Indexación de salarios y prestaciones: cuándo procede y cómo se calcula

Cuando el empleador paga tarde el salario o las prestaciones, el trabajador no puede cobrarle intereses de mora, porque la ley laboral no los contempla y los intereses civiles no se aplican a las acreencias laborales. Lo que sí procede es la indexación, que actualiza la deuda con el índice de precios al consumidor que certifica el Dane, o la indemnización moratoria del artículo 65 del Código Sustantivo del Trabajo, que son excluyentes entre sí. ¿Cuál procede en cada caso y cómo se calcula?

Qué es la indexación.

Indexar es traer a valor presente una suma del pasado, reconociendo el efecto que la inflación tuvo sobre ella. No es una sanción ni un rendimiento: es la corrección del valor del dinero.

El salario se paga en dinero, y el dinero pierde capacidad adquisitiva con el paso del tiempo. Si un salario que debió pagarse en enero de 2022 se paga en 2026, ese dinero ya no compra lo mismo, y la indexación corrige esa pérdida.

Dicho de otro modo: con la indexación, si el dinero alcanzaba para un kilo de carne hace diez años, hoy debe seguir alcanzando para un kilo de carne. Ni más ni menos.

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No existen intereses de mora en las acreencias laborales.

Es la primera precisión y la que más sorprende al trabajador: aunque el empleador no pague oportunamente el salario, la prima, las cesantías o la liquidación, no está obligado a pagar intereses moratorios.

El Código Sustantivo del Trabajo no los contempla, y tampoco pueden aplicarse por analogía los intereses civiles. El artículo 1617 del Código Civil fija un interés legal del 6 % anual cuando no se pactó uno convencional, pero la Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia ha sido clara en que esa norma no opera en materia laboral. Lo dijo en la sentencia SL4849-2019, con ponencia del magistrado Giovanni Francisco Rodríguez:

«No se accederá a esta pretensión pues esta Corte tiene definido que «[…] los intereses legales previstos en el art. 1617 del C.C. no son procedentes frente a acreencias de índole laboral, pues los mismos operan para créditos de carácter civil» (CSJ SL, rad. 16476, 21 nov. 2001, reiterada en decisión CSJ SL3449-2016).»

Queda entonces descartado el cobro de intereses legales o moratorios por lo que el empleador le adeude al trabajador. Lo que procede es otra cosa.

Qué procede entonces: tres figuras que conviene no confundir.

Frente al pago tardío de acreencias laborales el ordenamiento ofrece tres respuestas, y es importante saber cuál aplica en cada caso porque no son acumulables entre sí.

La regla práctica es sencilla: durante el contrato, la indexación. Al terminar el contrato y si hubo mala fe, la indemnización moratoria. Intereses de mora, nunca por acreencias laborales.

La indexación y la indemnización moratoria son excluyentes.

Cuando el juez condena a la indemnización moratoria del artículo 65 del Código Sustantivo del Trabajo, no puede además ordenar la indexación de esas mismas sumas, porque las dos cumplen la misma finalidad y se estaría pagando dos veces lo mismo.

Lo recordó la Sala Laboral en la sentencia SL2617-2020, con ponencia del magistrado Santander Rafael Brito:

«En efecto, otea la Sala que el Tribunal pese a que impuso condena por la sanción moratoria del artículo 65 del CST, respecto de la reliquidación de salarios y prestaciones no se percató que sobre estos rubros el a quo había condenado a la indexación, cuando tales conceptos (moratoria-indexación) son incompatibles, …»

Por eso, al demandar, conviene pedir las dos de forma subsidiaria: primero la indemnización moratoria y, si el juez no encuentra probada la mala fe del empleador, la indexación de lo adeudado. Así el trabajador no queda sin ninguna de las dos, que es lo que ocurre cuando solo se pide la moratoria y la buena fe del empleador resulta acreditada.

Los intereses moratorios también excluyen la indexación.

La misma incompatibilidad se presenta donde los intereses moratorios sí proceden, como en las acreencias pensionales del artículo 141 de la ley 100 de 1993.

La Sala Laboral lo explicó en la sentencia SL9316-2016, con ponencia del magistrado Jorge Mauricio Burgos:

«Al efecto, es conveniente recordar, que si bien es cierto se trata de dos conceptos diferentes, ya que los intereses moratorios previstos en el art. 141 de la Ley 100 de 1993, corresponden a una sanción por mora, es decir, por el pago tardío de la prestación que se ha debido cancelar oportunamente en los términos legalmente dispuestos, en cambio la indexación es la simple actualización de la moneda para contrarrestar la devaluación de la misma por el transcurso del tiempo, dada la generalizada condición inflacionaria de la economía nacional. Sin embargo, también lo es, que tales intereses moratorios se pagan a «la tasa máxima de interés moratorio vigente en el momento en que se efectúe el pago», lo que equivale a una suma considerablemente superior a la corrección monetaria o indexación, que alcanza para cubrir perfectamente la devaluación de la moneda, esto es, que el valor adeudado se «actualice» y mantenga el mismo poder adquisitivo al momento de su pago. De ahí que se entienda, en términos de justicia y equidad, que aplicado el interés moratorio este comprende el valor por indexación.»

