Tratamiento de las facturas recibidas después del cierre contable

Inicio » Contabilidad. » (12 / 06 / 2010 )

Es común en el ejercicio de la Contabilidad encontrarnos con muchos proveedores que nos entregan las facturas con fecha posterior al ultimo día del Periodo contable, lo que impide su contabilización y causación en las fechas correctas.

Esta situación ocasiona problemas a la hora de realizar los informes financieros o de presentar las declaraciones tributarias, puesto que la Contabilidad no permite conocer la verdadera situación económica de la empresa en la medida en que no se han causado todas las operaciones por falta de algunas facturas.

Este problema ha llevado a muchas empresas a fijar como política no recibir facturas después de determinada fecha. Aunque es una política sana, no siempre es posible aplicarla por la realidad técnica de muchas empresas que les imposibilita emitir sus facturas dentro de las fechas exigidas por su cliente.

Esto ocasiona que el proveedor contabilice en un periodo el ingreso y el cliente contabilice en otro periodo el costo o el gasto, lo que conlleva problemas a la hora de hacer las declaraciones tributarias, puesto que no va a coincidir lo declarado por el contribuyente y el proveedor.

Según el decreto 2649 en sus artículos 12 y 13, las operaciones económicas se deben reconocer en el periodo en el cual ocurran (Principio de realización y Principio de asociación). Igualmente el artículo 59 del mismo decreto, establece que los hechos conocidos después de del cierre, se deben incluir en el periodo en el cual se advierte, que en otras palabras, significa que se deben contabilizar como gastos de ejercicios anteriores, gastos que no son deducibles en el Impuesto de renta, según lo interpretado de los artículos 104 y 105 del Estatuto tributario.

Como podemos darnos cuenta, si se aplica lo estipulado por los principios de contabilidad, en el caso de las facturas recibidas después de la fecha del Cierre contable, la empresa tendría problemas al no poder deducir del Impuesto de renta esas facturas.

Una solución seria no recibir las facturas que lleguen después de la fecha fijada por la empresa, pero según la DIAN en concepto 048202 de agosto 4 e 2004, una empresa no se puede negar a recibir una factura que llegue después de lo exigido por ella, pero también administrativamente y estratégicamente puede resultar inconveniente el no recibir una factura, esto puede afectar las relaciones comerciales proveedor-cliente, situación que algunas empresas no pueden permitirse.

Entonces, la una solución puede ser no hacer el cierre contable hasta después de un tiempo prudencial que le permita a la empresa allegar todos los soportes. Por ejemplo, cerrar la contabilidad en la ultima semana de enero, le permitirá recibir facturas de diciembre hasta los últimos días de enero e incluirlas en la fecha que figure en la factura, que es lo general que hacen las empresas.
Pero que pasa si ya se ha hecho el cierre contable y nos llega una factura por un valor considerable el cual la empresa no puede darse el lujo de contabilizarlo como gastos de ejercicios anteriores, y tampoco puede modificar la contabilidad el periodo al que corresponde la factura porque ya se ha cerrado.

Al presentarse esta situación, que de por si es compleja, se requiere recurrir a una solución no muy ortodoxa y que algunos consideran de alto riesgo, pero que podría ser una solución aceptable; en Colombia estamos acostumbrados a una contabilidad fiscal y la otra “contable”, es decir, la que los principios de contabilidad generalmente aceptados nos regula. Para el estado, según el artículo 136 del decreto 2649, las normas fiscales prevalecerán sobre las contables, así que podríamos sacar provecho de esto para lograr deducir las facturas que no se causaron en su debido momento.

En primer lugar, la renta fiscal se determina según normas fiscales, en especial lo estipulado en el artículo 26 del Estatuto tributario, así que hasta cierto punto podríamos olvidarnos de la contabilidad.

Ahora bien, el artículo 26 señala que de los ingresos se restaran los costos imputables a tales ingresos, con los cuales se ha generado la renta. En el caso de la factura fuera de fecha, es un costo imputable al ingreso, así que no han ningún problema por ese lado.

