En este artículo 21 secciones
- Qué es una licencia no remunerada.
- Efectos sobre el contrato de trabajo.
- Cómo se liquida el salario del mes.
- Efectos en las prestaciones sociales y las vacaciones.
- Efectos en la seguridad social.
- Efectos en el descanso dominical.
- Qué se descuenta en cada situación: tabla resumen.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Qué situaciones se descuentan de las prestaciones sociales?
- ¿Qué es una licencia no remunerada?
- ¿El empleador puede obligarme a tomar una licencia no remunerada?
- ¿La licencia no remunerada afecta las prestaciones sociales?
- ¿Cuánto descuentan por un día de licencia no remunerada?
- ¿Cuánto puede durar una licencia no remunerada?
- ¿El empleador puede negar una licencia no remunerada?
- ¿Se puede compensar la licencia no remunerada con horas extras?
- ¿Si durante la licencia me incapacito o fallece un familiar, se interrumpe?
- ¿Si trabajo en otro lugar durante la licencia, incumplo el contrato?
- ¿Si mi salario es integral, sobre qué base se paga la salud durante la licencia?
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La licencia no remunerada es el permiso que el empleador concede al trabajador para ausentarse durante un tiempo sin recibir salario. Suspende el contrato de trabajo, según el numeral 4 del artículo 51 del Código Sustantivo del Trabajo: el trabajador no presta el servicio y el empleador no paga el salario, pero el vínculo sigue vigente. ¿Cómo se liquida, qué pasa con las prestaciones y las vacaciones, y qué aportes se siguen pagando?
Qué es una licencia no remunerada.
Es un acuerdo entre empleador y trabajador para interrumpir temporalmente la prestación del servicio. No es un derecho del trabajador: el empleador puede concederla o negarla, y tampoco puede imponerla, porque requiere el consentimiento del trabajador.
La licencia no remunerada y el permiso no remunerado son lo mismo. En la práctica se habla de permiso cuando es de horas o de un día, y de licencia cuando es de varios días, pero los efectos son idénticos.
La ley no fija una duración mínima ni máxima, ni un número de licencias por año. Todo depende de lo que acuerden las partes y de lo que diga el reglamento de trabajo. Conviene que conste por escrito, con las fechas de inicio y fin.
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Efectos sobre el contrato de trabajo.
Durante la licencia se suspenden las dos obligaciones principales: la del trabajador de prestar el servicio y la del empleador de pagar el salario. Las demás siguen vigentes.
La Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia lo precisó en la sentencia 39078 del 23 de noviembre de 2010, en el caso de un trabajador que durante la licencia trabajó para la competencia pese a tener un pacto de exclusividad:
«Si las obligaciones de empleados y patronos, van más allá de la prestación del servicio y el correlativo pago de la retribución, y si son éstas las únicas que quedan en suspenso transitoriamente, mientras transcurre el término de la licencia no remunerada, las demás permanecen inalterables, siempre y cuando no dependan estrictamente de la prestación de la labor.»
En consecuencia, durante la licencia el trabajador conserva sus deberes de lealtad y de reserva, y el empleador sus obligaciones de seguridad social. La suspensión en general la explicamos en efectos de la suspensión del contrato de trabajo.
Cómo se liquida el salario del mes.
La licencia no se liquida, porque no se paga. Lo que se hace es descontar los días de licencia del salario del periodo, dividiendo el salario mensual entre 30.
Supongamos un trabajador con un salario de $5.000.000 que toma una licencia no remunerada de 10 días en un mes:
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Valor del día ($5.000.000 ÷ 30) | $166.667 |
| Días pagados (30 − 10) | 20 |
| Salario del mes | $3.333.333 |
Los días de licencia se cuentan como días calendario, incluidos los domingos y festivos que caigan dentro de ella, salvo que las partes pacten días hábiles.
El artículo 53 del Código Sustantivo del Trabajo fija cuáles conceptos se ven afectados por la suspensión:
«Estos períodos de suspensión pueden descontarse por el empleador al liquidar vacaciones, cesantías y jubilaciones.»
De la norma se deriva el tratamiento de cada concepto:
| Concepto | ¿Se descuenta el tiempo de licencia? |
|---|---|
| Cesantías | Sí |
| Intereses sobre cesantías | Sí, porque se calculan sobre las cesantías y los mismos días |
| Vacaciones | Sí |
| Prima de servicios | Punto discutido (ver abajo) |
Supongamos el mismo trabajador con una licencia de 60 días en el año. Sus cesantías no se liquidan sobre 360 días sino sobre 300: $5.000.000 × 300 ÷ 360 = $4.166.667. Y el año de servicio para causar las vacaciones se completa 60 días más tarde.
