¿Cuándo se declaran las cesantías?

Las cesantías se declaran en el año en que se reciben o son consignadas en el fondo de pensiones, lo que depende del concepto de realización del ingreso, que es cuando surge la obligación de declarar las cesantías.

Realización de las cesantías anualizadas

El numeral 3 del artículo 27 del estatuto tributario señala que las cesantías y los intereses sobre cesantías se entienden realizados en el momento en que el empleador los paga al trabajador o los consigna en el fondo de cesantías. En igual sentido se pronuncia el artículo 1.2.1.20.7 del decreto 1625 de 2016.

Recordemos que en vigencia del contrato de trabajo las cesantías anualizadas se liquidan cada año con corte a 31 de diciembre y deben ser consignadas en el fondo de cesantías antes del 15 de febrero del año siguiente, y se deben pagar directamente al trabajador cuando el contrato de trabajo termina o cuando se hacen retiros parciales.

Por lo anterior, dependiendo de cada caso particular, las cesantías se deben declarar en distintos momentos.

Por ejemplo, en la declaración de renta del año 2025 que se presenta en 2026, se declaran las cesantías que se hayan consignado en el fondo de cesantías durante el año 2025 , que corresponden a las cesantías del año 2024 , en razón a que las cesantías se consignan en el año siguiente al que se causan laboralmente.

Ahora, si el trabajador se retiró en 2025 y le pagaron directamente las cesantías del 2025 , es en el 2025 que las debe declarar.

En resumen, en el año gravable declarado se declaran las cesantías que se hayan consignado en el fondo de cesantías y las que se le hubieran pagado directamente.

Realización de las cesantías el régimen tradicional

En el caso del régimen tradicional de cesantías, que prácticamente ya no existe, pero algún trabajador aún tiene ese sistema, las cesantías se declaran igualmente en el periodo en que son pagadas al trabajador.

El parágrafo primero del artículo 1.2.1.20.7 del decreto 1625 de 2016 señalaba lo siguiente:

«En el caso del auxilio de cesantía del régimen tradicional del Código Sustantivo del Trabajo, contenido en el Capítulo VII, Título VIII, parte primera, y demás disposiciones que lo modifiquen o adicionen, se entenderá realizado con ocasión del reconocimiento por parte del empleador.

Para tales efectos, el trabajador reconocerá cada año gravable, el ingreso por auxilio de cesantías, tomando la diferencia resultante entre los saldos a treinta y uno (31) de diciembre del año gravable materia de declaración del impuesto sobre la renta y complementario y el del año inmediatamente anterior. En caso de retiros parciales antes del treinta y uno (31) de diciembre de cada año, el valor correspondiente se adicionará.»

Básicamente es lo mismo que cuando el empleador consigna las cesantías en el fondo, sino que en el sistema tradicional el empleador hace las veces de fondo de cesantías y cada año hace el reconocimiento contable creando una provisión en el pasivo, que servirá para efectos de lo aquí previsto.

Sin embargo, el parágrafo 1 del artículo 1.2.1.20.7 del decreto 1625 fue declarado nulo por el Consejo de Estado en sentencia 23727 del 18 de marzo de 2021 bajo el entendido de que el ingreso por cesantías retroactivas solo se realiza y reconoce patrimonialmente en el momento en que sean pagadas efectivamente al trabajador por parte del empleador según las reglas de los artículos 26 y 27 del Estatuto Tributario, que puede ser al terminar el contrato de trabajo cuando el trabajador realice retiros parciales en los casos que lo permite la ley.

En consecuencia, el contribuyente debe declarar las cesantías cuando el empleador las pague.

Cesantías exentas.

El auxilio de cesantías y los intereses de cesantías están exentos del impuesto según el numeral 4 del artículo 206 del Estatuto Tributario. Están exentos en un 100% cuando el ingreso mensual promedio en los últimos 6 meses de vinculación laboral no exceda de 350 Uvt.

En el evento en que el ingreso mensual promedio del trabajador sea igual o superior a 350 Uvt, la parte exenta es la siguiente:

El valor relevante aquí es determinar el ingreso mensual promedio de los últimos 6 meses de vinculación laboral, ya que es lo que define si procede o no la renta exenta en las cesantías e intereses de cesantías, y en qué porcentaje. Para ello consulte: Ingreso laboral promedio de los últimos seis meses de vinculación laboral.

