Tratamiento de las facturas recibidas después del cierre contable

Es común en el ejercicio de la Contabilidad encontrarnos con muchos proveedores que nos entregan las facturas con fecha posterior al ultimo día del Periodo contable, lo que impide su contabilización y causación en las fechas correctas.

Esta situación ocasiona problemas a la hora de realizar los informes financieros o de presentar las declaraciones tributarias, puesto que la Contabilidad no permite conocer la verdadera situación económica de la empresa en la medida en que no se han causado todas las operaciones por falta de algunas facturas.

Este problema ha llevado a muchas empresas a fijar como política no recibir facturas después de determinada fecha. Aunque es una política sana, no siempre es posible aplicarla por la realidad técnica de muchas empresas que les imposibilita emitir sus facturas dentro de las fechas exigidas por su cliente.

Esto ocasiona que el proveedor contabilice en un periodo el ingreso y el cliente contabilice en otro periodo el costo o el gasto, lo que conlleva problemas a la hora de hacer las declaraciones tributarias, puesto que no va a coincidir lo declarado por el contribuyente y el proveedor.

Según el decreto 2649 en sus artículos 12 y 13, las operaciones económicas se deben reconocer en el periodo en el cual ocurran (Principio de realización y Principio de asociación). Igualmente el artículo 59 del mismo decreto, establece que los hechos conocidos después de del cierre, se deben incluir en el periodo en el cual se advierte, que en otras palabras, significa que se deben contabilizar como gastos de ejercicios anteriores, gastos que no son deducibles en el Impuesto de renta, según lo interpretado de los artículos 104 y 105 del Estatuto tributario.

Como podemos darnos cuenta, si se aplica lo estipulado por los principios de contabilidad, en el caso de las facturas recibidas después de la fecha del Cierre contable, la empresa tendría problemas al no poder deducir del Impuesto de renta esas facturas.

Una solución seria no recibir las facturas que lleguen después de la fecha fijada por la empresa, pero según la DIAN en concepto 048202 de agosto 4 e 2004, una empresa no se puede negar a recibir una factura que llegue después de lo exigido por ella, pero también administrativamente y estratégicamente puede resultar inconveniente el no recibir una factura, esto puede afectar las relaciones comerciales proveedor-cliente, situación que algunas empresas no pueden permitirse.

Entonces, la una solución puede ser no hacer el cierre contable hasta después de un tiempo prudencial que le permita a la empresa allegar todos los soportes. Por ejemplo, cerrar la contabilidad en la ultima semana de enero, le permitirá recibir facturas de diciembre hasta los últimos días de enero e incluirlas en la fecha que figure en la factura, que es lo general que hacen las empresas.
Pero que pasa si ya se ha hecho el cierre contable y nos llega una factura por un valor considerable el cual la empresa no puede darse el lujo de contabilizarlo como gastos de ejercicios anteriores, y tampoco puede modificar la contabilidad el periodo al que corresponde la factura porque ya se ha cerrado.

Al presentarse esta situación, que de por si es compleja, se requiere recurrir a una solución no muy ortodoxa y que algunos consideran de alto riesgo, pero que podría ser una solución aceptable; en Colombia estamos acostumbrados a una contabilidad fiscal y la otra “contable”, es decir, la que los principios de contabilidad generalmente aceptados nos regula. Para el estado, según el artículo 136 del decreto 2649, las normas fiscales prevalecerán sobre las contables, así que podríamos sacar provecho de esto para lograr deducir las facturas que no se causaron en su debido momento.

En primer lugar, la renta fiscal se determina según normas fiscales, en especial lo estipulado en el artículo 26 del Estatuto tributario, así que hasta cierto punto podríamos olvidarnos de la contabilidad.

Ahora bien, el artículo 26 señala que de los ingresos se restaran los costos imputables a tales ingresos, con los cuales se ha generado la renta. En el caso de la factura fuera de fecha, es un costo imputable al ingreso, así que no han ningún problema por ese lado.

De otra parte, el artículo 776 del Estatuto tributario establece que los comprobantes (en este caso nuestra factura) prevalecen sobre los registros contables.

Teniendo en cuenta lo anterior, a la hora de hacer la declaración de renta, se podría declara la factura aunque no este contabilizada en el respectivo periodo, y en la eventualidad que la DIAN revise la declaración, aunque no encuentra contabilizada la factura, si encontrara el soporte, y existiendo el soporte con fecha cierta, no tendrá elementos para rechazar la factura como costos. Solo podrá rechazar la factura por no tener relación da causalidad, proporcionalidad, necesidad, o siendo el caso, por no haberle practicado retención en la fuente. Mucho menos podrá imponer una sanción por inexactitud, pues el costo es absolutamente real, y el no estar contabilizado no es una causal para imponer este tipo de sanción.

En este orden de ideas se podría solicitar como deducción una factura recibida después de haber cerrado la contabilidad, y aunque se podría ser objeto de una investigación por parte de la DIAN, esta no prosperaría, puesto que el contribuyente tendría los elementos necesarios para probar el costo solicitado.

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3 Opiniones
  1. Sonia dice:

    CONSULTA, tengo una factura /recibo de servicios de telefonía del mes de diciembre del 2015, para el cierre contable se considero como gasto 63/42 y ahora me llego la factura.

    cual seria el proceso contable para poder utilizar el igv de dicha factura/recibo.

    GRACIAS

  2. Juan carlos parra dice:

    hola. es que un profesor me dejo un trabajo, el cual me dicto unos ejercicios y para cada uno de ellos tengo que hacerle las facturas que necesite.
    ALGUIEN ME PODRÍA DAR EL CORREO SI ME AYUDARIA, O ME ESCRIBIRIA AL CORREO

  3. fabian dice:

    buen dia

    me gustaria saber como puedo contabilizar un ingreso que no tiene nada que ver con la contabilidad de la empresa y con ese ingreso pague a proveedores

    gracias

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