En ocasiones, el contribuyente se ve en la obligación de anular facturas ya generadas, situación que exige un procedimiento determinado, especialmente en la factura electrónica.
- Cuándo anular una factura.
- Cómo anular una factura.
- Anulación de la factura electrónica.
- Cómo anular una factura electrónica.
- Errores en la anulación de la factura.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Puedo anular una factura electrónica del año pasado?
- ¿Cuántos días tengo para anular una factura electrónica?
- ¿Se puede anular una factura ya declarada?
- ¿Las facturas anuladas se declaran?
- ¿Para anular factura es nota de crédito o débito?
- ¿Qué hacer si anulé una factura electrónica por error?
- ¿Cuántas facturas se pueden anular con una nota de crédito?
Cuándo anular una factura.
La factura debe anularse únicamente cuando existan razones justificadas para ello, como cuando tiene errores que afectan su calidad de título valor, o porque no corresponde a la realidad de la operación facturada.
Entre las causas que podemos considerar justificadas para anular la factura están las siguientes:
- Error en la identificación del cliente.
- Error en el valor de la operación.
- Error en el producto o servicio facturado.
- Error en la fecha de la operación.
- Cuando el cliente no recibe el producto o servicio facturado (devoluciones).
La factura no se debe anular cuando el cliente recibe el producto o el servicio y no lo paga; hacerlo significa omitir ingresos, pues lo correcto es tratar el valor no pagado como una deducción por provisión de cartera o como una cuenta manifiestamente perdida.
Cómo anular una factura.
La anulación de la factura, por lo general, se debe hacer con una nota de crédito.
La factura no se debe eliminar ni borrar del sistema, pues debe quedar evidencia de la operación anulada, de manera que la factura anulada siempre debe estar disponible para ser consultada.
Anular una factura no es desaparecerla, sino dejarla sin efecto, afectando todos los registros y movimientos contables realizados al momento de emitir la factura, a fin de dejar registro de la anulación.
Anulación de la factura electrónica.
La anulación de facturas electrónicas exige mayor rigurosidad porque estas han sido validadas previamente por la Dian, y la Dian ha fijado unos requisitos para su anulación.
El artículo 9 de la resolución 000030 del 28 de abril de 2019 señala que la anulación de las facturas se debe hacer mediante una nota de crédito que esté asociada a la factura anulada, lo que reitera el artículo 30 de la resolución 042 de 2020.
La nota de crédito que anule una factura debe contener los siguientes requisitos:
- Corresponde a un sistema de numeración consecutiva propio de quien las expide.
- La fecha de expedición, el prefijo y el número y la fecha y Código Único de Factura Electrónica (CUFE) de la factura electrónica de venta a la cual hace referencia.
- El nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del facturador electrónico, del proveedor tecnológico si es del caso y del adquiriente.
- Código Único de Documento Electrónico (CUDE).
- Cantidad y descripción específica de los bienes y/o servicios, utilizando códigos que permitan la identificación del objeto de ajuste, cuando sea del caso.
- Descripción y valor de los impuestos.
- Valor unitario y valor total.
- La información adicional referente a la factura electrónica de venta, cuando fuere del caso.
La nota de crédito que anula la factura también debe contar con la validación previa antes de ser entregada al adquiriente, y se entregará de la misma forma en que se entregó la factura anulada, por lo general a través de un correo electrónico.
En la nota de crédito se deben señalar las causas que justifiquen la anulación de la factura.
El programa o software que se utilice para facturar electrónicamente debe cumplir con los requerimientos necesarios para poder anular las facturas correctamente.
Cómo anular una factura electrónica.
Como ya señalamos, la anulación de la factura electrónica se hace emitiendo una nota de crédito que se asocia a la factura anulada.
Para ello, hay que registrar un rango de numeración, el cual no requiere autorización de la Dian, siendo un procedimiento interno de la empresa, que se configura en el aplicativo de facturación. Para lo cual se requiere el número de resolución de autorización de facturación y la fecha de autorización que figure en la resolución.
