La cuenta de cobro es un documento en el que se solicita o exige el pago de una deuda o valor, reclamando la existencia de una obligación a su favor por un concepto determinado.
- ¿Qué es una cuenta de cobro?
- La cuenta de cobro no presta mérito ejecutivo ni se constituye en título valor.
- Cómo validar o legalizar una cuenta de cobro.
- Cómo cobrar una cuenta de cobro judicialmente.
- Cuenta de cobro como soporte fiscal.
- Requisitos de la cuenta de cobro.
- Modelo o formato de cuenta de cobro.
¿Qué es una cuenta de cobro?
Cuando se presta un servicio o se vende un producto, el vendedor o prestador del servicio debe emitir una factura, pero si esa persona no está obligada a expedir factura, emite una cuenta de cobro.
En ese contexto, la cuenta de cobro es un documento que enuncia o reclama el pago de un valor determinado, dirigido al deudor al que se le solicita el pago, indicando el concepto por el cual se hace dicho cobro.
La cuenta de cobro no es un documento o título que esté definido por la ley comercial ni civil, y su origen está más en la costumbre; por consiguiente, no tiene mayor valor probatorio, ni siquiera para efectos fiscales, donde el documento llamado a suplir la ausencia de la factura es el documento soporte en operaciones efectuadas con los no obligados a facturar.
La cuenta de cobro no presta mérito ejecutivo ni se constituye en título valor.
La cuenta de cobro en sí misma no presta mérito ejecutivo ni mucho menos se constituye en un título valor.
No presta mérito ejecutivo porque no cumple con uno de los requisitos que exige el artículo 422 del código general del proceso, en cuanto debe provenir del deudor, y la cuenta de cobro no proviene del deudor sino del acreedor.
La cuenta de cobro es elaborada por el acreedor, y en general no está firmada por el deudor, de suerte que no hay reconocimiento de la deuda por parte del deudor.
Por ello, la cuenta de cobro no es más que un documento enunciativo que no es vinculante ni obliga al deudor, por cuanto este no lo firma.
No es un título valor porque estos están expresamente señalados en el código de comercio, y allí no se hace mención a la cuenta de cobro.
Cómo validar o legalizar una cuenta de cobro.
Quien recibe una cuenta de cobro debe legalizarla o validarla emitiendo el respectivo documento soporte electrónico con validación previa, puesto que ya no es posible elaborar el documento equivalente que anteriormente se utilizaba.
Quien emite una cuenta de cobro es porque no está obligado a facturar, y en consecuencia el receptor de la misma debe elaborar su propio documento soporte con los requisitos que exige la DIAN.
Cómo cobrar una cuenta de cobro judicialmente.
Considerando que la cuenta de cobro no es un título valor ni presta mérito ejecutivo, surge la duda de cómo cobrarla.
Judicialmente no es posible iniciar un proceso ejecutivo ni una acción cambiaria para cobrar la cuenta de cobro, lo que no hace imposible su cobro.
La cuenta de cobro surge de una obligación contractual previa, como la compra-venta de un producto o la prestación de un servicio, y es ese contrato el que servirá para exigir el pago de la obligación, incluso si es un contrato verbal, como cuando un electricista hace reparaciones en una casa o empresa.
Para situaciones como estas existe el proceso monitorio, para lo cual resulta útil la cuenta de cobro, aunque no necesariamente suficiente.
El proceso monitorio, según el artículo 419 del código general del proceso, procede cuando se pretende cobrar una obligación dineraria de mínima cuantía que tenga origen contractual, que son las que precisamente dan origen a una cuenta de cobro.
El proceso monitorio es un proceso declarativo, y como la cuenta de cobro no presta mérito ejecutivo, este es el mecanismo ideal para intentar cobrarla.
En el proceso monitorio, la cuenta de cobro no es suficiente para conseguir una sentencia a favor, pues debe demostrarse el origen de la deuda reclamada, lo cual puede acreditarse con el contrato firmado si existe.
La cuenta de cobro puede ser suficiente para que el proceso monitorio prospere si está firmada por el acreedor, en razón a que este, con su firma, está reconociendo la existencia de la deuda, pero si no está firmada por el acreedor, que es lo que suele suceder, la existencia de la obligación debe probarse por otros medios.
Una simple cuenta de cobro sin la firma del deudor no es prueba de nada, a menos que exista un contexto o antecedentes que permitan probar la existencia de la obligación reclamada en la cuenta de cobro.
