En este artículo 23 secciones
- Qué es una cuenta de cobro.
- Quién puede expedir una cuenta de cobro.
- Requisitos de la cuenta de cobro.
- Cómo hacer una cuenta de cobro.
- Valor probatorio de la cuenta de cobro.
- Cómo cobrar una cuenta de cobro que no se paga.
- La cuenta de cobro como soporte tributario.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Una cuenta de cobro es una factura?
- ¿Puedo hacer una cuenta de cobro si no tengo RUT?
- ¿La cuenta de cobro debe llevar el valor en letras?
- ¿Una empresa puede expedir cuentas de cobro?
- ¿La cuenta de cobro presta mérito ejecutivo?
- ¿Cómo cobro una cuenta de cobro que no me pagan?
- ¿Puedo pagar una cuenta de cobro a una persona distinta de quien la expide?
- ¿Se puede cambiar la fecha de una cuenta de cobro para incluirla en otro período?
- ¿Un empleado puede pasar cuentas de cobro a su empleador?
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La cuenta de cobro es el documento con el que una persona que no está obligada a facturar le solicita a otra el pago de un valor por un bien vendido o un servicio prestado. No está regulada en el Código Civil ni en el Código de Comercio: es una práctica que nace de la costumbre. Por eso no es un título valor, no presta mérito ejecutivo por sí sola, conforme al artículo 422 del Código General del Proceso, y no sirve como soporte fiscal de costos y deducciones. ¿Qué datos debe llevar, cómo se hace y cómo se cobra si el deudor no paga?
Qué es una cuenta de cobro.
Cuando se vende un bien o se presta un servicio, quien vende o presta el servicio debe expedir factura si está obligado a hacerlo. Si no lo está, como ocurre con muchas personas naturales, lo usual es que presente una cuenta de cobro.
La cuenta de cobro es, entonces, un documento en el que el acreedor enuncia lo que se le debe, el concepto y la persona que debe pagarlo. Es un documento elaborado por el acreedor, lo que determina su valor probatorio, como se verá más adelante.
- Proyección y planeación pensional
- Liquidador de renta personas naturales
- Liquidador de intereses judiciales y comerciales
Diferencia entre factura y cuenta de cobro.
La factura y la cuenta de cobro cumplen en la práctica la función de cobrar un valor, pero son documentos muy distintos:
| Aspecto | Factura electrónica | Cuenta de cobro |
|---|---|---|
| Quién la expide | Quien está obligado a facturar | Quien no está obligado a facturar |
| Regulación | Estatuto Tributario y Código de Comercio | No tiene regulación legal |
| ¿Es título valor? | Sí, si cumple los requisitos y es aceptada | No |
| ¿Soporta costos y deducciones? | Sí | No; el comprador debe expedir el documento soporte |
| ¿Presta mérito ejecutivo? | Sí, si es título valor | No por sí sola |
Una cuenta de cobro, por lo tanto, no es una factura, y quien está obligado a facturar no puede reemplazar la factura por una cuenta de cobro. La factura se explica en el artículo sobre la factura electrónica.
Quién puede expedir una cuenta de cobro.
Solo quien no está obligado a facturar. En general, se trata de personas naturales que no son responsables de IVA y que cumplen las condiciones que la regulación tributaria establece para no facturar. Las personas jurídicas, en cambio, deben facturar desde la primera operación, incluso cuando cobran intereses u otros conceptos ajenos a su objeto social, como se explica en el artículo sobre la facturación de intereses.
Quien no tiene RUT puede expedir la cuenta de cobro con su número de cédula, pero el pagador normalmente le exigirá la inscripción en el RUT para cumplir sus propias obligaciones tributarias.
Requisitos de la cuenta de cobro.
Como la ley no regula la cuenta de cobro, no hay requisitos legales obligatorios. Sin embargo, para que cumpla su función y facilite el cobro, conviene que contenga:
- Ciudad y fecha de expedición.
