La cuenta de cobro es un documento en el que solicita o exige el pago de una deuda o valor, reclamando la existencia de una obligación a su favor.
¿Qué es una cuenta de cobro?
Cuando se presta un servicio o se vende un producto, el vendedor o prestador del servicio debe emitir una factura, pero si esa persona no está obligada a expedir factura, emite una cuenta de cobro.
En ese contexto, la cuenta de cobro es un documento que enuncia o reclama el pago de un valor determinado, dirigido al deudor al que se le solicita el pago.
La cuenta de cobro no es un documento o título que esté definido por la ley comercial ni civil, y su origen está más en la costumbre.
La cuenta de cobro no presta mérito ejecutivo ni se constituye en título valor.
La cuenta de cobro en sí mismo no presta mérito ejecutivo ni mucho menos se constituye en un título valor.
No presta mérito ejecutivo porque no cumple con uno de los requisitos que exige el artículo 422 del código general del proceso, en cuanto debe provenir del deudor, y la cuenta de cobro no proviene del deudor sino del acreedor.
La cuenta de cobro es elaborada por el acreedor, y en general no está firmada por el deudor, de suerte que no hay reconocimiento de la deuda por parte del deudor.
Por ello la cuenta de cobro no es más que un documento enunciativo que no es vinculante ni obliga al deudor, por cuanto ese no lo firma.
No es un título valor porque estos están expresamente señalados en el código de comercio, y allí no se hace mención a la cuenta de cobro.
Cómo cobrar una cuenta de cobro judicialmente.
Considerando que la cuenta de cobro no es un título valor ni presta mérito ejecutivo, surge la duda de cómo cobrarla.
Judicialmente no es posible iniciar un proceso ejecutivo ni una acción cambiaria para cobrar la cuenta de cobro, lo que no hace imposible su cobro.
La cuenta de cobro surge de una obligación contractual previa, como la compra venta de un producto, o la prestación de un servicio, y es ese contrato el que servirá para exigir el pago de la obligación, incluso si es un contrato verbal, como cuando un electricista hace reparaciones en una casa o empresa.
Para situaciones como estas existe el proceso monitorio, para lo cual resulta útil la cuenta de cobro, aunque no necesariamente suficiente.
El proceso monitorio, según el artículo 419 del código general del proceso, procede cuando se pretende cobrar una obligación dineraria de mínima cuantía que tenga origen contractual, que son las que precisamente dan origen a una cuenta de cobro.
El proceso monitorio es un proceso declarativo, y como la cuenta de cobro no presta mérito ejecutivo, este es el mecanismo ideal para intentar cobrarla.
En el proceso monitorio la cuenta de cobro no es suficiente para conseguir una sentencia a favor, pues debe demostrarse el origen de la deuda reclamada, lo cual puede acreditarse con el contrato firmado si existe.
La cuenta de cobro puede ser suficiente para que el proceso monitorio prospere si está firmada por el acreedor, en razón a que éste con su firma está reconociendo la existencia de la deuda, pero si no está firmada por el acreedor, que es lo que suele suceder, la existencia de la obligación debe probarse por otros medios.
Una simple cuenta de cobro sin la firma del deudor no es prueba de nada sino existe un contexto o antecedentes que permitan probar la existencia de la obligación reclamada en la cuenta de cobro.
El proceso monitorio es procedente para reclamar deudas de mínima cuantía, suficiente para la mayoría de pequeños negocios o servicios prestados.
Si la deuda supera los 40 salarios mínimos mensuales no aplica el proceso monitorio, y además se supone que por el monto debe existir un contrato o una factura, o un pagaré, lo que facilita el cobro jurídico de la deuda.
Cuenta de cobro como soporte fiscal.
La cuenta de cobro no constituye soporte fiscal alguno en vista a que la legislación tributaria no la considera como tal. Veamos.
El artículo 771-2 del estatuto tributario respecto al soporte de costos y deducciones considera como soportes válidos únicamente la factura y el documento equivalente, más no considera la cuenta de cobro.
