¿Qué es un filtro en Excel y para qué sirve?

Un filtro en Excel es una herramienta que muestra solo las filas de una tabla que cumplen uno o varios criterios y oculta temporalmente las demás, sin borrarlas. Sirve para consultar una parte de una base de datos, como los clientes de un país o las facturas de un mes, y para sumar o copiar solo esa parte. ¿Cómo se activa, qué tipos de filtro hay y qué precauciones conviene tener?

Para qué sirven los filtros.

Supongamos una base de datos de clientes con los campos cédula, género, edad, país, ciudad, estado y valor de compras, con cientos de registros. Con los filtros podemos, entre otras cosas:

• Ver solo los clientes de Colombia, o solo los de Bogotá y Medellín.
• Ver los clientes mayores de 30 años con compras superiores a 1.000.000.
• Encontrar los registros incompletos, filtrando las celdas vacías de una columna.
• Sumar, contar o copiar únicamente los registros que quedan a la vista.

La diferencia con otras herramientas es que el filtro no altera los datos: solo cambia lo que se ve. Al quitarlo, la tabla vuelve a mostrarse completa y en el mismo orden.

Una alternativa que a veces se usa es resaltar con formato condicional los registros que interesan, pero en una base grande igual hay que recorrerla toda para encontrarlos. El filtro, en cambio, deja en pantalla solo esos registros.

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Cómo activar el filtro.

Los pasos son los siguientes:

1. Hacer clic en cualquier celda de la tabla. La tabla debe tener una fila de encabezados y no tener filas ni columnas completamente vacías en medio.
2. Ir a la pestaña «Datos» y hacer clic en «Filtro». También está en «Inicio», «Ordenar y filtrar», «Filtro», y el atajo de teclado es Ctrl + Mayús + L.
3. En cada encabezado aparece una flecha. Al desplegarla se ve la lista de valores únicos de esa columna; se desmarcan los que no se quieren ver, o se marca solo el que interesa, y se hace clic en «Aceptar».

Las filas que no cumplen el criterio se ocultan, la flecha de la columna filtrada cambia a un ícono de embudo y los números de fila visibles se muestran en azul, señal de que hay un filtro aplicado.

Si la tabla tiene una fila vacía en medio, Excel puede tomar como rango solo la parte de arriba y dejar sin filtrar el resto. En ese caso conviene seleccionar todo el rango, incluidos los encabezados, antes de activar el filtro.

Tipos de filtro según los datos.

Además de marcar valores en la lista, el menú de cada columna ofrece criterios que cambian según el tipo de dato:

En el cuadro de búsqueda del menú también se puede escribir parte de un valor para encontrarlo en listas largas. Y los criterios de varias columnas se combinan: si se filtra «Colombia» en el país y «Activo» en el estado, quedan solo las filas que cumplen ambas condiciones.

Filtrar celdas vacías.

Al final de la lista de valores aparece la opción «(Vacías)». Marcarla sola es una forma rápida de encontrar los registros a los que les falta un dato, por ejemplo los clientes sin ciudad.

Quitar el filtro.

Para quitar el criterio de una columna, se abre su menú y se elige «Borrar filtro de…». Para quitar todos los criterios a la vez, sin desactivar las flechas, se usa «Datos», «Borrar». Y para desactivar el filtro por completo se vuelve a hacer clic en «Filtro» o se repite Ctrl + Mayús + L.

Si se agregan o se modifican datos con el filtro activo, el resultado no se actualiza solo. Para volver a aplicar los mismos criterios se usa «Datos», «Volver a aplicar».

Sumar y contar solo las filas filtradas.

La función SUMA incluye las filas ocultas por el filtro, de modo que el total no cambia al filtrar. Para que el total corresponda a lo que se ve, se usa SUBTOTAL, cuyo primer argumento indica la operación:

=SUBTOTAL(9;G6:G45)

=SUBTOTAL(3;A6:A45)

El 9 corresponde a la suma y el 3 a contar celdas no vacías. Otros códigos frecuentes son 1 para el promedio, 4 para el máximo y 5 para el mínimo. Si se usa el botón «Autosuma» con un filtro activo, Excel escribe SUBTOTAL en lugar de SUMA.

SUBTOTAL también permite numerar solo las filas visibles, como se explica en el artículo sobre números consecutivos en Excel con fórmula.

Copiar o eliminar las filas filtradas.

Al copiar un rango filtrado y pegarlo en otro lugar, Excel copia solo las filas visibles. Al eliminar, en cambio, hay que tener cuidado: si se seleccionan las filas visibles y se eliminan, Excel elimina solo esas, pero conviene verificar antes que el filtro sea el correcto, porque la acción afecta datos que luego no se ven.

Lo que no funciona bien es pegar sobre un rango filtrado: los datos se pegan en filas consecutivas, incluidas las ocultas.

Filtro avanzado.

Cuando los criterios son más complejos, como «clientes de Colombia con 30 años o más, o cualquier cliente de Perú», se usa el filtro avanzado. Requiere escribir los criterios en un rango aparte, con los mismos encabezados de la tabla:

Los criterios escritos en la misma fila deben cumplirse todos a la vez (condición Y); los que están en filas distintas son alternativos (condición O). Luego se va a «Datos», «Avanzadas», se indica el rango de la lista y el rango de criterios, y se elige si filtrar en el mismo lugar o copiar el resultado a otra ubicación.

El filtro avanzado también permite extraer los registros únicos de una lista, con la casilla «Solo registros únicos».

La función FILTRAR en Microsoft 365.

En Excel para Microsoft 365 y Excel 2021 existe la función FILTRAR, que devuelve en otra parte de la hoja las filas que cumplen una condición y se actualiza sola cuando cambian los datos. Su sintaxis es el rango que se filtra, la condición y, opcionalmente, lo que se muestra si no hay resultados:

=FILTRAR(A6:G45;D6:D45="Colombia";"Sin resultados")

Para combinar condiciones se multiplican, que equivale a Y, o se suman, que equivale a O:

=FILTRAR(A6:G45;(D6:D45="Colombia")*(C6:C45>=30))

A diferencia del filtro de la pestaña «Datos», FILTRAR no oculta filas de la tabla original: crea una copia filtrada que cambia si se modifica el criterio.

Filtros en las tablas y segmentaciones.

Si el rango se convierte en tabla con Ctrl + T, los filtros se activan solos y se amplían al agregar filas. Además, desde «Diseño de tabla», «Insertar segmentación de datos», se pueden crear botones para filtrar con un clic, útiles cuando la hoja la consultan personas que no conocen la herramienta.

Descargar el archivo de práctica.

El archivo tiene una base de 40 clientes con el filtro activo y totales con SUBTOTAL que cambian al filtrar; una hoja con el rango de criterios del filtro avanzado del ejemplo, y una hoja con la función FILTRAR, en la que se cambia el país en una celda. Descargar archivo.

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