Retención en la fuente

La retención en la fuente es el mecanismo con el que el Estado recauda un impuesto de forma anticipada, en el momento mismo en que se genera el ingreso que lo va a producir, y está definida en el artículo 367 del Estatuto Tributario. No es un impuesto nuevo ni un impuesto adicional: es el mismo impuesto de renta, de IVA o de industria y comercio que el contribuyente pagaría más adelante, cobrado por cuotas y por adelantado. ¿Cómo funciona y qué pasa con el dinero que le retienen?

Qué es la retención en la fuente.

Cuando una empresa le compra a un proveedor, no le paga el valor completo de la factura: le descuenta un porcentaje y se lo entrega a la Dian a nombre del proveedor. Ese descuento es la retención en la fuente.

El nombre viene precisamente de ahí. El Estado no espera a que termine el año para cobrar el impuesto, sino que lo recauda en la fuente que lo origina, que es la venta o la prestación del servicio.

La finalidad está en el artículo 367 del Estatuto Tributario, que la formula en estos términos:

«Finalidad de la retención en la fuente. La retención en la fuente tiene por objeto conseguir en forma gradual que el impuesto se recaude en lo posible dentro del mismo ejercicio gravable en que se cause.»

La palabra clave de la norma es «gradual». El impuesto de renta es anual, pero el Estado necesita dinero todos los meses, y la retención le permite ir cobrando el impuesto a medida que el contribuyente genera los ingresos que lo causan.

Para quien sufre la retención el efecto también es favorable, aunque no lo parezca: paga el impuesto en cuotas pequeñas durante el año en lugar de pagarlo todo junto al presentar la declaración.

• Liquidador de intereses propiedad horizontal
• Proyección y planeación pensional
• Liquidador de intereses judiciales y comerciales

La retención en la fuente no es un impuesto.

Es la confusión más extendida y conviene despejarla de entrada, porque de ella se derivan casi todas las dudas que recibimos.

En Colombia existen el impuesto de renta, el impuesto a las ventas, el impuesto de industria y comercio y el de timbre, entre otros. La retención en la fuente no figura en esa lista porque no es un tributo: es la forma de cobrar anticipadamente cualquiera de ellos.

De ahí que existan tantas retenciones como impuestos sujetos a ella. Hablamos de retención a título de renta, de reteiva y de reteica, y en los tres casos el mecanismo es el mismo; lo que cambia es el impuesto que se está anticipando.

Diferencia entre la retención en la fuente y el impuesto de renta.

El impuesto de renta se paga sobre la utilidad que obtiene el contribuyente en el año. La retención se practica sobre cada venta, sin saber todavía si esa venta va a producir utilidad o pérdida.

El Estado parte de un supuesto: que cada operación genera renta y que sobre esa renta habrá impuesto. Por eso cobra un porcentaje por adelantado y espera a la declaración para hacer la cuenta definitiva.

Al presentar la declaración de renta, el contribuyente liquida el impuesto real del año y le resta todas las retenciones que le practicaron. Si el impuesto es mayor, paga la diferencia; si las retenciones fueron mayores, le queda un saldo a favor.

Así que retención e impuesto de renta no son lo mismo, pero están unidos: la primera es un abono del segundo.

Qué pasa con las retenciones si no declara renta.

Para quien no está obligado a declarar, las retenciones dejan de ser un anticipo y se convierten en el impuesto mismo. Lo dice el artículo 6 del Estatuto Tributario:

«El impuesto sobre la renta y complementarios, a cargo de los contribuyentes no obligados a declarar, es el que resulte de sumar las retenciones en la fuente por todo concepto que deban aplicarse a los pagos o abonos en cuenta, según el caso, realizados al contribuyente durante el respectivo año o período gravable.»

Es decir que el no declarante ya pagó su impuesto y no tiene que hacer nada más. Pero también significa que no recupera nada de lo retenido, aunque le hayan retenido más de lo que le habría correspondido pagar.

El parágrafo de esa misma norma le abre una salida: puede presentar declaración de renta de forma voluntaria, y si de ella resulta un saldo a favor, solicitarlo en devolución. Es la única forma de recuperar las retenciones cuando no se está obligado a declarar.

Elementos de la retención en la fuente.

Toda retención, cualquiera que sea el impuesto que anticipe, tiene cinco elementos. Identificarlos en orden es lo que permite decidir si hay que retener y cuánto.

Sujeto pasivo.

Es la persona a la que le practican la retención, esto es, quien vende el producto o presta el servicio y recibe el pago disminuido. Lo desarrollamos junto con el sujeto activo en el artículo sobre el sujeto activo y pasivo en la retención en la fuente.

Agente de retención.

Es quien hace el pago y está obligado por la ley a retener, declarar y consignar lo retenido. Toda persona jurídica lo es, y algunas personas naturales también, según explicamos en el artículo sobre los agentes de retención en la fuente. Cuando el beneficiario del pago es autorretenedor, no se le practica retención porque él mismo la practica.

