Excel ordena los datos de una tabla con la herramienta «Ordenar» de la pestaña «Datos», por una o varias columnas, de menor a mayor o de mayor a menor. El inconveniente es que cada vez que cambian los datos hay que volver a ordenar. Para que el orden se actualice solo, se usan fórmulas como K.ESIMO.MENOR o, en Microsoft 365, la función ORDENAR. ¿Cómo se hace cada cosa?
Ordenar datos con la herramienta Ordenar.
Para ordenar una tabla por una sola columna, basta con hacer clic en cualquier celda de esa columna y elegir, en la pestaña «Datos», el botón «Ordenar de A a Z» o «Ordenar de Z a A». Excel reconoce el rango completo y mueve las filas enteras, de modo que cada dato se mantiene con los de su misma fila.
Si se selecciona solo una columna antes de ordenar, Excel pregunta si se quiere ampliar la selección. Hay que elegir «Ampliar la selección»: de lo contrario, se ordena solo esa columna y los datos de las filas se mezclan.
Ordenar por varios criterios.
Para ordenar por más de una columna, por ejemplo por ciudad y, dentro de cada ciudad, por ventas de mayor a menor, se usa el cuadro «Ordenar»:
- Hacer clic en una celda de la tabla e ir a «Datos», «Ordenar».
- En «Ordenar por», elegir la primera columna (Ciudad) y el criterio (De A a Z).
- Hacer clic en «Agregar nivel» y elegir la segunda columna (Ventas) y el criterio (De mayor a menor).
- Verificar que esté marcada la casilla «Mis datos tienen encabezados» y aceptar.
En el mismo cuadro se puede ordenar por color de celda o de fuente, y por una lista personalizada, como los meses o los días de la semana, en lugar del orden alfabético.
Ordenar automáticamente números con fórmulas.
Cuando los datos cambian con frecuencia y se necesita una copia ordenada que se actualice sola, se usa una columna con fórmulas. Supongamos valores en A5:A24. En la primera celda de la columna B:
=SI.ERROR(K.ESIMO.MENOR($A$5:$A$24;FILA(A1));"")K.ESIMO.MENOR devuelve el valor que ocupa la posición k de menor a mayor. FILA(A1) da 1 en la primera fila y, al copiar la fórmula hacia abajo, 2, 3, 4…, de modo que la columna B muestra el menor valor, el segundo menor y así sucesivamente. SI.ERROR deja vacías las celdas sobrantes cuando hay menos datos que filas con fórmula.
Para ordenar de mayor a menor se usa K.ESIMO.MAYOR con la misma estructura:
=SI.ERROR(K.ESIMO.MAYOR($A$5:$A$24;FILA(A1));"")Cada vez que se cambia o se agrega un valor en la columna A, la columna B se reordena. Las celdas vacías y los textos de la columna A se ignoran.
Ordenar textos con fórmulas.
K.ESIMO.MENOR solo trabaja con números. Para ordenar nombres alfabéticamente se calcula primero la posición de cada uno, contando cuántos nombres son alfabéticamente menores:
=CONTAR.SI($A$5:$A$16;"<"&A5)+CONTAR.SI($A$5:A5;A5)La segunda parte resuelve los nombres repetidos, que de otro modo tendrían la misma posición. Luego, en otra columna, se trae el nombre que ocupa cada posición:
=SI.ERROR(INDICE($A$5:$A$16;COINCIDIR(FILA(A1);$B$5:$B$16;0));"")Con «Pedro», «Ana», «Sofía» y «Carlos», el resultado es Ana, Carlos, Pedro y Sofía. INDICE y COINCIDIR se explican en el artículo sobre BUSCARV con condiciones y con dos criterios.
Ordenar automáticamente con ORDENAR en Microsoft 365.
En Excel para Microsoft 365 y Excel 2021, la función ORDENAR devuelve una copia ordenada de un rango completo, con todas sus columnas, y se actualiza sola:
=ORDENAR(A5:B10;2;-1)El segundo argumento es la columna por la que se ordena, dentro del rango, y el tercero, el sentido: 1 para ascendente y −1 para descendente. La fórmula se escribe en una sola celda y los resultados se desbordan. Para ordenar por varias columnas, o por una columna que no se quiere mostrar, se usa ORDENARPOR:
=ORDENARPOR(A5:B10;C5:C10;1;B5:B10;-1)Ordena el rango A5:B10 por la ciudad de C5:C10 en orden ascendente y, dentro de cada ciudad, por las ventas en orden descendente.
Descargar el ejemplo en Excel.
El archivo tiene tres hojas: «Ordenar números», con K.ESIMO.MENOR y K.ESIMO.MAYOR sobre una lista que se puede modificar; «Ordenar textos», con la posición alfabética y la lista ordenada, y «ORDENAR (365)», con la función para Microsoft 365. Descargar archivo.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Cómo ordeno datos en Excel de mayor a menor?
Con una celda de la columna seleccionada, en «Datos», «Ordenar de Z a A». Para números, ese botón ordena de mayor a menor.
¿Cómo ordeno con varios criterios?
En «Datos», «Ordenar», con «Agregar nivel» para cada columna adicional.
¿Cómo hago que Excel ordene automáticamente?
Con fórmulas en otra columna: K.ESIMO.MENOR o K.ESIMO.MAYOR para números, o ORDENAR en Microsoft 365. La herramienta «Ordenar» no se actualiza sola.
¿Por qué al ordenar se mezclaron los datos de las filas?
Porque se ordenó solo una columna seleccionada. Hay que elegir «Ampliar la selección» u ordenar con una sola celda seleccionada.
¿Las fórmulas que dependen de la posición cambian al ordenar?
Sí, si dependen de la fila, como una numeración con FILA. Conviene convertirlas en valores antes de ordenar.
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