En este artículo 13 secciones
- La norma que lo permite.
- Sobre cuáles conceptos procede.
- El retenido no puede reclamar la devolución.
- La retención se evalúa por concepto, no por factura.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Puedo retener aunque el pago no supere la base mínima?
- ¿Puedo reclamar la devolución si me retuvieron sin superar la base?
- ¿La facultad aplica a todos los conceptos de retención?
- ¿Existe un concepto de retención llamado compras?
- ¿Si la factura tiene varios ítems y ninguno supera la base, debo retener?
- ¿Debo avisarle al proveedor que voy a retenerle siempre?
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Algunos pagos solo están sujetos a retención cuando superan una cuantía mínima, como ocurre con las compras y los servicios, pero el artículo 1.2.4.6 del decreto 1625 de 2016 permite al agente de retención practicarla incluso sobre pagos inferiores a esos topes, por razones de manejo administrativo. ¿Y puede entonces el retenido reclamar la devolución?
La norma que lo permite.
La facultad está expresamente reconocida y no es una interpretación. Señala el artículo 1.2.4.6 del decreto 1625 de 2016, que recoge el artículo 2 del decreto 2509 de 1985:
«Manejo administrativo de las retenciones. Con el fin de facilitar el manejo administrativo de las retenciones, los retenedores podrán optar por efectuar retenciones sobre pagos o abonos cuyas cuantías sean inferiores a las cuantías mínimas establecidas en los artículos 1.2.4.4.1 y 1.2.4.9.1 de este decreto.»
La finalidad de la norma es práctica: evitarle al agente de retención el trabajo de verificar en cada pago si se supera o no la base, permitiéndole retener siempre y aplicar un procedimiento uniforme.
Sobre cuáles conceptos procede.
La facultad no es general: la norma remite a dos artículos concretos, y solo respecto de los conceptos que ellos regulan opera la posibilidad de retener por debajo de la base.
Esos dos artículos corresponden a la retención por servicios y a la retención por otros ingresos tributarios, que es el concepto bajo el cual se practica la retención en las compras.
| Concepto | Base mínima ordinaria |
|---|---|
| Servicios | 2 UVT |
| Otros ingresos, que cubre las compras | 10 UVT |
Conviene aclarar una confusión frecuente: no existe en la reglamentación un concepto de retención llamado «compras». Las compras se retienen bajo el concepto de otros ingresos tributarios, y por eso la norma no las menciona por ese nombre.
En los demás conceptos de retención no cabe retener sobre bases que no superen el tope respectivo, porque la autorización está circunscrita a los dos artículos que la norma cita.
El retenido no puede reclamar la devolución.
Esta es la consecuencia que más consultas genera y la respuesta es clara.
Como el agente de retención está legalmente facultado para retener sobre pagos inferiores a la base, esas retenciones no son indebidas. Y si no son indebidas, no hay lugar a reclamar su devolución al agente de retención, tema que se rige por reglas distintas y que explicamos en el artículo sobre qué es la retención en la fuente.
Además, el perjuicio para el retenido es menor de lo que suele creerse: la retención no es un impuesto sino su recaudo anticipado, de modo que quien declara renta la descuenta del impuesto a cargo y, si le resulta un exceso, lo recupera como saldo a favor.
Distinto es el caso de quien no declara renta, para quien la retención sí es definitiva. Pero eso no convierte en indebida una retención que la norma autoriza.
La retención se evalúa por concepto, no por factura.
Conviene precisar algo que suele confundirse con lo anterior y que es un asunto distinto.
Cuando una factura incluye varios conceptos con bases y tarifas diferentes, la base mínima se verifica respecto de cada concepto por separado y no sobre el total de la factura.
Puede ocurrir entonces que un concepto de la factura supere su base y otro no, caso en el cual se retiene sobre el primero y no sobre el segundo, aunque el total de la factura sea alto.
Eso es distinto de la facultad que aquí se explica: una cosa es que el agente pueda retener aunque no se supere la base, y otra que deba hacerlo. El manejo de las facturas con varios conceptos lo desarrollamos en el artículo sobre la retención en la fuente cuando existe más de un concepto por factura.
Conviene informarlo al proveedor.
De acuerdo con nuestro criterio, cuando el agente adopte la política de retener siempre, lo prudente es advertirlo a sus proveedores, sobre todo a los pequeños.
No porque la norma lo exija, sino porque evita reclamaciones y discusiones que consumen tiempo de ambas partes, y porque el proveedor necesita saberlo para proyectar su flujo de caja.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Puedo retener aunque el pago no supere la base mínima?
Sí, en servicios y en otros ingresos, que es el concepto bajo el cual se retienen las compras. El decreto 1625 de 2016 lo permite expresamente para facilitar el manejo administrativo de las retenciones.
¿Puedo reclamar la devolución si me retuvieron sin superar la base?
No. Esas retenciones no son indebidas, porque la norma faculta al agente para practicarlas. Si usted declara renta, las descuenta del impuesto a cargo como cualquier otra retención.
¿La facultad aplica a todos los conceptos de retención?
No. Solo a servicios y a otros ingresos tributarios. En los demás conceptos no cabe retener sobre bases que no superen el tope respectivo.
¿Existe un concepto de retención llamado compras?
No como tal. Las compras se retienen bajo el concepto de otros ingresos tributarios, y de ahí la confusión que genera la lectura de la norma.
¿Si la factura tiene varios ítems y ninguno supera la base, debo retener?
No está obligado, porque la base se verifica por concepto y no sobre el total de la factura. Otra cosa es que opte por retener, lo cual sí puede hacer en servicios y en otros ingresos.
¿Debo avisarle al proveedor que voy a retenerle siempre?
La norma no lo exige, pero es recomendable, porque evita reclamaciones y le permite al proveedor proyectar su flujo de caja.
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Por favor, ¿me pueden indicar cuál artículo avala que solo sea para servicios y otras compras?
No existe tal artículo, y de hecho, aplica tanto para servicios como para compras, puesto que los artículos 1.2.4.4.1 y 1.2.4.9.1 tratan sobre la retención por servicios y por compras respectivamente. La confusión surge porque no existe un concepto de compras, existe el concepto de otros ingresos que es el que se aplica a las compras ante la ausencia de un concepto específico para compras.
Agradecería tu respuesta si la factura supera la base para retención. Sin embargo, por ítems, no supera; es decir, hay servicios, compras, etc.
¿Debo practicar retención solo a lo que, por ítems, me da base para retención o a toda la factura?
Debe retener únicamente a los items o conceptos que dan la base para retener. Más información aquí.