Retención en la fuente por ingresos laborales

Los pagos laborales están sometidos a retención en la fuente a título de renta con la tarifa progresiva del artículo 383 del Estatuto Tributario, que arranca en cero y solo empieza a retener cuando la base depurada supera 95 UVT. La dificultad de esta retención no está en la tabla sino en llegar a esa base: hay que sumar todos los pagos del mes, restarle lo que la ley permite y escoger entre dos procedimientos que producen retenciones distintas. ¿Qué entra en la base, qué se resta, cómo se calcula por cada procedimiento y cuál conviene?

Qué pagos están sujetos a retención por salarios.

Se entiende por ingreso laboral todo pago que recibe el trabajador vinculado por contrato de trabajo, verbal o escrito, como contraprestación de sus servicios.

La retención por salarios se practica únicamente cuando se hace el pago al trabajador, no cuando se causa. Es la excepción a la regla general del pago o abono en cuenta, lo que ocurra primero.

La norma permite además aplicar esta misma retención a rentas de trabajo que no provienen de una relación laboral, posibilidad que desarrollamos al final y en el artículo sobre la retención en la fuente a trabajadores independientes.

• Guía de propiedad horizontal
• Liquidador de renta personas naturales
• Liquidador de pensiones en Colpensiones

Quiénes deben practicarla.

El artículo 383 del Estatuto Tributario impone la obligación a las personas naturales o jurídicas, las sociedades de hecho, las comunidades organizadas y las sucesiones ilíquidas que efectúen pagos laborales.

Tratándose de personas naturales, sin embargo, el parágrafo 3 del artículo 1.2.4.1.17 del decreto 1625 de 2016 precisa:

«Para los fines de este artículo la persona natural que actúe como agente de retención del impuesto sobre la renta y complementarios debe cumplir con las condiciones que señala el artículo 368-2 del Estatuto Tributario.»

De modo que la persona natural solo actúa como agente de retención por salarios si cumple los topes de patrimonio o ingresos de esa norma.

En la práctica, quien tiene trabajadores que devengan salarios bajos nunca llega a retener, porque la base depurada no supera las 95 UVT. Es un agente de retención en potencia: la obligación aparece el día en que haga un pago que sí alcance ese tope.

Qué entra en la base de retención.

La base está formada por todos los pagos gravados con el impuesto de renta, entendidos según el artículo 26 del Estatuto Tributario como los que son susceptibles de producir un incremento neto del patrimonio y no han sido expresamente exceptuados.

Entran entonces el salario, las horas extras, los recargos nocturnos, dominicales y festivos, las comisiones, los pagos en especie, las bonificaciones, las vacaciones, las incapacidades, las licencias de maternidad y paternidad y los viáticos en la parte gravada.

Quedan por fuera los reembolsos de gastos en que el trabajador incurrió para realizar su trabajo o en beneficio del empleador, porque no incrementan su patrimonio.

Los pagos no constitutivos de salario también entran.

Es la confusión más costosa de esta materia y conviene aclararla desde el inicio.

La ley laboral permite que las partes pacten que ciertos pagos no constituyen salario, en los términos del artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo. Ese acuerdo tiene efectos laborales, no tributarios, como explicamos en el artículo sobre los pagos laborales que no constituyen salario.

Un pago no salarial no hace base para seguridad social ni para prestaciones sociales, pero sí para retención en la fuente, porque para efectos tributarios lo determinante es que constituya un ingreso gravado.

Para que un ingreso no se grave se requiere norma expresa que así lo diga, y las bonificaciones, las primas extralegales y los auxilios pactados como no salariales no figuran entre los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional.

La única excepción relevante son los viáticos, que en la parte que permite el reglamento no constituyen salario ni renta, como desarrollamos en el artículo sobre el tratamiento tributario de los viáticos.

Qué pasa con las prestaciones sociales.

Las tres prestaciones legales tienen tratamientos distintos y conviene no mezclarlos.

Las cesantías y sus intereses quedan por fuera por disposición expresa del reglamento, materia que desarrollamos en el artículo sobre la retención en la fuente en las cesantías. La prima sí se retiene, y cómo se trata en cada procedimiento lo explicamos más adelante y en el artículo sobre la retención en la prima de servicios.

Los pagos retroactivos se suman al mes en que se pagan.

Es una situación frecuente cuando la empresa se atrasa en la nómina o cuando liquida comisiones causadas en meses anteriores.

Como la retención por salarios se practica sobre los pagos efectivamente realizados en el mes, y no sobre lo causado, todo lo que se pague en un mes se suma en una sola base, sin importar a qué periodo corresponda.

La norma es expresa al referirse a la totalidad de los pagos gravables efectuados al trabajador en el respectivo mes, de modo que tampoco sirve fraccionar el desembolso dentro del mismo mes.

El efecto puede ser severo: pagos que individualmente no habrían generado retención, al acumularse en un solo mes superan las 95 UVT y sí la generan. Lo único que el empleador puede hacer legítimamente es distribuir el pago entre dos meses distintos, y sobre todo evitar acumular.

Una sola retención por mes.

De lo anterior se desprende una regla que se incumple con frecuencia: en el mes se practica una sola retención sobre una sola base.

Si las vacaciones se pagan el día que el trabajador sale a descansar y el salario el último día del mes, no se practican dos retenciones: se suman los dos pagos y se retiene una vez.

De acuerdo con nuestro criterio, practicar retenciones separadas por cada desembolso constituye un fraccionamiento indebido de la base, porque al partirla cada fracción puede quedar por debajo de las 95 UVT y terminar sin retención habiendo lugar a ella. Puede llegar a configurar abuso en materia tributaria.

Depuración de la base.

