¿Las vacaciones son base para retención en la fuente?

Sí. El pago de las vacaciones es un ingreso laboral ordinario y hace parte de la base sujeta a retención por ingresos laborales, sin que exista para ellas exención, exclusión ni procedimiento especial. La duda real no es esa sino otra: qué pasa cuando las vacaciones se pagan por separado del salario, unos días antes de la nómina. ¿Se retiene dos veces?

Las vacaciones no tienen tratamiento especial.

La ley tributaria no creó ningún régimen particular para las vacaciones, que son un descanso remunerado y no una prestación social como la prima de servicios y las cesantías, que sí tienen regulación especial.

No están exentas ni excluidas, y tampoco existe un concepto de retención propio, como sí ocurre con otros pagos laborales.

En consecuencia, se suman a los demás pagos del mes y sobre ese total se aplica la retención que corresponda, ya sea por el procedimiento 1 o por el procedimiento 2, conforme a las reglas que desarrollamos en el artículo sobre la retención en la fuente por ingresos laborales.

A diferencia de otras prestaciones.

Conviene el contraste, porque es lo que explica que la pregunta se formule.

Las vacaciones son el único de los cuatro que no tiene ninguna particularidad, y por eso quien las busca en la norma no encuentra nada.

Esa ausencia de regla especial es precisamente la regla: se tratan como un pago laboral más.

Se aplica una sola retención por mes.

Este es el punto que más se equivoca en la práctica, sobre todo cuando el empleador anticipa el pago de las vacaciones.

El pago puede hacerse junto con la nómina o de forma independiente el día en que el trabajador sale a descansar. Eso no cambia nada en materia tributaria.

La norma se refiere a los pagos realizados en el respectivo mes, de modo que todos los conceptos pagados en el periodo se suman para hallar una única base, sobre la cual se practica una sola retención.

De acuerdo con nuestro criterio, practicar retenciones separadas por cada desembolso constituye un fraccionamiento indebido de la base y podría configurar abuso en materia tributaria. El efecto siempre favorece a quien retiene mal: al partir la base, cada fracción puede quedar por debajo del umbral y terminar sin retención, habiendo lugar a ella.

Las vacaciones compensadas también son base.

La respuesta es la misma y conviene subrayarlo, porque en otras materias la compensación en dinero recibe un trato distinto.

Las vacaciones que se compensan en lugar de disfrutarse siguen siendo un ingreso laboral del trabajador y se suman a los demás pagos del mes para determinar la base.

Nótese el contraste, que suele confundirse: la compensación no hace base para seguridad social ni para prestaciones sociales, por su naturaleza indemnizatoria, pero sí para retención, porque para efectos tributarios lo determinante es que constituya un ingreso.

De acuerdo con nuestro criterio, esa asimetría es la que explica la mayoría de las consultas sobre este tema: el lector traslada a lo tributario una conclusión que solo vale en lo laboral.

Las vacaciones en la liquidación del contrato.

Es el caso más frecuente de compensación y conviene mencionarlo.

Cuando termina el contrato y se pagan las vacaciones pendientes, esas sumas se acumulan con los salarios pendientes para determinar una sola base, conforme a las reglas que desarrollamos en el artículo sobre la retención en la fuente en la liquidación del contrato de trabajo.

Las cesantías y la indemnización, en cambio, quedan por fuera de esa base y siguen cada una su propio tratamiento.

La depuración opera sobre el total.

Como las vacaciones se suman a las demás rentas de trabajo del mes, sobre ese conjunto operan las depuraciones ordinarias.

Se restan los aportes obligatorios, las deducciones a que haya lugar y la renta exenta del 25% del artículo 206 del Estatuto Tributario, con los límites que la propia norma establece.

No hay una exención adicional por tratarse de vacaciones ni un porcentaje distinto.

El detalle de cada concepto de la depuración está en el artículo sobre la depuración de la base de retención por salarios.

El efecto en el mes de las vacaciones.

Conviene anticiparlo porque genera reclamos en la nómina.

En el mes en que se pagan las vacaciones el ingreso del trabajador suele ser mayor, y como la tabla es progresiva, la retención sube.

Eso ocurre en el procedimiento 1. En el procedimiento 2 el porcentaje ya está fijado para el semestre, de modo que el aumento es proporcional y no escalonado.

En cualquier caso no es un cobro adicional: esa retención se descuenta del impuesto al declarar renta y puede generar saldo a favor.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.