Límite a la renta exenta por cesantías

La renta exenta por concepto de cesantías está sujeta al límite general de las rentas exentas y deducciones establecido en el artículo 336 del estatuto tributario (40% del ingreso neto sin exceder de 1.340 Uvt). En consecuencia, la suma del total de rentas exentas, incluidas las cesantías y las deducciones imputables especiales, no puede superar ese monto.

De otra parte, se precisa que el parágrafo primero del artículo 206 del estatuto tributario contempla una limitación a las rentas exentas de trabajo, entre ellas a las cesantías, en los siguientes términos:

«La exención prevista en los numerales 1, 2, 3, 4, y 6 de este artículo, opera únicamente sobre los valores que correspondan al mínimo legal de que tratan las normas laborales; el excedente no está exento del impuesto de renta y complementarios.»

Si leemos de forma ligera la norma, podemos interpretar que solo es exento el equivalente a un salario mínimo mensual, lo que es incorrecto.

La ley en ningún momento hace referencia al salario mínimo mensual, sino al «mínimo legal de que tratan las normas laborales», que es muy distinto.

Las normas laborales contemplan unos derechos o beneficios mínimos, y es sobre esos derechos mínimos que la norma tributaria otorga la exención.

Por ejemplo, el artículo 249 del Código Sustantivo del Trabajo señala que por cada año de trabajo el empleado tiene derecho a un mes de salario por concepto de cesantías, no a 2 ni a 3 meses de salario, y es a ese mínimo legal al que se le impone un límite fiscal.

Esto es para evitar que entre trabajador y empleador acuerden beneficios laborales superiores a los legales a fin de defraudar al fisco.

En el contrato de trabajo, las partes eventualmente pueden acordar que el auxilio de cesantías no sea de un mes de salario, sino de 2 o de 5, pero ese acuerdo solo tendrá efectos laborales, más no fiscales, de manera que solo es exenta la parte que la ley laboral consideró, y ese es el sentido del parágrafo referido.

Procedimiento para determinar la renta exenta de las cesantías

En primer lugar, la exención de las cesantías depende de las siguientes variables:

• Últimos 6 meses de vinculación laboral. Corresponde a los últimos 6 meses de vinculación laboral dentro del año gravable correspondiente. Si a 31 de diciembre el contrato seguía vigente, el promedio corresponde de julio a diciembre. Si el contrato terminó en octubre, se toman los 6 meses anteriores, incluyendo octubre.
• Ingreso mensual promedio. Corresponde a los pagos que constituyen salario, que remuneran de forma directa la prestación del servicio, como salario básico, comisiones, horas extras, recargos por trabajo nocturno, dominical y festivo, etc. La Dian en concepto 17602 de 2005, que ha sido reiterado en varias oportunidades, señala que el ingreso mensual promedio debe incorporar los mismos conceptos que sirvieron de base para liquidar el auxilio de cesantías.

Habiendo aclarado lo anterior, se determina ese ingreso laboral mensual promedio y se lleva a la tabla del numeral 4 del estatuto tributario para determinar la parte de las cesantías que puede declarar como renta exenta, para lo cual puede hacer uso de la siguiente calculadora.

Se toma como referencia el total de cesantías que haya recibido o causado en el año a declarar.

Cesantías acumuladas a 31 de diciembre de 2016.

Las cesantías acumuladas a 31 de diciembre de 2016 tienen un tratamiento diferente a las que se causen a partir de 2017, que es importante tener claro.

En primer lugar, antes de 2017, las cesantías no se causaban cuando se consignaban en el fondo, de modo que no se declaraban, lo que llevó a que a 31 de diciembre de 2016 existieran saldos acumulados no declarados, ni como ingreso ni como patrimonio.

