Las deducciones de nómina son los valores que el empleador le descuenta al trabajador de su total devengado, para pagarlos a terceros o a sí mismo. Unas son obligatorias por ley, como los aportes a salud y pensión; otras requieren autorización escrita del trabajador u orden de un juez, porque el artículo 149 del Código Sustantivo del Trabajo prohíbe descontar del salario sin una de las dos. ¿Qué se puede deducir, cómo se calcula cada deducción y qué no se puede descontar?
Qué son las deducciones de nómina.
Una vez se suma todo lo que el trabajador ganó en el periodo, se restan los valores que le corresponde pagar a él. El resultado es el neto que recibe.
El empleador actúa aquí como intermediario: descuenta el valor y lo entrega al destinatario, sea la EPS, el fondo de pensiones, la Dian, un banco, un sindicato o un juzgado. Por eso la deducción no es un gasto del empleador sino un menor valor a pagarle al trabajador.
Las deducciones se clasifican según su origen:
| Origen | Deducciones |
|---|---|
| La ley | Salud, pensión, fondo de solidaridad pensional y retención en la fuente |
| La autorización escrita del trabajador | Libranzas, cuotas sindicales, cooperativas, fondos de empleados y préstamos del empleador |
| La orden de un juez | Embargos y cuotas de alimentos |
- Liquidador de pensiones en Colpensiones
- Liquidador de intereses propiedad horizontal
- Liquidador de intereses judiciales y comerciales
Deducciones de ley.
Estas deducciones no requieren autorización del trabajador, porque las impone la ley.
Aporte a salud.
La cotización a salud es del 12,5% del salario, según el artículo 204 de la ley 100 de 1993. El empleador aporta el 8,5% y el trabajador el 4%, que es lo que se le descuenta.
El trabajador no paga su parte directamente a la EPS. El artículo 22 de la misma ley hace responsable al empleador del pago del aporte completo, y para eso le ordena descontar del salario la parte del trabajador.
Aporte a pensión.
La cotización a pensión es del 16%, según el artículo 20 de la ley 100. El empleador aporta el 12% y el trabajador el 4%, que se le descuenta del salario con la misma lógica del aporte a salud.
Aporte al fondo de solidaridad pensional.
El trabajador que devenga 4 salarios mínimos o más aporta además un porcentaje al fondo de solidaridad pensional, según el artículo 27 de la ley 100:
| Salario del trabajador | Aporte adicional |
|---|---|
| De 4 a menos de 16 salarios mínimos | 1% |
| De 16 a 17 salarios mínimos | 1,2% |
| De 17 a 18 salarios mínimos | 1,4% |
| De 18 a 19 salarios mínimos | 1,6% |
| De 19 a 20 salarios mínimos | 1,8% |
| Más de 20 salarios mínimos | 2% |
Este aporte corre por cuenta exclusiva del trabajador y se suma a su 4% de pensión.
Retención en la fuente.
Si los ingresos laborales del trabajador superan el umbral de la tabla del artículo 383 del Estatuto Tributario, después de restar los ingresos no gravados, las deducciones y las rentas exentas, el empleador debe practicar retención en la fuente y declararla cada mes.
El procedimiento está en retención en la fuente por ingresos laborales.
Base para descontar salud y pensión.
El 4% de salud y el 4% de pensión se aplican sobre todos los pagos del periodo que constituyen salario: el básico, las comisiones, las horas extras y los recargos. No se aplican sobre el auxilio de transporte ni sobre los pagos que las partes pactaron como no constitutivos de salario, dentro del límite del 40%.
La base es el salario efectivamente devengado en el periodo, no el pactado en el contrato. Supongamos un salario de $5.000.000 y un trabajador que faltó dos días sin justificación:
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Salario devengado (28 días) | $4.666.667 |
| Salud (4%) | $186.667 |
| Pensión (4%) | $186.667 |
| Neto | $4.293.333 |
Por los días no laborados se reporta la novedad en la planilla de aportes. En todo caso, el ingreso base de cotización de un mes completo no puede ser inferior a un salario mínimo.
Deducciones autorizadas por el trabajador.
Estas deducciones solo proceden si el trabajador las autoriza por escrito, y el artículo 149 exige que la autorización sea para cada caso.
- Libranzas: son las cuotas de créditos que el trabajador toma con bancos, cooperativas u otras entidades y que autoriza descontar de su salario. Tienen reglas propias, que explicamos en libranza.
- Cuotas sindicales: las cuotas ordinarias que el trabajador sindicalizado debe pagar al sindicato.
- Cooperativas y fondos de empleados: los aportes y cuotas de créditos del trabajador asociado.