Por su parte, el artículo 1.6.1.4.4 del decreto 1625 de 2016 señala:
«Conforme con el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, quienes están en la obligación legal de facturar deben cumplir esa obligación expidiendo factura de venta o documento equivalente con el lleno de los requisitos y condiciones previstos en la ley, sin perjuicio de lo establecido para las operaciones de los responsables del Impuesto sobre las Ventas pertenecientes al régimen simplificado.
Por tanto, a quienes estando en la obligación de facturar emitan documentos distintos a la factura de venta o documento equivalente tales como prefactura, cuenta de cobro, precuenta o similares, se les impondrá la sanción de cierre del establecimiento de comercio conforme con el artículo 652-1 del Estatuto citado y, además, serán objeto de revisión integral de su situación tributaria con fundamento en las facultades del artículo 684 Ib., en especial de la presunción de ingresos en ventas conforme con los artículos 756 y siguientes del Estatuto Tributario, y de la imposición de las demás sanciones a que haya lugar.» Negrilla fuera de texto.
El reglamento señala de forma expresa la cuenta de cobro como un ejemplo de documentos no válidos.
En consecuencia, para soportar costos, gastos e impuestos descontables la ley solo acepta facturas y documentos equivalentes, hoy conocidos como documentos soportes en adquisiciones a no obligados a facturar.
Recordemos que la cuenta de cobro es emitida por el acreedor, vendedor o prestador del servicio, y el documento soporte para efectos fiscales debe ser emitido por el deudor, adquiriente o comprador, es decir, por quien hace el pago.
Siendo así, la cuenta de cobro actúa como soporte supletorio del documento soporte en adquisiciones con no obligados a facturar, junto con la prueba del pago realizado, precisando que la ley tributaria no exige que el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar deba estar soportado por una cuenta de cobro.
Requisitos de la cuenta de cobro.
Como hemos podido observar, la cuenta de cobro por lo general no es el documento ideal para asegurar un pago, pero en todo caso si se opta por ella debe contener unos requisitos mínimos a saber:
- Identificación del acreedor.
- Identificación del deudor.
- Valor a cobrar.
- Concepto por el que se hace el cobro.
- Fecha en que se prestó el servicio o vendió el producto que se cobra.
- Fecha de la cuenta de cobro.
- Firma del acreedor o acreedor.
- En lo posible la firma del deudor.
Con los anteriores datos se logra identificar la obligación que da origen al dinero cobrado o reclamado.
Modelo o formato de cuenta de cobro.
Una cuenta de cobro es un documento muy sencillo y podría tener la siguiente estructura:
Cuenta de cobro G-025
Bogotá, 3 de febrero de 2022.
El señor Juan Ramiro Espitia Daza, identificado con cédula de ciudadanía número XXX expedida en XXX debe a Gerencie.com, identificado con Nit xxxx, la suma de $29.900 por la compra de la Guía Laboral 2022 en marzo 7 de 2021.
Firma Xxxx
Representante Gerencie.com
C.C. xxxxx
En la práctica no siempre se incluye la firma del deudor, pero se insiste en que se debe hacer lo posible para conseguirla, a fin de lograr el reconocimiento tanto de la deuda como del origen de esta lo que facilita el cobro jurídico en caso que el deudor se niegue a pagar.
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marzo 12th, 2021 a las 8:29 am
Tenia entendido que la cuenta de cobro ya no se usaba, y que entraba en acción el documento soporte, me podrían aclara la diferencia entre los dos y en que casos se usa cada una?
septiembre 12th, 2021 a las 6:51 am
SI TENGO QUE EXPEDIR UNA FACTURA DE COBRO PERO NO TENGO NIT O RUT,COMO PUEDO PROCEDER PARA REALIZAR ESTA FACTURA.DE QUE OTRA FORMA PUEDO COBRAR .