Las cesantías que se retiren luego de 2017, correspondientes a las acumuladas a 31 de diciembre de 2016, se deben declarar como ingreso en los términos del parágrafo 3 del artículo 1.2.1.20.7 del decreto 1625 de 2016:

«Los montos acumulados del auxilio de cesantías a treinta y uno (31) de diciembre del 2016 en los fondos de cesantías o en las cuentas del patrono para aquellos trabajadores cobijados con el régimen tradicional contenido en el Capítulo VII, Título VIII parte Primera del Código Sustantivo del Trabajo, al momento del retiro del fondo de cesantías o pago por parte del empleador, mantendrán el tratamiento previsto en el numeral 4 del artículo 206 del Estatuto Tributario sin que sea aplicable lo dispuesto en el inciso segundo del artículo 336 del Estatuto Tributario.

Cuando se realicen retiros parciales, estos se entenderán efectuados con cargo al saldo acumulado a que se refiere el inciso anterior, hasta que se agote.»

Es decir que el ingreso se causa al retirar las cesantías, por lo tanto, se deben declarar, y seguirán siendo exentas en los términos del numeral 4 del artículo 206 del estatuto, y, además, la renta exenta que corresponda no está sujeta al límite general de las rentas exentas que impone el artículo 336 del estatuto tributario.

Esto se debe a que las cesantías eran exentas, pero como no se declaraban no se podía aprovechar esa exención, exención que es un derecho adquirido que no se puede desconocer con el límite del artículo 336, ya que esa renta exenta acumulada puede corresponder a 5, 10, 15 o 20 años.

Por esta razón, al elaborar la declaración de renta se deben separar las cesantías retiradas que correspondan a las acumuladas a diciembre 31 de 2016, para excluirlas del límite general del artículo 336 del estatuto tributario.

Otros aspectos relacionados con las cesantías en la declaración de renta.

Al elaborar la declaración de renta se deben tener presentes algunos aspectos que a continuación detallamos.

Las cesantías se declaran dentro del activo.

Las cesantías se declaran como ingreso laboral exento del impuesto a la renta, pero también se deben declarar como activo, en especial las cesantías que se consignan en el fondo de cesantías.

Recordemos lo que señala la segunda parte del numeral 3 del artículo 27 del estatuto tributario:

«El tratamiento aquí previsto para el auxilio de cesantías y los intereses sobre cesantías, dará lugar a la aplicación de la renta exenta que establece el numeral 4 del artículo 206 del Estatuto Tributario, así como al reconocimiento patrimonial, cuando haya lugar a ello.»

La cuenta individual que tiene el trabajador en el fondo de cesantías hace parte de su patrimonio como cualquier cuenta bancaria, que debe ser declarada.

En el caso de las cesantías que el trabajador recibe directamente, seguramente el trabajador se las gaste de una vez y en su patrimonio no quede nada, y si las consigna en su cuenta bancaria, terminarán declaradas en el activo al declarar el saldo de la cuenta de ahorros.

En razón a lo anterior, cuando el contribuyente retire sus cesantías del fondo de cesantías, ese retiro no constituye un ingreso, toda vez que ya fue declarado como tal en su momento y quedó declarado como parte del patrimonio.

En el caso de las cesantías acumuladas a 31 de diciembre de 2016, estas en su momento no fueron declaradas ni como ingresos ni como patrimonio, y al declararlas se puede presentar una diferencia patrimonial que es justificable, por lo que no debería haber ningún problema. No obstante, algunos autores sugieren no declararlas como activo para evitar un proceso de fiscalización, pero si todo está correcto, esa diferencia patrimonial que se presente se justificará con facilidad.

Cesantías acumuladas.

Las cesantías acumuladas son las que se han acumulado hasta el 31 de diciembre de cada año y que el empleador debe consignar en el fondo de cesantías.

Igualmente, son cesantías acumuladas los saldos que el trabajador tiene en el fondo de cesantías, donde sí existe una acumulación año tras año en la medida en que el empleador va consignando las cesantías causadas en cada año a 31 de diciembre.

El trabajador declara como ingreso las cesantías que se causan en cada periodo gravable y declara en el patrimonio las cesantías acumuladas que tenga en el fondo de cesantías.

Cómo declarar el retiro de las cesantías.

Para declarar las cesantías que se hayan retirado del fondo, se deben diferenciar claramente las que estaban acumuladas a 31 de diciembre de 2016 y las que se causaron desde 2017.

Las cesantías retiradas con cargo a las cesantías acumuladas a 31 de diciembre de 2016 se deben declarar como ingreso y como renta exenta, lo que implica hacer el cálculo respectivo para determinar la parte que es exenta conforme al numeral 4 del artículo 206 del estatuto tributario.

