Qué es una escritura pública y para qué sirve

La escritura pública es el documento que contiene las declaraciones de las personas que celebran un acto o contrato ante un notario, que las autoriza y las incorpora a su protocolo. La define el artículo 13 del decreto 960 de 1970, Estatuto del Notariado, y la ley la exige para los actos más importantes, como la venta de un inmueble o la constitución de una hipoteca. ¿Qué contiene, cómo se otorga, qué valor tiene y cuándo es obligatoria?

Definición legal de escritura pública.

El artículo 13 del decreto 960 de 1970 la define así:

«La escritura pública es el instrumento que contiene declaraciones en actos jurídicos, emitidas ante el Notario, con los requisitos previstos en la ley y que se incorpora al protocolo. El proceso de su perfeccionamiento consta de la recepción, la extensión, el otorgamiento y la autorización.»

El protocolo es el archivo del notario, formado por los originales de todas las escrituras que autoriza, ordenados por número y fecha. Por eso la escritura original nunca sale de la notaría: lo que reciben las partes son copias.

Cómo se elabora una escritura pública.

La misma norma describe las cuatro etapas por las que pasa toda escritura:

1. Recepción: el notario recibe las declaraciones de los comparecientes, verbalmente o en una minuta que ellos o sus abogados le presentan.
2. Extensión: las declaraciones se redactan por escrito en el formato de la escritura, con la identificación de las partes, del bien o del acto y de todas las condiciones pactadas.
3. Otorgamiento: los comparecientes leen el texto, manifiestan su conformidad y firman.
4. Autorización: el notario, después de verificar la identidad de los otorgantes y el cumplimiento de los requisitos legales, firma la escritura y da fe de que las declaraciones se hicieron ante él.

Qué contiene una escritura pública.

Supongamos la compraventa de una casa. La escritura contendrá, en términos generales:

• El número de la escritura, la fecha y la notaría.
• La identificación de los comparecientes, vendedor y comprador, y de quienes actúan por ellos.
• La identificación del inmueble, con su dirección, linderos, matrícula inmobiliaria y cédula catastral, y la forma como el vendedor lo adquirió.
• Las cláusulas del contrato: precio, forma de pago, entrega, gravámenes y demás condiciones.
• Los comprobantes que exige la ley, como el paz y salvo del impuesto predial y de valorización, y las constancias del notario.
• Las firmas de los otorgantes y la del notario.

Valor probatorio de la escritura pública.

La escritura es un documento público. El artículo 243 del Código General del Proceso la define como el documento autorizado por un notario e incorporado en su protocolo, y como todo documento público se presume auténtico.

Hace fe de que se otorgó, de su fecha y de lo que el notario declara haber presenciado. Pero el notario no da fe de que lo que dicen las partes sea verdad: da fe de que lo dijeron ante él. Por eso las declaraciones de las partes pueden ser discutidas judicialmente, por ejemplo cuando se alega que el precio declarado no fue el real o que hubo simulación.

Cuándo es obligatoria la escritura pública.

La regla general es que los contratos son consensuales, pero la ley exige escritura pública, como solemnidad, para algunos actos. Sin ella, el acto no produce efectos. Los más comunes son:

• La compraventa, permuta y donación de bienes inmuebles (artículo 1857 del Código Civil, en el caso de la compraventa).
• La constitución, modificación y cancelación de hipotecas.
• La constitución y las reformas de las sociedades comerciales, salvo la SAS, que puede constituirse por documento privado.
• Las capitulaciones matrimoniales, la constitución de patrimonio de familia y la afectación a vivienda familiar.
• Los trámites notariales como la sucesión, el divorcio de mutuo acuerdo, la liquidación de sociedades conyugales y el cambio de nombre.
• El testamento abierto otorgado ante notario.

La escritura no basta para transferir un inmueble.

En la compraventa de un inmueble, la escritura perfecciona el contrato, pero no transfiere la propiedad. Para que el comprador sea dueño, la escritura debe inscribirse en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, porque en Colombia la tradición de los inmuebles se hace mediante el registro (artículo 756 del Código Civil). Mientras no se registre, el vendedor sigue figurando como propietario frente a terceros.

Escritura pública y documento privado.

El siguiente cuadro resume las diferencias:

Autenticar las firmas de un documento privado ante notario no lo convierte en escritura pública: solo da certeza sobre quién lo firmó.

Copias de una escritura pública.

Como su nombre lo indica, la escritura es pública: en general, cualquier persona puede pedir en la notaría una copia de ella, aunque no haya intervenido, pagando los derechos correspondientes. Hay excepciones, como los testamentos mientras viva el testador. La primera copia de las escrituras que contienen obligaciones exigibles, como la hipoteca, presta mérito ejecutivo.

A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.