Notificación de los actos administrativos: personal, por aviso, electrónica y efectos

Una decisión de la administración no produce efectos frente al interesado mientras no se le dé a conocer en debida forma. Los actos de carácter particular se notifican personalmente, por aviso o por medios electrónicos, y los de carácter general se publican, según los artículos 65 a 73 del CPACA (ley 1437 de 2011). De la notificación dependen el momento en que corren los plazos para recurrir y demandar, y su falta o irregularidad puede dejar sin efectos la decisión. ¿Cómo debe hacerse cada forma de notificación y qué pasa si se hace mal?

Por qué es importante la notificación.

La notificación es el acto por el cual la administración pone en conocimiento del interesado una decisión que lo afecta. Sin ella, la persona no sabría qué se decidió, por qué, ni cómo defenderse.

Es una manifestación del derecho al debido proceso que garantiza el artículo 29 de la Constitución. La jurisprudencia constitucional le reconoce tres funciones:

1. Realiza el principio de publicidad, porque pone en conocimiento del interesado el contenido de la decisión.
2. Garantiza el derecho de defensa y contradicción, porque permite interponer los recursos y controvertir la decisión.
3. Da seguridad jurídica, porque fija el momento desde el cual corren los términos para recurrir y demandar.

Por eso, una notificación mal hecha no es un simple error formal: puede impedir que el acto produzca efectos y que la entidad lo haga cumplir.

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Actos generales y actos particulares.

La forma de dar a conocer un acto depende de su contenido:

• Actos de carácter general. No van dirigidos a una persona determinada, como un decreto o una resolución que fija reglas para un sector. Se publican en el Diario Oficial o en las gacetas territoriales y no son obligatorios mientras no se publiquen, según el artículo 65 del CPACA, modificado por la ley 2080 de 2021.
• Actos de carácter particular. Afectan a una persona determinada, como una sanción o la negativa de una pensión. Se notifican al interesado por las formas que veremos.

Las decisiones que ponen fin a una actuación iniciada con una petición de interés general se comunican por cualquier medio eficaz. Y las entidades territoriales sin órgano oficial de publicidad pueden divulgar sus actos generales por avisos, volantes, la página electrónica u otro canal que garantice amplia divulgación.

La notificación personal.

Es la forma principal de notificar los actos particulares. La regula el artículo 67 del CPACA:

«Las decisiones que pongan término a una actuación administrativa se notificarán personalmente al interesado, a su representante o apoderado, o a la persona debidamente autorizada por el interesado para notificarse. En la diligencia de notificación se entregará al interesado copia íntegra, auténtica y gratuita del acto administrativo, con anotación de la fecha y la hora, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos para hacerlo. El incumplimiento de cualquiera de estos requisitos invalidará la notificación.»

De la norma se desprenden los requisitos de una notificación personal válida:

• Que se haga al interesado, a su representante o apoderado, o a quien este haya autorizado.
• Que se entregue copia íntegra, auténtica y gratuita del acto.
• Que se anoten la fecha y la hora de la diligencia.
• Que se informen los recursos que proceden, las autoridades ante quienes se interponen y los plazos.

Si falta cualquiera de estos elementos, la notificación es inválida. En la práctica, el error más frecuente es no indicar los recursos o indicarlos mal, lo que tiene consecuencias importantes que veremos más adelante.

Citación para notificarse.

Si no hay un medio más eficaz para informar al interesado, la entidad le envía una citación a la dirección, fax o correo electrónico que figuren en el expediente o en el registro mercantil, para que comparezca a notificarse. La citación se envía dentro de los cinco días siguientes a la expedición del acto, según el artículo 68 del CPACA. Si se desconoce la información del destinatario, la citación se publica durante cinco días en la página electrónica o en un lugar de acceso al público de la entidad.

Notificación en estrados.

Las decisiones que se adoptan en audiencia pública se notifican verbalmente en estrados, es decir, en la misma audiencia, y quedan notificadas aunque el interesado no asista. Los términos para recurrir corren desde el día siguiente.

La notificación por aviso.