Una vez registrado el rango de numeración de la nota de crédito, se llama o selecciona la factura que se quiere anular, y en ella se ubica la opción para emitir la nota de crédito.
Errores en la anulación de la factura.
Los errores en la anulación de la factura, especialmente cuando se hace sin justificación, pueden derivar en un proceso de fiscalización de la Dian.
La anulación de la factura no puede ser utilizada para desaparecer ingresos, o para pasarlos de un período a otro, dos de las prácticas indebidas en que suelen incurrir los contribuyentes.
En caso de que la Dian tenga conocimiento de estas prácticas, iniciará un proceso de fiscalización, que será más sencillo con la facturación electrónica, pues todo pasa por su sistema.
Cualquier error puede dar lugar a que la Dian se fije en el contribuyente, incrementando el riesgo de auditoría o fiscalización.
Preguntas frecuentes.
A continuación, respondemos las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.
Sí. No existe una norma que imponga un límite temporal para la anulación de facturas, por lo que debe ser posible, lo que dependerá del software de facturación utilizado.
La norma no impone un límite de días para anular una factura electrónica, por lo que técnicamente es ilimitado.
Sin embargo, tenga presente que si se anula una factura cuando ya ha transcurrido el mes o el año, se requerirá hacer los ajustes contables correspondientes, lo que puede afectar el cierre de los estados financieros y las declaraciones tributarias ya presentadas, situaciones que se deben evaluar.
Sí, se puede anular una factura ya declarada, pero probablemente deba corregir la declaración tributaria correspondiente.
En el caso de la declaración de IVA, esta tiene un renglón para incluir las operaciones anuladas.
Se puede afirmar que las facturas anuladas se deben declarar en la medida en que se deben informar las operaciones anuladas o rescindidas, tanto en renta como en IVA y retención en la fuente.
El vendedor o emisor de la factura debe anularla utilizando una nota de crédito.
Se puede anular una factura electrónica con una nota de crédito, pero no se puede anular una nota de crédito con la que se ha anulado la factura. En tal caso, en nuestro criterio, será necesario generar una nueva factura con numeración diferente.
Algunas personas suelen anular el efecto de una nota de crédito emitiendo una nota de débito, pero no es posible hacerlo si la nota de crédito se creó para anular una factura electrónica.
Una nota de crédito puede anular una sola factura, o dicho de otro modo, por cada anulación se debe realizar una nota de crédito.
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Buena tarde:
Agradezco me aclaren con respecto al tiempo de anulación de la factura el Articulo 773 del Código de Comercio. Gracias
Artículo 773. Aceptación de la factura Una vez que la factura sea aceptada por el comprador o beneficiario del servicio, se considerará, frente a terceros de buena fe exenta de culpa que el contrato que le dio origen ha sido debidamente ejecutado en la forma estipulada en el título.
El comprador o beneficiario del servicio deberá aceptar de manera expresa el contenido de la factura, por escrito colocado en el cuerpo de la misma o en documento separado, físico o electrónico. Igualmente, deberá constar el recibo de la mercancía o del servicio por parte del comprador del bien o beneficiario del servicio, en la factura y/o en la guía de transporte, según el caso, indicando el nombre, identificación o la firma de quien recibe, y la fecha de recibo. El comprador del bien o beneficiario del servicio no podrá alegar falta de representación o indebida representación por razón de la persona que reciba la mercancía o el servicio en sus dependencias, para efectos de la aceptación del título valor.
La factura se considera irrevocablemente aceptada por el comprador o beneficiario del servicio, si no reclamare en contra de su contenido, bien sea mediante devolución de la misma y de los documentos de despacho, según el caso, o bien mediante reclamo escrito dirigido al emisor o tenedor del título, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recepción. En el evento en que el comprador o beneficiario del servicio no manifieste expresamente la aceptación o rechazo de la factura, y el vendedor o emisor pretenda endosarla, deberá dejar constancia de ese hecho en el título, la cual se entenderá efectuada bajo la gravedad de juramento.
