Cuidado con la anulación de las facturas

La anulación de facturas debe ser una práctica justificada; no se pueden andar anulando facturas para arreglar errores que nada tienen que ver con la realdad económica que debe concluir en la anulación de una factura.

Básicamente las facturas se anulan cuando la mercancía no es recibida por el cliente, cuando se ha facturado un valor diferente del producto vendido o cuando la factura presenta yerros en otros conceptos que afectan su validez como título valor, como puede ser la equivocada identificación del cliente.

Pero algunas personas anulan facturas y luego expiden otras cuando en el fondo se trata de una misma operación, en las mismas condiciones.

Es el caso cuando una factura expedida en diciembre que no es recibida, así que en enero anulan la factura expedida en diciembre y expiden otra en enero, sin que se haya presentado una devolución efectiva de la mercancía u otra razón válida; simplemente se hace para que los ingresos de diciembre se puedan causar en enero.

En este ejemplo se han expedido dos facturas sobre una misma operación económica sin que exista una justificación válida.

Aunque desde el tipo de vista contable y comercial no haya mayor inconveniente en anular facturas sin justificación, si puede haber un problema tributario, que como siempre, es lo que pone en cintura a los contribuyentes que no son estrictos en la aplicación de las normas.

Veamos lo que dijo la Dian al respecto.

«Santa Fe de Bogotá, D. C. Agosto 9 de 2000

Nuevamente solicita se conceptúe sobre si es posible exigir el cambio de la fecha de expedición de la factura y cuál es la norma que ampara tal actuación.

Señala que mediante el concepto No. 39139 de abril 25 de 2000 se trató el tema pero en esta oportunidad solicita su ampliación.

RESPUESTA

Frente al punto de consulta claramente se dijo en el concepto en referencia, al absolver una consulta formulada por usted, que:

"... las normas tributarias en ningún momento establecen cuando procede o no el cambio de fecha de una factura, sino los requisitos que ellas deben contener. Es así, como el artículo 617 del Estatuto, prevé los requisitos de la factura dentro de los que se encuentra el literal e) ibídem, referido a la fecha de su expedición. A su vez, la ley contempla las sanciones aplicables en caso de no expedir factura o hacerlo con incumplimiento de requisitos, que en el caso del literal e) citado, el artículo 657 establece como sanción el cierre del establecimiento, salvo cuando se trate de entes que presten servicios públicos o se cause un perjuicio grave, en cuyo caso se aplicará multa en los términos del artículo 652 del mismo estatuto.

Es decir, que acorde con las disposiciones tributarias, la factura debe corresponder a la fecha de realización de la operación, razón que impide que una vez expedida pueda modificarse su fecha, situación que equivaldría a alterar la veracidad de la operación respecto de la cual se expidió.

Por lo mismo no existe disposición tributaria que ampare el cambio de la fecha de expedición de la factura y menos aún que indique las razones para tal proceder.

PREGUNTA

Es posible anular una factura y elaborar otra con fecha posterior, sobre una misma operación?

RESPUESTA

Igualmente ha considerado el Despacho que " expedida una factura respecto de una operación realizada, con el lleno de los requisitos legales, puede afirmarse que el vendedor o prestador del servicio cumplió con su obligación.

Con posterioridad a tal hecho y solamente para efectos de recibir el pago, no podrá expedir una nueva factura que corresponda a la operación ya realizada y ya facturada por que implicaría que está facturando doblemente una misma operación, conducta que constituye una infracción a la normatividad tributaria. Por lo mismo la nueva factura no estaría cumpliendo con el requisito ni del número consecutivo ni de la fecha en tanto la operación fue realizada con anterioridad a su expedición y el número no correspondería a la realización de la operación ..." concepto 42219/2000

No puede aceptarse que por decisión de las partes, se vulneren las disposiciones relativas a facturación, se anulen las facturas ya expedidas y se expidan otras que no consulten la realidad de la operación comercial. El manejo administrativo interno de las empresas si bien es de su absoluta discreción debe adecuarse de tal manera que no vulnere las normas tributarias o las desconozca. Por ello, - se reitera -, al tenor de lo previsto en el artículo 615 del Estatuto Tributario la factura debe ser expedida al realizarse la operación y debe contener la fecha de la misma.

Finalmente frente el planteamiento plasmado en el concepto No. 35073 de 2000 relativo a que no está respaldada por disposición tributaria alguna la práctica de algunos proveedores para que las facturas del mes de diciembre se reciban hasta determinado día de dicho mes y las que no se reciban a tal fecha deben quedar con fecha del año siguiente, solicita se haga extensivo a la facturación mensual.

Al respecto le informo que las interpretaciones de esta Oficina son de carácter general y en tal medida debe ser consideradas. Cuando en el concepto aludido se dice que la practica descrita no tiene asidero jurídico debe entenderse referido a todos los eventos en que se pretenda realizar, máxime si se aúna a lo ya expresado en el sentido de que la fecha de la factura debe corresponder a la de la efectiva realización de la operación.

El hecho de que las empresas puedan establecer calendarios propios y señalar fechas para la recepción de las facturas, no significa que cuando determinada factura no sea presentada para su cobro dentro de dicho término, deba ser anulada y reemplazada con otra posterior, ya que esta factura conserva su validez y como tal deberá surtir los efectos que la ley le otorga.»

La factura sólo debe ser anulada cuando exista una razón de peso para ello, pues de lo contrario el contribuyente se expone a ser investigado o incluso sancionado.