Las cesantías aparecen en tres formatos distintos de la información exógena, y no es duplicidad: cada formato informa un momento diferente de la misma obligación. Uno recoge lo que el trabajador efectivamente recibió, otro lo que el empleador dedujo en su declaración de renta y otro lo que quedó pendiente en el pasivo al cierre del año. Además, el saldo adeudado no se reporta a nombre del trabajador sino de la entidad donde deben consignarse, con una única excepción. Aquí explicamos qué va en cada formato y por qué.
- Las cesantías se reportan según su estado, no según su nombre.
- Cesantías pagadas y consignadas: formato 2276.
- Cesantías causadas: formato 1011.
- Cesantías adeudadas: formato 1009.
- Resumen del reporte de cesantías.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Qué son las cesantías consolidadas o causadas?
- ¿Las cesantías e intereses van en la casilla de prestaciones sociales del 2276?
- ¿Las vacaciones son prestación social para efectos del formato 2276?
- ¿Se pueden reportar en el mismo 2276 las cesantías consignadas y las causadas?
- ¿En el formato 1009 las cesantías se reportan a nombre del trabajador?
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Las cesantías se reportan en tres formatos distintos según su estado, porque no es lo mismo la cesantía que se pagó al trabajador, la que se causó contablemente y se llevó como deducción, y la que quedó pendiente en el pasivo a 31 de diciembre. Veamos qué formato corresponde a cada una.
Las cesantías se reportan según su estado, no según su nombre.
El punto de partida es distinguir tres momentos de la misma cesantía, porque cada uno tiene una consecuencia tributaria diferente y por eso va a un formato diferente.
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Causadas o consolidadas | Las generadas contablemente hasta el 31 de diciembre, aún no pagadas ni consignadas |
| Pagadas o consignadas | Las que el empleador pagó al trabajador o consignó en el fondo durante el año |
| Adeudadas | El saldo que figura en el pasivo a 31 de diciembre |
Una misma cesantía pasa por los tres estados en años distintos, y esa es la razón de que aparezca en varios formatos sin que haya duplicidad.
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Cesantías pagadas y consignadas: formato 2276.
Las cesantías que el empleador paga directamente al trabajador en los casos que la ley autoriza, o que consigna en el fondo antes del 14 de febrero, se reportan en el formato 2276 de ingresos y retenciones por rentas de trabajo.
La razón es el numeral 3 del artículo 27 del estatuto tributario, según el cual el ingreso por auxilio de cesantías se entiende realizado cuando el trabajador las recibe efectivamente o cuando se consignan en el fondo.
Como el formato 2276 reporta el ingreso del trabajador, allí van las cesantías en el momento en que fiscalmente se realizan para él.
Ojo con el desfase temporal: las cesantías que se consignan en el año 2025 son las causadas en el 2024, y son esas las que se reportan en el formato 2276 que se presenta en 2026.
Cesantías causadas: formato 1011.
Las cesantías consolidadas a 31 de diciembre que aún no se han pagado ni consignado se reportan en el formato 1011, que recoge los costos y deducciones declarados por el contribuyente.
El empleador obligado a llevar contabilidad deduce las cesantías que causa en el año, aunque no las haya pagado, en aplicación del artículo 110 del estatuto tributario, que permite la deducción de las deudas causadas a quienes llevan contabilidad por el sistema de devengo.
Por eso el reporte va al formato de costos y deducciones: lo que se informa es lo que se llevó a la declaración de renta como deducción del año.
La relación entre el 1011 y el 2276.
Aquí está la clave que resuelve la mayoría de las dudas:
Las cesantías que se reportan en el formato 1011 de un año son las mismas que se reportarán en el formato 2276 del año siguiente, cuando se paguen o consignen.
No se mezclan en un mismo formato 2276 las cesantías consignadas con las causadas, salvo una excepción: cuando el trabajador se retira y se le liquidan y pagan en el mismo año.
Supongamos un trabajador que se retiró en diciembre del 2025. En ese año le consignaron las cesantías del 2024 y le pagaron las del 2025, así que ambas van al formato 2276. Y en el formato 1011 se reportan las causadas en el 2025 que se declararon como deducción.
