Las adendas son el único mecanismo válido para modificar el pliego de condiciones o su equivalente en mínima cuantía.
Qué son las adendas en contratación pública.
La adenda es el documento que sirve para modificar los pliegos de condiciones de los procesos licitatorios en la contratación pública.
Sólo las adendas pueden modificar los requisitos de participación establecidas en el Pliego de Condiciones o su equivalente en mínima cuantía.
El Decreto 1082 de 2015, en su 2.2.1.1.2.2.1 señala como se pueden realizar modificaciones en los pliegos de condiciones, así:
- La Entidad Estatal puede modificar los pliegos de condiciones a través de Adendas expedidas antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas.
- La Entidad Estatal puede expedir Adendas para modificar el Cronograma una vez vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato.
- La Entidad Estatal debe publicar las Adendas en los días hábiles, entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m., a más tardar el día hábil anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas a la hora fijada para tal presentación, salvo en la licitación pública pues de conformidad con la ley la publicación debe hacerse con tres (3) días de anticipación.
Es así que las entidades públicas no pueden realizar modificaciones a los pliegos de condiciones o su equivalente en mínima cuantía, mediante el uso de documentos diferentes a las adendas, es decir, avisos, respuesta a observaciones, comunicados, o cualquier otro documento expedido por la entidad pública.
Término para efectuar las adendas.
Las adendas para modificar requisitos de participación en el proceso de selección, se pueden efectuar antes de la recepción de propuestas.
Sin embargo, para que la Adenda tenga fuerza vinculante y no afecte la participación de los proponentes en el proceso de selección, es obligatorio efectuar la publicación en el SECOP con anterioridad, dando un tiempo prudente para que sea de conocimiento general.
Las adendas deben ser publicadas entre las 07:00 am y las 07:00 pm. En caso de que la adenda sea publicada, después de las 07:00 pm., se entiende que la misma surte efecto a partir de las 07:00 am del día siguiente.
En los procesos de licitación pública, la norma señala que se debe efectuar con mínimo 3 días de anticipación, para los demás casos, es decir, mínima cuantía, menor cuantía, subasta inversa y concurso de méritos, se debe publicar con un día hábil antes de recibir propuestas.
Ejemplo En un proceso de Mínima cuantía
- Fecha de Publicación: 05-Enero-2016, a las 09:00 am
- Fecha de Cierre: 07-Enero-2016, a las 09:00 am
- Para el caso anterior, las adendas se podrían publicar, así:
- Desde: 05-Enero-2016, a las 09:00 am
- Hasta: 06-Enero-2016, a las 09:00 am
- En caso de publicarse la adenda después de la hora y fecha mencionada, se debe modificar el cronograma y cambiar la fecha de cierre, así:
- Fecha de Publicación: 05-Enero-2016, a las 09:00 am
- Fecha de Adenda: 06-Enero-2016, a las 05:00 pm
- Fecha de cierre modificado: 07-Enero-2016, a las 05:00 pm
Dando aplicación al día hábil anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas. Si una adenda es publicada sin tenerse en cuenta los 3 días hábiles en las licitaciones y un día hábil en los demás procesos, se encuentra viciado el procedimiento.
De otra parte, luego de recibidas las propuestas, las adendas sólo pueden publicarse para modificar el cronograma, antes de la adjudicación del contrato, es decir, no se puede establecer nuevos requisitos o modificar la forma de acreditación de los ya solicitados en el pliego de condiciones.
La modificación del cronograma mediante adenda, luego de recibidas las propuestas, está dirigido a dar el tiempo necesario a la entidad para efectuar la evaluación y comparación de propuestas, así como, el lapso estimado donde se traslada el informe de evaluación a los proponentes y ciudadanía en general.
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