- Un número consecutivo, para facilitar el control.
- Nombre e identificación de quien cobra (cédula o NIT), con su dirección y teléfono.
- Nombre e identificación de quien debe pagar.
- Valor a cobrar, en números. El valor en letras no es obligatorio, aunque ayuda a evitar alteraciones.
- Concepto del cobro, con la descripción del bien o del servicio.
- Fecha o período en que se vendió el bien o se prestó el servicio.
- Datos de la cuenta bancaria para el pago, si se desea.
- Firma de quien cobra.
- En lo posible, la firma de aceptación de quien debe pagar.
Además, el pagador puede exigir anexos como la copia del RUT, la copia de la cédula y, si se trata de servicios personales, la planilla de pago de los aportes a la seguridad social.
Cómo hacer una cuenta de cobro.
Hacer una cuenta de cobro es sencillo. Basta un documento en Word o en papel con los datos anteriores, firmado por quien cobra. Supongamos que una diseñadora independiente le cobra a una empresa el diseño de un logotipo. La cuenta de cobro podría quedar así:
CUENTA DE COBRO N.º 025
Bogotá, 3 de febrero de 2026.
SOCIEDAD XYZ S. A. S.
NIT ______
DEBE A:
Laura Martínez Rojas, identificada con cédula de ciudadanía n.º ______, RUT ______, dirección ______, teléfono ______.
LA SUMA DE: $2.000.000 (dos millones de pesos).
POR CONCEPTO DE: diseño de logotipo e identidad visual, según propuesta aceptada el 10 de enero de 2026, entregado el 30 de enero de 2026.
FORMA DE PAGO: transferencia a la cuenta de ahorros n.º ______ del banco ______, a nombre de Laura Martínez Rojas.
Declaro que no estoy obligada a expedir factura y que no soy responsable del impuesto sobre las ventas.
______________________
Laura Martínez Rojas
C. ______
ACEPTADA: ______________________ (firma, nombre y cargo de quien recibe por el deudor)
La declaración sobre la no responsabilidad de IVA es útil para el pagador, que debe expedir el documento soporte. Y la firma de aceptación del deudor, cuando se consigue, mejora mucho la posición del acreedor si tiene que cobrar judicialmente.
Cuenta de cobro a nombre de otra persona.
Si quien cobra pide que el pago se haga a un tercero, por ejemplo, a la cuenta de su cónyuge, debe entregar una autorización escrita en la que lo indique. Sin esa autorización, el pagador corre el riesgo de pagar dos veces, porque el pago hecho a una persona distinta del acreedor no lo libera, como se explica en el artículo sobre el pago a persona distinta del acreedor.
Por la misma razón, un tercero puede entregar la cuenta de cobro de otra persona, pero el pago debe hacerse al titular o a quien este haya autorizado expresamente.
Valor probatorio de la cuenta de cobro.
La cuenta de cobro no es un título valor, porque los títulos valores están señalados en el Código de Comercio y allí no se menciona. Tampoco presta mérito ejecutivo por sí sola, porque el artículo 422 del Código General del Proceso exige que el documento provenga del deudor:
«Pueden demandarse ejecutivamente las obligaciones expresas, claras y exigibles que consten en documentos que provengan del deudor o de su causante, y constituyan plena prueba contra él, o las que emanen de una sentencia de condena proferida por juez o tribunal de cualquier jurisdicción, o de otra providencia judicial, o de las providencias que en procesos de policía aprueben liquidación de costas o señalen honorarios de auxiliares de la justicia, y los demás documentos que señale la ley.»
La cuenta de cobro proviene del acreedor, que la elabora y la firma, y en general no la firma el deudor. Por eso no hay en ella un reconocimiento de la deuda. El concepto se explica en el artículo sobre qué se entiende por mérito ejecutivo.
