Los hechos económicos se reconocen cuando ocurren, exista o no la factura, de modo que recibir una factura tardía no es un problema si la compra se contabilizó en su momento. Si no se reconoció y el periodo ya está cerrado, se evalúa la materialidad para determinar si procede la reexpresión de los estados financieros. En lo fiscal, el costo realizado en un año se acepta aunque la factura sea del año siguiente, pero no al revés. Y el impuesto descontable admite un margen de periodos siguientes que la retención en la fuente no tiene.
- El hecho económico se reconoce aunque no haya llegado la factura.
- Cuando el hecho económico no se reconoció.
- Efectos fiscales de las facturas de años anteriores.
- Si la factura del periodo anterior no se declaró.
- Emitir facturas de meses o años anteriores.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Se puede contabilizar una factura del año anterior?
- ¿Necesito la factura para contabilizar una compra?
- ¿Puedo deducir un gasto de un año si la factura tiene fecha del año siguiente?
- ¿Puedo tener una factura de un año para un costo del año siguiente?
- ¿Puedo incluir en este periodo el IVA de facturas del periodo anterior?
- ¿Y las retenciones de meses anteriores?
- ¿Debo reexpresar los estados financieros por cualquier factura que llegue tarde?
- ¿Puedo emitir hoy una factura con fecha del año pasado?
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Es normal recibir facturas de meses o años anteriores cuando ya se hizo el cierre contable, se aprobaron los estados financieros y se presentaron las declaraciones, y la regla que gobierna esas situaciones es que los hechos económicos se reconocen cuando ocurren y no cuando llega la factura, principio que el parágrafo 2 del artículo 771-2 del estatuto tributario recogió expresamente. ¿Qué se debe hacer entonces en cada caso?
El hecho económico se reconoce aunque no haya llegado la factura.
Este es el punto de partida y resuelve por sí solo la mayoría de los casos: bajo las NIIF no hace falta tener la factura para contabilizar la compra o el gasto.
Los hechos económicos se reconocen cuando suceden, exista o no el documento. Si en noviembre se hizo una compra y la factura no llegó, la compra debe reconocerse en noviembre, cuando ocurrió.
Y si esa factura llega en febrero del año siguiente, no pasa nada ni hay que hacer nada, porque la compra ya quedó reconocida en su momento.
Dicho de otro modo: si las cosas se hacen como deben ser, es irrelevante cuándo llegue la factura. El problema solo aparece cuando el hecho económico no se reconoció en su oportunidad.
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Cuando el hecho económico no se reconoció.
Aquí sí hay que actuar, y la magnitud de la respuesta depende de dos variables: si el periodo ya está cerrado y si el valor es material.
Supongamos que en 2024 se hizo una compra por $100.000.000 que no se registró en 2024, y la factura llega en 2025. Esa operación corresponde a 2024 y allí debe reconocerse, aunque la factura tenga fecha de 2025.
Si el periodo aún no está cerrado.
Cuando se reciben facturas de un mes anterior pero dentro del mismo año, no hay mayor problema: se hacen las correcciones pertinentes porque aún no se ha realizado el cierre contable.
Si los estados financieros ya fueron aprobados.
Cuando el periodo ya está cerrado y los estados financieros autorizados, se está ante un error de periodos anteriores, y el tratamiento lo da la sección 10 de las NIIF para Pymes. Señala el párrafo 10.21:
«En la medida en que sea practicable, una entidad corregirá de forma retroactiva los errores significativos de periodos anteriores, en los primeros estados financieros formulados después de su descubrimiento: (a) reexpresando la información comparativa para el periodo o periodos anteriores en los que se originó el error, o (b) si el error ocurrió con anterioridad al primer periodo para el que se presenta información, reexpresando los saldos iniciales de activos, pasivos y patrimonio de ese primer periodo.»
La reexpresión procede si el error es significativo o material. Si el valor de la factura es irrelevante, no hay que modificar la contabilidad del periodo anterior ni reexpresar los estados financieros.
Y cuando la reexpresión resulta impracticable, el párrafo 10.22 de la misma sección permite reexpresar los saldos iniciales del primer periodo para el cual la reexpresión sea practicable, que puede ser el periodo corriente.
Por lo anterior, y dependiendo de la materialidad, puede ser necesario reexpresar los estados financieros afectados, aunque ello implique autorizarlos de nuevo y corregir los informes ya transmitidos a las entidades de control y vigilancia.