Si el interesado no comparece a notificarse personalmente dentro de los cinco días siguientes al envío de la citación, la entidad debe notificar por aviso, según el artículo 69 del CPACA:

«Si no pudiere hacerse la notificación personal al cabo de los cinco (5) días del envío de la citación, esta se hará por medio de aviso que se remitirá a la dirección, al número de fax o al correo electrónico que figuren en el expediente o puedan obtenerse del registro mercantil, acompañado de copia íntegra del acto administrativo.»

El aviso debe indicar la fecha del aviso y la del acto, la autoridad que lo expidió, los recursos, las autoridades ante quienes se interponen y los plazos, además de la advertencia sobre el momento en que queda surtida la notificación.

Ese momento es la regla que más dudas genera. La notificación por aviso se considera surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el lugar de destino. Si se desconoce la información del destinatario, el aviso se publica durante cinco días en la página electrónica y en un lugar de acceso al público de la entidad, y la notificación se entiende surtida al finalizar el día siguiente al retiro del aviso.

Ejemplo: supongamos que el aviso con la copia de una resolución sancionatoria se entrega en la dirección del sancionado el martes 8 de septiembre de 2026. La notificación queda surtida al finalizar el miércoles 9 de septiembre, y los diez días hábiles para recurrir empiezan a correr el jueves 10 de septiembre.

La notificación electrónica.

El CPACA permite notificar personalmente por medios electrónicos, pero solo si el interesado lo acepta, según el numeral 1 del artículo 67 y el artículo 56 del mismo código, modificado por la ley 2080 de 2021:

«Las autoridades podrán notificar sus actos a través de medios electrónicos, siempre que el administrado haya aceptado este medio de notificación.»

La reforma de 2021 agregó dos reglas relevantes: la notificación electrónica se practica a través del servicio de notificaciones de la sede electrónica de la autoridad, y queda surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado accede a ella, hecho que la entidad debe certificar.

Además, durante la actuación el interesado puede pedir que las notificaciones siguientes no se hagan por medios electrónicos, salvo que el uso de estos medios sea obligatorio para ese trámite según el reglamento.

De acuerdo con nuestro criterio, quien acepta ser notificado electrónicamente debe revisar con frecuencia el correo o la sede electrónica indicados, porque desde el acceso corren los plazos para recurrir y no hay una nueva oportunidad por no haber leído a tiempo.

Qué pasa si la notificación no se hace o se hace mal.

La consecuencia está en el artículo 72 del CPACA:

«Sin el lleno de los anteriores requisitos no se tendrá por hecha la notificación, ni producirá efectos legales la decisión, a menos que la parte interesada revele que conoce el acto, consienta la decisión o interponga los recursos legales.»

La norma tiene dos partes que conviene separar:

• La regla. Si la notificación no cumplió los requisitos, la decisión no produce efectos frente al interesado: no corren los términos para recurrir ni para demandar, y la entidad no puede ejecutarla.
• La excepción: la notificación por conducta concluyente. Si el interesado revela que conoce el acto, consiente la decisión o interpone los recursos, la notificación se entiende surtida desde ese momento, aunque la entidad la haya hecho mal.

Supongamos que una entidad notifica una sanción sin indicar los recursos, y el sancionado presenta un derecho de petición en el que menciona expresamente la resolución. Desde la fecha de esa petición se entiende notificado por conducta concluyente, y desde ahí corren sus términos.

Además, cuando la entidad no informa los recursos procedentes, no puede exigirse su agotamiento para demandar, según el numeral 2 del artículo 161 del CPACA, como explicamos en el artículo sobre la acción de nulidad y restablecimiento del derecho.

Notificación a terceros.

Cuando el acto afecta a terceros que no intervinieron en la actuación, el artículo 73 del CPACA ordena que se les dé a conocer mediante publicación del acto en la página electrónica de la entidad y en un medio masivo de comunicación en el territorio donde sea competente, cuando se desconozca su domicilio o no sea posible notificarlos personalmente.

Por ejemplo, la licencia de construcción que puede afectar a los vecinos debe comunicarse a estos para que puedan intervenir y, en su caso, recurrir.

Diferencias entre las formas de notificación.

El siguiente cuadro resume cuándo procede cada forma y desde cuándo produce efectos:

Estas son las reglas generales del CPACA. Algunas materias tienen normas especiales, como la notificación de los actos de la Dian en el Estatuto Tributario o la de los comparendos de tránsito. Y las providencias judiciales se notifican con reglas propias, como la notificación por estado.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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