Antes de llevar el salario a la tabla de retención hay que depurarlo, y ese es el paso donde se decide si el trabajador soporta retención o no. La depuración no es una lista de descuentos que se restan de cualquier manera: el artículo 388 del Estatuto Tributario fija un orden, y ese orden cambia el resultado.

1. Restar los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional.
2. Restar las deducciones del artículo 387 del Estatuto Tributario.
3. Restar las rentas exentas distintas del 25%.
4. Calcular la renta exenta del 25% sobre lo que queda.
5. Verificar el límite conjunto del 40%, que cobija las deducciones y las rentas exentas sumadas.

La renta exenta del 25% se calcula al final, después de haber restado todo lo demás. Aplicarla antes produciría una cifra mayor y una retención menor de la debida.

Estos son los conceptos que intervienen en cada paso, con su límite:

Todos los topes expresados en UVT se convierten a pesos con la UVT del año en que se hace el pago.

Hay además dos beneficios que no se restan en la retención aunque sí en la declaración de renta: la deducción adicional de 72 UVT por dependiente y la del 1% de las compras soportadas con factura electrónica. Ambos están en el artículo 336 del Estatuto Tributario, y el artículo 388, que regula la depuración de la retención, remite al 387 y no al 336, como lo precisó la Dian en el concepto 11383 de 2024 respecto de la deducción por dependientes.

Ingresos no constitutivos de renta.

Es el primer paso y comprende, en esencia, los aportes obligatorios al sistema de seguridad social que hace el trabajador.

Aportes obligatorios a salud.

Los aportes obligatorios a salud no hacen parte de la base sujeta a retención por expresa disposición del artículo 56 del Estatuto Tributario:

«Los aportes obligatorios que efectúen los trabajadores, empleadores y afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud no harán parte de la base para aplicar la retención en la fuente por salarios, y serán considerados como un ingreso no constitutivo de renta ni de ganancia ocasional.»

La redacción menciona a trabajadores y empleadores, lo que llevó a pensar que podía restarse el aporte completo del 12.5%. No es así.

El artículo 1.2.4.1.15 del decreto 1625 de 2016 precisa que lo que se resta es «el valor a cargo del trabajador», y su parágrafo 1 añade que deben ser los aportes «efectivamente descontados al trabajador por parte del empleador». Es decir, el 4% que aparece en la nómina, no el 12.5%.

El monto no tiene límite: se resta la totalidad de lo descontado en el mes. Tampoco entra en el límite conjunto del 40%, porque no es una deducción ni una renta exenta.

Sobre qué valor se calculan los aportes.

El aporte que se resta no es un porcentaje del total de pagos del mes sino del ingreso base de cotización, y ese ingreso tiene reglas propias de seguridad social que inciden en la retención:

• Lo forman los pagos salariales, más la parte de los pagos no salariales que supere el 40% de la remuneración total, según el artículo 30 de la ley 1393 de 2010.
• Para ese 40% solo cuentan los pagos remunerativos desalarizados por pacto. Los que no son salario por su naturaleza, como los gastos de representación o los medios de transporte, quedan por fuera del cálculo y del ingreso base, según el criterio que exponemos en el artículo sobre los límites a los pagos no constitutivos de salario.
• En el salario integral se cotiza sobre el 70% del salario.
• El ingreso base tiene un tope de 25 salarios mínimos.

Sobre ese ingreso el trabajador aporta el 4% a salud, el 4% a pensión y, desde 4 salarios mínimos, entre el 1% y el 2% al fondo de solidaridad pensional, según la escala del artículo 27 de la ley 100 de 1993. Si la planilla muestra valores distintos del cálculo teórico, se resta lo efectivamente descontado, que es lo que exige el reglamento.

Aportes a pensión y al fondo de solidaridad.

Los aportes obligatorios a pensión que realiza el trabajador tienen el mismo tratamiento (Artículo 55, E.T) y también se restan sin límite, al igual que el aporte al fondo de solidaridad pensional cuando el salario obliga a hacerlo.

A ellos se suman los aportes voluntarios que el trabajador haga al fondo de pensiones obligatorias en el régimen de ahorro individual, que son ingreso no constitutivo de renta hasta el 25% del ingreso laboral y con un tope anual de 2.500 UVT.

Como son ingreso no constitutivo de renta y no renta exenta, estos aportes voluntarios no entran en el límite del 40%. Sus topes son anuales, y la forma de controlarlos mes a mes la explicamos más adelante, junto con los aportes AFC.

Conviene advertir que retirar esos aportes antes de tiempo o para fines distintos a la pensión hace perder el beneficio y activa una retención especial, como explicamos en el artículo sobre la retención en la fuente contingente.

Deducciones del artículo 387.

El segundo paso comprende beneficios que la ley concede al trabajador y que no corresponden a gastos necesarios para producir renta. Todos tienen límite y todos entran en el tope conjunto del 40%.

Intereses de crédito de vivienda.

El trabajador que tenga crédito hipotecario o leasing habitacional puede restar los intereses pagados. Lo dispone el primer inciso del artículo 387 del Estatuto Tributario:

«En el caso de trabajadores que tengan derecho a la deducción por intereses o corrección monetaria en virtud de préstamos para adquisición de vivienda, la base de retención se disminuirá proporcionalmente en la forma que indique el reglamento.»

El tope mensual es de 100 UVT, según el artículo 1.2.4.1.23 del decreto 1625 de 2016, en concordancia con el límite anual de 1.200 UVT del artículo 119 del Estatuto Tributario.

En el procedimiento 1 se resta el valor de los intereses que proporcionalmente corresponda al mes. Cómo se toman en el cálculo semestral del procedimiento 2 lo explicamos al tratar ese procedimiento.

