Facturas de periodos o años anteriores

Una empresa regularmente recibe facturas de años anteriores cuando ya se ha hecho el cierre contable y los estados financieros ya están autorizados o aprobados, y se han presentado los informes a las distintas entidades oficiales. ¿Qué se debe hacer en estos casos?

Los hechos económicos se reconocen aunque no haya llegado la factura.

En primer lugar, debemos señalar que en las NIIF no hace falta contar con la factura para contabilizar o reconocer la compra o gasto correspondiente. Los hechos económicos se deben reconocer o contabilizar cuando suceden, independientemente de si existe la factura o no.

Si en noviembre de 2021 se hizo una compra, pero no se recibió la factura, la compra debe ser reconocida en noviembre de 2021, cuando ocurrió el hecho económico. Luego, si la factura se recibe en febrero de 2022, no pasa nada ni se debe hacer nada porque la compra ya fue contabilizada en su momento.

Si las cosas se hacen como deben ser, es irrelevante si la factura llega en el periodo siguiente, pues, como se repite, la compra o el gasto facturado se debe reconocer en el periodo en que se realizó la operación.

Cuando el hecho económico no fue reconocido en el periodo anterior.

Si se recibe una factura del periodo anterior que no fue reconocida en dicho periodo, sí se debe hacer el ajuste respectivo para realizar la contabilización correcta de esa factura.

Por ejemplo, si en 2021 se hizo una compra por $100.000.000 que no se registró en 2021, y la factura llega en 2022, esa factura se debe reconocer en 2021, porque corresponde a una compra realizada en dicho periodo.

Como el hecho económico corresponde a 2021, debe reconocerse en 2021 aun cuando la factura tenga fecha de 2022.

Si los estados financieros de 2021 se han autorizado cuando llega la factura, se debe hacer la reexpresión de los estados financieros de 2022 para reconocerla, y si no se ha hecho el cierre contable, igual se debe hacer el ajuste para que la factura quede reconocida en 2021.

Cuando se reciben facturas de un mes anterior pero dentro del mismo año, no hay mayor problema en hacer las correcciones pertinentes porque aún no se ha realizado el cierre contable.

Así lo dispone la sección 10 de las NIIF para Pymes en la parte que se refiere a las correcciones de errores anteriores.

Respecto a cómo corregir ese error u omisión, señala el párrafo 10.21 de la sección 10:

«En la medida en que sea practicable, una entidad corregirá de forma retroactiva los errores significativos de periodos anteriores, en los primeros estados financieros formulados después de su descubrimiento:

(a) reexpresando la información comparativa para el periodo o periodos anteriores en los que se originó el error, o

(b) si el error ocurrió con anterioridad al primer periodo para el que se presenta información, reexpresando los saldos iniciales de activos, pasivos y patrimonio de ese primer periodo.»

Esta reexpresión se debe hacer si el hecho es significativo o material, pues si el valor de la factura es irrelevante, no es necesario modificar la contabilidad del periodo anterior para reexpresar los estados financieros.

Por su parte, señala el párrafo 10.22 de la sección 10 de las NIIF para Pymes:

«Cuando sea impracticable la determinación de los efectos de un error en la información comparativa en un periodo específico de uno o más periodos anteriores presentados, la entidad reexpresará los saldos iniciales de los activos, pasivos y patrimonio del primer periodo para el cual la reexpresión retroactiva sea practicable (que podría ser el periodo corriente).»

En lo posible, y dependiendo de la materialidad del error o la omisión (valor de la factura en este caso), se debe hacer la reexpresión de los estados financieros afectados, aunque ello implique autorizarlos de nuevo y corregir los informes transmitidos a las distintas entidades estatales de control y vigilancia.

Efectos fiscales de las facturas de periodos o años anteriores.

En la parte tributaria, el tratamiento es similar al contable, según lo establece el artículo 771-2 del estatuto tributario en su parágrafo segundo:

«Sin perjuicio de lo establecido en este artículo, los costos y deducciones efectivamente realizados durante el año o período gravable serán aceptados fiscalmente, así la factura de venta o documento equivalente tenga fecha del año o período siguiente, siempre y cuando se acredite la prestación del servicio o venta del bien en el año o período gravable.»

Si la factura se recibe en el periodo siguiente al reconocimiento del costo o gasto, estos se reconocerán en el año en que se realicen, sin importar que la factura se reciba en el periodo siguiente con fecha del periodo siguiente.

Tanto la contabilidad como la norma fiscal reconocen la realidad de los hechos independientemente de la fecha de la factura; de hecho, podemos olvidarnos de la factura.

