Cuenta de cobro – Qué es y cómo cobrarla

La cuenta de cobro es un documento en el que solicita o exige el pago de una deuda o valor, reclamando la existencia de una obligación a su favor.

¿Qué es una cuenta de cobro?

Cuando se presta un servicio o se vende un producto, el vendedor o prestador del servicio debe emitir una factura, pero si esa persona no está obligada a expedir factura, emite una cuenta de cobro.

En ese contexto, la cuenta de cobro es un documento que enuncia o reclama el pago de un valor determinado, dirigido al acreedor al que se le solicita el pago.

La cuenta de cobro no es un documento o título que esté definido por la ley comercial ni civil, y su origen está más en la costumbre.

La cuenta de cobro no presta mérito ejecutivo ni se constituye en título valor.

La cuenta de cobro en sí mismo no presta mérito ejecutivo ni mucho menos se constituye en un título valor.

No presta mérito ejecutivo porque no cumple con uno de los requisitos que exige el artículo 422 del código general del proceso, en cuanto debe provenir del deudor, y la cuenta de cobro no proviene del deudor sino del acreedor.

¿Qué se entiende por mérito ejecutivo?.El mérito ejecutivo es una característica esencial en cualquier documento que respalda una deuda o una obligación y permite ejecutar al deudor.

La cuenta de cobro es elaborada por el acreedor, y en general no está firmada por el acreedor, de suerte que no hay reconocimiento de la deuda por parte del acreedor.

Por ello la cuenta de cobro no es más que un documento enunciativo que no es vinculante ni obliga al acreedor.

No es un título valor porque estos están expresamente señalados en el código de comercio, y allí no se hace mención a la cuenta de cobro.

Títulos valores.Qué es un título valor, requisitos, formalidades, sus clases y tipos de títulos valores.

Cómo cobrar una cuenta de cobro judicialmente.

Considerando que la cuenta de cobro no es un título valor ni presta mérito ejecutivo, surge la duda de cómo cobrarla.

Judicialmente no es posible iniciar un proceso ejecutivo ni una acción cambiaria para cobrar la cuenta de cobro, lo que no hace imposible su cobro.

La cuenta de cobro surge de una obligación contractual previa, como la compra venta de un producto, o la prestación de un servicio, y es ese contrato el que servirá para exigir el pago de la obligación, incluso si es un contrato verbal, como cuando un electricista hace reparaciones en una casa o empresa.

Para situaciones como estas existe el proceso monitorio, para lo cual resulta útil la cuenta de cobro, aunque no necesariamente suficiente.

Proceso monitorio.El proceso monitorio es un proceso declarativo especial con el que se puede cobrar deudas dinerarias de mínima cuantía, proceso que es de única instancia.

El proceso monitorio, según el artículo 419 del código general del proceso, procede cuando se pretende cobrar una obligación dineraria de mínima cuantía que tenga origen contractual, que son las que precisamente dan origen a una cuenta de cobro.

El proceso monitorio es un proceso declarativo, y como la cuenta de cobro no presta mérito ejecutivo, este es el mecanismo ideal para intentar cobrarla.

En el proceso monitorio la cuenta de cobro no es suficiente para conseguir una sentencia a favor, pues debe demostrarse el origen de la deuda reclamada, lo cual puede acreditarse con el contrato firmado si existe.

La cuenta de cobro puede ser suficiente para que el proceso monitorio prospere si está firmada por el acreedor, en razón a que éste con su firma está reconociendo la existencia de la deuda, pero si no está firmada por el acreedor, que es lo que suele suceder, la existencia de la obligación debe probarse por otros medios.

Una simple cuenta de cobro sin la firma del acreedor no es prueba de nada, sino existe un contexto o antecedentes que permitan probar la existencia de la obligación reclamada en la cuenta de cobro.

El proceso monitorio es procedente para reclamar deudas de mínima cuantía, suficiente para la mayoría de pequeños negocios o servicios prestados.

Mínima cuantía en los procesos civiles.Los procesos civiles se clasifican en procesos de mínima cuantía, menor cuantía y mayor cuantía, para efecto de determinar la competencia de los jueces según el CGP.

Si la deuda supera los 40 salarios mínimos mensuales no aplica el proceso monitorio, y además se supone que por el monto debe existir un contrato o una factura, lo que facilita el cobro jurídico de la deuda.

Cuenta de cobro como soporte fiscal.

