Licencia ordinaria en servidores públicos

La licencia ordinaria es el permiso no remunerado que el empleado público puede solicitar por iniciativa propia, hasta por 60 días hábiles al año, prorrogables por 30 más, conforme al artículo 2.2.5.5.5 del decreto 1083 de 2015. Es el equivalente público de la licencia no remunerada del sector privado, con una diferencia que conviene conocer antes de pedirla: durante la licencia el empleado sigue siendo servidor público y eso le impone restricciones. ¿En qué consisten y qué pasa con la seguridad social?

En qué consiste la licencia ordinaria.

Es una situación administrativa en la que el empleado se desvincula de manera transitoria de las funciones de su cargo, sin recibir remuneración.

El artículo 2.2.5.5.5 del decreto 1083 de 2015 la define así:

«La licencia ordinaria es aquella que se otorga al empleado por solicitud propia y sin remuneración, hasta por sesenta (60) días hábiles al año, continuos o discontinuos. En caso de causa justificada, a juicio del nominador, la licencia podrá prorrogarse hasta por treinta (30) días hábiles más.»

El efecto de la licencia es doble y recíproco: cesa la obligación del empleado de prestar sus servicios y cesa la de la entidad de pagarle el salario.

Lo que no ocurre es la terminación del vínculo. El empleado conserva su empleo y regresa a él al terminar la licencia.

Los días son hábiles y pueden fraccionarse.

Los 60 días son hábiles, de modo que no se cuentan domingos ni festivos, y pueden tomarse continuos o discontinuos.

Esa flexibilidad es útil, porque permite atender asuntos que se extienden en el tiempo sin agotar la licencia de una sola vez.

La prórroga de 30 días hábiles requiere causa justificada y queda a juicio del nominador.

¿La entidad está obligada a concederla?

Aquí hay un matiz que suele malentenderse y que conviene precisar, porque de él depende la expectativa del solicitante.

La licencia ordinaria es un derecho del empleado, pero no uno de aquellos que la entidad deba conceder en cualquier circunstancia.

Cuando la solicitud no obedece a razones de fuerza mayor o caso fortuito, la autoridad competente decide sobre la oportunidad de concederla, teniendo en cuenta las necesidades del servicio.

Es decir que la entidad puede negarla o aplazarla si la ausencia del empleado afecta la prestación del servicio.

Cuando media fuerza mayor o caso fortuito, en cambio, el margen de la entidad se reduce de manera considerable.

De acuerdo con nuestro criterio, conviene que la solicitud explique la razón y aporte los soportes, porque la motivación es lo que traslada el caso del terreno discrecional al de la fuerza mayor.

Una vez otorgada, no puede revocarse.

Concedida la licencia, la entidad no puede revocarla unilateralmente.

El empleado sí puede renunciar a ella y reintegrarse antes de tiempo, porque la licencia se otorga en su beneficio.

Esa asimetría es deliberada: protege al empleado de que la entidad lo llame de vuelta cuando ya organizó su vida en torno a la licencia concedida.

Cómo se solicita.

El trámite es sencillo pero formal, y no admite la solicitud verbal.

1. Elevar la solicitud por escrito al nominador, indicando el periodo y la razón.
2. Acompañar los documentos que la justifiquen, cuando se requieran.
3. Esperar la decisión del nominador o de su delegado, que es quien tiene la competencia para conceder o negar.

La competencia para conferir las licencias está en cabeza del nominador, de su delegado o de quien determinen las normas internas de la entidad.

Lo mismo aplica a la solicitud de prórroga, que debe elevarse por escrito antes de que la licencia inicial termine.

Lo que el empleado no puede hacer durante la licencia.

Es el punto que más sorpresas causa, y conviene revisarlo antes de pedir la licencia para dedicarse a otra cosa.

Durante la licencia el empleado conserva su calidad de servidor público, y esa condición trae restricciones. Señala el parágrafo del artículo 2.2.5.5.3 del decreto 1083 de 2015:

«Durante las licencias el empleado conserva su calidad de servidor público y, por lo tanto, no podrá desempeñar otro cargo en entidades del Estado, ni celebrar contratos con el Estado, ni participar en actividades que impliquen intervención en política, ni ejercer la profesión de abogado, salvo las excepciones que contemple la ley.»

Son cuatro prohibiciones y ninguna admite acuerdo en contrario:

• Desempeñar otro cargo en entidades del Estado.
• Celebrar contratos con el Estado, lo que incluye los contratos de prestación de servicios.
• Participar en actividades que impliquen intervención en política.
• Ejercer la profesión de abogado, salvo las excepciones legales.

Obsérvese que la norma no prohíbe trabajar en el sector privado. Lo que veda es volver a vincularse con el Estado por cualquier vía.

De acuerdo con nuestro criterio, esta es la diferencia más relevante frente al sector privado, donde el trabajador en licencia no remunerada por lo general sí puede vincularse a donde quiera, como explicamos en el artículo sobre si estando en licencia se puede trabajar en otro lado.

Quien pide licencia ordinaria para pasarse a otra entidad pública está, por esa vía, incurriendo en la prohibición.

Efectos de la licencia sobre derechos y prestaciones.

La licencia ordinaria tiene un costo que conviene calcular antes de solicitarla, porque va más allá del salario que se deja de percibir.

El efecto sobre el tiempo de servicio es el más costoso a largo plazo, porque ese tiempo tampoco cuenta para la pensión ni para la antigüedad.

De acuerdo con nuestro criterio, quien está próximo a cumplir requisitos pensionales debe evaluar con cuidado una licencia ordinaria prolongada, porque 90 días hábiles son cerca de cuatro meses que no se recuperan.

Los aportes a seguridad social.

Durante la licencia ordinaria deben seguirse pagando los aportes a la seguridad social en la proporción que corresponde a cada parte.

Es una diferencia importante frente a los parafiscales, que no se causan porque no hay salario que sirva de base.

El tratamiento de los aportes durante las licencias lo desarrollamos en el artículo sobre los aportes parafiscales durante las licencias.

La licencia por luto interrumpe la licencia ordinaria.

Es una protección que el régimen público tiene y el privado no, y opera de manera automática.

Si durante la licencia ordinaria fallece un familiar que da derecho a licencia por luto, esta última interrumpe aquella.

Terminados los cinco días hábiles de luto, la licencia ordinaria se reanuda por el tiempo que le faltaba.

El mismo efecto se produce sobre las vacaciones y sobre la licencia no remunerada para adelantar estudios.

El efecto práctico es que el empleado no pierde días: los de licencia ordinaria que coincidan con el luto se recuperan al final. Las reglas de esa licencia las desarrollamos en el artículo sobre la licencia por luto a servidores públicos.

Otras licencias y permisos del empleado público.

La licencia ordinaria es solo una de las situaciones administrativas disponibles, y a veces no es la que conviene. Estas son las alternativas.

• Permiso remunerado. Hasta tres días hábiles cuando medie justa causa, que el nominador puede autorizar o negar. Es la vía natural para ausencias cortas.
• Licencia no remunerada para adelantar estudios. Tiene régimen propio y no consume el cupo de la ordinaria.
• Licencia por enfermedad. Corresponde a las incapacidades y sí es remunerada por el sistema de seguridad social.
• Licencia por luto. Cinco días hábiles remunerados por cada familiar fallecido.
• Licencia para actividades deportivas. Remunerada, para quienes representan al país en competencias internacionales.

De acuerdo con nuestro criterio, antes de pedir licencia ordinaria conviene verificar si la situación encaja en alguna de las remuneradas, porque la ordinaria es la única que cuesta salario y tiempo de servicio.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.