La situación cambia si el deudor firma la cuenta de cobro aceptándola. En ese caso, el documento sí proviene del deudor, y de acuerdo con nuestro criterio podría prestar mérito ejecutivo si contiene una obligación clara, expresa y exigible, con el valor y la fecha de pago.
Cómo cobrar una cuenta de cobro que no se paga.
Como la cuenta de cobro no presta mérito ejecutivo por sí sola, no se puede iniciar con ella un proceso ejecutivo ni una acción cambiaria. Pero eso no impide el cobro, porque la cuenta de cobro es solo la forma de reclamar una obligación que nace de un contrato previo, aunque sea verbal, como la compraventa de un producto o la prestación de un servicio.
El proceso monitorio.
Para las deudas de mínima cuantía existe el proceso monitorio, regulado en el artículo 419 del Código General del Proceso:
«Quien pretenda el pago de una obligación en dinero, de naturaleza contractual, determinada y exigible que sea de mínima cuantía, podrá promover proceso monitorio con sujeción a las disposiciones de este Capítulo.»
La mínima cuantía corresponde a las pretensiones que no superan los 40 salarios mínimos mensuales, según el artículo 25 del CGP, como se explica en el artículo sobre la mínima cuantía. El trámite se explica en el artículo sobre el proceso monitorio.
En el proceso monitorio, la cuenta de cobro sirve como prueba, aunque no siempre es suficiente. Si no está firmada por el deudor, el acreedor debe apoyarse en otros medios para demostrar el origen de la deuda: el contrato escrito, si existe, los correos o mensajes en los que se acordó el trabajo, las actas de entrega o los testimonios.
Si la deuda supera la mínima cuantía.
Si la deuda supera los 40 salarios mínimos, el monitorio no procede, y el acreedor debe acudir a un proceso declarativo para que el juez reconozca la obligación. Por eso, en operaciones de ese monto conviene respaldar el cobro con un contrato escrito, un pagaré o, si quien cobra está obligado, una factura.
La cuenta de cobro como soporte tributario.
La cuenta de cobro no sirve por sí sola para soportar costos y deducciones en el impuesto sobre la renta. Según el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, esos costos se soportan con factura o documento equivalente, y cuando el proveedor no está obligado a facturar, el comprador debe expedir el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar, como se explica en el artículo sobre el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar.
La diferencia está en quién expide cada documento. La cuenta de cobro la expide el vendedor o prestador del servicio; el documento soporte lo expide el comprador, es decir, quien paga. La cuenta de cobro sirve como respaldo interno del documento soporte, junto con la prueba del pago.
Cuando la cuenta de cobro corresponde a servicios personales de un trabajador independiente, el pagador suele exigir la planilla de pago de los aportes a la seguridad social. La razón es que el artículo 108 del Estatuto Tributario condiciona la deducción de esos pagos a la verificación de los aportes. La planilla debe corresponder a los ingresos como independiente, y no a los de un contrato laboral.
En algunos contratos, como el de transporte, el contratante puede exigir además la verificación de aportes del propietario y de los conductores. El cálculo del ingreso base de cotización de los independientes se explica en el artículo sobre la seguridad social de los trabajadores independientes.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Una cuenta de cobro es una factura?
No. La factura la expide quien está obligado a facturar y está regulada por la ley; la cuenta de cobro la expide quien no está obligado y no tiene regulación legal.
¿Puedo hacer una cuenta de cobro si no tengo RUT?
Sí, con su número de cédula, pero el pagador normalmente le exigirá la inscripción en el RUT.
¿La cuenta de cobro debe llevar el valor en letras?
No. Basta el valor en números, aunque incluirlo en letras ayuda a evitar alteraciones.
¿Una empresa puede expedir cuentas de cobro?
No. Las personas jurídicas deben facturar todas sus operaciones desde la primera, incluidos los intereses y los conceptos ajenos a su objeto social.
¿La cuenta de cobro presta mérito ejecutivo?
