Deducciones de nómina

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Es común recibir inquietudes de los usuarios respecto a las apropiaciones y las deducciones de nómina, por lo que en éste documento se tratará de dejar claro en qué consisten las deducciones de nómina y cuáles son. En este documento se desarrollas las apropiaciones de nómina.

Se puede decir que la nómina se divide en tres secciones: Devengado, Deducciones y Apropiaciones.

Pues bien, el devengado corresponde a todos los conceptos por los que un empleado recibe una remuneración, como son el salario, horas extras, comisiones, auxilio de transporte, recargos nocturnos, etc. La sumatoria de estos valores conforma lo que se llama total devengado, que es la totalidad de los ingresos que recibe un empleado como remuneración por su trabajo.

Una vez determinado el valor total que un trabajador ha ganado en una quincena o en un mes, se procede a restar los conceptos que por obligación el empleado debe pagar, ya sea a la empresa o a terceros.

Estos conceptos se calculan en la respectiva liquidación de la nómina.

Entre los principales conceptos que pueden estar a cargo de un trabajador, y que por consiguiente se debe descontar (deducir) del total devengado, tenemos:

Aportes a salud:

El trabajador debe estar afiliado al sistema de salud. La cotización por salud que corresponde al 12.5% de la base del aporte, se hace en conjunto con la empresa. Ésta última aporta el 8.5%, y el empleado debe aportar el 4% restante. Ese 4% es el valor que se debe descontar (deducir) del total devengado a cargo del empleado.

El aporte de salud es responsabilidad de la empresa, quien debe pagar el respectivo aporte, tanto el valor que le corresponde a ella, como el valor que le corresponde al empleado. Es por eso que se le deduce de la nómina al empleado este valor, puesto que el empleado no puede cobrar la totalidad de la nómina, y luego ir al otro día a consignar lo que le corresponde por salud, sino que es la empresa la que consigna la totalidad del aporte (12.5%).

Aportes a pensión:

El trabajador también debe estar afiliado al sistema de pensiones. La cotización por pensión está a cargo tanto de la empresa como del empleado. Del total del aporte (16%) , la empresa aporta el 75% (12%) y el trabajador aporta el restante 25% (4%). Como el trabajador debe aportar un 4% por concepto de pensión, este valor se le descuenta (deduce) del valor devengado en el respectivo periodo (mes o quincena).

El tratamiento de esta deducción es igual al tratamiento de la deducción por salud, es decir, la empresa es la que hace el pago total incluyendo lo que le corresponde al trabajador.

Fondo de solidaridad pensional:

Todo trabajador que devengue un sueldo que sea igual o superior a 4 salarios mininos, debe aportar un 1% al Fondo de solidaridad pensional.

Al igual que los conceptos anteriores, éste concepto se resta (deduce) del total devengado del trabajador.

Cuotas sindicales:

Las cuotas que los trabajadores sindicalizados deben aportar al sindicato al que estén afiliados, y siempre que medie autorización del empleado, se pueden descontar o deducir de la nómina del empleado. (Vea: Aspectos generales sobre los sindicatos).

Aportes a cooperativas:

Las cuotas o aportes que los empleados hagan a las cooperativas legalmente constituidas, pueden también ser deducidas de la nómina del empleado.

Embargos judiciales:

Los embargos ordenados por autoridad judicial competente contra los empleados, deben ser descontados de la nómina por la empresa y consignarlos en la cuenta que el juez haya ordenado.

Cuotas de créditos a entidades financieras:

Las cuotas que el empleado deba pagar a una entidad financiera, para la amortización de un crédito que le haya sido otorgado por libranza, pueden también ser descontadas de la nómina del empleado.

Deudas del empleado con la empresa:

Se pueden descontar también de la nómina, el valor que se deba pagar por las obligaciones que el empleado tenga con su empresa, como puede ser un crédito que ésta le haya otorgado, o como compensación por algún perjuicio o detrimento económico que el empleado le haya causado a la empresa.

Consulte: Los descuentos de nomina al trabajador deben estar debidamente autorizados.

Retención en la fuente:

Si hubiere lugar, la empresa deberá calcular y retener al empleado el valor correspondiente a retención en la fuente por ingresos laborales. Este valor será declarado y consignado en la respectiva declaración mensual de retención en la fuente.

Una vez realizadas todas las deducciones, se obtiene el valor neto a pagar al empleado por concepto de nómina. Ese es el valor que la empresa le debe consignar al empleado al finalizar el mes o la quincena.

Una vez hecho el cálculo de los diferentes conceptos, se procede entonces a la respectiva Contabilización de la nómina.