De otra parte, el artículo 776 del Estatuto tributario establece que los comprobantes (en este caso nuestra factura) prevalecen sobre los registros contables.

Teniendo en cuenta lo anterior, a la hora de hacer la declaración de renta, se podría declara la factura aunque no este contabilizada en el respectivo periodo, y en la eventualidad que la DIAN revise la declaración, aunque no encuentra contabilizada la factura, si encontrara el soporte, y existiendo el soporte con fecha cierta, no tendrá elementos para rechazar la factura como costos. Solo podrá rechazar la factura por no tener relación da causalidad, proporcionalidad, necesidad, o siendo el caso, por no haberle practicado retención en la fuente. Mucho menos podrá imponer una sanción por inexactitud, pues el costo es absolutamente real, y el no estar contabilizado no es una causal para imponer este tipo de sanción.

En este orden de ideas se podría solicitar como deducción una factura recibida después de haber cerrado la contabilidad, y aunque se podría ser objeto de una investigación por parte de la DIAN, esta no prosperaría, puesto que el contribuyente tendría los elementos necesarios para probar el costo solicitado.

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15 Opiniones
  1. fabian dice:

    buen dia

    me gustaria saber como puedo contabilizar un ingreso que no tiene nada que ver con la contabilidad de la empresa y con ese ingreso pague a proveedores

    gracias

  2. fernanda dice:

    Hola buenas tardes, el problema mio es que se hizo cierre del año 2013 y quedo unas importaciones pendientes de diciembre por declarar el iva, que se puede hacer, ya que esta mercancía la recibí en enero y por eso se presento la confusión.

  3. Minerva Villela dice:

    Hola, tengo una duda con respecto a un pago de un cliente, resulta que se realizaron varias facturas a este cliente en Diciembre de este año y el cliente siempre nos habia pagado lo facturado en el mismo año, mi duda es si fiscalmente afecta que dicho cliente nos realice el pago hasta el 2014, ellos son persona moral y yo persona fisica con actividad empresarial....gracias de antemano x su respuesta

  4. Rosario Moreno Trejo dice:

    si yo emito un cheque a mi proveedor el 15 de octubre podría meter la factura el 15 de noviembre... ?

  5. daniel dice:

    una empresa me quedo debiendo una factura , como puedo saber si me la han declarado ellos dicen que no que puedo hacer

  6. nora dice:

    buenos dias por error en la entrega de unas facturas al departamento de contabilidad se quedaron sin contabilizar algunas facturas de proveedores del mes de diciembre ellos como es logico las contabilizaron pero no fue asi en mi emppresa como solucionamos este inconveniente cual es el procedimiento mas idoneo gracias

  7. rocio dice:

    Hola tengo un problema necesito de su ayuda.... quiero saber si se puede emitir una factura despues de haber tributado el 31 de diciembre del 2012 a una empresa por arriendo y q me ha dado los reportes de las transacciones mensuales desde agosto hasta diciembre le puedo hacer una factura por el valor de todos los reportes ???? por favor es urgente gracias:)

  8. YOLANDA dice:

    Buenas tardes
    Agradezco si alguien por favor me ayuda a solucionar 2 dudas que tengo
    1) Ante de realizar un cierre contable definitivo a 31 de Diciembre del 2011, ¿Debo ya haber impreso los libros de contabilidad?

