La nómina electrónica es el documento soporte de pago de nómina que los empleadores deben generar y transmitir a la Dian cada mes, con el detalle de lo pagado a cada trabajador. La reguló la resolución 000013 de 2021 de la Dian compila en la resolución 000227 de 2025, y sin ella los salarios y prestaciones no pueden soportarse como costo o deducción en la declaración de renta. ¿Quién debe generarla, qué se reporta y en qué plazo?
Qué es la nómina electrónica.
La nómina que se liquida a los trabajadores sigue siendo la misma: la calcula el software de nómina o el empleador. Lo que la Dian exige es un documento electrónico adicional, el documento soporte de pago de nómina electrónica, que resume lo devengado y lo deducido a cada trabajador en el mes y se envía a la Dian para su validación.
Funciona de manera parecida a la factura electrónica: el documento se genera en un formato técnico definido por la Dian, se firma digitalmente y se transmite para validación. Cada documento lleva un código único, el CUNE.
La razón de fondo está en la propia resolución, cuyos considerandos señalan:
«Que en virtud de lo anterior, el soporte de pago de nómina electrónica se configura como documento soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a los pensionados a cargo del empleador.»
Es decir, la nómina electrónica es la prueba que la Dian exige para aceptar los pagos laborales como costo o deducción en la declaración de renta.
- Liquidador de intereses judiciales y comerciales
- Liquidador de renta personas naturales
- Liquidador de intereses propiedad horizontal
Quiénes están obligados.
El artículo 1.5.3.2.3 de la resolución 000227 de 2025 define a los obligados:
«Los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento, son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique.»
De la norma se desprenden tres conclusiones prácticas:
- Desde un trabajador. La obligación no depende del número de empleados: basta con tener uno solo vinculado por contrato de trabajo.
- Solo para quien necesita soportar costos o deducciones. De acuerdo con nuestro criterio, el empleador que no declara renta, o que no solicita en su declaración costos ni deducciones de ningún tipo, no está obligado, porque no necesita el soporte.
- Solo pagos laborales y pensiones. Incluye los contratos de trabajo, las relaciones legales y reglamentarias, los pensionados a cargo del empleador y, según el anexo técnico, los contratos de aprendizaje, en etapa lectiva o productiva.
Los pagos a contratistas por prestación de servicios no se reportan en la nómina electrónica. Se soportan con la factura electrónica del contratista o, si este no está obligado a facturar, con el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar.
Qué se reporta.
El documento debe contener, según el artículo 1.5.3.3.1 de la resolución, la identificación del empleador y del trabajador, el código CUNE, el número consecutivo, los valores devengados y deducidos, el valor neto, el medio de pago, la fecha, la firma digital y la identificación del proveedor tecnológico.
En los devengados y deducidos se reporta con gran detalle, entre otros conceptos:
- El salario, las horas extras y los recargos nocturnos, dominicales y festivos.
- El auxilio de transporte y los viáticos, discriminando transporte, manutención y alojamiento.
- Las vacaciones, con sus fechas de inicio y terminación.
- La prima de servicios, las cesantías y los intereses sobre cesantías, cuyo reporte explicamos en el artículo sobre cómo se reportan las cesantías en la nómina electrónica.
- Las incapacidades y licencias, con sus fechas.
- La dotación, los aportes a seguridad social, las libranzas y los demás descuentos.
- El medio de pago y, si es bancario, el banco, el tipo y el número de cuenta.
Se reporta lo pagado o abonado en cuenta en el mes, lo que ocurra primero. Por eso, según la Dian, las cesantías anuales se reportan en la nómina de diciembre, en que se causan, aunque se consignen al fondo en febrero.
Periodicidad y plazo.
El documento se genera mensualmente, aunque el empleador pague cada quincena o cada semana: en ese caso acumula los pagos del mes en un solo documento por trabajador. Así lo dispone el artículo 3 de la resolución.
El plazo para transmitirlo es de diez días siguientes al mes que se reporta, según el artículo 8. Como la norma no dice que sean calendario, se entienden hábiles, por la regla general que explicamos en el artículo sobre cómo se cuentan los plazos.
Si se detecta un error después de transmitir el documento, no se envía uno nuevo: se transmite una nota de ajuste, que puede reemplazar o eliminar el documento original. Un pago olvidado de un mes no se incluye en la nómina del mes siguiente, sino que se ajusta el documento del mes que corresponde.
Cómo se implementa.
Para generar la nómina electrónica el empleador debe seguir estos pasos:
- Habilitarse como emisor de nómina electrónica en los servicios en línea de la Dian.
- Escoger la solución: un software propio que cumpla el anexo técnico o, lo más común, un proveedor tecnológico o el módulo de nómina electrónica del software contable.
- Contar con el certificado de firma digital con el que se firman los documentos.
- Superar el set de pruebas de la Dian y empezar a transmitir los documentos reales.
El empleador que empieza a tener trabajadores cuenta con un plazo de dos meses desde el primer pago para completar la implementación.
Qué pasa si no se genera.
La consecuencia principal es tributaria: sin el documento soporte, los pagos laborales pueden ser rechazados como costo o deducción en la declaración de renta, lo que aumenta el impuesto.
Además, si el documento se transmite fuera del plazo, se expone a la sanción del artículo 651 del Estatuto Tributario, que en el caso de la información suministrada extemporáneamente es del 0,5% de las sumas respectivas. Conviene transmitir el documento aunque sea tarde, porque la sanción por no suministrar la información es mayor.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Qué es la nómina electrónica?
Es el documento soporte de pago de nómina que el empleador genera cada mes y transmite a la Dian, con el detalle de lo pagado a cada trabajador.