No por sí sola, porque la elabora el acreedor. Si el deudor la firma aceptándola, podría prestarlo, siempre que contenga una obligación clara, expresa y exigible.
¿Cómo cobro una cuenta de cobro que no me pagan?
Si es de mínima cuantía, mediante el proceso monitorio del artículo 419 del CGP, aportando la cuenta de cobro y las demás pruebas del contrato. Si es mayor, mediante un proceso declarativo.
¿Puedo pagar una cuenta de cobro a una persona distinta de quien la expide?
Sí, si el titular de la cuenta de cobro lo autoriza expresamente por escrito. Sin esa autorización, el pago puede no liberar a quien paga.
¿Se puede cambiar la fecha de una cuenta de cobro para incluirla en otro período?
No es recomendable. La cuenta de cobro debe reflejar la fecha real de la operación, y modificarla puede afectar las declaraciones tributarias de las dos partes.
¿Un empleado puede pasar cuentas de cobro a su empleador?
Depende. Puede hacerlo por servicios independientes ajenos a su contrato de trabajo, pero si se trata de labores que hacen parte de la relación laboral, deben pagarse en la nómina.
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Hola, buenas tardes. Espero estén muy bien.
Una pregunta: Si me pasan la cuenta de cobro a nombre de una persona, pero debido a que esa persona tiene problemas con la cuenta, me piden que pague a nombre de otra persona y me pasan la certificación bancaria de esa otra persona.
¿Eso es legal o es correcto? ¿Se puede hacer?
Se puede hacer, pero debe existir una autorización expresa, es decir, un documento firmado en el que se autoriza realizar el pago a un tercero.
Un favor: si presto un servicio de transporte de personas, la empresa a la que le hago el servicio me exige el pago de seguridad social de los conductores. Hasta ahí, normal, pero ¿me puede exigir la seguridad social mía como propietario para realizarme el pago de los servicios? Gracias.
Si el contrato de servicio de transporte fue firmado con el propietario, sí le pueden exigir la seguridad social, como se explica en esta nota.
Tengo un contrato como dependiente de interventoría del 25 %, pero manejo otros clientes de manera independiente. ¿Puedo pasar cuentas de cobro con las planillas de aportes de seguridad social de mi empleador a mis clientes?
No. Si trabaja como independiente, debe acreditar que ha pagado la seguridad social de esos ingresos obtenidos como trabajador independiente y, por lo tanto, debe adjuntar la planilla como independiente, tipo I.
Hola, en diciembre, un cliente hizo una compra, se emitió una cuenta de cobro y el cliente pagó en ese mismo mes. Me contactan ahora preguntando si puedo cambiar para este mes (abril) la fecha de la cuenta de cobro, pues no la pudieron incluir como costo en diciembre. ¿Esa modificación puede hacerse? Considerando que cambia el año y que el dinero ya ingresó.
Es una modificación que se recomienda no hacer porque el vendedor ya debió haber declarado el IVA y la retención en la fuente (suponiendo que las presente), lo que le obligaría a corregir esas declaraciones. Quien ha cometido el error es el cliente, y es quien debería asumir la consecuencia.
Hola, buenas tardes. ¿Un empleado que está por nómina electrónica es dependiente, pero también hace trabajos de servicio técnico para la empresa, puede generar cuenta de cobro, sin importar que la empresa le pague su nómina electrónica aparte como cualquier trabajador dependiente? Muchas gracias.
En nuestro criterio, en la nómina electrónica solo se reportan los pagos derivados de la relación laboral.
El contador me pasa cuenta de cobro para su pago, me pasa a nombre de otra persona, ¿es legal? ¿O qué ley cubre esto?
Si el contador solicita que sus honorarios sean pagados a un tercero y para ello hace entrega de una cuenta de cobro a nombre de otra persona, adicionalmente debe adjuntar un documento en el que de forma expresa autorice ese pago para que el pagador salve responsabilidades, puesto que si no se cuenta con esa autorización, luego el contador podría (es un supuesto) alegar que no se le pagaron los honorarios.