Cuando el préstamo se obtuvo en el mismo año, el valor mensual deducible es el de los intereses del primer mes de vigencia del crédito, según certificación de la entidad que lo otorgó.

Dos precisiones que resuelven consultas frecuentes: el crédito debe estar a nombre del trabajador, de modo que quien paga las cuotas de un crédito ajeno no puede restar esos intereses; y la deducción también la puede tomar el independiente al que se le aplique la tabla del artículo 383, porque es una deducción de las rentas de trabajo y no solo del salario.

Medicina prepagada y seguros de salud.

El mismo artículo 387 permite restar los pagos por contratos de medicina prepagada vigilados por la Superintendencia Nacional de Salud y por seguros de salud expedidos por compañías vigiladas por la Superintendencia Financiera.

El beneficio cubre al trabajador, su cónyuge, sus hijos y sus dependientes, y el tope es de 16 UVT mensuales.

Conviene no confundirlo con el aporte obligatorio a salud: aquel es ingreso no constitutivo de renta y no tiene límite; este es una deducción, tiene tope propio y entra en el límite del 40%.

Deducción por dependientes.

El trabajador puede restar el 10% de sus ingresos laborales brutos por concepto de dependientes, con un tope de 32 UVT mensuales.

Quiénes califican como dependientes y qué soporte exige cada categoría lo desarrollamos en el artículo sobre la deducción por dependientes.

No debe confundirse con la deducción adicional de 72 UVT por dependiente, hasta cuatro, que introdujo la ley 2277 de 2022 en el artículo 336 del Estatuto Tributario. Esa deducción solo se resta en la declaración de renta, como se anticipó al tratar el orden de la depuración.

Pagos por alimentación.

Es la figura que más se malinterpreta de toda la depuración, porque no funciona como una deducción sino como una exclusión de la base.

El artículo 387-1 del Estatuto Tributario señala en su primer inciso:

«Los pagos que efectúen los patronos a favor de terceras personas, por concepto de la alimentación del trabajador o su familia, o por concepto del suministro de alimentación para éstos en restaurantes propios o de terceros, al igual que los pagos por concepto de la compra de vales o tiquetes para la adquisición de alimentos del trabajador o su familia, son deducibles para el empleador y no constituyen ingreso para el trabajador, sino para el tercero que suministra los alimentos o presta el servicio de restaurante, sometido a la retención en la fuente que le corresponda en cabeza de estos últimos, siempre que el salario del trabajador beneficiado no exceda de 310 UVT.»

La norma no dice que ese pago se reste de la base: dice que no constituye ingreso para el trabajador. En consecuencia, simplemente no se suma al total de pagos del mes.

Esa diferencia tiene un efecto práctico importante: al no ser una deducción, no queda sometida al límite del 40% del artículo 388.

El beneficio tiene dos topes. El primero es del salario del trabajador, que no puede exceder de 310 UVT; si lo excede, todo el pago es ingreso del trabajador. El segundo es del pago mismo: cuando los pagos del mes en beneficio del trabajador o de su familia exceden 41 UVT, el exceso sí constituye ingreso tributario y queda sujeto a retención.

Los beneficiarios pueden ser el trabajador, su cónyuge, sus hijos y sus padres, y el conjunto de pagos en favor de todos ellos no puede superar ese tope mensual. Consulte: Pagos por alimentación: un ingreso no constitutivo de renta.

Requisitos de los pagos por alimentación.

El artículo 1.2.1.18.38 del decreto 1625 de 2016 precisa qué pagos quedan cobijados:

1. El pago de los costos que el empleador asume para adquirir de terceros los alimentos e insumos necesarios para su preparación, en restaurantes propios o de terceros.
2. El pago de los costos que cobren al empleador los terceros que operen esos restaurantes.
3. El pago de comidas preparadas que el empleador adquiera de empresas especializadas en ese suministro.
4. La entrega al trabajador de vales o tiquetes para la adquisición de alimentos.

Cuando el beneficio se entrega mediante vales, la empresa administradora debe ser distinta de la que otorga el beneficio, y los vales deben identificar el nombre, NIT, dirección y teléfono de la administradora y el nombre y NIT del empleador que los adquiere.

Conviene además tener presente que este tratamiento es exclusivamente tributario. Desde la perspectiva laboral el pago de alimentación es un pago en especie y puede constituir factor salarial si las partes no lo pactan expresamente como no constitutivo de salario.

Rentas exentas.

El tercer paso comprende las rentas que la ley declara exentas, y la más importante de todas es la del 25%.

La renta exenta del 25%.

El numeral 10 del artículo 206 del Estatuto Tributario exime el 25% de los pagos laborales, con un tope anual de 790 UVT.

Como se anticipó, se calcula sobre el resultado de restar los ingresos no constitutivos de renta, las deducciones y las demás rentas exentas. No se calcula sobre el ingreso bruto.

El tope es anual y no mensual, y su control a lo largo del año lo explicamos más adelante, junto con los demás límites anuales. Consulte: Renta exenta del 25%.

Aportes voluntarios a pensión y cuentas AFC.

Los aportes a fondos de pensiones voluntarias y los ahorros en cuentas AFC son renta exenta hasta el 30% del ingreso laboral, con un tope anual de 3.800 UVT que comparten entre sí de acuerdo al artículo 126-1 del Estatuto Tributario. Este tema está desarrollado en el artículo sobre la Renta exenta por aportes a cuentas AFC y AVC.

El beneficio está condicionado a la permanencia de los recursos durante el término que fija la ley. Retirarlos antes, salvo para los fines que la norma permite, hace perder la exención y genera la retención contingente.

Otras rentas exentas.

