Anulación de facturas – Cómo hacerlo

En ocasiones el contribuyente se ve en la obligación de anular facturas ya generadas, situación que exige un procedimiento determinado especialmente en la factura electrónica.

Cuando anular una factura.

La factura sebe anular únicamente cuando existan razones justificadas para ello, como cuando tiene errores que afectan su calidad de título valor, o porque no corresponde a la realidad de la operación facturada.

Entre las causas que podemos considerar justificadas para anular la factura están las siguientes.

1. Error en la identificación del cliente.
2. Error en el valor de la operación.
3. Error en el producto o servicio facturado.
4. Error en la fecha de la operación.
5. Cuando el cliente no recibe el producto o servicio facturado (devoluciones)

La factura no se debe anular cuando el cliente recibe el producto o el servicio y no lo paga; hacerlo significa es omitir ingresos, pues lo correcto es tratar el valor no pagado como una deducción por provisión de cartera o como una cuenta manifiestamente perdida.

Cómo anular una factura.

La anulación de la factura por lo general se debe hacer con una nota crédito.

La factura no se debe eliminar ni borrar del sistema, pues debe quedar evidencia de la operación anulada, de manera que la factura anulada siempre debe estar disponible para ser consultada.

Anular una factura no es desaparecerla.

Anulación de la factura electrónica.

La anulación de facturas electrónicas exige mayor rigurosidad porque estas han sido validadas previamente por la Dian, y la Dian ha fijado unos requisitos para su anulación.

El artículo 9 de la resolución 000030 del 28 de abril de 2019 señala que la anulación de las facturas se debe hacer mediante una nota crédito que esté asociada a la factura anulada.

La nota crédito que anule una factura debe contener los siguientes requisitos:

1. Corresponder a un sistema de numeración consecutiva propio de quien las expide.
2. La fecha de expedición, el prefijo y el número y la fecha y Código Único de Factura Electrónica (CUFE) de la factura electrónica de venta a la cual hace referencia.
3. El nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del facturador electrónico, del proveedor tecnológico si es del caso y del adquiriente.
4. Código Único de Documento Electrónico (CUDE).
5. Cantidad y descripción específica de los bienes y/o servicios, utilizando códigos que permitan la identificación objeto de ajuste de estos, cuando sea del caso.
6. Descripción y valor de los impuestos.
7. Valor unitario y valor total.
8. La información adicional referente a la factura electrónica de venta, cuando fuere del caso.

La nota crédito que anula la factura también debe contar con la validación previa antes de ser entregada al adquiriente, y se entregará de la misma forma en que se entregó la factura anulada, por lo general a través de un correo electrónico.

En la nota crédito se deben señas las causas que justifiquen la anulación de la factura.

El programa o software que se utilice para facturar electrónicamente, debe cumplir con los requerimientos necesarios para poder anular las facturas correctamente.

Errores en la anulación de la factura.

Los errores en la anulación de la factura, especialmente cuando se hace sin justificación, pueden derivar en un proceso de fiscalización de la Dian.

La anulación de la factura no puede ser utilizada para desaparecer ingresos, o para pasarlos de un periodo a otro, dos de las prácticas indebidas en que suelen incurrir los contribuyentes.

En caso que la Dian tenga conocimiento de estas prácticas iniciará un proceso de fiscalización, que será más sencillo con la facturación electrónica, pues todo pasa por su sistema.

Cualquier error puede dar lugar a que la Dian se fije en el contribuyente incrementando el riesgo de auditoría o fiscalización.

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