Licencia por luto a servidores públicos

Los servidores públicos tienen derecho a una licencia remunerada por luto de 5 días hábiles, regulada en norma propia, la ley 1635 de 2013, y recogida después en el decreto 1083 de 2015. El régimen es casi idéntico al del sector privado, con dos diferencias que conviene conocer: el parentesco civil llega hasta el segundo grado desde la propia ley, y la licencia interrumpe las vacaciones. ¿Cómo se tramita y qué pasa cuando fallecen varios familiares?

La norma que regula la licencia.

El servidor público no se rige por el Código Sustantivo del Trabajo en sus relaciones individuales, de modo que necesitaba norma propia.

Esa norma es la ley 1635 de 2013, cuyo artículo 1 dispone:

«Conceder a los Servidores Públicos en caso de fallecimiento de su cónyuge, compañero o compañera permanente o de un familiar hasta el grado segundo de consanguinidad, primero de afinidad y segundo civil, una licencia remunerada por luto de cinco (05) días hábiles.»

El derecho fue recogido más tarde por el decreto 1083 de 2015, que es el decreto único reglamentario del sector de función pública y donde hoy se consulta la materia.

Obsérvese una particularidad frente al sector privado: la ley 1635 de 2013 ya menciona el segundo grado civil, mientras que en el régimen privado ese segundo grado llegó por vía de la sentencia C-892 de 2012 de la Corte Constitucional.

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Por qué familiares procede.

El rango de parentesco es el mismo del sector privado, de modo que la licencia procede por el fallecimiento de:

• Cónyuge, compañero o compañera permanente.
• Padres, hijos, hermanos, abuelos y nietos, que son los familiares hasta el segundo grado de consanguinidad.
• Suegros e hijastros, que son los del primer grado de afinidad.
• Padres e hijos adoptivos, y hermanos, abuelos y nietos por adopción, que corresponden al primero y segundo grado civil.

Quedan por fuera los tíos, sobrinos, primos, cuñados y bisabuelos, por las mismas razones que en el sector privado. El detalle de cada parentesco y qué hacer cuando el familiar queda por fuera lo desarrollamos en el artículo sobre los familiares que dan derecho a la licencia por luto.

El trámite ante la entidad.

Aquí está la diferencia práctica más visible con el sector privado: en lo público la licencia se formaliza mediante acto administrativo.

El Departamento Administrativo de la Función Pública, en concepto 93491 del 5 de abril de 2018, precisó el procedimiento que deben seguir las entidades. En resumen, funciona así:

1. Ocurrido el fallecimiento, el empleado lo informa a la jefatura de personal o a quien haga sus veces.
2. La jefatura confiere la licencia mediante acto administrativo motivado.
3. El servidor presenta, dentro de los 30 días siguientes, la documentación que acredita el fallecimiento y el grado de parentesco.

Los documentos son el registro civil de defunción y los que prueben el parentesco, que serán el registro civil de nacimiento o el de matrimonio según el caso.

De acuerdo con nuestro criterio, el acto administrativo es un requisito de forma que no condiciona el derecho. Si la entidad demora su expedición, el servidor no pierde la licencia ni puede exigírsele que trabaje mientras tanto.

Desde cuándo se cuentan los cinco días.

La regla general es que la licencia se cuenta desde el momento del fallecimiento, pero con una precisión importante.

Si el fallecimiento ocurrió después de finalizada la jornada laboral y el servidor ya había trabajado ese día de manera ordinaria, el término se cuenta a partir del día hábil siguiente.

Es la solución razonable, porque un día trabajado completo no puede consumirse como día de licencia.

Al tratarse de días hábiles, quedan por fuera del conteo los domingos y los festivos, con las mismas reglas que explicamos en el artículo sobre cuántos días dan por licencia de luto.

Efectos de la licencia sobre otras situaciones administrativas.

Esta es la diferencia de fondo con el régimen privado, y conviene tenerla clara porque protege al servidor.

La licencia por luto interrumpe otras situaciones administrativas en las que el servidor se encuentre, que se reanudan una vez cumplida.

La interrupción de la licencia ordinaria está prevista expresamente en el decreto 1083 de 2015, y la tratamos también en el artículo sobre la licencia ordinaria en servidores públicos.

El efecto práctico es que el servidor no pierde días: los de vacaciones o de licencia ordinaria que coincidan con el luto se recuperan al final.

El tiempo cuenta como servicio activo.

Los días de licencia por luto se computan como tiempo de servicio activo.

El servidor conserva el derecho a la remuneración del empleo que esté desempeñando, y ese tiempo cuenta para todos los efectos, incluidas las prestaciones y la antigüedad.

Cuando fallecen varios familiares.

Era la duda que originó el concepto de la Función Pública, y la respuesta es clara.

Cada fallecimiento causa su propia licencia y no hay una sola licencia acumulada. Concluyó el Departamento Administrativo de la Función Pública:

«… ante la ocurrencia de la muerte de uno o varios familiares, el servidor tendrá derecho a que por cada uno de ellos se le conceda la respectiva licencia por luto. Para efectos del conteo del término de la licencia, se deberá tener en cuenta que esta se concede de forma independiente a partir del deceso de cada familiar.»

Es decir que si fallecen dos familiares en días cercanos, el servidor tiene derecho a dos licencias de cinco días hábiles cada una.

De acuerdo con nuestro criterio, el conteo independiente supone que una licencia inicia cuando termina la otra, porque de lo contrario se traslaparían y el servidor recibiría menos días de los que la ley le concede por cada deceso.

Conviene advertir que en el sector privado el criterio no es idéntico. Allí se entiende que los fallecimientos simultáneos dan lugar a una sola licencia de cinco días hábiles, porque la ley no previó la acumulación, mientras que la Función Pública concede una licencia por cada familiar sin distinguir si los decesos fueron simultáneos.

De acuerdo con nuestro criterio, la diferencia se explica porque son regímenes distintos y porque el concepto del DAFP es expreso, de modo que el servidor público puede invocarlo aunque en el sector privado se aplique otra regla. El tratamiento del sector privado lo desarrollamos en el artículo sobre la licencia por luto.

Para qué existe la licencia.

La finalidad importa porque es el criterio con el que se resuelven los casos que la norma no previó.

La Función Pública acudió a las actas del Congreso para establecer la intención del legislador, y allí se lee:

«El duelo es la pena, el sufrimiento y el desamparo emocional causado por la muerte o la pérdida de un ser querido. El término de luto hace referencia al proceso de reacción ante la pérdida y la muerte, a las ceremonias particulares de cada cultura, que se realizan cuando una persona muere en una comunidad.»

De ahí concluyó la entidad que la licencia se creó para que el servidor cuente con un tiempo prudencial que le permita retomar sus actividades, y en particular para que pueda asistir a las ceremonias o ritos que correspondan según su credo.

De acuerdo con nuestro criterio, esa finalidad respalda que la licencia pueda concederse en fecha posterior al fallecimiento cuando las circunstancias lo justifiquen, como ocurre con el servidor que estaba de vacaciones o fuera del país.

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