¿Cómo se declaran las cesantías?

El auxilio de cesantías se declara en el año en que el empleador lo paga al trabajador o lo consigna en el fondo, y está exento del impuesto de renta según el numeral 4 del artículo 206, en el porcentaje que corresponda al salario promedio de los últimos seis meses. La regla cambia para los saldos acumulados hasta 2016, que no se declararon en su momento y conservan un tratamiento propio. ¿Cuándo se declaran, cuánto queda exento y qué pasa al retirarlas?

Los dos regímenes de cesantías.

El tratamiento depende del régimen que cobije al trabajador, porque de él depende cuándo se realiza el ingreso.

• Cesantías anualizadas. Creadas por la Ley 50 de 1990. El empleador las liquida cada año con corte a 31 de diciembre y las consigna en el fondo antes del 15 de febrero siguiente, y solo las paga directamente al trabajador cuando termina el contrato o cuando hay un retiro parcial. El detalle está en el artículo sobre las cesantías anualizadas.
• Régimen tradicional. El anterior a la Ley 50, en el que el empleador paga directamente las cesantías al terminar el contrato, liquidadas con el último salario. Hoy es residual, y se explica en el artículo sobre el régimen tradicional de cesantías.

Cuándo se declaran.

Desde el año gravable 2017, el numeral 3 del artículo 27 del Estatuto Tributario entiende realizado el ingreso cuando el empleador paga las cesantías al trabajador o las consigna en el fondo, no cuando el trabajador las retira. La Ley 1819 de 2016 introdujo ese cambio.

En consecuencia, en la declaración de un año gravable se incluyen las cesantías que se hayan consignado en el fondo durante ese año, que corresponden a las causadas el año anterior, y las que el empleador haya pagado directamente en ese mismo año.

El régimen tradicional: la nulidad del reconocimiento anual.

El parágrafo 1 del artículo 1.2.1.20.7 del Decreto 1625 de 2016 ordenaba reconocer cada año la diferencia de saldos, como si el empleador hiciera las veces de fondo. Esa norma fue declarada nula por la sección cuarta del Consejo de Estado en la sentencia del 18 de marzo de 2021, expediente 11001-03-27-000-2018-00020-00 (23727), con ponencia de la consejera Myriam Stella Gutiérrez Argüello.

La consecuencia es que en el régimen tradicional el ingreso se realiza cuando el empleador paga efectivamente las cesantías, conforme a las reglas generales de los artículos 26 y 27 del Estatuto Tributario, y no antes. Todo el auxilio, el de este año y el de todos los anteriores, se realiza de una vez el día del pago.

Qué parte queda exenta.

Las cesantías y sus intereses están exentos en el porcentaje que resulte del salario mensual promedio de los últimos seis meses de vinculación laboral. Si ese promedio no excede 350 UVT, la exención es del 100%. Por encima de ese monto, el porcentaje decrece:

El dato decisivo es ese promedio, que se determina como explicamos en el artículo sobre el ingreso laboral promedio de los seis meses anteriores: se toman los últimos seis meses de vinculación dentro del año gravable, y se computan los pagos que constituyen salario, los mismos que sirvieron de base para liquidar las cesantías, según el concepto 17602 de 2005 de la DIAN.

El límite del mínimo legal.

El parágrafo 1 del artículo 206 limita esta exención, junto con las de los numerales 1, 2, 3 y 6, a «los valores que correspondan al mínimo legal de que tratan las normas laborales».

La norma no habla del salario mínimo: se refiere al derecho mínimo que reconoce la ley laboral, que en las cesantías es un mes de salario por año de trabajo, según el artículo 249 del Código Sustantivo del Trabajo. Si las partes pactan un auxilio superior, ese exceso tiene efectos laborales pero no fiscales.

El límite general.

La renta exenta por cesantías está sujeta al límite general de la cédula general, que comparte con las demás rentas exentas y con las deducciones especiales. La única excepción son los saldos acumulados hasta 2016, como se ve enseguida.

Las cesantías acumuladas hasta 2016.