Concepto de retención.

Es el nombre de la operación que da origen a la retención y lo que determina la tarifa y la base. Si se compra un producto, el concepto es compras; si se contrata un servicio, es servicios; si se paga un salario, es ingresos laborales.

Identificar mal el concepto es el error más frecuente y el más costoso, porque arrastra consigo la tarifa y la base mínima.

Tarifa de retención.

Es el porcentaje que se aplica a la base. Lo fija la ley o el reglamento para cada concepto y en varios casos cambia según si el beneficiario del pago declara renta o no.

Base de retención.

Es el valor sobre el cual se aplica la tarifa, que por regla general es el valor de la operación sin incluir impuestos.

Dos precisiones importantes. La primera es que muchos conceptos tienen una base mínima: si el pago no la alcanza, no hay retención. La segunda es que en algunos conceptos la base se depura restando ciertos valores antes de aplicar la tarifa, como ocurre en la retención por ingresos laborales.

Clases de retención en la fuente.

Como la retención anticipa un impuesto, existen tantas clases como impuestos sujetos a ella. En Colombia son cuatro las que se practican de forma habitual:

• Retención a título del impuesto de renta, que es la más común y la que se conoce como retefuente.
• Retención a título de IVA o reteiva, que no se aplica sobre el valor de la venta sino sobre el IVA facturado.
• Retención a título de industria y comercio o reteica, que regula cada municipio en su propio estatuto tributario.
• Retención a título del impuesto de timbre nacional.

Una misma factura puede estar sujeta a las tres primeras al tiempo, y en tal caso cada retención se liquida por separado, con su propia base y su propia tarifa.

Cuánto es la retención en la fuente.

No existe un porcentaje único. El valor a retener depende de tres datos que hay que establecer en este orden:

1. El concepto del pago, que es lo que define qué tarifa corresponde.
2. La tarifa asociada a ese concepto.
3. El valor del pago sin incluir impuestos, que será la base.

Con esos tres datos la operación es una simple multiplicación: base por tarifa. La dificultad nunca está en el cálculo sino en clasificar bien el concepto.

Ejemplo de cálculo.

Supongamos que una empresa compra mercancía por $10.000.000 más IVA del 19%, a un proveedor que declara renta y que no es autorretenedor, en un municipio donde la tarifa de reteica es del 4 por mil.

Obsérvese que la retención de renta y la de ICA se calculan sobre los $10.000.000, no sobre el total facturado, y que la de IVA se calcula únicamente sobre el IVA.

El proveedor recibe $11.325.000 y, con los certificados de retención en la mano, descuenta esos valores de sus respectivas declaraciones. Las tarifas vigentes por cada concepto están reunidas en la tabla de retención en la fuente.

La base se toma antes del IVA.

Es la duda que más se repite y la respuesta es clara: la retención a título de renta se calcula sobre el valor de la operación sin impuestos.

Si la compra es de $1.000.000 más IVA de $190.000, la base es $1.000.000 y no $1.190.000. Lo mismo aplica para verificar la base mínima: los topes en UVT se miran sobre el valor sin IVA.

La retención de IVA es la excepción aparente, y no lo es en realidad: también se aplica sobre su propia base, que en ese caso es el impuesto facturado.

Momento en que se practica la retención.

La retención se causa cuando se hace el pago o cuando se causa la operación, lo que ocurra primero. Es una regla simple pero que en la práctica genera muchos errores.

Quien lleva contabilidad normalmente registra la factura antes de pagarla. En ese caso lo primero que ocurre es el abono en cuenta, de modo que la retención se practica y se declara en el mes de la contabilización, aunque el pago se haga después.

Supongamos que la factura se causa el 30 de noviembre y se paga el 2 de diciembre. La retención pertenece a noviembre y se declara con las retenciones de ese mes, no con las de diciembre.

La excepción está en los pagos laborales, donde la retención se practica únicamente cuando se hace el pago efectivo al trabajador. También operan bajo el sistema de caja las entidades que ejecutan el presupuesto general de la nación, según explicamos en el artículo sobre la retención en las entidades del sector público.

Obligaciones que genera la retención en la fuente.

Practicar la retención es apenas la primera de cuatro obligaciones que recaen sobre el agente de retención, y las cuatro están sancionadas si se incumplen:

1. Practicar la retención sobre todo pago sujeto a ella.
2. Declararla mensualmente.
3. Consignar a la Dian lo retenido, con pago total.
4. Expedir al sujeto pasivo el certificado de las retenciones practicadas.

Quien no retiene debiendo hacerlo responde con su propio dinero por el valor que dejó de retener, y quien retiene y no consigna comete un delito. El procedimiento y los plazos los desarrollamos en el artículo sobre la declaración de retención en la fuente y los requisitos del soporte en el del certificado de retención en la fuente.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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