¿Cómo se reportan las cesantías en la nómina electrónica?

En la nómina electrónica se reportan las cesantías que el empleador haya causado contablemente en el mes a reportar, o que haya pagado efectivamente al trabajador, porque se reportan según el principio contable del devengo.

Las cesantías se liquidan anualmente a 31 de diciembre o en cualquier momento cuando el contrato de trabajo termina. En consecuencia, en el mes en que se liquiden o paguen, se reportan en la nómina electrónica.

Por ejemplo, si el trabajador es liquidado en julio, en la nómina de julio se reportan las cesantías que recibió. Igual si recibe algún pago parcial de cesantías por parte del empleador.

En el caso de la liquidación anual, que se hace a 31 de diciembre, en la nómina de diciembre que se reporta en enero del siguiente año, se incluyen las cesantías liquidadas, así el trabajador no las haya recibido ni se hayan consignado en el fondo de cesantías, en razón a que fueron causadas contablemente por el empleador.

En ese sentido se pronunció la Dian en el concepto 912416 de 2021, que fue reiterado en el concepto 900657 de 2002, en razón a que la resolución 013 de 2021 de pagos o abono en cuenta, por lo que en cualquiera de los dos casos se debe reportar, ya sea que se paguen o simplemente se causen contablemente.