La prima de servicios en la licencia no remunerada.
El artículo 53 no menciona la prima de servicios entre los conceptos que admiten el descuento. Con base en ello, la Sala Laboral de la Corte Suprema sostuvo en casaciones antiguas que el tiempo de suspensión no puede descontarse de la prima. En sentido contrario, el artículo 306, en la redacción de la ley 1788 de 2016, dispone que la prima se paga proporcionalmente al tiempo trabajado.
De acuerdo con nuestro criterio, el tiempo de licencia no se descuenta de la prima, porque el artículo 53 enumera taxativamente los conceptos que admiten el descuento. En todo caso, los meses sin salario no deben promediarse como meses de salario cero para calcular la base. Las dos tesis las exponemos en prima de servicios.
La licencia no remunerada no termina la afiliación, pero cambia los aportes:
- Salud: el empleador sigue pagando su parte, el 8,5%, sobre el último salario reportado, y el trabajador no aporta, según el artículo 3.2.5.2 del decreto 780 de 2016. Si el empleador está exonerado por el artículo 114-1 del Estatuto Tributario, no hay aporte que pagar.
- Pensión: no hay una norma expresa para el sector privado. De acuerdo con nuestro criterio, conviene pactar por escrito si se seguirá cotizando y quién asume cada parte; si no se cotiza, esas semanas no suman para la pensión.
- Riesgos laborales y parafiscales: no se pagan, porque el trabajador no está expuesto a riesgos y no hay salario.
La licencia se reporta en la planilla con la novedad SLN. Las reglas completas están en seguridad social en las licencias no remuneradas.
Efectos en el descanso dominical.
Quien falta con permiso del empleador no pierde el descanso dominical por haber faltado sin justa causa. Pero, de acuerdo con nuestro criterio, en la semana en que hubo licencia no remunerada el domingo se paga en proporción a los días trabajados, porque el trabajador no se obligó a laborar todos los días de esa semana. Si la licencia cubre la semana completa, no se paga el domingo, porque el contrato estuvo suspendido.
Qué se descuenta en cada situación: tabla resumen.
La licencia no remunerada no es la única situación en la que el trabajador deja de laborar. El efecto sobre la liquidación depende de si la situación suspende el contrato, como la licencia no remunerada, la suspensión disciplinaria o la huelga, o si no lo suspende, como los permisos remunerados, las licencias obligatorias y la incapacidad. La siguiente tabla resume el tratamiento de cada una:
| Situación | Prima | Cesantías e intereses | Vacaciones | Descanso dominical | Auxilio de transporte | Seguridad social |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Licencia no remunerada | No se descuenta (*) | Se descuenta | Se descuenta | Proporcional a los días trabajados (*) | Se descuenta | Salud a cargo del empleador; pensión, pactar |
| Suspensión disciplinaria | No se descuenta (*) | Se descuenta | Se descuenta | No se pierde, salvo semana completa | Se descuenta | Salud a cargo del empleador; pensión, pactar |
| Huelga | No se descuenta (*) | Se descuenta | Se descuenta | No se causa en la semana suspendida | Se descuenta | Salud a cargo del empleador |
| Permiso remunerado y licencias obligatorias (luto, calamidad, citas médicas, citaciones judiciales) | No se descuenta | No se descuenta | No se descuenta | No se afecta | Se descuenta | Se cotiza normalmente |
| Licencia de maternidad o de paternidad | No se descuenta | No se descuenta | No se descuenta | Se paga la licencia | Se descuenta | Se cotiza normalmente |
| Incapacidad | No se descuenta | No se descuenta | No se descuenta | No se paga si ese día hay auxilio | Se descuenta | Se cotiza normalmente |
(*) De acuerdo con nuestro criterio.
En las situaciones que suspenden el contrato, el descuento de las cesantías, sus intereses y las vacaciones lo autoriza el artículo 53 del Código Sustantivo del Trabajo; la prima no está en esa lista. En las que no suspenden el contrato, el tiempo se cuenta como trabajado para todas las prestaciones. El auxilio de transporte, en cambio, se descuenta en todas, porque en ninguna el trabajador se desplaza al trabajo.