Antes de 2017 el ingreso no se realizaba al consignar las cesantías, sino al retirarlas. Por eso a 31 de diciembre de 2016 quedaron saldos que nunca se declararon, ni como ingreso ni como patrimonio, y que conservan su propio tratamiento.

Lo dispone el parágrafo 3 del artículo 1.2.1.20.7 del Decreto 1625 de 2016:

«Los montos acumulados del auxilio de cesantías a treinta y uno (31) de diciembre del 2016 en los fondos de cesantías o en las cuentas del patrono para aquellos trabajadores cobijados con el régimen tradicional contenido en el Capítulo VII, Título VIII parte Primera del Código Sustantivo del Trabajo, al momento del retiro del fondo de cesantías o pago por parte del empleador, mantendrán el tratamiento previsto en el numeral 4 del artículo 206 del Estatuto Tributario sin que sea aplicable lo dispuesto en el inciso segundo del artículo 336 del Estatuto Tributario.»

De ahí salen tres consecuencias. El ingreso se realiza al retirarlos, de modo que se declaran en el año del retiro. Conservan la exención del numeral 4. Y esa renta exenta no está sujeta al límite general, como confirma el artículo sobre las rentas exentas que no están sujetas al límite general.

La razón de esa exclusión es que esos saldos pueden corresponder a cinco, diez o veinte años de cesantías exentas que nunca pudieron aprovecharse, porque no se declaraban. Someterlas al cupo anual desconocería un beneficio ya consolidado.

La misma norma fija una regla de imputación: los retiros parciales se entienden hechos con cargo a ese saldo acumulado hasta agotarlo. Es decir, primero salen las cesantías viejas y solo después las posteriores a 2017.

De acuerdo con nuestro criterio, esa regla obliga a separar los dos saldos en la declaración, porque de ella depende cuánta renta exenta queda por fuera del cupo. El formulario lo pregunta de forma expresa al diligenciarlo.

Las cesantías del régimen tradicional cuando se pagan.

Anulado el reconocimiento anual, el pago llega completo en un solo año y hay que separarlo en dos partes, porque no tienen el mismo tratamiento.

La primera parte está resuelta en el parágrafo 3 del artículo 1.2.1.20.7, que no fue anulado y que menciona expresamente los montos acumulados «en las cuentas del patrono para aquellos trabajadores cobijados con el régimen tradicional». Esos saldos conservan la exención del numeral 4 y quedan por fuera del cupo de la cédula general.

La segunda parte sigue la regla común: es renta exenta del numeral 4 en el porcentaje que corresponda al salario mensual promedio de los últimos seis meses, pero sujeta al límite general del año en que se recibe el pago.

El porcentaje exento se determina igual en los dos casos, con la escala vista antes. Conviene notar que la base tributaria no es el último salario, que es con el que se liquidan las cesantías en este régimen, sino el promedio mensual de los últimos seis meses de vinculación.

El perjuicio de concentrar todo en un año.

De acuerdo con nuestro criterio, ahí está el problema que dejó la nulidad. La parte causada desde 2017 puede corresponder a varios años de trabajo, pero su renta exenta compite por el cupo de un solo año, el del pago, con la renta exenta del 25% de la liquidación final y con las deducciones del contribuyente.

El resultado es que buena parte de esa exención se pierde, no porque la ley la niegue, sino porque no hay cupo donde imputarla. Dos trabajadores con el mismo salario y los mismos años de servicio terminan con cargas distintas: el del régimen anualizado usa su cupo cada año, y el del tradicional una sola vez.

El daño no aparece en todos los casos. Cuando el salario promedio de los últimos seis meses no supera el primer rango de la escala, la exención del numeral 4 es total y el límite general rara vez alcanza a recortarla. El perjuicio se concentra en los salarios medios y altos, donde el porcentaje exento ya viene reducido por la escala y el límite general lo recorta otra vez.

La ley sí resolvió el mismo problema en las pensiones.

El contraste lo hace evidente. Cuando un pago se acumula por años y llega de una sola vez, el legislador sabe cómo tratarlo: en la indemnización sustitutiva y en la devolución de saldos, el inciso segundo del numeral 5 del artículo 206 ordena multiplicar el tope mensual por el número de meses a los que corresponde el pago, como se explica en el artículo sobre cómo declarar la devolución de saldos y la indemnización sustitutiva.