PARÁGRAFO. La factura podrá transferirse después de haber sido aceptada por el comprador o beneficiario del bien o servicio. Tres (3) días antes de su vencimiento para el pago, el legítimo tenedor de la factura informará de su tenencia al comprador o beneficiario del bien o servicio.
La norma no establece un plazo para anular la factura, pero se entiende que si ya fue aceptada por el cliente y es una factura a crédito que ya fue registrada, el Radian no podría anularse, porque de haberse negociado (endosado), el endosatario sería defraudado. Por eso, tiene sentido el artículo 773 del Código de Comercio.
Buenas tardes. Si un cliente se niega a pagarme una factura, este cliente ya se descontó además el IVA y los correspondientes impuestos, y yo sí tuve que pagar todo el tema tributario que se generó… ¿cómo puedo hacer para, por lo menos, tampoco tener que pagar esta carga tributaria?
Puede deducir la factura como provisión de cartera o como deuda manifiestamente perdida.
Necesito el paz y salvo de la factura de la revista Lee’vón para poder solicitar un crédito.
Esa solicitud debe hacerla directamente ante el emisor de la factura, su acreedor.
Buenas tardes. La empresa que recibe la factura y la nota de crédito electrónica que la anula debe hacer la contabilización de los documentos, así su valor quede en ceros. Gracias.
Sí, ese es el procedimiento cuando se emite la nota de crédito para anular la factura, que se hace por el mismo importe que esta, dando como resultado cero.
Se genera una factura en el mes de diciembre de 2022. El cliente no la contabiliza por descuido. Al realizarle el cobro, manifiesta el error que cometió y solicita el cambio de esta, argumentando que la cambie porque no la puede registrar contablemente debido a que tiene fecha de emisión de diciembre de 2022 y porque ya liquidó el impuesto de dicho periodo.
¿La puedo generar nuevamente? ¿Esto acarrea inconvenientes con el tema de impuestos?
Gracias por su ayuda.
La razón planteada por el cliente no es justificación para anular una factura. Además, si se hace para evitar el problema al cliente, el emisor de la factura será quien tenga el mismo problema porque ya ha declarado esa factura.
Buenas tardes. Tengo una factura electrónica que el cliente aceptó y, al realizar la nota crédito, la DIAN la rechaza por estar en estado aceptada por el cliente. ¿Cómo se debería proceder para poder anular esta factura?
En ese caso, la nota de crédito se emite sin referencia a la factura, con código 22.
Puedo elaborar una nota de crédito en 2022 de una factura electrónica del 2021. ¿Qué implicaciones fiscales tendría si al cierre del año 2021 no reporto dicha operación, ya que fue anulada con la nota de crédito en el siguiente año?
Sí se puede emitir la nota de crédito sobre una factura del año anterior, pero implicará hacer ajustes en la contabilidad. En cuanto al IVA, el ajuste se hace vía operaciones anuladas o rescindidas, al igual que en la declaración de retención en la fuente.
Se elaboró una factura electrónica en el año 2021 que fue transmitida a la Dian. Dicha factura fue incorrecta, ya que no representa la realidad de la operación. Por lo tanto, se requiere elaborar en 2022 una nota de crédito electrónica. ¿Qué efectos fiscales tiene esto en los períodos fiscales 2021 y 2022? Lo anterior considerando que corresponde a una utilidad por venta en activos fijos poseídos por más de 2 años, lo cual genera impuesto por ganancias ocasionales.
Gracias por el aporte.
Si la factura no se anula, sino que se ajusta su importe conservando la misma fecha de la operación, no tiene efecto sobre la ganancia ocasional respecto a los 2 años de referencia, precisamente porque la fecha no se altera.
¿Tiene algún costo anular una factura electrónica de la cual ya se pagó el IVA?
La anulación de facturas no tiene costo, pero sí implica hacer ajustes en el IVA, la retención y demás. Solo costos operativos…