El artículo 206 del Estatuto Tributario declara exentos otros pagos que no tienen límite individual y que conviene identificar porque se pasan por alto:

• Las indemnizaciones por accidente de trabajo o enfermedad.
• Las indemnizaciones relacionadas con la maternidad.
• Lo recibido por gastos de entierro del trabajador.

Estos conceptos se restan antes de calcular el 25%, de modo que su efecto sobre la base es doble: reducen el ingreso y reducen también la renta exenta que se calcula sobre él.

El límite conjunto del 40%.

Es la verificación final y la que con más frecuencia se omite en las nóminas liquidadas manualmente. Señala el numeral 2 del artículo 388 del Estatuto Tributario:

«En todo caso, la suma total de deducciones y rentas exentas no podrá superar el cuarenta por ciento (40%) del resultado de restar del monto del pago o abono en cuenta los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional imputables.»

El porcentaje se calcula sobre el ingreso ya disminuido en los ingresos no constitutivos de renta, y cobija las deducciones y las rentas exentas sumadas, incluida la del 25%.

Si el total de deducciones y rentas exentas supera ese 40%, se resta únicamente hasta el tope y el excedente se pierde para efectos de la retención de ese mes.

La parte que se pierde es la de la renta exenta del 25%, porque es la última que se calcula. De acuerdo con nuestro criterio, solo la parte que efectivamente se restó consume el cupo anual de 790 UVT; la que no alcanzó a restarse queda disponible para los meses siguientes.

Quedan por fuera del límite los aportes obligatorios a salud y pensión y los aportes voluntarios al régimen de ahorro individual, porque son ingresos no constitutivos de renta, y los pagos por alimentación del artículo 387-1, porque la norma los excluye de la base en lugar de permitir restarlos. Los aportes a cuentas AFC y a fondos de pensiones voluntarias sí entran, porque son rentas exentas.

El límite de 1.340 UVT no se aplica en la retención.

El numeral 3 del artículo 336 del Estatuto Tributario limita las deducciones y rentas exentas al 40% del ingreso y, además, a 1.340 UVT anuales. Ese segundo tope pertenece a la depuración de la renta líquida de la cédula general en la declaración, no a la retención.

Así lo concluyó la Dian en el mismo concepto 11383 de 2024: el ámbito de ese numeral se circunscribe a la determinación de la renta líquida, y la depuración de la retención se rige por el artículo 388, que solo contempla el límite del 40%.

Algunos agentes de retención aplican de todos modos las 1.340 UVT divididas entre doce, es decir, 111,67 UVT por mes, como medida de prudencia para que la retención se acerque al impuesto que resultará en la declaración. Es una decisión válida si el trabajador está de acuerdo, pero aumenta la retención y no es una exigencia legal.

Límites mensuales y límites anuales.

La norma fija unos límites por mes y otros por año, y conviene saber cómo se manejan los segundos.

Cuando el límite es mensual, el valor restado en cada mes no puede superarlo, sin que importe lo restado en meses anteriores.

Cuando el límite es anual no es obligatorio dividirlo entre doce. El trabajador puede agotar el cupo en un solo mes, en dos o distribuirlo como prefiera, siempre que en el año no lo exceda.

El control acumulado de la renta exenta del 25%.

Como el tope de 790 UVT es anual, el trabajador puede agotarlo en unos pocos meses. Quien lo agotó no puede seguir restándolo, lo que obliga a llevar un control acumulado durante el año.

Ese control es especialmente importante en diciembre y al liquidar el contrato, porque si el cupo ya se consumió, la retención sobre los últimos pagos del año resulta considerablemente mayor. Un trabajador con salario alto puede agotar las 790 UVT a mitad de año, y desde ese momento su retención sube.

Por esa razón algunos agentes prefieren restar cada mes hasta la doceava parte del cupo, 65,83 UVT, lo que reparte el beneficio de forma pareja durante el año. Las dos formas son admisibles mientras en el año no se superen las 790 UVT.

En el procedimiento 1 la prima de servicios se depura por separado, y a ella también se le aplica la renta exenta del 25% con el cupo que quede después del pago del mes.

El control acumulado de los aportes voluntarios y AFC.

En los aportes voluntarios al RAIS y en los aportes a cuentas AFC y fondos de pensiones voluntarias el control acumulado tiene una particularidad: el límite no es solo un número de UVT sino también un porcentaje del ingreso laboral del año, 25% en el primer caso y 30% en el segundo.

De acuerdo con nuestro criterio, en la retención mensual ese porcentaje debe medirse sobre el ingreso acumulado del año hasta el mes en que se hace el aporte. El aporte del mes es procedente hasta el menor de dos valores:

• El porcentaje del ingreso laboral acumulado hasta ese mes, menos lo ya reconocido en los meses anteriores.
• El tope anual en UVT, menos lo ya reconocido en los meses anteriores.

Medirlo solo contra el ingreso del mes castiga al trabajador que hace un aporte grande en un solo mes, por ejemplo con la prima de diciembre, aunque en el año no supere el porcentaje.

Hay una diferencia práctica entre los dos conceptos. El aporte voluntario al RAIS es un ingreso no constitutivo de renta y no está sujeto al límite del 40%, de modo que un aporte grande reconocido con el acumulado reduce efectivamente la retención del mes. El aporte a cuentas AFC y pensiones voluntarias es renta exenta y sí está sujeto al 40% del mes, así que puede caber en el 30% anual y aun así quedar recortado por ese límite.

Cuando el trabajador tiene dos empleadores.

El cupo de 790 UVT de la renta exenta del 25% es del trabajador, no de cada empleador, y los límites anuales de los aportes voluntarios y AFC tampoco se multiplican por tener dos vínculos o más.

