Cuenta de cobro

La cuenta de cobro es un documento en el que solicita o exige el pago de una deuda o valor, reclamando la existencia de una obligación a su favor por un concepto determinado.

¿Qué es una cuenta de cobro?

Cuando se presta un servicio o se vende un producto, el vendedor o prestador del servicio debe emitir una factura, pero si esa persona no está obligada a expedir factura, emite una cuenta de cobro.

En ese contexto, la cuenta de cobro es un documento que enuncia o reclama el pago de un valor determinado, dirigido al deudor al que se le solicita el pago, indicando el concepto por el cual se hace dicho cobro.

La cuenta de cobro no es un documento o título que esté definido por la ley comercial ni civil, y su origen está más en la costumbre, y por consiguiente no tiene mayor valor probatorio ni siquiera para efectos fiscales, donde el documento llamado a suplir la ausencia de la factura, es el documento soporte en operaciones efectuadas con los no obligados a facturar.

La cuenta de cobro no presta mérito ejecutivo ni se constituye en título valor.

La cuenta de cobro en sí mismo no presta mérito ejecutivo ni mucho menos se constituye en un título valor.

No presta mérito ejecutivo porque no cumple con uno de los requisitos que exige el artículo 422 del código general del proceso, en cuanto debe provenir del deudor, y la cuenta de cobro no proviene del deudor sino del acreedor.

¿Qué se entiende por mérito ejecutivo?.El mérito ejecutivo es la cualidad de un documento que contiene una deuda o una obligación, y que permite ejecutar al deudor u obligado.

La cuenta de cobro es elaborada por el acreedor, y en general no está firmada por el deudor, de suerte que no hay reconocimiento de la deuda por parte del deudor.

Por ello la cuenta de cobro no es más que un documento enunciativo que no es vinculante ni obliga al deudor, por cuanto ese no lo firma.

No es un título valor porque estos están expresamente señalados en el código de comercio, y allí no se hace mención a la cuenta de cobro.

Títulos valores.Qué es un título valor, requisitos, formalidades, sus clases y tipos de títulos valores.

Cómo validar o legalizar una cuenta de cobro.

Quien recibe una cuenta de cobro debe legalizarla o validarle emitiendo el respectivo documento soporte electrónico con validación previa, puesto que ya no es posible elaborar el documento equivalente que anteriormente se utilizaba.

Quien emite una cuenta de cobro es porque no está obligado a facturar, y en consecuencia el receptor de la misma debe elaborar su propio documento soporte con los requisitos que exige la Dian.

Cómo cobrar una cuenta de cobro judicialmente.

Considerando que la cuenta de cobro no es un título valor ni presta mérito ejecutivo, surge la duda de cómo cobrarla.

Judicialmente no es posible iniciar un proceso ejecutivo ni una acción cambiaria para cobrar la cuenta de cobro, lo que no hace imposible su cobro.

La cuenta de cobro surge de una obligación contractual previa, como la compra venta de un producto, o la prestación de un servicio, y es ese contrato el que servirá para exigir el pago de la obligación, incluso si es un contrato verbal, como cuando un electricista hace reparaciones en una casa o empresa.

Para situaciones como estas existe el proceso monitorio, para lo cual resulta útil la cuenta de cobro, aunque no necesariamente suficiente.

Proceso monitorio.El proceso monitorio es un proceso declarativo especial con el que se pueden cobrar deudas dinerarias de mínima cuantía, proceso que es de única instancia.

El proceso monitorio, según el artículo 419 del código general del proceso, procede cuando se pretende cobrar una obligación dineraria de mínima cuantía que tenga origen contractual, que son las que precisamente dan origen a una cuenta de cobro.

El proceso monitorio es un proceso declarativo, y como la cuenta de cobro no presta mérito ejecutivo, este es el mecanismo ideal para intentar cobrarla.

En el proceso monitorio la cuenta de cobro no es suficiente para conseguir una sentencia a favor, pues debe demostrarse el origen de la deuda reclamada, lo cual puede acreditarse con el contrato firmado si existe.

La cuenta de cobro puede ser suficiente para que el proceso monitorio prospere si está firmada por el acreedor, en razón a que éste con su firma está reconociendo la existencia de la deuda, pero si no está firmada por el acreedor, que es lo que suele suceder, la existencia de la obligación debe probarse por otros medios.