¿La nómina electrónica es obligatoria?
Sí, para los empleadores declarantes de renta que tienen al menos un trabajador y necesitan soportar esos pagos como costo o deducción.
¿Un empleador que no declara renta debe hacer nómina electrónica?
No, de acuerdo con nuestro criterio, porque la obligación recae en quienes necesitan soportar costos y deducciones en la declaración de renta.
¿Los contratistas se reportan en la nómina electrónica?
No. Solo los trabajadores con contrato de trabajo, las relaciones legales y reglamentarias, los aprendices y los pensionados a cargo del empleador.
¿Cuál es el plazo para enviar la nómina electrónica?
Los diez primeros días del mes siguiente al que se reporta, que se entienden hábiles.
¿Cómo se corrige un error en la nómina electrónica?
Transmitiendo una nota de ajuste que reemplaza o elimina el documento del mes correspondiente.
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¿Cómo hago para sacar el formato 2276?
Debe descargar el prevalidador de la Dian y diligenciarlo según la información de su contabilidad.
Buen día. En cuanto al formato 2276, se deben incluir las nóminas que fueron enviadas únicamente en el año 2023. En dado caso, si, por ejemplo, las de noviembre y diciembre de 2023 fueron enviadas en enero de 2024, ¿debo incluirlas en el reporte de medios magnéticos de 2023?
Se supone que en 2023 se deben reportar los valores causados contablemente en 2023 incluso si el pago se hizo en diciembre. De hecho, es normal que la nómina de diciembre se pague en enero y no por ello la nómina dicho mes se deba reportar en el año siguiente.
Cordial saludo.
Tengo una inquietud: un abogado independiente, sin oficina ni empleados, que no es responsable debido a sus ingresos, si percibe ingresos por consulta mayores a $212,000, ¿está obligado a generar factura electrónica? Y si es así, ¿se puede usar un software gratuito de la DIAN?
Gracias por sus respuestas.
Si no es responsable del IVA, no debe facturar, y si quiere hacerlo de forma electrónica, deberá actualizar el RUT con la obligación de facturar y solicitar la resolución de autorización de facturación, que es necesaria para configurar el facturador gratuito de la Dian.
Buen día,
¿Cómo registro nómina electrónica con un trabajador que se paga 70% en efectivo y 30% cuando es en especie? Igual cotiza en pensión con el 100% en los aportes parafiscales, porque el 30% no se ve reflejado como efectivo.
Gracias.
El salario es uno solo, solo cambia el método de pago, que puede ser en dinero y en especie, de modo que en la nómina se reporta un solo concepto que comprende tanto pago en dinero como en especie.
¿Qué norma respalda esa afirmación?
Resolución 013 de 2021.
Buenas tardes, ¿cuál sería la sanción si no se lleva a cabo el proceso en los dos meses que se tienen como plazo?
Debería presentar la nómina electrónica extemporáneamente, debiendo pagar una sanción del 0.5% sobre los valores reportados.
Buen día, si un maestro de construcción tiene a 25 empleados en la seguridad, pero no tiene contrato de vinculación laboral, ¿debe presentar nómina?
No debe generar nómina electrónica porque esta obligación solo aplica respecto al contrato de trabajo.
Buenas tardes. En un documento leí que se debería reportar en la nómina electrónica la dotación que se le da a cada empleado. ¿Es verdad? ¿Cómo se hace?
De acuerdo al Anexo Técnico Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, sí se debe reportar la dotación.
El artículo dice que solo los declarantes de renta tienen la obligación de reportar la nómina electrónica.
Es correcto en el sentido de que los obligados a generar la nómina electrónica son aquellos que requieren soportar costos y deducciones, y sólo los obligados a declarar renta lo requieren.
Buenas noches. Soy médico, prestación de servicios no gravados, y soy facturador electrónico por ingresos. Sin embargo, tributariamente NO solicito costos ni deducciones. Estoy obligado a reportar nómina electrónica y solo tengo a cargo a una persona. Gracias.
Sí, deberá en todo caso generar la nómina electrónica si declara otro tipo de costos o gastos, como se explica en como se explica aquí.
Buena tarde, tengo una duda: si en diciembre de 2021 reporto en la nómina electrónica las cesantías y los intereses de las cesantías, y el 31 de enero de 2022 liquido al empleado y le cancelo todas las prestaciones, ¿debo reportar a la DIAN solo la proporción de enero o toda la liquidación en el caso de las cesantías y los intereses de las cesantías? Gracias.
Se debe reportar lo que se haya liquidado en enero, sin incluir lo que ya fue reportado en la nómina de diciembre, para evitar reportar valores duplicados.
En el caso de que una liquidación del mes de noviembre se haya olvidado enviar, ¿se puede enviar en la nómina del mes de diciembre?
No, la nómina se debe enviar mensualmente, dentro de los primeros días hábiles del mes siguiente.
Hola, buenas tardes. Tengo una duda en cuanto a la nómina electrónica y el pago de las cesantías, ya que la norma es muy clara y específica en cuanto a que debe ser reportado lo efectivamente pagado. En el caso de los intereses, serán reportados con la nómina de enero. Pero en el caso de las cesantías que son consignadas en el fondo, ¿cómo o cuándo deben ser reportadas?
Las cesantías se reportan en la nómina del mes que se liquidan y pagan al trabajador, o se consignan en el fondo.
Buenas tardes. En la empresa hay más de 100 empleados. Según el calendario, debía implementarse el 1° de noviembre, pero no se hizo. Ya estamos en enero. ¿Se puede presentar esa nómina de noviembre después de la fecha en que debió hacerse?
Sí, puede presentarla, pero deberá pagar la sanción del literal c) del artículo 651 del E.T.