Cómo encontrar, contar, quitar y evitar valores repetidos en Excel

Excel ofrece varias herramientas para trabajar con datos repetidos: el formato condicional los resalta, CONTAR.SI cuenta cuántas veces aparece cada uno, «Quitar duplicados» los elimina y la validación de datos impide escribirlos. ¿Cuál conviene usar en cada caso y cómo se aplica?

Resaltar los valores repetidos con formato condicional.

La forma más rápida de ver qué datos se repiten es resaltarlos:

1. Seleccionar el rango, por ejemplo la columna con los nombres.
2. Ir a «Inicio», «Formato condicional», «Reglas para resaltar celdas», «Valores duplicados».
3. Dejar «Duplicado» en la lista, elegir el formato y aceptar.

Excel pinta todas las celdas cuyo valor aparece más de una vez en el rango, incluida la primera aparición. Si se elige «Único» en lugar de «Duplicado», se resaltan los que aparecen una sola vez.

El formato condicional distingue los textos que difieren en un espacio, como «Pedro» y «Pedro » con un espacio al final, que para Excel son distintos. Si hay repetidos que no se resaltan, conviene limpiar los datos con ESPACIOS.

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Contar cuántas veces se repite cada valor.

Para saber cuántas veces aparece cada dato, se agrega una columna con CONTAR.SI. Con los nombres en A5:A20:

=CONTAR.SI($A$5:$A$20;A5)

El resultado es 1 para los valores únicos y 2 o más para los repetidos. Con =SI(CONTAR.SI($A$5:$A$20;A5)>1;"Sí";"No") se obtiene una marca que luego puede filtrarse.

Para distinguir la primera aparición de las siguientes, se usa un rango que crece al copiar la fórmula:

=CONTAR.SI($A$5:A5;A5)

Da 1 en la primera aparición de cada valor, 2 en la segunda y así sucesivamente. Filtrando los mayores que 1 se obtienen exactamente las filas sobrantes.

Valores que están en dos listas.

Para saber qué nombres de una lista aparecen en otra, se cuenta cada uno en la segunda lista:

=SI(CONTAR.SI($A$5:$A$20;G5)>0;"Sí";"No")

Con dos listas de clientes, permite identificar los que están en ambas o los que faltan en una de ellas.

Listar los valores repetidos o los únicos.

Para obtener la lista de valores sin repetir hay varias formas:

• Con la columna de aparición del apartado anterior, filtrando los que tienen 1.
• Con «Datos», «Avanzadas», marcando «Solo registros únicos» y «Copiar a otro lugar».
• En Microsoft 365, con la función UNICOS: =UNICOS(A5:A20).

Y para listar solo los valores que se repiten, sin repetirlos, en Microsoft 365 se combinan UNICOS y FILTRAR:

=UNICOS(FILTRAR(A5:A20;CONTAR.SI(A5:A20;A5:A20)>1))

En versiones anteriores, se filtra la columna de conteo por los valores mayores que 1 y se copian los resultados, quitándoles luego los duplicados.

Quitar los duplicados.

Para eliminar las filas repetidas y dejar solo una de cada una, se selecciona la tabla y se elige «Datos», «Quitar duplicados». En la ventana se marcan las columnas que definen el duplicado: si se marca solo la cédula, se eliminan las filas con la misma cédula aunque el nombre esté escrito distinto; si se marcan todas, solo las filas idénticas.

La herramienta conserva la primera aparición y elimina las demás, sin posibilidad de revisar antes cuáles. Por eso conviene trabajar sobre una copia, o identificar primero los repetidos con CONTAR.SI.

Evitar que se escriban valores repetidos.

En listas donde un dato no puede repetirse, como cédulas, NIT o números de factura, la validación de datos impide escribir un valor que ya existe:

1. Seleccionar el rango donde se escribirán los datos, por ejemplo A5:A500.
2. Ir a «Datos», «Validación de datos», y en «Permitir» elegir «Personalizada».
3. En «Fórmula», escribir la siguiente, referida a la primera celda del rango seleccionado.

=CONTAR.SI($A$5:$A$500;A5)=1

En la pestaña «Mensaje de error» se escribe el texto que verá quien intente escribir un repetido, como «Esta cédula ya está registrada». La fórmula se cumple solo si el valor aparece una vez en todo el rango; si al escribirlo aparece por segunda vez, Excel lo rechaza.

La validación no revisa los datos que ya estaban antes de aplicarla, ni los que se pegan desde otro lugar, porque pegar reemplaza la validación de la celda. Para esos casos sigue siendo necesario resaltar o contar los repetidos.

Descargar el ejemplo en Excel.

El archivo tiene dos hojas: «Buscar repetidos», con una lista de nombres resaltados con formato condicional, las columnas de conteo, aparición y lista sin repetidos, y la comparación con una segunda lista; y «Evitar duplicados», con una lista de cédulas que rechaza los valores repetidos. Descargar archivo.

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