Retención en la fuente en el régimen simple de tributación

A los contribuyentes del régimen simple no se les practica retención de renta ni de ICA, y ellos tampoco están obligados a practicarla, según el artículo 911 del Estatuto Tributario. Pero hay dos excepciones que conviene tener muy claras, los pagos laborales y el IVA, y una obligación que suele pasarse por alto: quien le vende al régimen simple debe autorretenerse. ¿Cómo funciona cada caso?

La regla: el régimen simple no está sujeto a retención.

La norma que lo dispone es el artículo 911 del Estatuto Tributario, modificado por el artículo 74 de la ley 2010 de 2019:

«Los contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación - SIMPLE no estarán sujetos a retención en la fuente y tampoco estarán obligados a practicar retenciones y autorretenciones en la fuente, con excepción de las correspondientes a pagos laborales. En los pagos por compras de bienes o servicios realizados por los contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación - SIMPLE, el tercero receptor del pago, contribuyente del régimen ordinario y agente retenedor del impuesto sobre la renta, deberá actuar como agente autorretenedor del impuesto. Lo anterior sin perjuicio de la retención en la fuente a título del impuesto sobre las ventas -IVA, regulado en el numeral 9 del artículo 437-2 del Estatuto Tributario.»

La norma dice tres cosas distintas que suelen mezclarse: al contribuyente del SIMPLE no le retienen, el contribuyente del SIMPLE no retiene, y quien le vende al SIMPLE debe autorretenerse. Conviene verlas por separado.

• Proyección y planeación pensional
• Guía de arrendamiento sin riesgo
• Guía de propiedad horizontal

Por qué no se le practica retención.

La retención en la fuente es un recaudo anticipado de un impuesto. Si el impuesto no se liquida de la forma ordinaria, no hay nada que anticipar por esa vía.

El SIMPLE es un impuesto unificado que sustituye el impuesto de renta e integra en un solo pago el impuesto de industria y comercio consolidado, con su complementario de avisos y tableros y las sobretasas correspondientes.

El anticipo lo hace el propio contribuyente con los recibos electrónicos bimestrales que debe presentar durante el año, y esos anticipos cumplen exactamente la función que en el régimen ordinario cumple la retención.

Por eso el artículo 1.5.8.3.1 del decreto 1625 de 2016 reiteró que los contribuyentes del SIMPLE no están sujetos a retenciones a título del impuesto de renta sustituido ni sobre el impuesto de industria y comercio consolidado integrado al SIMPLE.

En consecuencia, ningún municipio puede practicar retención de ICA a un contribuyente del régimen simple, así su acuerdo lo haya designado como sujeto de retención antes de que existiera este régimen.

La excepción: la retención de IVA.

El propio artículo 911 deja a salvo la retención a título de impuesto sobre las ventas, y ese es el único descuento que un contribuyente del SIMPLE puede ver en su factura.

La norma aplicable es el numeral 9 del artículo 437-2 del Estatuto Tributario, adicionado por el artículo 6 de la ley 2010 de 2019:

«Los responsables del impuesto sobre las ventas (IVA) cuando adquieran bienes corporales muebles o servicios gravados, de personas que se encuentren registradas como contribuyentes del impuesto unificado bajo el Régimen Simple de Tributación -SIMPLE.»

La condición es doble y conviene subrayarla: el comprador debe ser responsable de IVA, y el contribuyente del SIMPLE debe estar facturando una operación gravada con ese impuesto.

De modo que un contribuyente del régimen simple sí puede ver descontada una retención en su factura, pero únicamente por IVA, nunca por renta ni por industria y comercio.

Cuando el contribuyente del SIMPLE no es responsable de IVA.

Si no es responsable de IVA no factura el impuesto, y sin IVA facturado no hay base sobre la cual retener.

Conviene tenerlo presente porque no es una situación marginal. El parágrafo 4 del artículo 437 del Estatuto Tributario dispone que no son responsables de IVA los contribuyentes del SIMPLE que desarrollan las actividades del numeral 1 del artículo 908, esto es, tiendas pequeñas, minimercados, micromercados y peluquerías.

A esos contribuyentes no se les practica ninguna retención: ni de renta, ni de ICA, ni de IVA.

Quién le retiene IVA al régimen simple.

Le puede retener cualquiera que tenga la calidad de agente de retención de ese impuesto y adquiera de él bienes o servicios gravados.

La tercera fila resuelve la duda más frecuente: entre dos contribuyentes del régimen simple sí se practica retención de IVA, porque la norma no los exceptúa entre sí como ocurre con los grandes contribuyentes.

La base es el IVA facturado y la tarifa general es del 15% de ese impuesto, conforme a las reglas que desarrollamos en el artículo sobre la retención en la fuente por IVA.

El régimen simple tampoco practica retenciones.