La relación no es simétrica, y conviene tenerlo presente al redactar las pretensiones. Los intereses moratorios contienen la indexación, pero la indexación no contiene los intereses moratorios. Por eso lo correcto es pedir los intereses, no la indexación sola ni las dos a la vez: quien pide solo la indexación recibe menos de lo que le corresponde.

Cuándo se debe indexar el salario.

La indexación procede cuando una acreencia laboral se paga después de la fecha en que debió pagarse. Los casos más frecuentes son estos:

• Salarios y prestaciones reconocidos en una sentencia, que se pagan años después de causados.
• Los salarios dejados de percibir cuando el juez ordena el reintegro sin solución de continuidad, por todo el tiempo que el trabajador estuvo desvinculado.
• Las diferencias que resultan de reliquidar prestaciones sobre un salario superior al que se tomó en su momento.

En la práctica, la indexación casi siempre la ordena un juez. Al empleador que paga tarde por su cuenta no se le ocurre indexar, y el trabajador que recibe su dinero tarde rara vez demanda solo por la corrección monetaria.

Cómo se indexa un salario.

La indexación se hace con el índice de precios al consumidor que certifica mensualmente el Dane, que puede descargarse de la página del IPC del Dane en el archivo de índices y series de empalme. Conviene no confundir el índice con la variación: el índice es un número acumulado para cada mes, y es ese el que se usa, no el porcentaje de inflación anual.

La fórmula es la que la Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia aplica en sentencias como la SL572-2018 y la SL16218-2014:

Valor indexado = Valor histórico × (Índice final ÷ Índice inicial)

El índice inicial es el del mes en que la obligación debió pagarse, y el índice final es el del mes hasta el cual se indexa, que normalmente es el del pago o el de la sentencia.

Ejemplo de indexación de un salario.

Supongamos que debemos indexar el salario de enero de 2022, de $2.000.000, hasta agosto de 2023.

El salario de $2.000.000 que debió pagarse en enero de 2022 equivale a $2.390.782 en agosto de 2023. La diferencia de $390.782 es la corrección monetaria, no un rendimiento.

El procedimiento se repite mes por mes. Si lo que se indexa es una prestación, el índice inicial es el del mes en que esa prestación debió pagarse: diciembre para la prima del segundo semestre, 14 de febrero para las cesantías del año anterior, y así sucesivamente.

Indexador de salarios en Excel.

Para facilitar el cálculo hemos desarrollado una herramienta en Excel que hace la operación mes por mes. El archivo tiene dos hojas:

1. Índices, con los índices mensuales certificados por el Dane.
2. Salarios, donde se ingresan los valores a indexar y la fecha hasta la cual se indexan.

Para utilizarla, ingrese los datos en este orden:

1. En la hoja Salarios, el mes final al que desea indexar, en la celda I5 coloreada de verde, con el formato año-mes. Para agosto de 2023, escriba 2023-08.
2. En la columna A, los meses que desea indexar, con el mismo formato año-mes.
3. En la columna B, el valor correspondiente a cada mes.

Puede agregar tantas filas como necesite al final de la tabla, que se actualiza automáticamente. Las celdas con fórmulas están bloqueadas para evitar que se borren.

Tenga en cuenta dos reglas para que la herramienta no arroje error: la fecha final de la celda I5 no puede ser posterior al último índice ingresado en la hoja Índices, y ningún mes de la columna A puede ser posterior a esa fecha final. Si el mes que indexa es el mismo de la fecha final, el resultado es cero, porque el índice inicial y el final coinciden y el factor es 1.

Puede descargar aquí el indexador de salarios en Excel o utilizar nuestra calculadora en línea que siempre tiene actualizados los índices del IPC.

Intereses en el contrato de prestación de servicios.

Lo dicho hasta aquí vale para el contrato de trabajo. En el contrato de prestación de servicios la situación es distinta, porque es un contrato de naturaleza civil y allí sí se aplican los intereses del Código Civil.

Así lo señaló la Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia al conocer de un contrato de servicios profesionales:

«Por la naturaleza del asunto, no hay duda de que el contrato de prestación de servicios profesionales objeto de litis, por devenir de un contrato de mandato, es de naturaleza civil. (…) En virtud de lo anterior, ninguna equivocación puede atribuirse al Juez Plural, al acudir analógicamente al artículo 1617 del Código Civil, para establecer los intereses legales, equivalentes al 6% anual, ante la falta de estipulación expresa de las partes en tal sentido.»

De modo que el contratista al que no le pagan a tiempo sus honorarios sí puede cobrar intereses: los que se hayan pactado en el contrato y, si nada se pactó, el interés legal del 6 % anual. Es una de las pocas ventajas que el contrato de servicios ofrece frente al contrato de trabajo.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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