Consulte: Retención en la fuente por salarios.

Comentarios finales.

Importante: La empresa no puede descontar o retener valor alguno del salario a un empleado sin el consentimiento exprese del mismo, a no ser que medie orden judicial competente.

No sobra aclarar que los conceptos aquí expuestos no son todos los que pueden existir, sólo son los más comunes. Además, no todos son obligatorios, algunos empleados pueden que les apliquen unos y otros no. Los únicos que son de obligatorio cumplimiento para todos los empleados son los relacionados con la seguridad social.

Respecto a los aportes a la seguridad social, se ha hablado de unos porcentajes que se aplican sobre una determinada base. Determinar con exactitud cual es la base sobre la que se deben calcular los aportes a seguridad social, será un tema que se tratará en una próxima entrega.

Aquí se ha expuesto de una forma muy general los diferentes conceptos relacionados con las deducciones de nómina. En los siguientes documentos se pueden conocer con mayor profundidad cada uno de los conceptos expuestos aquí: Nómina, Prestaciones sociales, Aportes parafiscales, Salario, Contrato de trabajo, Seguridad social, Auxilio de transporte.

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9 Opiniones
  1. carlos castro Dice:

    Tengo un sueldo de 4250000 y tengo un auxilio por transporte de 500.000. cuanto me deberían consignar?

    Responder
  2. Orlando p Dice:

    Buenas noches mi inquietud tengo 17 meses de incapacidad yel fondo de pensiones cubre la mesada no devengo sueldo por parte de la empresa y quieren descontarme de la retribucion de las incapacidades la seguridad social lo pueden hacer?.

    Responder
  3. Consulta Dice:

    Si un empleado le solicita al empleador -para el pago de su crédito hipotecario y para obtener el beneficio tributario- realizar en cada pago de nómina un descuento para ser trasladado a su cuenta AFC.
    Cuánto tiempo tiene el empleador para que el descuento se vea reflejado en la cuenta AFC del empleado?
    Si por demora del empleador en el abono del descuento, el empleado debe pagar intereses de mora en su crédito hipotecario, quien debe asumir dicho pago?

    Responder
  4. Kata Dice:

    Estoy próxima a terminar contrato con la empresa con la que trabajo. Ellos suelen demorarse en el pago de salarios, por lo que mi liquidación podría estar unida al pago de los meses de septiembre y octubre más la liquidación por ser un contrato laboral. Esa suma es de aproximadamente 7 salarios mínimo (si pasa que juntan todos los valores que me adeudan). En ese caso me harían retención en la fuente?

    Agradezco su respuesta.

    Responder
  5. Luisa Dice:

    Buenos días, tengo una pregunta respecto a las libranzas:

    Si a mi me pagan mensual los 25 de cada mes y me autorizaron una libranza que tiene fecha de pago los 10 de cada mes, el descuento me lo deben hacer en el mes anterior? o en el mismo mes del pago de la libranza?
    Ejemplo: La cuota se debe pagar el 10 de marzo. Me deben hacer el descuento de la nómina que me pagan el 25 de Febrero? o en la que me pagan el 25 de marzo??

    Agradezco una respuesta

    Responder
    • Leonardo Diaz Dice:

      Buen día

      Por lo general las deducciones por concepto de libranza, son por lo general anticipadas. esto con el fin de poder cubrir las cuotas en las fechas establecidas o pactadas

      Si se debe cancelar la primera cuota en diciembre, el descuento se debe efectuar en el mes de noviembre, esto con el fin de garantizar el pago de la cuota en la fecha establecida inicialmente.

      Slds

      Responder
  6. Camilo Barrera Dice:

    Buenos días

    Tengo un caso, si la empresa me consigna un auxilio a mi nómina esto cuenta como base en la deducción de salud y pensión? A pesar de que i diquen que este auxilio no es salarial ni prestacional?

    Muchas gracias !

    Responder
  7. JORGE Dice:

    Señores GERENCIE.COM, quiero manifestarles mis agradecimientos por tan importante información y asesoría que Ustedes publican por este medio. Soy estudiante de Derecho, y ante mi limitación para acceder a libros y textos, ha sido para mi de muchisisima ayuda su información publicitada por esta web.
    Muchas muchas gracias.

    Responder
  8. Jorge Lopez Dice:

    A mi empleada de servicio doméstico le estoy pagando salario minimo, y la tengo afiliada a la seguridad social (salud, pensión, ARL y caja de compensación) ¿es permitido descontarle mensualmente el 4% de salud y 4% por pensión aún teniendo salario mínimo?

    Responder
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