¿Cuándo se practica retención en la fuente y cuándo no?

Antes de retener hay que responder tres preguntas en orden: si quien paga es agente de retención, si quien recibe el pago está sujeto a retención y si el pago supera la base mínima. Si cualquiera de las tres se responde que no, no hay retención, y el artículo 369 del Estatuto Tributario agrega una lista de pagos que tampoco están sometidos a ella. ¿Cómo se verifica cada condición en la práctica?

Las tres condiciones para que haya retención.

Las tres deben cumplirse al mismo tiempo. No basta con ser agente de retención ni con que el pago sea alto: si falla una sola condición, no se retiene.

Conviene verificarlas en el orden que sigue, porque cada una descarta la siguiente y evita trabajo innecesario.

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Primera: quien paga debe ser agente de retención.

La obligación de retener recae sobre quien hace el pago, no sobre quien lo recibe. Si el pagador no es agente de retención, no retiene y ahí termina el análisis.

Toda persona jurídica es agente de retención por el solo hecho de serlo. Las personas naturales solo lo son cuando cumplen los topes de patrimonio o ingresos del artículo 368-2 del Estatuto Tributario, o cuando hacen pagos por ciertos conceptos puntuales.

Para confirmarlo basta consultar el RUT, donde deben figurar la responsabilidad 07 para retención a título de renta, la 09 para retención de IVA y la 08 para timbre. El detalle de quiénes son y de cuándo una persona natural queda obligada lo desarrollamos en el artículo sobre los agentes de retención en la fuente.

Segunda: el beneficiario del pago debe ser sujeto pasivo.

Confirmado que usted debe retener, hay que mirar a quién le está pagando, porque no todos los contribuyentes soportan retención.

El caso más frecuente es el del autorretenedor: no se le retiene porque él mismo se practica la retención. Esa condición figura en el RUT con la responsabilidad 15 y suele advertirse en la factura.

Los demás casos corresponden a contribuyentes con régimen propio o a entidades que no son contribuyentes del impuesto que se pretende anticipar, y se relacionan más adelante.

Tercera: el pago debe superar la base mínima.

Varios conceptos solo están sujetos a retención a partir de cierta cuantía. Si el pago no la alcanza, no se retiene, aunque se cumplan las dos condiciones anteriores.

Las bases mínimas están expresadas en UVT y se verifican sobre el valor del pago sin incluir el IVA. Hay conceptos que no tienen base mínima y se retienen desde el primer peso, como los honorarios, los rendimientos financieros y el licenciamiento de software. Las cuantías vigentes están reunidas en la tabla de retención en la fuente.

Dos precisiones que evitan errores costosos: la base mínima se verifica por cada concepto y no sobre el total de la factura, y las facturas no se acumulan para alcanzarla, como explicamos en el artículo sobre la retención cuando hay más de un concepto por factura.

Casos en que no se practica retención en la fuente.

Superadas o no las tres condiciones, hay pagos que la ley excluye expresamente. El artículo 369 del Estatuto Tributario recoge los principales:

«No están sujetos a retención en la fuente: 1. Los pagos o abonos en cuenta que se efectúen a: a) Los no contribuyentes no declarantes, a que se refiere el artículo 22; b) Las entidades no contribuyentes declarantes, a que hace referencia el artículo 23. 2. Los pagos o abonos en cuenta que por disposiciones especiales sean exentos en cabeza del beneficiario. 3. Los pagos o abonos en cuenta respecto de los cuales deba hacerse retención en la fuente, en virtud de disposiciones especiales, por otros conceptos.»

Sumando lo que dispone esa norma a lo que resulta de las tres condiciones y de otras disposiciones especiales, no se practica retención en la fuente en los siguientes casos.

• Cuando quien hace el pago no es agente de retención.
• Cuando el pago no alcanza la base mínima del concepto que corresponda.
• Cuando el beneficiario del pago es autorretenedor, porque la retención la practica él.
• Cuando el pago se hace a una entidad no contribuyente del impuesto de renta, en los términos de los artículos 22 y 23 del Estatuto Tributario.
• Cuando se paga a una entidad del régimen tributario especial, salvo por rendimientos financieros.
• Cuando se paga a una cooperativa, salvo por rendimientos financieros, según el artículo 19-4 del Estatuto Tributario.
• Cuando se paga a un contribuyente del régimen simple de tributación, que no soporta retención de renta ni de ICA, aunque sí de IVA.
• Cuando el pago constituye renta exenta o ingreso no constitutivo de renta para quien lo recibe.
• Cuando el pago no está gravado con el impuesto que se pretende anticipar.
• Cuando se trata del pago de un pasivo, del otorgamiento de un préstamo o del reembolso de un capital.
• Cuando se presenta autoconsumo, es decir, cuando la empresa retira bienes de su inventario para su propio uso, según la sentencia 19004 del 28 de agosto de 2013 de la sección cuarta del Consejo de Estado.
• Cuando se pagan recompensas, conforme a la sentencia 9864 del 31 de marzo de 2000 de la misma corporación.

Fuera de esos supuestos, el agente de retención debe retener. La norma no distingue por el tipo de compra ni por la finalidad del gasto: si es agente de retención y se cumplen las tres condiciones, retiene aunque la compra sea de poco monto o de naturaleza personal.

Cómo verificar la condición del proveedor.

La segunda condición es la que más tiempo consume, porque la calidad del beneficiario no siempre aparece de forma expresa en el RUT. Estas son las responsabilidades que conviene revisar.

Conviene guardar copia del RUT del proveedor al iniciar la relación comercial y pedir su actualización cuando cambie de régimen. Si el agente de retención no practica una retención que debía practicar, responde él con su propio dinero, y la prueba de que el proveedor no era sujeto pasivo tendrá que aportarla.

Una advertencia sobre las personas naturales: todas son contribuyentes del impuesto de renta, declaren o no. Que un proveedor no esté obligado a declarar no lo exime de la retención; lo único que cambia, en algunos conceptos, es la tarifa.

En qué momento surge la obligación de retener.

Establecido que hay que retener, la retención se causa con el pago o con el abono en cuenta, lo que ocurra primero.

Quien lleva contabilidad suele registrar la factura antes de pagarla, de modo que lo primero que ocurre es el abono en cuenta y la retención pertenece al mes de la contabilización, aunque el pago se haga después.

La excepción son los pagos laborales, que se retienen únicamente cuando se pagan. El procedimiento de cálculo y la forma de aplicar la tarifa los desarrollamos en el artículo sobre la retención en la fuente.

Qué pasa si retiene cuando no debía o deja de retener.

Los dos errores tienen consecuencias distintas y conviene conocerlas antes de decidir en un caso dudoso.

Si deja de retener debiendo hacerlo, responde ante la Dian por el valor que no retuvo, con intereses, y conserva el derecho de cobrárselo al proveedor. Lo explicamos en el artículo sobre qué pasa si no practico retenciones en la fuente.

Si retiene sin que hubiera lugar a ello, el perjudicado es el proveedor, que deberá solicitarle el reintegro. El procedimiento está en el artículo sobre las retenciones practicadas en exceso.

De acuerdo con nuestro criterio, ante una duda razonable sobre la calidad del proveedor conviene retener y advertirlo, porque el riesgo es asimétrico: la retención de más la recupera el proveedor en su declaración, mientras que la retención de menos la asume el agente con su propio patrimonio.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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