El proceso monitorio es procedente para reclamar deudas de mínima cuantía, suficiente para la mayoría de pequeños negocios o servicios prestados.
Si la deuda supera los 40 salarios mínimos mensuales no aplica el proceso monitorio, y además se supone que por el monto debe existir un contrato, una factura o un pagaré, lo que facilita el cobro jurídico de la deuda.
Cuenta de cobro como soporte fiscal.
La cuenta de cobro no constituye soporte fiscal alguno en vista de que la legislación tributaria no la considera como tal. Veamos.
El artículo 771-2 del estatuto tributario, respecto al soporte de costos y deducciones, considera como soportes válidos únicamente la factura y el documento equivalente; más no considera la cuenta de cobro.
En consecuencia, para soportar costos, gastos e impuestos descontables, la ley solo acepta facturas y documentos equivalentes, hoy conocidos como documentos soportes en adquisiciones a no obligados a facturar, aunque aún siguen existiendo documentos equivalentes muy puntuales como las boletas de entrada a cine, que no aplican para la cuenta de cobro.
Recordemos que la cuenta de cobro es emitida por el acreedor, vendedor o prestador del servicio, y el documento soporte para efectos fiscales debe ser emitido por el deudor, adquiriente o comprador, es decir, por quien hace el pago.
Siendo así, la cuenta de cobro actúa como soporte supletorio del documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar, junto con la prueba del pago realizado, precisando que la ley tributaria no exige que el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar deba estar soportado por una cuenta de cobro.
Requisitos de la cuenta de cobro.
Como hemos podido observar, la cuenta de cobro, por lo general, no es el documento ideal para asegurar un pago, pero en todo caso, si se opta por ella, debe contener unos requisitos mínimos a saber:
- Identificación del acreedor.
- Identificación del deudor.
- Valor a cobrar.
- Concepto por el que se hace el cobro.
- Fecha en que se prestó el servicio o se vendió el producto que se cobra.
- Fecha de la cuenta de cobro.
- Firma del acreedor.
- En lo posible, la firma del deudor.
Con los anteriores datos se logra identificar la obligación que da origen al dinero cobrado o reclamado.
Modelo o formato de cuenta de cobro.
Una cuenta de cobro es un documento muy sencillo y podría tener la siguiente estructura:
Cuenta de cobro G-025
Bogotá, 3 de febrero de 2022.
El señor Juan Ramiro Espitia Daza, identificado con cédula de ciudadanía número XXX expedida en XXX, debe a Gerencie.com, identificado con Nit xxxx, la suma de $29.900 por la compra de la Guía Laboral 2022 en marzo 7 de 2021.
Firma Xxxx
Representante Gerencie.com
C.C. xxxxx
En la práctica, no siempre se incluye la firma del deudor, pero se insiste en que se debe hacer lo posible para conseguirla, a fin de lograr el reconocimiento tanto de la deuda como del origen de esta, lo que facilita el cobro jurídico en caso de que el deudor se niegue a pagar.
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Tengo un contrato como dependiente de interventoría del 25 %, pero manejo otros clientes de manera independiente. ¿Puedo pasar cuentas de cobro con las planillas de aportes de seguridad social de mi empleador a mis clientes?
No. Si trabaja como independiente, debe acreditar que ha pagado la seguridad social de esos ingresos obtenidos como trabajador independiente y, por lo tanto, debe adjuntar la planilla como independiente, tipo I.
Hola, en diciembre, un cliente hizo una compra, se emitió una cuenta de cobro y el cliente pagó en ese mismo mes. Me contactan ahora preguntando si puedo cambiar para este mes (abril) la fecha de la cuenta de cobro, pues no la pudieron incluir como costo en diciembre. ¿Esa modificación puede hacerse? Considerando que cambia el año y que el dinero ya ingresó.
Es una modificación que se recomienda no hacer porque el vendedor ya debió haber declarado el IVA y la retención en la fuente (suponiendo que las presente), lo que le obligaría a corregir esas declaraciones. Quien ha cometido el error es el cliente, y es quien debería asumir la consecuencia.
Hola, buenas tardes. ¿Un empleado que está por nómina electrónica es dependiente, pero también hace trabajos de servicio técnico para la empresa, puede generar cuenta de cobro, sin importar que la empresa le pague su nómina electrónica aparte como cualquier trabajador dependiente? Muchas gracias.