Error contable o cambio en una estimación.
Conviene distinguir dos situaciones que se tratan de manera distinta, porque no todo ajuste de periodos anteriores es un error.
Cambio en una estimación contable.
Cuando el ajuste se origina en información nueva que antes no estaba disponible, no hay error: se reconoce en el resultado del periodo corriente, como ingreso o como menor gasto, según corresponda.
Error contable.
Cuando el ajuste se origina en información que sí estaba disponible en periodos anteriores, hay error, y entonces se evalúa la materialidad: si es inmaterial se corrige en el periodo corriente, y si es material se hace la reexpresión retroactiva de las cifras comparativas conforme a la sección 10.
Efectos fiscales de las facturas de años anteriores.
En lo tributario el tratamiento es coherente con el contable, y la norma lo dice de forma expresa. Señala el parágrafo 2 del artículo 771-2 del estatuto tributario:
«Sin perjuicio de lo establecido en este artículo, los costos y deducciones efectivamente realizados durante el año o período gravable serán aceptados fiscalmente, así la factura de venta o documento equivalente tenga fecha del año o período siguiente, siempre y cuando se acredite la prestación del servicio o venta del bien en el año o período gravable.»
La norma es tranquilizadora: si el costo o el gasto se realizó efectivamente en un año, se declara en ese año, aunque la factura tenga fecha del siguiente. Lo que hay que poder acreditar es que la venta o el servicio ocurrió en ese periodo.
La factura no puede ser anterior al costo.
Hay una asimetría que conviene retener, porque la norma solo funciona en un sentido.
El costo debe ser previo o simultáneo a la factura, nunca posterior. Es decir, si el costo es de 2024, la factura puede ser de 2024 o tener fecha de 2025, pero no se puede tener una factura de 2024 para un costo de 2025.
Lo que el artículo 771-2 permite es que el costo se realice primero y la factura llegue después, no al revés. La razón es que debe respetarse la asociación entre los costos y los ingresos del mismo periodo gravable.
Si la factura del periodo anterior no se declaró.
Cuando el hecho económico se realizó en el periodo anterior y no se reconoció como debía, hay que corregir las declaraciones del periodo al que pertenece.
Y aquí aparece una diferencia importante frente a lo contable: en las NIIF la obligación de reexpresar está supeditada a la materialidad, pero tributariamente esa excepción no existe.
Una factura de $10.000 declarada equivocadamente es suficiente para que la Dian imponga la sanción mínima, y se han visto casos de contribuyentes obligados a corregir declaraciones por diferencias de mil pesos.
El caso del IVA descontable.
En el IVA hay un margen que evita tener que corregir, y conviene aprovecharlo. El artículo 496 del estatuto tributario permite contabilizar el impuesto descontable en el periodo de su causación o en uno de los tres periodos bimestrales inmediatamente siguientes, y solicitarlo en la declaración del periodo en que se contabilizó.
Para los responsables con periodo cuatrimestral el margen es de un cuatrimestre siguiente.
En consecuencia, si quedaron facturas de compra sin contabilizar de un periodo ya declarado, el IVA descontable se puede incluir en el periodo siguiente dentro de ese margen, sin corregir la declaración anterior.
Fuera de ese margen, en cambio, ya no hay alternativa: lo correcto es corregir la declaración del periodo que corresponde, y no incluir la factura en un periodo posterior.
La retención en la fuente no admite ese margen.
En retención en la fuente no existe una regla equivalente. Una retención de enero no se puede incluir en febrero porque se olvidó: lo correcto es corregir la declaración de enero. Se suele hacer de la otra forma, pero no es correcto, y el tema lo desarrollamos en el artículo sobre la retención en la fuente en facturas de meses anteriores.
Emitir facturas de meses o años anteriores.
Todo lo anterior se refiere a la empresa como compradora, que recibe facturas tardías. La situación es completamente distinta cuando la empresa es la vendedora y necesita emitir una factura de un periodo pasado.
Y allí la respuesta es categórica: hoy no se puede. La Dian valida que la fecha de generación de la factura coincida con la de su firma, de modo que no se puede expedir una factura con fecha del mes anterior ni del día anterior. La venta omitida se factura con la fecha del día en que se expide, asumiendo los ajustes del periodo al que pertenece la operación, según explicamos en el artículo sobre si se puede hacer una factura con fecha del mes anterior.
