Para saber cuándo se debe practicar la retención en la fuente, se deben considerar varios aspectos que puede determinar si hay o no obligación de efectuar la retención, que señalamos a continuación.
Tabla de contenido
Cuando usted es agente de retención.
La retención en la fuente debe ser efectuada cuando el que compra o paga, es agente de retención en la fuente, por el impuesto que corresponda.
Si quien paga no es agente de retención, naturalmente no debe efectuar la retención sin consideraciones adicionales.
Cuando el beneficiario del pago es sujeto pasivo de retención.
Una vez ha quedo claro que el pagador es un agente de retención, se mira si la persona a la que se le hace el pago es sujeto de retención, es decir, se le puede aplicar la retención en la fuente.
Por ejemplo, si la empresa a la que se le hace el pago es un autorretenedor, no se le debe practicar la retención en la fuente.
Tampoco se practica retención en la fuente cuando se hace un pago a una empresa que no es sujeto pasivo, como pueden ser las del régimen especial.
Cuando el monto del pago supera la base mínima de retención.
Superados los pasos anteriores, se debe observar el monto del pago individualmente considerado, pues en algunos casos la retención en la fuente sólo se aplica cuando el monto del pago supera X valor, valores que para el 2020 puede consultar en el siguiente artículo.
Si el pago está sujeto a una base mínima de retención, y el monto la supera, se procede a efectuar la retención a que haya lugar.
Momento en que se efectúa la retención en la fuente.
Superados todos los pasos anteriores y se determina que hay lugar a efectuar la retención en la fuente, esta debe hacerse el momento de hacer el pago o el abono en cuenta.
En la retención en la fuente existe la regla de lo que ocurra primero, el pago o el abono en cuenta, de modo que, si primero se causa la retención antes que hacer el pago, la retención se aplica o causa al hacer el abono en cuenta.
Esto suele suceder cando se debe llevar contabilidad, donde primero se causa o contabiliza la compra o el pago, y luego hacen efectivo el pago, y como la retención se debe hacer cuando ocurra la primera de esas dos situaciones, se debe efectuar el momento de la causación o contabilización, que es llamado abono en cuenta.
De manera que el agente de retención reconoce y causa la retención en la fuente cuando la contabilice, independientemente de cuándo haga el pago.
Cuando se debe contabilizar la retención en la fuente.
Teniendo en cuenta la regla de que la retención en la fuente se aplica cuando se haga el pago o se cause, lo que ocurra primero, generalmente, cuando se lleva contabilidad, la retención se cusa, contabiliza y efectúa simultáneamente.
Es así porque una retención se causa cuando se contabiliza, pero no se puede contabilizar si no se ha causado, entonces las dos cosas deben suceder al tempo.
La empresa recibe la factura, la contabiliza y causa la retención en la fuente en su sistema contable. Debe ser un solo proceso, o si se quiere, primero se contabiliza la compra, y seguidamente se contabiliza la retención en la fuente.
Si el pago se llagara a realizar sin tener haber recibido la factura, la retención se reconoce al hacer el pago, que ha ocurrido primero que la contabilización de la factura.
Causar la retención es reconocerla en la contabilidad, y una vez causada surge la obligación del agente de retención de declararla y pagarla, aunque en la practica no haya efectuado retención alguna porque no ha hecho el pago.
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