La misma norma libera al contribuyente del SIMPLE de actuar como agente retenedor, con dos salvedades que conviene precisar.

Pagos laborales.

Si tiene trabajadores, debe practicar la retención en la fuente sobre salarios en los mismos términos que cualquier empleador, declararla y consignarla.

Es la única retención de renta que practica, y por eso el contribuyente del SIMPLE con nómina sí debe presentar declaración mensual de retención en los meses en que la practique.

Retención de IVA.

Si es responsable de IVA y adquiere bienes o servicios gravados de otro contribuyente del SIMPLE, debe practicar la retención del numeral 9 del artículo 437-2.

En la práctica esa es casi la única hipótesis en la que retiene IVA, porque cuando le compra a un gran contribuyente o a una entidad estatal no hay ningún numeral que le atribuya la calidad de agente de retención para esa operación.

Tampoco es autorretenedor. La autorretención especial en renta del artículo 365 del Estatuto Tributario no le aplica, porque la norma lo exceptúa de practicar autorretenciones, y porque esa figura está reservada a personas jurídicas del régimen ordinario.

Fuera de esos dos casos, el contribuyente del régimen simple no retiene por renta ni por industria y comercio, y no está obligado a presentar declaración mensual de retenciones cuando no tiene trabajadores ni opera la retención de IVA.

Quien le vende al régimen simple debe autorretenerse.

Este es el punto que más se pasa por alto, y es una obligación del proveedor y no del contribuyente del SIMPLE.

Cuando quien paga pertenece al régimen simple, no practica retención. Pero el vendedor, si pertenece al régimen ordinario y es agente retenedor de renta, debe practicarse a sí mismo la retención que su cliente no le practicó.

Supongamos que una sociedad del régimen ordinario presta un servicio por $20.000.000 a una empresa del régimen simple, y que al concepto le corresponde una tarifa del 4%:

Como se puede observar, el prestador recibe el pago completo pero debe declarar y pagar por su cuenta los $800.000 de retención. Quien olvida esta obligación termina con una retención dejada de declarar y responde por ella con su propio patrimonio.

Esta autorretención opera por el solo hecho de venderle a un contribuyente del SIMPLE y no requiere que la Dian haya calificado al vendedor como autorretenedor.

El ICA en el régimen simple.

Como el impuesto de industria y comercio quedó integrado en el SIMPLE, el contribuyente no lo liquida ante el municipio sino dentro del impuesto unificado, con las tarifas consolidadas que cada concejo municipal adopta.

De ahí se desprende una consecuencia práctica importante: el contribuyente del SIMPLE no presenta declaración municipal de industria y comercio, ni siquiera en ceros, como explicamos en el artículo sobre la declaración de retención de ICA en ceros.

Los municipios suelen exigir que el contribuyente informe su condición. Medellín, por ejemplo, dispone que quienes se acojan al régimen simple lo informen a la Secretaría de Hacienda mediante comunicación escrita, con copia del registro único tributario y del documento de identificación.

Ese trámite no es un formalismo menor: mientras el municipio no tenga el reporte, seguirá esperando declaraciones y puede iniciar procesos de aforo por periodos en los que el contribuyente ya estaba en el SIMPLE.

Cómo evitar que le practiquen retención.

La mayoría de las retenciones indebidas a contribuyentes del SIMPLE ocurren porque el pagador no sabe que su proveedor pertenece a ese régimen. Estas tres medidas lo evitan.

1. Mantener actualizado el registro único tributario con la responsabilidad del régimen simple y entregar copia al cliente al iniciar la relación comercial.
2. Advertir la condición de contribuyente del SIMPLE en la factura de venta, de manera visible.
3. Informar por escrito al municipio donde se desarrolla la actividad, en los términos que exija el acuerdo respectivo.

Con esas tres medidas el agente retenedor queda sin excusa, y si retiene de todas formas, el reintegro es mucho más sencillo de gestionar.

Qué hacer si le practicaron retención indebidamente.

Lo procedente es solicitar el reintegro al agente retenedor, con la prueba de la pertenencia al régimen simple en el momento del pago.

El agente que reintegra descuenta ese valor de las retenciones del periodo en que haga la devolución, o de las de los periodos siguientes si no son suficientes, según el procedimiento del artículo sobre las retenciones practicadas en exceso.

De acuerdo con nuestro criterio, esta es la vía que debe agotarse siempre y con prontitud, porque el contribuyente del SIMPLE liquida un impuesto unificado en el que no tiene cómo imputar una retención de renta que nunca debió practicársele, de modo que el valor retenido se pierde si no se recupera del agente.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

• Guía Laboral 2026
• Liquidador de intereses judiciales y comerciales
• Liquidador de intereses propiedad horizontal
• Liquidador de pensiones en Colpensiones