El detalle de cada caso está en permisos laborales, suspensión del trabajador como sanción disciplinaria, efectos de la suspensión del contrato de trabajo, prestaciones sociales en periodos de incapacidad, cuándo se descuenta el dominical y auxilio de transporte por días.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
Solo las que suspenden el contrato, como la licencia no remunerada, la suspensión disciplinaria y la huelga, y solo en las cesantías, sus intereses y las vacaciones. Los permisos remunerados, las licencias obligatorias y las incapacidades no se descuentan.
¿Qué es una licencia no remunerada?
Es un permiso que el empleador concede al trabajador para ausentarse durante un tiempo sin recibir salario. Suspende el contrato, pero no lo termina.
¿El empleador puede obligarme a tomar una licencia no remunerada?
No. Requiere su consentimiento. Si no hay trabajo, el empleador puede ofrecerla, pero si usted no la acepta tendrá que buscar otras alternativas, como las vacaciones, o terminar el contrato pagando la indemnización.
Sí, las cesantías, sus intereses y las vacaciones, porque ese tiempo se descuenta. En la prima de servicios es un punto discutido; de acuerdo con nuestro criterio, no se descuenta.
¿Cuánto descuentan por un día de licencia no remunerada?
La trigésima parte del salario mensual. Con un salario de $5.000.000, $166.667 por día.
¿Cuánto puede durar una licencia no remunerada?
Lo que acuerden las partes. La ley no fija un mínimo ni un máximo.
¿El empleador puede negar una licencia no remunerada?
Sí. No está obligado a concederla, y negarla no tiene consecuencia alguna.
¿Se puede compensar la licencia no remunerada con horas extras?
No es recomendable. Las horas extras valen más que las ordinarias, y cruzarlas perjudica al trabajador. Lo correcto es descontar la licencia y pagar aparte las horas extras.
¿Si durante la licencia me incapacito o fallece un familiar, se interrumpe?
La incapacidad no interrumpe la licencia, porque no hay norma que lo disponga. La licencia de luto, en cambio, es obligatoria y debe concederse; lo que pase con los días restantes de la licencia no remunerada depende de lo que acuerden las partes.
¿Si trabajo en otro lugar durante la licencia, incumplo el contrato?
Depende. Si tiene un pacto de exclusividad o si la licencia se concedió con la condición de no trabajar para otro, sí. De lo contrario, en principio puede hacerlo, pero sigue obligado a la lealtad con su empleador.
¿Si mi salario es integral, sobre qué base se paga la salud durante la licencia?
Sobre el 70% del salario integral, que es la base de los aportes en esa modalidad.
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Si un trabajador solicita una licencia no remunerada para realizar prácticas académicas en el exterior, ¿cómo se debe manejar el tema de la seguridad social durante ese período?
Como se indica en el artículo, se deben realizar los aportes a pensión y a salud. Los aportes a salud solo se realizan en la parte que corresponde al empleador.
Hola, buenas tardes. Si un trabajador pide un día de licencia no remunerada y es autorizado por la empresa, ¿se debe descontar el domingo?
No, porque precisamente fue autorizado por el empleador; en ese caso, el descanso dominical se paga proporcionalmente a los días trabajados en la semana.
Mi hermano y yo trabajamos en la misma empresa. Ingresamos el mismo día y renunciamos el mismo día. En su liquidación, el concepto de “PRIMA DE SERVICIOS” es levemente más alto que el mío (una diferencia de aproximadamente 600 pesos). Igualmente, el de “CESANTÍAS” e “INTERESES DE CESANTÍAS”.
El de vacaciones es exactamente igual.
Yo trabajé todo el período sin pedir licencias no remuneradas; solo pedí dos licencias no remuneradas en octubre.
El auxiliar contable de la empresa dice que él gana unas moneditas más por no haberse ausentado nunca, ya que mis ausencias me hacen bajar el “promedio”. ¿Es esto cierto? Quisiera más información.
La diferencia en la liquidación puede estar justificada en los 2 días de licencia no remunerada, porque esta suspende el contrato de trabajo, lo que en efecto puede afectar el promedio del salario sobre el que se calcula la liquidación.
Buena tarde, tengo una duda. Tengo un empleado que solo laboró durante dos meses y trabajó 27 días, pero tuvo 5 días de licencia no remunerada. En este caso, ¿cómo se realiza el cálculo de cesantías?
Los 5 días de licencia remunerada se descuentan de los días trabajados para calcular las cesantías. Por ejemplo, si trabajó 60 días, pero 5 de ellos corresponden a una licencia no remunerada, las cesantías se liquidan sobre 55 días trabajados.