Para las cesantías del régimen tradicional no escribió nada equivalente. No hay norma que permita distribuir el pago entre los años de causación, ni imputar la exención a declaraciones anteriores, ni calcular el cupo en función de los años que cubre. El ingreso se realiza en un solo año y ahí se agota el beneficio.

De acuerdo con nuestro criterio, es un vacío y no una decisión deliberada: el parágrafo 1 del reglamento intentaba justamente evitarlo, repartiendo el reconocimiento año a año, y al ser anulado no quedó nada en su lugar.

Qué se puede hacer.

No hay una salida que elimine el efecto, pero sí dos medidas que lo reducen.

• Discriminar los dos saldos en la liquidación. Pedir al empleador que separe el acumulado hasta 2016, que queda por fuera del límite, de lo causado desde 2017. De esa separación depende cuánta renta exenta escapa del cupo.
• Repartir el uso del cupo en el tiempo. El régimen tradicional admite anticipos de cesantías para vivienda, y esos pagos realizan el ingreso en el año en que se reciben. De acuerdo con nuestro criterio, quien los solicita en distintos años aprovecha el cupo de cada uno, en lugar de concentrar todo el auxilio en el año de la liquidación final.

La segunda medida es de planeación y debe evaluarse con las reglas laborales del anticipo, que tienen sus propias condiciones y no dependen de la conveniencia tributaria.

Qué se declara al retirar las cesantías.

El retiro de las cesantías no siempre es un hecho que se declare. Todo depende del año en que se causaron:

El retiro de las cesantías causadas desde 2017 no se declara ni como ingreso, ni como renta exenta, ni como patrimonio nuevo: ya se declararon al consignarlas y el saldo del fondo ya venía en el patrimonio, de modo que el retiro solo mueve el dinero de lugar.

Lo que sí se declara es lo que el empleador paga directamente, porque no pasó por el fondo. Ocurre al terminar el contrato: las cesantías causadas entre enero y la fecha de retiro se liquidan y se pagan, y se declaran en el año en que se reciben.

De acuerdo con nuestro criterio, la confusión más frecuente es declarar dos veces las mismas cesantías, una al consignarlas y otra al retirarlas. Conviene contrastar el certificado de ingresos y retenciones con el extracto del fondo antes de declarar: el primero reporta lo consignado en el año y el segundo muestra el saldo, que ya viene declarado.

Las cesantías en el patrimonio.

La cuenta individual del trabajador en el fondo hace parte de su patrimonio y se declara por el saldo a 31 de diciembre, como cualquier cuenta bancaria. Lo confirma la segunda parte del numeral 3 del artículo 27, que ordena el reconocimiento patrimonial cuando haya lugar a él.

Con los saldos acumulados hasta 2016 puede aparecer una diferencia patrimonial al declararlos, porque nunca estuvieron en el patrimonio. Es una diferencia justificable y se explica con el extracto del fondo, de modo que no hay razón para omitirla.

Qué pasa si no se declaran.

Cuando la exención es total, el impuesto no cambia, pero la declaración queda inexacta. Si el salario promedio supera 350 UVT la exención es parcial, y ahí omitirlas sí genera un mayor impuesto y obliga a corregir, con la sanción por corrección que corresponda.

Las cesantías de los docentes del magisterio.

Los docentes oficiales afiliados al FOMAG tienen dos regímenes, el retroactivo y el anualizado, según su fecha de vinculación, y el tratamiento difiere entre ellos.

En el anualizado las cesantías se consignan al fondo cada año y se declaran anualmente, igual que en el sector privado. En el retroactivo el docente las recibe al terminar la relación laboral o en los retiros parciales, y se declaran en el año del pago, con la particularidad de que su renta exenta sí queda sujeta al límite general, según la doctrina de la DIAN.

Cómo identificar el régimen, por qué el certificado de ingresos no reporta cesantías, qué hacer frente al reporte en la información exógena y qué certificación pedir a la Secretaría de Educación se desarrollan en el artículo sobre las cesantías de los docentes del magisterio.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.