Cesantías adeudadas: formato 1009.
Las cesantías que se causan en el año y quedan registradas en el pasivo a 31 de diciembre se reportan en el formato 1009, saldos de pasivos a 31 de diciembre, regulado en el artículo 1.3.5.6.1 de la resolución 000227 de 2025.
Cada vez que se liquida la nómina se provisionan las cesantías del período y se llevan al pasivo. Ese saldo consolidado al cierre es el que se declara como deducción, se reporta en el 1011 y también figura en el 1009 como pasivo.
En este formato entra cualquier pasivo por cesantías, incluidas las de años anteriores que sigan sin pagarse y las acumuladas en el régimen tradicional.
¿A nombre de quién se reportan las cesantías adeudadas?
Aquí hay una trampa. Podría suponerse que se reportan bajo el Nit de los trabajadores, ya que a ellos se les deben, pero no es así.
Se reportan bajo el Nit del fondo de cesantías al que estén afiliados los trabajadores, porque es allí donde el empleador debe consignarlas. Así lo dispone el artículo 1.3.5.6.1 de la resolución 000227 de 2025:
«El valor del saldo de los pasivos por cesantías se informará en cabeza de la entidad administradora de cesantías o en cabeza del trabajador cuando no se haya acogido a lo dispuesto en la Ley 50 de 1990.»
El único caso en que se reportan bajo el Nit del trabajador es cuando este permanece en el régimen tradicional de cesantías, situación que a día de hoy es excepcional.
Resumen del reporte de cesantías.
Los tres reportes en una sola vista:
| Formato | Qué se reporta | Tercero |
|---|---|---|
| 2276 | Cesantías pagadas al trabajador o consignadas en el fondo durante el año | El trabajador |
| 1011 | Cesantías causadas en el año y declaradas como deducción | No aplica, es información agregada |
| 1009 | Saldo del pasivo por cesantías a 31 de diciembre | El fondo de cesantías |
Cada formato responde a una pregunta distinta de la Dian: cuánto recibió el trabajador, cuánto dedujo el empleador y cuánto sigue debiendo.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Qué son las cesantías consolidadas o causadas?
Son las que se generaron contablemente hasta el 31 de diciembre y aún no se han pagado al trabajador ni consignado en el fondo, lo que ocurre en febrero del año siguiente. Se declaran como deducción del año en que se causan.
No. En el formato 2276 las cesantías y los intereses sobre cesantías tienen casilla propia por su tratamiento fiscal especial, así que no deben incluirse también en la casilla de prestaciones sociales. Reportarlas en ambas duplicaría el ingreso del trabajador.
No, de acuerdo con nuestro criterio. Las vacaciones no son una prestación social sino un descanso remunerado, aunque en la práctica el formato no ofrece una casilla propia para ellas y suelen reportarse dentro de los pagos laborales generales.
¿Se pueden reportar en el mismo 2276 las cesantías consignadas y las causadas?
Solo cuando ambas se pagaron en el mismo año, como ocurre cuando el trabajador se retira. En condiciones normales, las causadas de un año se reportan en el 2276 del año siguiente, cuando se consignan.
¿En el formato 1009 las cesantías se reportan a nombre del trabajador?
No. Se reportan a nombre del fondo de cesantías al que está afiliado el trabajador. Solo se reportan a nombre del trabajador cuando este permanece en el régimen tradicional anterior a la ley 50 de 1990.
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En el formato 2276 hay una casilla que dice pagos por prestaciones sociales. En esa casilla, ¿se reportan solo las vacaciones y la prima? ¿O también deben reportarse las cesantías e intereses, ya que existe otra casilla que indica cesantías e intereses efectivamente pagadas al empleado? ¿Se debe poner doblemente, o cuál es el procedimiento?
Se deberían separar porque en el formato 2276 las cesantías tienen su propio espacio debido a su tratamiento especial. De otra parte, consideramos que las vacaciones no hacen parte de las prestaciones sociales; son un descanso remunerado.