En nuestro criterio, en la nómina electrónica solo se reportan los pagos derivados de la relación laboral.
El contador me pasa cuenta de cobro para su pago, me pasa a nombre de otra persona, ¿es legal? ¿O qué ley cubre esto?
Si el contador solicita que sus honorarios sean pagados a un tercero y para ello hace entrega de una cuenta de cobro a nombre de otra persona, adicionalmente debe adjuntar un documento en el que de forma expresa autorice ese pago para que el pagador salve responsabilidades, puesto que si no se cuenta con esa autorización, luego el contador podría (es un supuesto) alegar que no se le pagaron los honorarios.
¿Cuál es la ley que obliga a presentar la seguridad social para pagar una cuenta de cobro de un servicio que nos prestaron?
Es el artículo 108 del estatuto tributario, que condiciona la deducibilidad en renta de los pagos a trabajadores independientes a que se verifique el pago de la seguridad social.
¿Un ciudadano puede entregar la cuenta de cobro de su esposa y que esta sea recibida por la entidad?
Sí, la entidad puede recibir la cuenta de cobro, pero el pago lo hará directamente a ella, o a quien ella haya autorizado de forma expresa.
Saludos
Un empleado dicta una clase en una universidad y, al pedir el pago de dichas clases, le solicitan una planilla donde debe demostrar unos pagos previos. ¿Dónde puedo consultar a qué se refieren con eso? ¿Qué tipo de planilla es esa?
Los previos son la planilla de pago de los parafiscales.
¿El valor en letras debe ir en la cuenta de cobro o es suficiente con el valor en números?
Es suficiente con el valor en números. Ninguna ley exige el valor en letras.
Una persona presenta una cuenta de cobro por 1.700.000 en 2022. El 40% (base de cotización) son alrededor de 680.000, y como ese 40% es menor que el mínimo, no le piden seguridad social.
Según he leído siempre, si la cuenta de cobro es superior o igual al mínimo, debo calcular el 40% y, sobre ese valor, hacer el aporte. Si ese valor es inferior al mínimo, debo hacerlo por el mínimo.
Buenas tardes. Sí, es correcto. Siempre que el valor sea inferior al salario mínimo, los aportes a la seguridad social se liquidan sobre 1 SMMLV.
Soy una empresa legalmente constituida. Tengo una cuadrilla de trabajadores en un sitio alejado y ellos no tienen la posibilidad de pagar alimentación en un lugar donde generen factura. Para efectos propios de la empresa, ¿cómo realizo los descuentos al consumo y las diferentes retenciones?
Se genera el documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
Una empresa puede hacer una cuenta de cobro cuando lo que se está vendiendo no hace parte de su objeto social. Tengo esa duda. Si la empresa lo que está cobrando son unos intereses de una obligación, ¿puede hacer una cuenta de cobro? ¿O necesariamente debe ser una factura?
La empresa debe facturar todo bien o servicio que venda, y debe facturar los intereses que cobre. Consulte:
Facturación de intereses.
Inicié una empresa y estoy realizando cuentas de cobro. ¿En qué momento debo empezar a facturar o es por algún monto?
Si es una persona jurídica, desde la primera operación se debe emitir factura.
Si tengo que expedir una cuenta de cobro pero no tengo NIT o RUT, ¿cómo puedo proceder para realizar este cobro? ¿De qué otra forma puedo cobrar?
Debería poder cobrar con el número de cédula, pero, para efectos tributarios, el pagador le exigirá copia del RUT, por lo que deberá inscribirse en él.
Con un formato de cuenta de cobro donde se especifique la fecha, ciudad, nombre de quien cobra, número de cédula, teléfono, dirección, el concepto del servicio o producto por el cual se está realizando la cuenta de cobro, y la firma. Además, incluir una copia de la cédula de ciudadanía.
Sí, es el contenido ideal que debe tener una cuenta de cobro, agregando que, en ocasiones, es necesario adjuntar copia del RUT.
Hola, tienen un error en el artículo: “La cuenta de cobro es elaborada por el acreedor y, en general, no está firmada por el acreedor, de suerte que no hay reconocimiento de la deuda por parte del deudor.” Si entiendo bien lo que se quiere decir, debería mencionarse que, en general, no está firmada por el deudor.
Saludos y gracias por el contenido que publican.
Gracias por la observación.