Como ningún agente de retención conoce lo que el otro restó, lo prudente es que el trabajador informe a cada uno cuánto ha restado el otro, o que acuerden repartir el cupo. De lo contrario, cada empleador aplica el beneficio completo, la retención total queda corta y la diferencia aparece como saldo a pagar en la declaración.

Tarifa de retención por salarios.

La tabla del artículo 383 del Estatuto Tributario es progresiva y se aplica sobre la base ya depurada, expresada en UVT:

El primer rango no está sujeto a retención. Si la base depurada del mes es igual o inferior a 95 UVT, no se retiene, y esa es la razón por la que la mayoría de los trabajadores nunca soporta retención.

Obsérvese que la tarifa es marginal: no se aplica al total de la base sino al exceso sobre el límite inferior del rango, y por eso cada rango suma un valor fijo en UVT.

El resultado se obtiene en UVT y solo al final se convierte a pesos. Las cifras en UVT no se aproximan; la aproximación se hace sobre el valor en pesos.

La UVT que se usa es la del año en que se hace el pago. Un pago de enero se liquida con la UVT del nuevo año, aunque corresponda a trabajo de diciembre, y con esa misma UVT se convierten los topes de la depuración.

Los procedimientos 1 y 2.

La retención por salarios se puede calcular por dos caminos: el procedimiento 1 del artículo 385 del Estatuto Tributario, que mira el ingreso de cada mes, y el procedimiento 2 del artículo 386, que fija un porcentaje semestral con el promedio de los doce meses anteriores. Los dos aplican las mismas deducciones y las mismas rentas exentas, pero se calculan de forma distinta y producen retenciones distintas.

La diferencia está en el momento del que se toma la información para determinar el porcentaje, y de ahí se derivan todas las consecuencias prácticas.

El procedimiento 1 mira hacia el presente: cada mes se depura el ingreso de ese mes, se lleva la base a la tabla del artículo 383 y se retiene lo que esa tabla indique. Lo devengado en meses anteriores es irrelevante.

El procedimiento 2 mira hacia el pasado: en junio y en diciembre se calcula un porcentaje fijo con el promedio de los doce meses anteriores, y ese porcentaje se aplica durante los seis meses siguientes.

Tabla comparativa de procedimientos.

Las diferencias elementales entre los dos procedimientos de retención se pueden resumir del siguiente modo:

Esa última fila es la que más sorprende y conviene subrayarla: en el procedimiento 2, una vez fijado el porcentaje, se aplica aunque la base depurada de un mes concreto quede por debajo del rango mínimo de la tabla.

Cómo se calcula el procedimiento 1.

Es el más sencillo de los dos, porque todo ocurre dentro del mismo mes y no hay ningún cálculo previo que arrastrar.

1. Se suman todos los pagos gravables que el trabajador recibió en el mes.
2. Se restan los ingresos no constitutivos de renta, las deducciones y las rentas exentas, con el límite conjunto que la ley fija.
3. La base depurada se convierte a UVT.
4. Ese valor se ubica en el rango de la tabla del artículo 383 y se liquida la retención que corresponda.
5. El resultado, expresado en UVT, se convierte a pesos.

Conviene recordar dos reglas que operan sobre ese cálculo. La primera es que los pagos del mes se acumulan en una sola base, aunque se entreguen en desembolsos separados. La segunda es que la prima de servicios se aparta de esa base y se liquida de forma independiente, por disposición expresa de la ley.

En esa liquidación independiente de la prima no se vuelven a restar las deducciones del mes, porque ya se aplicaron al salario, pero sí la renta exenta del 25%, con el cupo anual de 790 UVT que quede después del pago mensual.

Cómo se calcula el procedimiento 2.

Aquí hay dos cálculos y no uno, y confundirlos es el error más frecuente de este procedimiento.

El primero es semestral y sirve para hallar el porcentaje. El segundo es mensual y sirve para hallar la base sobre la que ese porcentaje se aplica.

El porcentaje fijo.

Se calcula dos veces al año: en junio, para aplicarlo de julio a diciembre, y en diciembre, para aplicarlo de enero a junio del año siguiente. El cálculo sigue estos pasos:

1. Se suman los pagos gravables de los doce meses anteriores al mes del cálculo, sin incluir ese mes. Si el cálculo se hace en diciembre, se toman los pagos de diciembre del año anterior a noviembre del año en curso.
2. La suma incluye la prima de servicios y excluye las cesantías y sus intereses.
3. Al total se le restan los ingresos no constitutivos de renta, las deducciones y las rentas exentas de esos doce meses. Las deducciones con límite mensual se toman mes a mes con su tope, y los límites anuales se aplican sobre el conjunto.
4. El resultado depurado se divide por trece, o por el número de meses de vinculación si el trabajador lleva menos de doce meses.
5. Ese ingreso mensual promedio se convierte a UVT, se lleva a la tabla del artículo 383 y el impuesto que resulte se expresa como porcentaje del promedio.

Ese es el orden que expuso la Dian en el concepto 38923 de 2013: primero se depura el total de los doce meses y luego se divide por trece. No es lo mismo que promediar las bases depuradas de cada mes: los dos caminos dan lo mismo mientras no actúe ningún límite, pero difieren cuando los topes anuales o el límite del 40% recortan algún concepto.

La UVT es la del año en que se hace el cálculo, y no la del año en que se aplicará el porcentaje. Así lo precisó la Dian en el oficio 6022 de 2019: en el cálculo de diciembre se usa la UVT de ese año, aunque el porcentaje rija de enero a junio del año siguiente.

Aportes y deducciones en el cálculo semestral.

El reglamento prevé reglas propias para restar algunos conceptos al calcular el porcentaje fijo.