Respecto al pago de la seguridad social, cuando se trata de un salario integral y existe una licencia no remunerada, ¿se debe realizar el aporte sobre el 100 % del salario o solamente sobre el 70 % salarial?
Cuando haya lugar al pago de la seguridad social durante las licencias no remuneradas, si el trabajador tiene salario integral, los aportes se pagan sobre el 70% del total del salario.
En Gerencie.com, en respuesta a Andrea (noviembre 2 de 2023), se expresa:
Buenas tardes, Andrea. Sobre el pago de la prima se menciona: “La prima se debe pagar en la fecha indicada por la ley y se liquida hasta el día en que el trabajador labora; es decir, técnicamente se restan los días de licencia, puesto que la prima no se liquida hasta el 31 de diciembre, sino hasta la fecha en que el trabajador sale a disfrutar su licencia no remunerada.” La prima se liquida sobre 180 días (de julio a diciembre, 30 días por mes) y cubre hasta el 31 de diciembre, incluyendo los días de licencia no remunerada. Sin embargo, si se acepta que se descuentan estos días, creo que se está contradiciendo con respecto al párrafo que se analiza, cuando se expresa que la licencia no remunerada no debe descontarse de la prima, así:
“Prima de servicios en licencias no remuneradas. La norma nada dice de la prima de servicios, lo que ha permitido concluir a los diferentes doctrinantes que, como la ley no lo permite expresamente, no se puede descontar el tiempo de suspensión del contrato para efecto de liquidar la prima de servicios.”
Es necesario establecer la diferencia entre los conceptos o su interpretación.
Agradecemos la observación. Se ha realizado la precisión correspondiente.
Saludos
Buena tarde,
Tengo la siguiente duda: ¿cómo se debe calcular el IBC de caja de compensación para un empleado retirado? He revisado la planilla y el IBC es más alto para pensión y salud.
Agradezco la ayuda.
Buenas tardes, Myriam.
El ingreso base de cotización debe ser el mismo para seguridad social que para los aportes parafiscales, que son todos los pagos realizados al trabajador que constituyen salario.
La única excepción a esta regla, es cuando se compensan vacaciones en dinero, caso en el cual, sobre dicha compensación se pagan aportes parafiscales pero no aportes a salud, y esa puede ser la causa de la diferencia que usted advierte.
La invitamos a consultar este artículo que aborda en detalle el tema de la compensación de vacaciones en dinero.
Saludos
Hola, tengo inquietudes con respecto a la prima de servicios en este caso:
1. Si yo pido la licencia no remunerada en fechas en las que se debería pagar la prima, es decir, si solicito la licencia no remunerada en fechas que incluyen el 20 de diciembre y me la otorgan, ¿me deben igual pagar la prima en esa fecha?
2. Si mi empleador me dice que lo que se menciona en esta página sobre que la prima sí se liquida completa está desactualizado (diferente a las cesantías y demás, que me quedó claro que se restan durante la licencia), ¿cómo puedo defenderme? ¿A dónde puedo remitirlos además de este artículo?
Agradezco de antemano la ayuda.
Buenas tardes, Andrea.
La prima se debe pagar en la fecha indicada por la ley y se líquida hasta el día en que el trabajador labora, es decir, técnicamente se resta la licencia, puesto que la prima no se líquida hasta el 31 de diciembre sino hasta la fecha en que el trabajador sale a disfrutar su licencia no remunerada.
En cuanto que su empleador considera que nuestra información está desactualizada, simplemente recurra a la norma para que la interprete y llegue a su propia conclusión.
Saludos
Para precisar que, en el caso de la prima de servicios, la suspensión del contrato no se tiene en cuenta, es decir, el tiempo de suspensión no se descuenta para efecto del cálculo de la prima de servicios, de modo que esta se pagará como si el trabajador no estuviera en licencia no remunerada.
Saludos
Dos inquietudes:
¿Hay un número mínimo de días para que se considere un permiso no remunerado? Es decir, ¿puede ser 1 día?
Asimismo, ¿cuántos días máximos de licencia no remunerada, bien sean continuos o discontinuos, se permitirían?
Gracias.
Buenos días, Silvia.
Es un aspecto que depende enteramente de la discrecionalidad del empleador ya que no existe norma que lo regule.
Saludos
Buenos días, tengo una duda sobre mi contrato, que es de tipo indefinido. Cuando no hay mucho trabajo, me mandan a licencia no remunerada. ¿Es legal?
Buenos tardes, Keren.