    2) ¿Debo sacar estados financieros?
    Lo anterior lo pregunto porque le leído que al realizar el cierre contable las cuentas 4.5.6.7 quedan en ceros , entonces al pensar esto pienso que si se imprime después del cierre los libros van a salir mal y lo mismo los estados financieros principalmente el Perdidas y Ganancias.
    Gracias por la colaboración, la respuesta en mi correo yolandasanchezr2@yahoo.es

    • laura dice:

      Hola Yolanda,
      Con respecto a tu pregunta te comento que, primero no soy una experta experta pero yo lo he hecho he impreso los libros y estados financieros aun ya cuando ya hice el cierre del ejercicio puesto que a la hora de imprimirlos tu seleccionas de que ejercicio quieres que sean los libros y por ende te arroja todos los saldos por cada uno de los meses y el acumulado en el ejercicio, en este caso 2011.
      Y en efecto las cuentas a las que tu te refieres son cuentas de resultado y al cierre del ejercicio se cancelan. Pero con esto no quiere decir que los libros van a quedar mal, simplemente se traspasan los saldos a la cuenta de Resultado del ejercicio. Y es ahi donde se define si tu resultado al 31 de Diciembre de 2011 es una perdida contable o Utilidad.
      Bueno espero haber podido ayudarte en algo, que tengas bonito día.

      • miguel rojas dice:

        Les regalo un dato super importante que nos facilita muchisimo mas las cosas segun la ley antitramite ya no es obligacion la impresion de los libros oficiales

  9. Omar dice:

    Tengo un pequeño problema, un proveedor me facturo en el mes el 26 de julio de 2010 y hoy me doy cuenta que la factura tiene la fecha de imprecion de agosto de 2010 a agosto de 2012 por 5 dias no entra en el tiraje ,,, quisiera saber si me va a servir asi como esta .....

  10. jose dice:

    hola buenas tarde quisiera saber cuanto tiempo, tengo para deducir una facturas de diciembre 2010 si es deducible para el 2011

    otra duda tengo pendiente un pago de un proveedor de diciembre 2010, el pago se lo hize en septiembre 2011 con un cheque para abono en cuenta del beneficiario...me siveria la facturas de diciembre 2010 o hago que me corrigan la fecha en que pague la facturas ¡que hago!

    espero comentarios saludo

    gracias

  11. juan guillermo dice:

    buen dia:

    me gustaria saber si es posible el siguiente procedicimiento que me comenta un cliente, que debo hacer

    el me dice que factura y radica la factura donde su cliente y este presenta 3 filtros de revision de la fcatura.
    el cleinte le paga la factura a los 8 dias deradicada;
    el primer filtro la revisa y se toma un dia y no encuentra nada anomalo.
    el segundo filtro la revisa y encucentra un pero y se la devuelve al generador de la factura, la cual el la debe modificar y enviar la misma factura mismo numero mismo cuerpo pero ppuiede variar el valor.

    si mi cliente cambia la factura esta la toman como una nueva y empieza de nueve el ciclo y se demorara 8 dias a partir de la nueva fechade radicacion.

    es posible modificar la factura en cuanto a tarifas y/o valores
    tributariamanete infrinjo alguna ley
    contablemente infrinjo alguna ley

    por favor a la espera de sus comentarios y aporte
    co

  12. diego dice:

    Usualmente emito una factura hacia el 15 de cada mes, cobrando por los servicios prestados en el mes inmediatamente anterior, siendo así, en Enero emito una factura por los servicios que fueron prestados en el mes de Diciembre (esto queda expreso en el texto del detalle de la factura). ¿Los ingresos percibidos por esta factura serán parte del ejercicio del año anterior o del año que inicia? ¿Que concepto de la DIAN o Decreto respaldaría la respuesta anterior?

  13. ruben dice:

    Tengo un problema, he cambiado de razon social a finales de noviembre, para empezar a trabajar con esa nueva razon social en diciembre. En el mes de diciembre uno de mis proveedores me envio las respectivas facturas de compra, con la razon social vieja, entonces le pedi que me la cambiara, por lo tanto me envio un formulario para llenar pues ahora soy un nuevo cliente. Este proceso tardo, y no ha podido cambiar mis facturas del mes de diciembre, solo lo puede hacer hasta el mes de enero, y con fecha de enero. Yo necesito esos costos en el periodo de diciembre para efectos fiscales, y ellos me las emitiran con fecha e enero. ¿Que hago?

    Gracias

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