Facturas de periodos o años anteriores – ¿Qué hacer?

Una empresa regularmente recibe facturas de años anteriores cuando ya se ha hecho el cierre contable y los estados financieros ya están autorizados o aprobados, ya se han presentado los informes a las distintas entidades oficiales. ¿Qué se debe hacer en estos casos?

Los hechos económicos se reconocen así no haya llegado la factura.

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En primer lugar, debemos señalar que en las NIIF no hace falta contar con la factura para contabilizar o reconocer la compra o gasto correspondiente.

Los hechos económicos se deben reconocer o contabilizar cuando suceden, independientemente de si existe la factura o no.

Si en noviembre de 2019 se hizo una compra pero no se recibió la factura, la compra debe ser reconocida en noviembre de 2019, cuando ocurrió el hecho económico.

Luego, si la factura se recibe en febrero de 2020 no pasa nada ni se debe hacer nada porque la compra ya fue contabilizada en su momento.

Si las cosa se hacen como debe ser, es irrelevante si la factura llega en el periodo siguiente, pues, se repite,  la compra o el gasto facturado se debe reconocer en el periodo en que se realizó la operación.

Cuando el hecho económico no fue reconocido en el periodo anterior.

Si se recibe una factura del periodo anterior que no fue reconocida en dicho periodo, sí se debe hacer el ajuste respectivo para hacer la contabilización correcta de esa factura.

Por ejemplo, si en el 2019 se hizo una compra por $100.000.000 que no se registró en el 2019, y la factura llega en el 2020, esa factura se debe reconocer en el 2019, porque corresponde a una compra realizada en dicho periodo.

Como el hecho económico corresponde al 2019, debe reconocerse en el 2019 así la factura tenga fecha del 2020.

Si los estados financieros del 2019 se han autorizado cuando llegue la factura, se debe hacer la reexpresión de los estados financieros del 2019 para reconocerla, y si no se ha hecho el cierre contable, pues igual se debe hacer el ajuste para que la factura quede reconocida en el 2019.

Cuando ser reciben facturas de un mes anterior pero dentro del mismo año, no hay mayor problema en hacer las correcciones pertinentes porque aún no se ha realizado el cierre contable.

Así lo dispone la sección 10 de las NIIF para Pymes en la parte que se refiere a las correcciones de errores anteriores.

Respecto a cómo corregir ese error u omisión señala el párrafo 10.21 de la sección 10:

«En la medida en que sea practicable, una entidad corregirá de forma retroactiva los errores significativos de periodos anteriores, en los primeros estados financieros formulados después de su descubrimiento:

(a) reexpresando la información comparativa para el periodo o periodos anteriores en los que se originó el error, o

(b) si el error ocurrió con anterioridad al primer periodo para el que se presenta información, reexpresando los saldos iniciales de activos, pasivos y patrimonio de ese primer periodo.»

Esta represión se debe hacer si el hecho es significativo o material, pues si el valor de la factura es irrelevante no es necesario modificar la contabilidad del periodo anterior para reexpresar los estados financieros.

Por su parte señala el párrafo 10.22 de la sección 10 de las NIIF para Pymes:

«Cuando sea impracticable la determinación de los efectos de un error en la información comparativa en un periodo específico de uno o más periodos anteriores presentados, la entidad reexpresará los saldos iniciales de los activos, pasivos y patrimonio del primer periodo para el cual la reexpresión retroactiva sea practicable (que podría ser el periodo corriente).»

En lo posible, y dependiendo de la materialidad del error o la omisión (valor de la factura en este caso), se debe hacer la reexpresión de los estados financieros afectados, aunque ello implique autorizarlos de nuevo, y corregir los informes transmitidos a las distintas entidades estatales de control y vigilancia.

Efectos fiscales de las facturas de periodos o años anteriores.

En la parte tributaria el tratamiento es similar al contable, tratamiento que recoge el artículo 771-2 del estatuto tributario en su parágrafo segundo:

«Sin perjuicio de lo establecido en este artículo, los costos y deducciones efectivamente realizados durante el año o período gravable serán aceptados fiscalmente, así la factura de venta o documento equivalente tenga fecha del año o período siguiente, siempre y cuando se acredite la prestación del servicio o venta del bien en el año o período gravable.»

Si la factura se recibe en el periodo siguiente al reconocimiento del costo o gasto, estos se reconocerán en el año en que se realicen sin importar que la factura se reciba en el periodo siguiente con fecha del periodo siguiente.

Tanto la contabilidad como la norma fiscal reconocen la realidad de los hechos independientemente de la fecha factura, de hecho, podemos olvidarnos de la factura.

Si el costo, gasto o impuesto descontable se realizó efectivamente en el 2019, serán declarados en el 2019 así la factura sea del 2020.

Si la factura del periodo anterior no se declaró en el periodo anterior.

Si el hecho económico se realizó en el periodo anterior y no se reconoció como debió haber sido, es preciso corregir las declaraciones tributarias del periodo en que se debió reconocer el hecho económico.

El tratamiento es igual al contable, en la medida en que los hechos no reconocidos del periodo anterior implican la reexpresión de los estados financieros, y en el caso tributario, la corrección de las declaraciones tributarias.

Para todos los efectos tributarios, el costo o el gasto se reconoce en el periodo en que se realizan, y si ese principio no se aplica se deben corregir las declaraciones respectivas.

Complementando lo anterior, el costo debe ser previo o simultáneo a la factura, pero nunca posterior. Es decir que, si el costo es del 2019, la factura puede ser del 2019 o tener fecha del 2020, pero no se puede tener una factura del 2019 para un costo del 2020.

Lo que el articulo 771-2 del estatuto tributario permite es que el costo se realice en el 2019 y la factura correspondiente sea del 2020, no viceversa.

La razón es que se debe respetar el principio de causalidad, donde los costos asociados a los ingresos deben corresponder al mismo periodo gravable.

Si se nos olvidó incluir una factura en la declaración de Iva del último periodo del 2019, lo correcto es corregir la declaración de Iva de ese periodo y no incluir la factura del 2019 en el primer periodo de Iva del 2020.

Cuando se trata del impuesto a las ventas y la retención en la fuente, los ajustes se deben hacer incluso cuando se afecta el periodo mensual, bimestral o cuatrimestral del estas declaraciones.

Por ejemplo, una retención del mes de enero no puede ser incluida en el mes de febrero sólo porque se nos olvidó y ya declaramos la retención de enero. Se suele hacer por no es lo correcto.

En las NIIF la obligación de reexpresar los estados financieros por facturas de periodos anteriores no reconocidas, está supeditada a la materialidad del hecho económico, pero tributariamente no existe esa excepción, de modo que, si la Dian se entera de un procedimiento irregular, perfectamente puede cuestionar las declaraciones tributarias comprometidas, obligando al contribuyente a corregir.

Una factura por $10.000 declarada equivocadamente es suficiente para que la Dian le haga pagar al contribuyente la sanción mínima, y casos se han visto donde la Dian ha obligado a contribuyentes a corregir declaraciones tributarias por diferencias de $1.000.

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Una opinión
  1. LUIS FERNANDO Dice:

    Buenos días, el inconveniente en la parte fiscal es la sanción, pienso que se tendría que evaluar si es conveniente pagar la sanción y disminuir el impuesto de renta

    Responder
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