Es legal cuando el trabajador acepta la licencia no remunerada, ya que el empleador no lo puede obligar.
Lo que ocurre es que si no hay trabajo, el empleador por cuestiones financieras no puede pagar la nómina, y en lugar de despedir al trabajador y pagarle una indemnización por despido injusto, decide enviarlo en licencia no remunerada, pero el trabajador puede no aceptarlo, y el empleador probablemente tendría que despedirlo sin justa causa y pagar la indemnización.
Saludos
Cordial saludo.
La empresa donde laboro me otorgó una licencia no remunerada del 1 al 14 de abril de 2023, pero el día 9 de abril sufrí una calamidad por luto, que notifiqué a la empresa el día 10 de abril. Yo entendí que tenía derecho a 5 días hábiles de licencia de luto y que, pasados estos, tenía derecho a continuar con los 5 días de mi licencia no remunerada.
Por favor, ¿me pueden ayudar a aclarar si estoy equivocada y si debí presentarme a trabajar el sábado 15 de abril?
La licencia por luto se debe reconocer, se debe otorgar, y lo que pase con la licencia no remunerada depende de lo que acuerden las partes; pero, en principio, el trabajador tiene derecho a reanudarla tan pronto termine la licencia por luto.
Hola:
Si el mes laboral tiene 30 días y me otorgan licencia no remunerada, por ejemplo, para el día 31 de julio, ¿cuáles son los efectos prácticos prestacionales de este caso y de los demás en los que se otorgue licencia no remunerada en los meses que tienen 31 días? Se supone que trabajé los 30 días del mes de julio, ¿cómo me pueden descontar?
Se debe descontar el día de licencia, porque el salario mensual se paga para que el trabajador lo labore completo. Si el mes tiene 31 días y no trabaja el 31, se le puede descontar ese día.
Hola. Solicité un permiso no remunerado correspondiente a medio día laboral, pero en la empresa donde trabajo me dicen que este tiempo lo van a cruzar con unas horas extras realizadas un día domingo. ¿Esto lo pueden hacer o es una mala práctica por parte de la empresa?
No se debe hacer porque las horas ordinarias tienen un valor distinto a las extras, perjudicando al trabajador. Simplemente se deben descontar las horas ordinarias laboradas y pagar las extras que correspondan.
Buen día:
Tengo una duda con respecto a la liquidación de la planilla de seguridad social.
Yo laboré 25 días y 5 fueron una licencia no remunerada. Al generar la nómina, me pagan los 25 días, pero me descuentan seguridad social sobre el salario mínimo. La planilla de seguridad social está por 25 días solamente. ¿Estaría bien liquidada? Muchas gracias.
Probablemente se debe a que la base mínima para pagar seguridad social es de un salario mínimo.
Buenas tardes. Quisiera saber qué documento o soporte se debe tener para que la UGPP no me multe por pasar el SLN.
La UGPP no multa por pasar el SLN, sino que cobra sanciones o multas por tener un salario base de cotización inferior al real. Si su salario supera el límite máximo de cotización y usted paga aportes sobre ese límite, la UGPP no le cobrará nada ni le impondrá ninguna sanción. En tal caso lo único que debe hacer es demostrar que efectivamente tiene un ingreso superior al tope máximo, para lo cual puede presentar cualquier documento como declaración de renta o certificación del empleador en caso de ser asalariado.
Buenas noches, Doctor:
Quisiera que me ayudara con la siguiente inquietud: durante mi vida laboral, tomé 90 días de licencia no remunerada como empleado de carrera administrativa de una entidad municipal. Durante este tiempo, el empleador pagó lo que le correspondía por aportes a pensión.
– Mi pregunta es: ¿las semanas correspondientes a estos 90 días de licencia no remunerada las debo descontar del tiempo para pensión?
– En mi historia laboral de Colpensiones, me aparecen el total de las semanas sin descontar los 90 días de licencia no remunerada. Como estoy próximo a cumplir las 1,300 semanas y ya tengo más de 62 años, ¿podría solicitar mi pensión con base en la cantidad de semanas que aparecen en mi historia laboral? ¿O debo continuar cotizando por 90 días más? Actualmente cotizo como trabajador independiente y no quisiera pagar más semanas, ya que sé que se pierden.
Agradezco su respuesta.
Jorge Gómez
[email protected]
No se deben descontar esas semanas por cuanto fueron cotizadas por el empleador. La consecuencia de esa licencia no remunerada no es respecto a las semanas sino respecto al porcentaje cotizado, que es menor.