Para los aportes obligatorios a salud, el artículo 1.2.4.1.15 del decreto 1625 de 2016 indica que se toma el aporte total del año inmediatamente anterior, o el que conste en el certificado vigente, dividido entre doce o entre el número de meses que corresponda. Para los intereses de vivienda, se divide por doce el valor certificado, o por el número de meses del certificado si cubre un periodo menor, sin exceder las 100 UVT mensuales.

De acuerdo con nuestro criterio, como el porcentaje fijo se calcula depurando el total de los pagos de los doce meses anteriores al cálculo, lo coherente es restar los aportes descontados y los intereses pagados en esos mismos doce meses, cada mes con su tope. Así lo hace nuestra calculadora, y el resultado es equivalente cuando esos valores son parejos durante el año. El certificado de aportes cobra importancia cuando el empleador no cuenta con esa información, como se explica al tratar los soportes.

La base mensual.

Lo que se fija por semestre es el porcentaje, no la base. Cada mes se depura el ingreso de ese mes exactamente igual que en los dos primeros pasos del procedimiento 1, con la UVT del año del pago para convertir los topes y con el control acumulado del cupo anual de la renta exenta del 25%.

La diferencia es la prima de servicios: en el procedimiento 2 no se liquida aparte, sino que se suma a los demás pagos del mes en que se paga y comparte su depuración.

Sobre esa base depurada se aplica el porcentaje fijo, sin volver a la tabla del artículo 383.

De acuerdo con nuestro criterio, esa es la confusión que más liquidaciones arruina: quien fija el porcentaje y luego lo aplica al ingreso bruto del mes, sin depurarlo, retiene de más durante todo el semestre.

Trabajadores recién vinculados en el procedimiento 2.

El procedimiento 2 supone un historial de pagos, y el trabajador recién vinculado no lo tiene. El artículo 386 del Estatuto Tributario resuelve dos situaciones y deja otras sin regular.

Lo que resuelve la norma es lo siguiente:

• Antes del primer cálculo. Mientras no se haya hecho el primer cálculo, la retención se determina con la tabla del artículo 383 sobre la totalidad de los pagos gravables del mes, es decir, como en el procedimiento 1. El artículo 386 lo dice expresamente: «Cuando se trate de nuevos trabajadores y hasta tanto se efectúe el primer cálculo», se aplica el porcentaje que figure en la tabla para los pagos del respectivo mes.
• El divisor. Cuando el trabajador lleva menos de doce meses con el empleador, la suma de los pagos se divide por el número de meses de vinculación y no por trece. La unidad adicional del divisor solo se agrega a quien completa los doce meses.

Veamos cómo opera con un trabajador que ingresa el 16 de marzo:

Lo que la norma no regula son los siguientes casos, y en ellos aplicamos estos criterios:

• El mes de ingreso incompleto. El artículo 386 habla de meses de vinculación y no regula las fracciones. De acuerdo con nuestro criterio, el mes en que ingresa el trabajador cuenta como un mes completo, aunque haya recibido solo una parte del salario. En el ejemplo, marzo cuenta como uno de los tres meses del primer cálculo, y por eso el promedio queda por debajo del salario mensual.
• Meses sin pago. Si dentro de la vinculación hay meses sin pagos, como una licencia no remunerada, hay que decidir si cuentan en el divisor. Nuestra calculadora cuenta por omisión los meses con al menos un pago, y permite contar en su lugar los meses calendario desde la fecha de ingreso.
• Ingreso en el mes del cálculo. Quien ingresa en junio o en diciembre no tiene pagos en la ventana, que son los doce meses anteriores al mes del cálculo. De acuerdo con nuestro criterio, sigue con la tabla hasta el cálculo siguiente. La calculadora permite, como alternativa, hacer el cálculo con el pago del mismo mes de ingreso.
• El trabajador antiguo con meses vacíos. Quien lleva doce meses o más con el empleador se divide siempre por 13, aunque haya meses sin pago en la ventana. Antes de confirmar el cálculo conviene verificar que no falten pagos por registrar, porque cada mes faltante reduce el promedio.

La vinculación se cuenta con el empleador que hace el cálculo. Quien cambia de empleador empieza de cero con el nuevo, aunque haya trabajado todo el año con el anterior.

Cuál procedimiento conviene.

El criterio de partida es que debe aplicarse el que resulte más favorable al trabajador, es decir, el que produzca una menor retención. Pero determinarlo exige mirar hacia adelante y no solo hacia atrás.

Hacer la proyección por los dos métodos y comparar sirve cuando los ingresos son estables mes a mes. No sirve cuando el trabajador asciende, recibe aumentos importantes o percibe pagos variables.

La regla de fondo es esta: el procedimiento 1 sigue de cerca los ingresos del mes, de modo que si el salario sube, la retención sube de inmediato. El procedimiento 2 se apoya en el pasado, de modo que un aumento no afecta la retención sino hasta el semestre siguiente.

Cuando los ingresos van a subir.

Conviene el procedimiento 2, porque el porcentaje se calculó con ingresos anteriores más bajos y se mantiene fijo durante seis meses.

Supongamos un trabajador que en 2025 tuvo un ingreso promedio mensual de $5.000.000 y que en 2026 pasa a devengar $10.000.000. El porcentaje fijo calculado en diciembre con el promedio del año anterior puede resultar en cero, y ese cero se aplicará durante todo el primer semestre pese al nuevo salario.

Con el procedimiento 1, en cambio, la retención sobre $10.000.000 se practicaría desde el primer mes.

Cuando los ingresos van a bajar.

Conviene el procedimiento 1, por la razón inversa.

Si el trabajador venía devengando $10.000.000 y pasa a $6.000.000, el porcentaje fijo del procedimiento 2 se calculó con los ingresos altos y seguirá aplicándose sobre el ingreso menor durante seis meses.

El procedimiento 1 ajusta la retención de inmediato a la nueva realidad del trabajador.

Cuando los ingresos son estables.

Es prácticamente indiferente, porque las dos rutas conducen a un resultado similar.

En esos casos suele preferirse el procedimiento 2 por comodidad administrativa, ya que evita recalcular el porcentaje cada mes, aunque no la depuración mensual de la base.

De acuerdo con nuestro criterio, el procedimiento 2 no debería aplicarse nunca cuando se anticipa que los ingresos van a disminuir en el semestre siguiente, porque en ese escenario siempre resulta más gravoso para el trabajador.

Una retención alta no siempre es mala.

Conviene decirlo porque el análisis suele hacerse solo en términos de flujo de caja mensual.

La retención no es un impuesto sino su recaudo anticipado. Para el trabajador que está obligado a declarar renta, una retención mayor durante el año significa un impuesto menor por pagar al momento de declarar, o incluso un saldo a favor.

En la práctica pocos asalariados provisionan el impuesto de renta, y quien retuvo poco durante el año se encuentra con una suma considerable por pagar y sin retenciones que descontar.

De acuerdo con nuestro criterio, para el trabajador de ingresos altos y obligado a declarar, elegir el procedimiento que produce una retención mayor funciona como un mecanismo de ahorro forzoso que evita ese problema.

Cuándo se puede cambiar de procedimiento.

El cambio solo puede hacerse al comenzar el año gravable, y esa es la restricción que más consultas genera.

La razón es que el periodo del impuesto que se está anticipando es anual. Una vez elegido el procedimiento para un año, debe mantenerse durante todo ese año.

Así lo ha sostenido la Dian de forma reiterada, entre otros en el concepto 1564 de 2018:

«Sobre la posibilidad de cambiar el procedimiento de retención en la fuente durante el año gravable, este despacho ha interpretado que esto no resulta viable.

Lo anterior porque una vez se determina el procedimiento de retención, esta elección debe mantenerse por el año gravable correspondiente al periodo del impuesto de renta.»

En consecuencia, la solicitud de cambio se hace al empleador para que la aplique a partir de enero, y el trabajador puede cambiar tantas veces como quiera de un año a otro, porque la ley no fijó un número máximo.

Al cambiar de empleador.

Aquí la restricción anual cede, y conviene saberlo porque es una situación frecuente.

De acuerdo con nuestro criterio, el trabajador que cambia de empleador puede escoger el procedimiento que le aplique el nuevo agente de retención, incluso dentro del mismo año, sin quedar atado al que venía aplicando el anterior.

La razón es que cada agente de retención es independiente y hace sus propios cálculos sobre los pagos que él mismo realiza. No hay continuidad entre uno y otro.

Por la misma razón, quien tiene dos empleadores simultáneos puede tener un procedimiento distinto con cada uno, según le convenga.

Qué procedimiento aplicar al inicio del contrato.

El porcentaje fijo se calcula en junio y en diciembre. Quien inicia labores en marzo no tiene un porcentaje calculado, y promediar un solo mes de ingresos no produce un resultado distinto del ingreso de ese mes.

Lo práctico es aplicar el procedimiento 1 durante el primer periodo y evaluar el cambio al año siguiente, cuando ya exista un historial que permita un promedio representativo. Si de todos modos se elige el procedimiento 2 desde el ingreso, se aplican las reglas de los trabajadores recién vinculados que explicamos atrás.

¿Puede el trabajador pedir que le retengan más?

Sí. Lo que la ley fija es un mínimo, no un máximo.

El trabajador puede solicitar al empleador que le incremente el porcentaje de retención, y también puede pedir después que se vuelva a aplicar el que la ley dispone, sin que ello constituya un cambio de procedimiento.

Lo que no puede hacerse es retener por debajo de lo que resulte del procedimiento aplicado, porque ahí sí se estaría incumpliendo la obligación legal.

Soportes y plazos.

Las deducciones no se aplican de oficio: el trabajador debe acreditarlas ante el empleador y hay una fecha límite para hacerlo.

Conviene no confundir dos certificados distintos que coinciden en la fecha del 15 de abril pero que responden a normas y finalidades diferentes.

El certificado anual de deducciones.

El artículo 1.2.4.1.24 del decreto 1625 de 2016 fija ese plazo:

«Los certificados sobre los intereses y corrección monetaria para efectos de la adquisición de vivienda o costo financiero en virtud de un contrato de leasing que tenga por objeto un bien inmueble destinado a vivienda del trabajador y los certificados en los que consten los pagos de salud de que trata el artículo 387 del Estatuto Tributario y que sirven para disminuir la base de retención, deberán presentarse al agente retenedor a más tardar el quince (15) de abril de cada año.»

Nótese que la norma se refiere a los pagos de salud del artículo 387, que son la medicina prepagada y los seguros, y no a los aportes obligatorios, que tienen su propia regla.

El certificado puede presentarse en cualquier momento anterior al 15 de abril, y desde su presentación el empleador aplica la información que allí conste.

Hasta esa fecha el empleador toma como válida la información del año anterior. A partir del 16 de abril, si el trabajador no presentó el certificado nuevo, no puede seguir aplicándose el del año anterior.

El certificado de aportes por cambio de empleador.

El empleador nuevo no conoce los aportes que el trabajador hizo con el anterior, y ese dato puede necesitarlo para calcular el porcentaje fijo del procedimiento 2.

La norma lo resuelve en el parágrafo 2 del artículo 1.2.4.1.15 del decreto 1625 de 2016:

«En los casos de cambio de empleador, el trabajador podrá aportar el certificado de los aportes obligatorios para salud efectuados en el año anterior, expedido por el pagador o quien haga sus veces en la respectiva entidad a más tardar el día quince (15) de abril de cada año.»

Conviene notar tres cosas de ese texto. Es facultativo, porque dice que el trabajador podrá aportarlo. Se refiere a los aportes obligatorios a salud, que son ingreso no constitutivo de renta y no una deducción. Y solo tiene sentido cuando se aplica el procedimiento 2, porque es el único que mira al año anterior.

De acuerdo con nuestro criterio, al trabajador le conviene aportarlo aunque la norma no lo obligue: sin ese certificado, el empleador nuevo carece del dato para restar esos aportes al determinar el porcentaje, y el porcentaje resultante será mayor del que le correspondería.

La diferencia de consecuencias.

Conviene subrayarla, porque es lo que distingue de fondo a los dos certificados.

El del artículo 1.2.4.1.24 tiene una consecuencia expresa: vencido el plazo, el empleador debe dejar de aplicar la información anterior y la retención aumenta.

El del parágrafo 2 del artículo 1.2.4.1.15 está redactado en términos facultativos y la norma no dice qué ocurre si el trabajador no lo aporta.

De acuerdo con nuestro criterio, la consecuencia es simplemente que el empleador no podrá restar esos aportes al calcular el porcentaje fijo, sin que ello constituya un incumplimiento de ninguna de las dos partes.

Por lo anterior, conviene que el área de nómina solicite los certificados con anticipación y advierta la consecuencia, porque el trabajador que se descuida ve aumentar su retención de un mes a otro sin entender por qué.

Casos particulares.

Algunos pagos y algunos vínculos tienen reglas propias dentro de esta misma retención, y conviene identificarlos antes de liquidar.

Aprendices del Sena.

El apoyo de sostenimiento que recibe el aprendiz no es salario, pero para la Dian está sujeto a retención por ingresos laborales.

Así lo señaló en el concepto 39644 de 2003, al considerar que el contrato de aprendizaje es de naturaleza laboral y que lo determinante es que el pago tenga origen en una relación laboral, legal o reglamentaria, independientemente de que constituya o no factor salarial.

En la práctica, sin embargo, la conclusión es teórica: la remuneración del aprendiz es de salario mínimo, cifra muy distante de las 95 UVT, de modo que es improbable que llegue a generar retención.

Salario integral, liquidación e indemnizaciones.

Tres situaciones frecuentes se apartan del cálculo ordinario y tienen artículo propio.

• El salario integral, donde la base es la totalidad del pago, incluido el factor prestacional, que no es renta exenta, mientras que los aportes a seguridad social se liquidan sobre el 70%. Como el salario integral ya incluye las prestaciones, no hay prima, cesantías ni intereses que liquidar aparte.
• La liquidación del contrato de trabajo, donde cada concepto recibe un tratamiento distinto.
• Las indemnizaciones laborales, que no se suman a los pagos del mes y tienen concepto y tarifa propios.

A ellas se suma la retención sobre la mesada pensional, que se rige por esta misma tabla pero cuenta con una renta exenta propia que en la práctica la deja sin retención.

Retención por salarios a trabajadores independientes.

La tabla del artículo 383 no está reservada a los asalariados. La norma permite aplicarla a rentas de trabajo que no provienen de una relación laboral.

Lo dispone el inciso segundo del parágrafo 2 del artículo 383 del Estatuto Tributario:

«La retención en la fuente establecida en el presente artículo será aplicable a los pagos o abonos en cuenta por concepto de rentas de trabajo que no provengan de una relación laboral o legal y reglamentaria.»

La ley 2277 de 2022 eliminó el requisito de que el contratista no tuviera empleados vinculados, de modo que hoy cualquier prestador de servicios personales puede solicitar que se le aplique esta tabla en lugar de la de honorarios o servicios.

El efecto puede ser considerable: la base mínima de la tabla del 383 es de 95 UVT después de depurar, mientras que en honorarios no hay base mínima y en servicios es de apenas 2 UVT.

Quien opta por esta retención accede además a todas las deducciones y rentas exentas del asalariado, incluida la del 25%. El detalle de los requisitos lo desarrollamos en el artículo sobre la retención en la fuente a trabajadores independientes.

La depuración en trabajadores independientes.

El independiente al que se le aplica la tabla del artículo 383 accede a la misma depuración del asalariado, con una particularidad en los aportes a salud.

El artículo 1.2.4.1.16 del decreto 1625 de 2016 dispone que el monto total del aporte que el trabajador independiente efectúe al sistema de salud es ingreso no constitutivo de renta.

Como el independiente paga la cotización completa y no solo el 4%, lo que resta es el total del aporte, y no la porción que en el asalariado corresponde al trabajador.

La norma impone tres condiciones: el aporte debe corresponder al periodo que origina el pago, debe imputarse de manera proporcional a cada contrato cuando hay varios, y no puede exceder el valor de los aportes que corresponda efectuar por ese contrato.

Para hacerlo efectivo, el independiente debe adjuntar a su factura la constancia del pago de esos aportes.

Conviene subrayar que este tratamiento solo opera cuando se aplica la retención por rentas de trabajo. Si al independiente se le practica retención por honorarios o por servicios, no hay forma de restar los aportes a salud de la base.

Liquidador de retención por salarios.

Los criterios expuestos en este artículo son los que aplica nuestra calculadora de retención en la fuente por salarios, que guarda el historial mensual de cada trabajador y liquida por los dos procedimientos. Estas son sus opciones principales:

En el detalle de cada mes, las filas en las que actuó un límite muestran la explicación del recorte con las cifras del caso.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

• Guía Laboral 2026
• Proyección y planeación pensional
• Guía de arrendamiento sin riesgo
• Calculadora de retención en la fuente por salarios
• Liquidador de intereses propiedad horizontal
• Liquidador de intereses judiciales y comerciales