Si el costo, gasto o impuesto descontable se realizó efectivamente en 2019, serán declarados en 2019, así la factura sea de 2020.

Si la factura del periodo anterior no se declaró en el periodo anterior.

Si el hecho económico se realizó en el periodo anterior y no se reconoció como debió haber sido, es preciso corregir las declaraciones tributarias del periodo en que se debió reconocer el hecho económico.

El tratamiento es igual al contable, en la medida en que los hechos no reconocidos del periodo anterior implican la reexpresión de los estados financieros, y en el caso tributario, la corrección de las declaraciones tributarias.

Para todos los efectos tributarios, el costo o el gasto se reconoce en el periodo en que se realizan, y si ese principio no se aplica, se deben corregir las declaraciones respectivas.

Complementando lo anterior, el costo debe ser previo o simultáneo a la factura, pero nunca posterior. Es decir, que si el costo es de 2019, la factura puede ser de 2019 o tener fecha de 2020, pero no se puede tener una factura de 2019 para un costo de 2020.

Lo que el artículo 771-2 del estatuto tributario permite es que el costo se realice en 2019 y la factura correspondiente sea de 2020, no viceversa.

La razón es que se debe respetar el principio de causalidad, donde los costos asociados a los ingresos deben corresponder al mismo periodo gravable.

Si se nos olvidó incluir una factura en la declaración de IVA del último periodo de 2019, lo correcto es corregir la declaración de IVA de ese periodo y no incluir la factura de 2019 en el primer periodo de IVA de 2020.

Cuando se trata del impuesto a las ventas y la retención en la fuente, los ajustes se deben hacer incluso cuando se afecta el periodo mensual, bimestral o cuatrimestral de estas declaraciones.

Por ejemplo, una retención del mes de enero no puede ser incluida en el mes de febrero solo porque se nos olvidó y ya declaramos la retención de enero. Se suele hacer, pero no es lo correcto.

En las NIIF, la obligación de reexpresar los estados financieros por facturas de periodos anteriores no reconocidas está supeditada a la materialidad del hecho económico, pero tributariamente no existe esa excepción, de modo que si la Dian se entera de un procedimiento irregular, perfectamente puede cuestionar las declaraciones tributarias comprometidas, obligando al contribuyente a corregir.

Una factura por $10.000 declarada equivocadamente es suficiente para que la Dian le imponga al contribuyente la sanción mínima, y se han visto casos donde la Dian ha obligado a contribuyentes a corregir declaraciones tributarias por diferencias de $1.000.

Emitir facturas de meses o años anteriores.

Lo anteriormente expuesto aplica para los casos en que la empresa recibe facturas como cliente, es decir, cuando hace compra de bienes y servicios, pero también puede suceder que la empresa, como vendedor y proveedor, requiera emitir facturas del mes anterior o del año anterior, tema abordado en este artículo.

En general, sí es posible hacerlo, pero con la implementación de la facturación electrónica, los sistemas solo permiten generar facturas de fecha anterior por unos pocos días, entre 5 y 15 días anteriores.

Por ejemplo, no es posible que el sistema permita emitir una factura de 2021 en marzo de 2022; ni siquiera se puede hacer una factura de febrero en el mes de marzo, pues lo máximo que se permite es hacerla con una fecha anterior de aproximadamente 15 días, dependiendo del software.

Por supuesto, la emisión de una factura de una fecha anterior obliga a realizar los ajustes contables necesarios, y en ocasiones, puede afectar también las declaraciones tributarias ya presentadas, pues la factura modifica ingresos, IVA y retenciones de periodos o fechas ya facturadas.

Sin embargo, esto no impide que contablemente se reconozca el ingreso de periodos anteriores.

Cuando se presente un ingreso originado por nueva información que previamente no estaba disponible, es decir, un cambio en una estimación contable, se procederá a reconocer el ajuste en el resultado del periodo. Este reconocimiento se efectuará como un ingreso o como una reducción del gasto, según sea pertinente en función de la transacción generada y del juicio profesional aplicado.

En el caso de un ingreso originado por información que sí estaba disponible en periodos anteriores, es decir, un error contable, se deberá evaluar la materialidad del mismo. Si se considera un error inmaterial, este podrá corregirse en el periodo actual mediante el reconocimiento de un gasto o ingreso relacionado con la partida que contiene el error. Por otro lado, si se trata de un error material, se llevará a cabo una reexpresión retroactiva de las cifras comparativas en los estados financieros, de acuerdo con lo establecido en la sección 10 de la NIIF para las PYMES.