La cuenta de cobro no constituye soporte fiscal alguno en vista a que la legislación tributaria no la considera como tal. Veamos.

Cómo soportar costos y deducciones en el impuesto de renta.Documentos con los que se deben soportar o probar los costos y las deducciones en el impuesto a la renta, y los requisitos que deben cumplir.

El artículo 771-2 del estatuto tributario respecto al soporte de costos y deducciones considera como soportes válidos únicamente la factura y el documento equivalente, más no considera la cuenta de cobro.

Por su parte, el artículo 1.6.1.4.4 del decreto 1625 de 2016 señala:

«Conforme con el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, quienes están en la obligación legal de facturar deben cumplir esa obligación expidiendo factura de venta o documento equivalente con el lleno de los requisitos y condiciones previstos en la ley, sin perjuicio de lo establecido para las operaciones de los responsables del Impuesto sobre las Ventas pertenecientes al régimen simplificado.

Por tanto, a quienes estando en la obligación de facturar emitan documentos distintos a la factura de venta o documento equivalente tales como prefactura, cuenta de cobro, precuenta o similares, se les impondrá la sanción de cierre del establecimiento de comercio conforme con el artículo 652-1 del Estatuto citado y, además, serán objeto de revisión integral de su situación tributaria con fundamento en las facultades del artículo 684 Ib., en especial de la presunción de ingresos en ventas conforme con los artículos 756 y siguientes del Estatuto Tributario, y de la imposición de las demás sanciones a que haya lugar.» Negrilla fuera de texto.

El reglamento señala de forma expresa la cuenta de cobro como un ejemplo de documentos no válidos.

En consecuencia, para soportar costos, gastos e impuestos descontables la ley solo acepta facturas y documentos equivalentes, hoy conocidos como documentos soportes en adquisiciones a no obligados a facturar.

Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.Los contribuyentes obligados a facturar que realicen operaciones con personas que no están obligadas a expedir factura, deben elaborar el documento soporte respectivo.

Recordemos que la cuenta de cobro es emitida por el acreedor, y el documento soporte para efectos fiscales debe ser emitido por el deudor, es decir, por quien hace el pago.

Siendo así, la cuenta de cobro actúa como soporte supletorio del documento soporte en adquisiciones con no obligados a facturar, junto con la prueba del pago realizado, precisando que la ley tributaria no exige que el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar deba estar soportado por una cuenta de cobro.

Requisitos de la cuenta de cobro.

Como hemos podido observar, la cuenta de cobro por lo general no es el documento ideal para asegurar un pago, pero en todo caso si se opta por ella debe contener unos requisitos mínimos a saber:

  1. Identificación del acreedor.
  2. Identificación del deudor.
  3. Valor a cobrar.
  4. Concepto por el que se hace el cobro.
  5. Fecha en que se prestó el servicio o vendió el producto que se cobra.
  6. Fecha de la cuenta de cobro.
  7. Firma del acreedor.
  8. En lo posible la firma del deudor.

Con los anteriores datos se logra identificar la obligación que da origen al dinero cobrado o reclamado.

Modelo de la cuenta de cobro.

Una cuenta de cobro podría tener la siguiente estructura:

Cuenta de cobro G-025

Bogotá, 9 de marzo de 2021.

El señor Juan Ramiro Espitia Daza, identificado con cédula de ciudadanía número XXX expedida en XXX debe a Gerencie.com, identificado con Nit xxxx, la suma de $29.000 por la compra de la Guía Laboral 2021 en marzo 7 de 2021.

Xxxx

Representante Gerencie.com

C.C. xxxxx

En la práctica no siempre se incluye la firma del deudor, pero se insiste en que se debe hacer lo posible para conseguirla, a fin de lograr el reconocimiento tanto de la deuda como del origen de esta lo que facilita el cobro jurídico en caso que el deudor se niegue a pagar.

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2 Opiniones
  1. Gina Dice:

    Tenia entendido que la cuenta de cobro ya no se usaba, y que entraba en acción el documento soporte, me podrían aclara la diferencia entre los dos y en que casos se usa cada una?

    Responder
  2. URIEL Dice:

    SI TENGO QUE EXPEDIR UNA FACTURA DE COBRO PERO NO TENGO NIT O RUT,COMO PUEDO PROCEDER PARA REALIZAR ESTA FACTURA.DE QUE OTRA FORMA PUEDO COBRAR .

    Responder
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