Las cesantías se reportan en la nómina electrónica del mes en que se causan o se pagan, lo que ocurra primero. Por eso las cesantías anuales se reportan en la nómina de diciembre, aunque se consignen al fondo en febrero del año siguiente, según los oficios 912416 de 2021 y 900657 de 2022 de la Dian. ¿Qué pasa con las cesantías de un trabajador que se retira y con los intereses?
La regla: pago o abono en cuenta.
La nómina electrónica se genera sobre los «pagos o abonos en cuenta» derivados de la relación laboral, según la resolución 000013 de 2021 compilada en la resolución 000227 de 2025. El abono en cuenta es la causación contable del gasto, es decir, el momento en que el empleador lo reconoce como una obligación a su cargo.
La Dian interpretó esa expresión en el oficio 912416 de 2021, que confirmó en el oficio 900657 de 2022 al negar una solicitud de reconsideración:
«En consecuencia, la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica frente al concepto de cesantías deberá efectuarse teniendo en cuenta el concepto de abono en cuenta derivado del principio de devengo, esto es, la realización del respectivo gasto deducible que pretenda imputarse el sujeto obligado.»
La Dian agregó que esto aplica siempre que el pago al trabajador no ocurra primero. Es decir, las cesantías se reportan en el mes del abono en cuenta o en el del pago, el que suceda antes.
La razón es tributaria: la nómina electrónica es el soporte de la deducción, y el empleador obligado a llevar contabilidad deduce las cesantías en el año en que se causan, conforme a los artículos 59 y 105 del Estatuto Tributario. Si no las reportara en ese año, no tendría soporte para deducirlas.
Las cesantías anuales se reportan en diciembre.
Las cesantías se liquidan cada año a 31 de diciembre y el empleador tiene plazo hasta el 14 de febrero para consignarlas en el fondo, como explicamos en el artículo sobre la consignación de las cesantías. Los intereses sobre cesantías se pagan al trabajador a más tardar el 31 de enero.
Como el abono en cuenta ocurre al causarlas el 31 de diciembre, tanto las cesantías como sus intereses se incluyen en la nómina electrónica de diciembre, que se transmite en los primeros días hábiles de enero. No importa que la consignación al fondo o el pago de los intereses se hagan después.
En febrero, cuando se consignan al fondo, no se vuelven a reportar, porque ya se reportaron en diciembre. Reportarlas de nuevo duplicaría la información.
Cesantías pagadas al terminar el contrato.
Cuando el contrato termina, las cesantías se liquidan y se pagan directamente al trabajador. En ese caso se reportan en la nómina electrónica del mes de la liquidación.
Supongamos que un trabajador se retira el 31 de enero. En la nómina de enero se reportan las cesantías de enero que se le pagan en la liquidación. Las del año anterior, que se causaron el 31 de diciembre, ya se reportaron en la nómina de diciembre y no se incluyen otra vez, aunque se consignen al fondo en febrero.
Anticipos de cesantías.
Si durante el año el empleador paga al trabajador un anticipo de cesantías, por ejemplo para vivienda o educación, el pago ocurre antes que la causación anual. En ese caso el anticipo se reporta en la nómina del mes en que se paga, y al cierre del año se reporta solo el saldo que no se había reportado.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Las cesantías consignadas al fondo se reportan en la nómina electrónica?
Sí, pero en la nómina de diciembre, cuando se causan, y no en febrero, cuando se consignan. En febrero no se vuelven a reportar.
¿Los intereses sobre cesantías se reportan en diciembre?
Sí. Se causan a 31 de diciembre y se reportan en la nómina de ese mes, aunque se paguen en enero.
¿Cuándo se reportan las cesantías de un trabajador que se retira?
En la nómina del mes en que se liquida el contrato y se le pagan.
¿Qué pasa si no reporté las cesantías en diciembre?
La Dian podría rechazar la deducción por falta de soporte. Conviene transmitir una nota de ajuste al documento de diciembre para incluirlas.
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