Una simple cuenta de cobro sin la firma del deudor no es prueba de nada sino existe un contexto o antecedentes que permitan probar la existencia de la obligación reclamada en la cuenta de cobro.

El proceso monitorio es procedente para reclamar deudas de mínima cuantía, suficiente para la mayoría de pequeños negocios o servicios prestados.

Mínima cuantía en el código general del proceso.Los procesos civiles se clasifican en procesos de mínima cuantía, menor cuantía y mayor cuantía, para efecto de determinar la competencia de los jueces según el CGP.

Si la deuda supera los 40 salarios mínimos mensuales no aplica el proceso monitorio, y además se supone que por el monto debe existir un contrato o una factura, o un pagaré, lo que facilita el cobro jurídico de la deuda.

Cuenta de cobro como soporte fiscal.

La cuenta de cobro no constituye soporte fiscal alguno en vista a que la legislación tributaria no la considera como tal. Veamos.

Cómo soportar costos y deducciones en el impuesto de renta.Documentos con los que se deben soportar o probar los costos y las deducciones en el impuesto a la renta, y los requisitos que deben cumplir.

El artículo 771-2 del estatuto tributario respecto al soporte de costos y deducciones considera como soportes válidos únicamente la factura y el documento equivalente, más no considera la cuenta de cobro.

En consecuencia, para soportar costos, gastos e impuestos descontables la ley solo acepta facturas y documentos equivalentes, hoy conocidos como documentos soportes en adquisiciones a no obligados a facturar, aunque aún siguen existiendo documentos equivalentes muy puntuales como las boletas de entrada a cine,  que no aplican para la cuente de cobro.

Recordemos que la cuenta de cobro es emitida por el acreedor, vendedor o prestador del servicio, y el documento soporte para efectos fiscales debe ser emitido por el deudor, adquiriente o comprador, es decir, por quien hace el pago.

Siendo así, la cuenta de cobro actúa como soporte supletorio del documento soporte en adquisiciones con no obligados a facturar, junto con la prueba del pago realizado, precisando que la ley tributaria no exige que el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar deba estar soportado por una cuenta de cobro.

Requisitos de la cuenta de cobro.

Como hemos podido observar, la cuenta de cobro por lo general no es el documento ideal para asegurar un pago, pero en todo caso si se opta por ella debe contener unos requisitos mínimos a saber:

  1. Identificación del acreedor.
  2. Identificación del deudor.
  3. Valor a cobrar.
  4. Concepto por el que se hace el cobro.
  5. Fecha en que se prestó el servicio o vendió el producto que se cobra.
  6. Fecha de la cuenta de cobro.
  7. Firma del acreedor o acreedor.
  8. En lo posible la firma del deudor.

Con los anteriores datos se logra identificar la obligación que da origen al dinero cobrado o reclamado.

Modelo o formato de cuenta de cobro.

Una cuenta de cobro es un documento muy sencillo y podría tener la siguiente estructura:

Cuenta de cobro G-025

Bogotá, 3 de febrero de 2022.

El señor Juan Ramiro Espitia Daza, identificado con cédula de ciudadanía número XXX expedida en XXX debe a Gerencie.com, identificado con Nit xxxx, la suma de $29.900 por la compra de la Guía Laboral 2022 en marzo 7 de 2021.

Firma Xxxx

Representante Gerencie.com

C.C. xxxxx

En la práctica no siempre se incluye la firma del deudor, pero se insiste en que se debe hacer lo posible para conseguirla, a fin de lograr el reconocimiento tanto de la deuda como del origen de esta lo que facilita el cobro jurídico en caso que el deudor se niegue a pagar.

Guía Laboral 2024

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Forma de citar este artículo (APA):

Gerencie.com. (2023, octubre 3). Cuenta de cobro [Entrada de blog]. Recuperado de https://www.gerencie.com/cuenta-de-cobro.html

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  1. johanna (diciembre 5 de 2023)

    un ciudadano puede entregar la cuenta de cobro de la esposa y ser recibida por la entidad?

    Responder
    • Gerencie.com
      Gerencie.com en respuesta a johanna (diciembre 5 de 2023)

      Sí, la entidad puede recibir la cuenta de cobro, pero el pago lo hará directamente a ella, o a quien ella haya autorizado de forma expresa.

      Saludos

      Responder
  2. Jose E (julio 5 de 2023)

    Un empleado dicta una clase en una universidad y al pedirl el pago de dichas clases le piden una planilla donde debe demostrar unos pagos previos, donde puedo consultar a qué se refieren con eso? qué tipo de planilla es esa?

    Responder
    • Eduardo C en respuesta a Jose E (julio 25 de 2023)

      Los previos son las planilla de pago de los parafiscales

      Responder
  3. LILIANA (enero 25 de 2023)

    ¿El valor en letras debe ir en la cuenta de cobro? o con el valor en numero es suficiente?

    Responder
  4. Marcela (enero 23 de 2023)

    Una persona pasa una cuenta de cobro por 1.700.000 en el 2022 el 40%( base de cotización) son alrededor de 680.000 y como ese 40% es menor del mínimo no le piden Seguridad.

    Según he leido siempre, si la cuenta de cobro de es superior o igual al mínimo debo sacarle el 40% y sobre ese valor hacer el aporte, si ese valor es inferior al mínimo debo hacerlo por el mínimo.

    Responder
    • MaríaE en respuesta a Marcela (diciembre 7 de 2023)

      Buenas tardes, si, es correcto, siempre que el valor sea inferior al salario mínimo, los aportes a seguridad social se liquidan sobre 1 SMMLV.

      Responder
  5. DINGE (agosto 12 de 2022)

    SOY UNA EMPRESA LEGALMENTE CONSTITUIDA, TENGO UNA CUADRILLA DE TRABAJADORES EN UN SITIO ALEJADO Y ELLOS NO TIENEN LA POSIBILIDAD DE PAGAR ALIMENTACION EN UN LUGAR DONDE GENEREN FACTURA. PARA EFECTOS PROPIOS DE LA EMPRESA COMO REALIZO LOS DESCUENTOS AL CONSUMO Y LAS DIFERENTES RETENCIONES?

    Responder
  6. ROSARIO P (agosto 5 de 2022)

    UNA EMPRESA PUEDE HACER UNA CUENTA DE COBRO CUANDO LO QUE SE ESTA VENDIENO NO HACE PARTE DE SU OBJETO SOCIAL?
    TENGO ESA DUDA.
    SI LA EMPRESA LO QUE ESTA COBRANDO SON UNOS INTERESES QUE UNA OBLIGACION, ESTA PUEDE HACER UNA CUENTA DE COBRO? O NECESARIAMENTE DEBE SER UNA FACTURA?

    Responder
  7. zurey (junio 21 de 2022)

    inicie una empresa y esba realizando cuentas de cobro en que momento debo empezar a facturar o es por algun monto

    Responder
  8. Katerin (junio 15 de 2022)

    SI TENGO QUE EXPEDIR UNA CUENTA DE COBRO PERO NO TENGO NIT O RUT,COMO PUEDO PROCEDER PARA REALIZAR ESTE COBRO.DE QUE OTRA FORMA PUEDO COBRAR .

    Responder
  9. July (marzo 29 de 2022)

    En el caso de la prestación de un servicio de transporte, es válido la cuenta de cobro? he escuchado que no estan obligados a facturar

    Responder
    • Sebas en respuesta a July (junio 3 de 2022)

      Ahí debes tener en cuenta que facturar es algo diferente a la cuenta de cobro, aunque cumplen una función similar, si no estás obligado a facturar te recomendaría igual la cuenta de cobro porque da una impresión de que estás organizada como prestadora del servicio, digamos se mira más “corporativo” por llamarlo de alguna manera.

      Responder
  10. Angela (febrero 2 de 2022)

    Hola, tienen un error en el artículo “La cuenta de cobro es elaborada por el acreedor, y en general no está firmada por el acreedor, de suerte que no hay reconocimiento de la deuda por parte del acreedor.” Si entiendo bien lo que se quiere decir, debería decir que en general o está firmada por el deudor.

    Saludos y gracias por el contenido que publican

    Responder

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