Por ello, el formulario 210 que se debe diligenciar al presentar la declaración de renta virtual plantea la siguiente pregunta: ¿Retiró cesantías acumuladas a 31 de diciembre de 2016 durante el año gravable que declara?

Cuando se retiran las cesantías causadas luego de 2017 no se declara nada, puesto que ya fueron declaradas anualmente y es como si se retirara dinero de una cuenta bancaria. Lo único que se afecta es el patrimonio, ya que se disminuye el valor acumulado que se había declarado.

Cesantías en docentes del magisterio (FOMAG).

Los docentes oficiales que hacen parte del magisterio tienen un tratamiento especial porque su régimen de cesantías es especial y tiene un tratamiento tributario diferencial, en especial las cesantías retroactivas.

En los docentes también existen dos regímenes: el retroactivo y el anualizado.

Cómo declarar las cesantías anualizadas.

En el régimen anualizado, donde anualmente las cesantías se consignan en el FOMAG, se declaran anualmente al igual que en el sector privado. Es decir, se declaran las cesantías que se le hayan consignado en el FOMAG en el respectivo año gravable o que se le hayan pagado directamente al docente.

Son exentas del impuesto de renta en los términos del numeral 4 del artículo 206 del Estatuto Tributario y están sujetas al límite general del artículo 336 del Estatuto Tributario.

En resumen, el tratamiento fiscal es exactamente el mismo que aplica para los trabajadores del sector privado.

Cómo declarar las cesantías retroactivas.

En el caso de las cesantías retroactivas, que es el equivalente al régimen tradicional de cesantías en el sector privado, el docente las recibe al finalizar el contrato de trabajo y comprende todas las que se hayan causado durante la vigencia de la relación laboral.

En tal evento, las cesantías se realizan y declaran en el año en que se reciben, como en el sector privado, pero la renta exenta está sujeta al límite general del artículo 336 del Estatuto Tributario, de modo que no pueden aprovechar la renta exenta acumulada durante todos los años a los que corresponden las cesantías, lo que no ocurre con el sector privado.

La Dian, en concepto unificado 912 de 2018, lo resume en los siguientes términos:

«a) Para los docentes a quienes aplique el sistema de retroactividad se ratifica la conclusión expuesta en el descriptor 1.21 del presente concepto, esto es, que la regla de realización establecida en el artículo 1.2.1.20.7 del Decreto número 1625 de 2016 no aplica.

En este caso la realización del ingreso por este concepto tendrá lugar con ocasión del pago que se haga en el año gravable en que esto ocurra, situación que implica ubicar el ingreso en la cédula de las rentas de trabajo y aplicar el correspondiente límite de rentas exentas y deducciones en los términos del inciso segundo del artículo 336 del E.T.

b) Respecto de los docentes que tienen un sistema anualizado de cesantías, deberán reconocer cada año gravable el ingreso asociado y aplicar el correspondiente límite de costos y deducciones en los términos del inciso segundo del artículo 336 del E.T. (renta líquida cedular de las rentas de trabajo).»

El argumento de la Dian se basa en que el artículo 1.2.1.20.7 del decreto 1625, el que excluye las cesantías retroactivas del límite general del artículo 336, no aplica a las cesantías retroactivas de los docentes por lo siguiente:

El artículo 1.2.1.20.7 regula la realización de las cesantías bajo dos regímenes específicos:

• El régimen anualizado de la Ley 50 de 1990
• El régimen tradicional del Código Sustantivo del Trabajo

Las cesantías retroactivas gestionadas por el FOMAG se rigen por un régimen especial del sector público (Ley 91 de 1989) que no está contemplado en los supuestos regulados por el artículo 1.2.1.20.7 del decreto 1625 que permite «saltarse» la limitación.

En resumen, las cesantías de los funcionarios se declaran cuando son recibidas o consignadas, exactamente igual que en el sector privado, con la diferencia de que las cesantías retroactivas quedan sujetas al límite general de las rentas exentas según la doctrina de la Dian aún vigente.

A continuación, demos respuesta a las preguntas frecuentes de nuestros lectores: