Retención en la fuente en la liquidación del contrato de trabajo

Al liquidar un contrato de trabajo se pagan cinco conceptos y cada uno tiene un tratamiento distinto frente a la retención: algunos se acumulan en una sola base, otros se liquidan aparte y otros no soportan retención. Liquidar todo junto, que es el error más frecuente, produce una retención muy superior a la debida. ¿Cómo se desglosa cada concepto?

El cuadro completo.

Conviene empezar por el panorama, porque es lo que permite armar la liquidación correctamente.

De los cinco, solo los dos primeros se suman entre sí. Los otros tres salen de esa base, cada uno por una razón distinta.

De acuerdo con nuestro criterio, el error más costoso en esta materia es sumar los cinco conceptos y llevar el total a la tabla: como es progresiva, el resultado puede ser varias veces superior a la retención correcta.

Salarios y vacaciones.

Son los dos conceptos que siguen las reglas ordinarias y por eso se acumulan.

En salarios se incluyen los pendientes de pago al terminar el contrato, con las horas extras, los recargos, las comisiones y los demás pagos laborales causados.

Las vacaciones pendientes, se disfruten o se compensen en dinero, son también un ingreso laboral y se suman a los salarios.

Sobre ese total se aplica la depuración ordinaria y se lleva el resultado a la tabla, conforme a las reglas que desarrollamos en el artículo sobre la retención en la fuente por ingresos laborales.

Conviene recordar que las vacaciones compensadas no hacen base para seguridad social ni para prestaciones, pero sí para retención, asimetría que explicamos en el artículo sobre las vacaciones y la retención en la fuente.

Una sola retención sobre ese conjunto.

Es la regla general y conviene enunciarla, porque en la liquidación los pagos suelen desembolsarse en momentos distintos.

Salarios y vacaciones se acumulan en una sola base aunque se paguen en desembolsos separados, y sobre ella se practica una única retención.

Partirla por cada concepto constituiría un fraccionamiento indebido, con el efecto de que cada fracción podría quedar por debajo del umbral y terminar sin retención.

Prima de servicios.

Es el primero de los conceptos que sale de la base, y su tratamiento depende del procedimiento que se aplique.

En el procedimiento 1 se liquida de forma independiente, por disposición expresa del artículo 385 del Estatuto Tributario, de modo que no se suma a los salarios ni a las vacaciones.

En el procedimiento 2 sí se integra al total de pagos del mes, porque allí se aplica el porcentaje fijo del semestre y no se vuelve a la tabla.

La liquidación de esa retención, con la depuración que admite, está en el artículo sobre la retención en la fuente en la prima de servicios.

En la liquidación del contrato se paga la prima proporcional causada hasta la terminación, y su tratamiento es el mismo que el de la prima ordinaria.

Cesantías e intereses.

Son el segundo concepto que sale, y en su caso no hay liquidación separada sino ausencia total de retención.

Señala el artículo 1.2.4.1.11 del decreto 1625 de 2016:

«De conformidad con el parágrafo 3° del artículo 135 de la Ley 100 de 1993, en ningún caso los pagos efectuados por concepto de cesantías o intereses sobre las mismas, estarán sujetos a retención en la fuente, sin perjuicio del tratamiento previsto en el numeral 4 del artículo 206 del Estatuto Tributario.»

La expresión «en ningún caso» es la que da el alcance: cubre incluso la parte que resulta gravada cuando el trabajador tiene ingresos altos.

En consecuencia, las cesantías y sus intereses no se suman a la base ni se liquidan aparte: simplemente no soportan retención, como desarrollamos en el artículo sobre la retención en la fuente en las cesantías.

Eso no significa que no deban figurar en el certificado de ingresos y retenciones, donde sí se relacionan los valores pagados o consignados.

Indemnización por despido.

Es el tercer concepto que sale de la base, y el que tiene el régimen más distinto de todos.

La indemnización no se retiene por el concepto de ingresos laborales sino por el del artículo 401-3 del Estatuto Tributario, que es una norma especial con su propia tarifa.

Esa retención solo procede cuando el trabajador devenga ingresos mensuales superiores al umbral que fija la norma. Por debajo de ese nivel no se practica retención alguna sobre la indemnización, ni siquiera la de salarios.

El desarrollo completo, con la base, la renta exenta aplicable y el tratamiento de las bonificaciones por retiro, está en el artículo sobre la retención en la fuente por indemnizaciones laborales.

Conviene subrayar que la indemnización nunca se suma a los demás pagos del mes, cualquiera que sea el procedimiento de retención que se aplique.

Cuántas retenciones resultan.

De lo anterior se sigue el resultado práctico, que conviene tener presente al armar la liquidación.

En el procedimiento 1, una liquidación completa puede arrojar tres retenciones distintas: una sobre salarios y vacaciones, otra sobre la prima y otra sobre la indemnización.

En el procedimiento 2 son dos: una sobre el conjunto de salarios, vacaciones y prima, y otra sobre la indemnización.

Las cesantías no aparecen en ninguna, y el número puede reducirse si alguno de los conceptos no se paga o si no alcanza el umbral que le corresponde.

El cupo de renta exenta suele estar agotado.

Es la advertencia más importante de esta materia y la que produce las liquidaciones más sorpresivas.

La renta exenta del 25% tiene un tope anual de 790 Uvt, y el trabajador la ha venido restando mes a mes durante el año.

Al liquidar el contrato, que suele implicar pagos altos concentrados en un solo mes, es probable que ese cupo ya esté consumido total o parcialmente.

De acuerdo con nuestro criterio, el área de nómina debe verificar el acumulado de renta exenta del año antes de liquidar, porque de él depende la base de cada uno de los tres cálculos y no solo del primero.

Ese control y los demás conceptos de la depuración los desarrollamos en el artículo sobre la depuración de la base de retención por salarios.

El caso del salario integral.

Conviene mencionarlo porque simplifica la liquidación de forma notoria.

El trabajador con salario integral no tiene prima ni cesantías, de modo que su liquidación solo comprende salarios, vacaciones e indemnización, como explicamos en el artículo sobre la retención en la fuente en el salario integral.

Eso reduce a dos el número de retenciones posibles, pero también elimina los dos conceptos que aliviaban la carga.

Los certificados de la liquidación.

Conviene cerrar con la obligación posterior, que suele quedar pendiente cuando el trabajador ya se fue.

El empleador debe expedirle el certificado de ingresos y retenciones del año, que relaciona todos los pagos laborales, incluidos los que no generaron retención, como las cesantías, con los requisitos que desarrollamos en el artículo sobre el certificado de retención en la fuente.

De acuerdo con nuestro criterio, conviene actualizar los datos de contacto del trabajador al momento de la liquidación, porque el certificado se expide meses después y la dificultad para entregarlo es la causa más frecuente de las quejas por no expedición.

No expedirlo expone al empleador a la sanción correspondiente, que desarrollamos en el artículo sobre la sanción por no expedir certificados de retención.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.