¿Cuál es la ley que obliga a presentar la seguridad social para pagar una cuenta de cobro de un servicio que nos prestaron?
Es el artículo 108 del estatuto tributario, que condiciona la deducibilidad en renta de los pagos a trabajadores independientes a que se verifique el pago de la seguridad social.
¿Un ciudadano puede entregar la cuenta de cobro de su esposa y que esta sea recibida por la entidad?
Sí, la entidad puede recibir la cuenta de cobro, pero el pago lo hará directamente a ella, o a quien ella haya autorizado de forma expresa.
Saludos
Un empleado dicta una clase en una universidad y, al pedir el pago de dichas clases, le solicitan una planilla donde debe demostrar unos pagos previos. ¿Dónde puedo consultar a qué se refieren con eso? ¿Qué tipo de planilla es esa?
Los previos son la planilla de pago de los parafiscales.
¿El valor en letras debe ir en la cuenta de cobro o es suficiente con el valor en números?
Es suficiente con el valor en números. Ninguna ley exige el valor en letras.
Una persona presenta una cuenta de cobro por 1.700.000 en 2022. El 40% (base de cotización) son alrededor de 680.000, y como ese 40% es menor que el mínimo, no le piden seguridad social.
Según he leído siempre, si la cuenta de cobro es superior o igual al mínimo, debo calcular el 40% y, sobre ese valor, hacer el aporte. Si ese valor es inferior al mínimo, debo hacerlo por el mínimo.
Buenas tardes. Sí, es correcto. Siempre que el valor sea inferior al salario mínimo, los aportes a la seguridad social se liquidan sobre 1 SMMLV.
Soy una empresa legalmente constituida. Tengo una cuadrilla de trabajadores en un sitio alejado y ellos no tienen la posibilidad de pagar alimentación en un lugar donde generen factura. Para efectos propios de la empresa, ¿cómo realizo los descuentos al consumo y las diferentes retenciones?
Se genera el documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
Una empresa puede hacer una cuenta de cobro cuando lo que se está vendiendo no hace parte de su objeto social. Tengo esa duda. Si la empresa lo que está cobrando son unos intereses de una obligación, ¿puede hacer una cuenta de cobro? ¿O necesariamente debe ser una factura?
La empresa debe facturar todo bien o servicio que venda, y debe facturar los intereses que cobre. Consulte:
Facturación de intereses.
Inicié una empresa y estoy realizando cuentas de cobro. ¿En qué momento debo empezar a facturar o es por algún monto?
Si es una persona jurídica, desde la primera operación se debe emitir factura.
Si tengo que expedir una cuenta de cobro pero no tengo NIT o RUT, ¿cómo puedo proceder para realizar este cobro? ¿De qué otra forma puedo cobrar?
Debería poder cobrar con el número de cédula, pero, para efectos tributarios, el pagador le exigirá copia del RUT, por lo que deberá inscribirse en él.
Con un formato de cuenta de cobro donde se especifique la fecha, ciudad, nombre de quien cobra, número de cédula, teléfono, dirección, el concepto del servicio o producto por el cual se está realizando la cuenta de cobro, y la firma. Además, incluir una copia de la cédula de ciudadanía.
Sí, es el contenido ideal que debe tener una cuenta de cobro, agregando que, en ocasiones, es necesario adjuntar copia del RUT.
Hola, tienen un error en el artículo: “La cuenta de cobro es elaborada por el acreedor y, en general, no está firmada por el acreedor, de suerte que no hay reconocimiento de la deuda por parte del deudor.” Si entiendo bien lo que se quiere decir, debería mencionarse que, en general, no está firmada por el deudor.
Saludos y gracias por el contenido que publican.
Gracias por la observación.