Y si lo que se pretende es anular una factura de un periodo anterior con una nota crédito, el procedimiento y sus efectos los tratamos en el artículo sobre la anulación de facturas electrónicas y notas crédito.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Se puede contabilizar una factura del año anterior?
Sí, y se debe. El costo o gasto se reconoce en el periodo en que se realizó la operación, no en aquel en que llegó la factura. Si el periodo ya está cerrado, se evalúa la materialidad para determinar si procede la reexpresión.
¿Necesito la factura para contabilizar una compra?
No. Bajo las NIIF los hechos económicos se reconocen cuando ocurren, exista o no la factura. Si la factura llega después, la compra ya estará contabilizada y no habrá que hacer nada.
¿Puedo deducir un gasto de un año si la factura tiene fecha del año siguiente?
Sí. El parágrafo 2 del artículo 771-2 del estatuto tributario lo permite expresamente, siempre que se acredite que la venta del bien o la prestación del servicio ocurrió en el año gravable en que se declara el costo.
¿Puedo tener una factura de un año para un costo del año siguiente?
No. La norma solo funciona en un sentido: el costo puede ser anterior a la factura, pero la factura no puede ser anterior al costo, porque debe respetarse la asociación entre costos e ingresos del mismo periodo.
¿Puedo incluir en este periodo el IVA de facturas del periodo anterior?
Sí, dentro del margen del artículo 496 del estatuto tributario, que permite contabilizar el descontable en el periodo de causación o en uno de los tres periodos bimestrales siguientes, o en el cuatrimestre siguiente para quienes declaran cuatrimestralmente.
¿Y las retenciones de meses anteriores?
En retención no existe ese margen. Una retención que correspondía a un mes debe declararse en ese mes, y si se omitió, lo correcto es corregir esa declaración y no incluirla en la del mes siguiente.
¿Debo reexpresar los estados financieros por cualquier factura que llegue tarde?
No. La reexpresión procede cuando el error es material. Si el valor es irrelevante, se corrige en el periodo corriente sin modificar la contabilidad del periodo anterior.
¿Puedo emitir hoy una factura con fecha del año pasado?
No. La Dian valida que la fecha de generación coincida con la de la firma y rechaza cualquier factura con fecha anterior. La venta omitida se factura con la fecha del día y se asumen los ajustes del periodo correspondiente.
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En el ejemplo del punto 3, no es 2019, es 2021, de acuerdo con el enunciado inicial del mismo. Gracias.
Revisaremos. Gracias por la observación.
Saludos
Si presenté el IVA del primer cuatrimestre del año 2022 y se quedaron unas facturas de compra sin contabilizar, ¿puedo incluirlas para el segundo cuatrimestre y deducir ese IVA para este período?
Sí, puede incluir el IVA descontable en el siguiente periodo, al tenor del artículo 496 del Estatuto Tributario.
Tengo una duda. Si mi factura está generada en el año 2021 y quedó mal, debo anularla, pero no realicé la nota de crédito. ¿Qué debo hacer, ya que estamos en el 2022 y ese ingreso es irreal? ¿Debo hacer la nota de crédito en el 2022? Y, además, ¿cómo se maneja fiscalmente, ya que estos ingresos me aumentarían la utilidad y eso no refleja la realidad económica de la empresa?
Puede generar la nota de crédito en el año siguiente para anular la factura del año anterior, y fiscalmente maneja el IVA como operaciones resueltas o rescindidas.
Tengo el mismo inconveniente. Por el método de causación, realicé un registro contable de mi ingreso, pero no generé la factura antes del 31 de diciembre. Sin embargo, mi ingreso es del año 2021. Generé la factura en enero, con cargo a esa causación, y no reporté nada en 2022, aclarando que esa factura corresponde al servicio de diciembre de 2021. Además, reporté en mis declaraciones de 2021 el IVA y el RF del valor del ingreso.
Considerando que la causación se realizó aplicando los principios contables, no debería tener dificultades por ese procedimiento.
Si olvidé reportar mis facturas electrónicas antes del 31 de diciembre de 2021, ¿qué puedo hacer ahora para que no me vea afectado?
Quizás la opción más sencilla es anular las facturas para que el reporte y la fecha de la factura coincidan con el mismo período.