- Préstamos del empleador: las cuotas pactadas por escrito, con el valor de la cuota y el plazo, según el artículo 151 del Código Sustantivo del Trabajo. Lo desarrollamos en préstamos a empleados.
Aun con autorización, ningún descuento puede afectar el salario mínimo, salvo las excepciones que prevé la ley para libranzas, cooperativas y alimentos. Los límites están en descuentos y retenciones al salario.
Deducciones por orden judicial.
El empleador debe aplicar los embargos que le comunique un juez y consignar los valores retenidos en la cuenta de depósitos judiciales que indique el oficio. Lo mismo ocurre con las cuotas de alimentos ordenadas en un proceso de familia.
Como pagador, el empleador debe respetar los límites de embargo del salario y el orden entre varios embargos, como explicamos en embargo de salarios.
Lo que no se puede deducir.
Fuera de lo anterior, el empleador no puede descontar nada del salario. En particular, no puede descontar sin autorización escrita del trabajador:
- El valor de herramientas dañadas o perdidas, o de errores del trabajador, como explicamos en descuentos por herramientas y errores del trabajador.
- Faltantes de caja o de mercancía.
- Multas que no estén previstas en el reglamento de trabajo, que además no pueden exceder la quinta parte del salario de un día.
- Porcentajes por propinas: las propinas no se descuentan ni constituyen salario, según el artículo 131 del Código Sustantivo del Trabajo.
Al terminar el contrato la regla cambia: la Sala Laboral de la Corte Suprema admite que el empleador compense las deudas ciertas del trabajador contra la liquidación, sin su autorización. Lo explicamos en descuentos de la liquidación sin autorización del trabajador.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Cuáles son las deducciones de nómina en Colombia?
Las de ley son salud (4%), pensión (4%), fondo de solidaridad pensional y retención en la fuente. Con autorización del trabajador, las libranzas, cuotas sindicales, cooperativas y préstamos del empleador. Por orden judicial, los embargos y las cuotas de alimentos.
¿El empleador está obligado a descontar el 4% de salud y pensión?
Sí. El artículo 22 de la ley 100 de 1993 le ordena descontarlo y pagarlo junto con su parte. Si decide asumirlo sin descontarlo, de acuerdo con nuestro criterio ese valor es un ingreso adicional del trabajador, que integra la base de aportes y de retención, de modo que no conviene hacerlo.
¿La salud y la pensión se descuentan sobre el salario pactado o sobre lo devengado?
Sobre lo devengado. Si el trabajador faltó días y se le descontaron, los aportes se liquidan sobre el salario de los días trabajados, y se reporta la novedad en la planilla.
¿Me pueden descontar un valor por propinas?
No. Las propinas se suman a lo que recibe el trabajador y no constituyen salario; no existe fundamento para descontarle un valor por ese concepto.
¿Me pueden descontar un daño o un faltante de mi sueldo?
No, sin su autorización escrita para ese caso. Mientras el contrato esté vigente, el empleador debe cobrarlo por otra vía o pedir la autorización.
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Una consulta: si el ingreso base es el mínimo y en la quincena el empleado, por ejemplo, vino 13 días, y yo, como responsable de nómina, le descuento esos dos días como no laborados, ¿el descuento a la salud y pensión lo hago en base al salario real devengado en la quincena o al salario estipulado en el contrato?
Los aportes a la seguridad social se liquidan sobre el salario efectivamente devengado por el trabajador, según los días que haya laborado en el periodo a liquidar; es decir, luego de haber descontado el salario correspondiente a los días no laborados.
Hola.
Hola, tengo una consulta. Entré hace poco como pistero en una estación de servicio. Me dijeron que descuentan del sueldo un monto X por concepto de las propinas. ¿Es legal eso? Porque si no recibo propinas, ¿cómo me van a descontar un monto por propina de mi sueldo?
Las propinas se suman al salario, no se descuentan, por lo que es irregular lo que usted plantea.
Muy buenos días. Muchas gracias por la información. Tengo una duda: ¿es obligatorio, como empleador, deducir el 4% de salud y pensiones del sueldo del empleado, o el empleador puede decidir no deducir ese 4%? Mil gracias de antemano por la respuesta.
El empleador está obligado a descontar el 4% de salud y pensión del salario del trabajador, puesto que es una obligación legal. Si no lo hace, se expone a ser sancionado por la UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales), que podría considerar tal omisión como un indicio de evasión o elusión en materia parafiscal.
Sin embargo, el empleador puede decidir no hacer la deducción y asumir el pago de la pare que le corresponde al trabajador.