mayo 6th, 2022 a las 4:35 pm
CON UNA FORMATO DE CUENTA DE COBRO DONDE SE ESPECIFIQUE, FECHA CIUDAD NOMBRE DE QUIEN COBRA, CC, TELEFONO DIRECCION, EL CONCEPTO DE PORQUE SERVICIO O PRODUCTO SE ESTA REALIZANDO LA CUENTA DE COBRO, Y FIRMA . ADEMAS DE LA COPIA DE LA CEDULA DE CIUDADANIA
febrero 2nd, 2022 a las 8:19 pm
Hola, tienen un error en el artículo “La cuenta de cobro es elaborada por el acreedor, y en general no está firmada por el acreedor, de suerte que no hay reconocimiento de la deuda por parte del acreedor.” Si entiendo bien lo que se quiere decir, debería decir que en general o está firmada por el deudor.
Saludos y gracias por el contenido que publican
marzo 29th, 2022 a las 11:32 am
En el caso de la prestación de un servicio de transporte, es válido la cuenta de cobro? he escuchado que no estan obligados a facturar
junio 3rd, 2022 a las 10:24 am
Ahí debes tener en cuenta que facturar es algo diferente a la cuenta de cobro, aunque cumplen una función similar, si no estás obligado a facturar te recomendaría igual la cuenta de cobro porque da una impresión de que estás organizada como prestadora del servicio, digamos se mira más “corporativo” por llamarlo de alguna manera.
junio 15th, 2022 a las 5:24 pm
SI TENGO QUE EXPEDIR UNA CUENTA DE COBRO PERO NO TENGO NIT O RUT,COMO PUEDO PROCEDER PARA REALIZAR ESTE COBRO.DE QUE OTRA FORMA PUEDO COBRAR .
junio 21st, 2022 a las 2:41 pm
inicie una empresa y esba realizando cuentas de cobro en que momento debo empezar a facturar o es por algun monto
agosto 5th, 2022 a las 9:03 am
UNA EMPRESA PUEDE HACER UNA CUENTA DE COBRO CUANDO LO QUE SE ESTA VENDIENO NO HACE PARTE DE SU OBJETO SOCIAL?
TENGO ESA DUDA.
SI LA EMPRESA LO QUE ESTA COBRANDO SON UNOS INTERESES QUE UNA OBLIGACION, ESTA PUEDE HACER UNA CUENTA DE COBRO? O NECESARIAMENTE DEBE SER UNA FACTURA?
agosto 12th, 2022 a las 7:29 pm
SOY UNA EMPRESA LEGALMENTE CONSTITUIDA, TENGO UNA CUADRILLA DE TRABAJADORES EN UN SITIO ALEJADO Y ELLOS NO TIENEN LA POSIBILIDAD DE PAGAR ALIMENTACION EN UN LUGAR DONDE GENEREN FACTURA. PARA EFECTOS PROPIOS DE LA EMPRESA COMO REALIZO LOS DESCUENTOS AL CONSUMO Y LAS DIFERENTES RETENCIONES?
enero 23rd, 2023 a las 5:03 pm
Una persona pasa una cuenta de cobro por 1.700.000 en el 2022 el 40%( base de cotización) son alrededor de 680.000 y como ese 40% es menor del mínimo no le piden Seguridad.
Según he leido siempre, si la cuenta de cobro de es superior o igual al mínimo debo sacarle el 40% y sobre ese valor hacer el aporte, si ese valor es inferior al mínimo debo hacerlo por el mínimo.
enero 25th, 2023 a las 6:31 am
¿El valor en letras debe ir en la cuenta de cobro? o con el valor en numero es suficiente?
julio 5th, 2023 a las 10:22 am
Un empleado dicta una clase en una universidad y al pedirl el pago de dichas clases le piden una planilla donde debe demostrar unos pagos previos, donde puedo consultar a qué se refieren con eso? qué tipo de planilla es esa?
julio 25th, 2023 a las 3:08 pm
Los previos son las planilla de pago de los parafiscales