¿Se puede hacer una factura con fecha del mes anterior?

La facturación debe ser cronológica y con numeración consecutiva, como lo exige el artículo 617 del Estatuto Tributario, y en la factura electrónica la Dian valida que la fecha de la factura corresponda al día en que se genera y firma el documento, de modo que hoy ya no es posible expedir facturas con fecha del mes anterior, ni siquiera del día anterior. ¿Qué se debe hacer entonces con las ventas que quedaron sin facturar?

La factura se debe expedir en la fecha en que se realiza la operación.

El artículo 617 del Estatuto Tributario señala los requisitos de la factura de venta, y entre ellos exige dos directamente relacionados con este tema:

«d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. (…) e) Fecha de su expedición.»

La fecha de la factura no es un dato accesorio: de ella depende la causación del IVA según el artículo 429 del Estatuto Tributario, que en su literal a) dispone:

«En las ventas, en la fecha de emisión de la factura o documento equivalente, y a falta de éstos, en el momento de la entrega, aunque se haya pactado reserva de dominio, pacto de retroventa o condición resolutoria.»

Como se puede observar, aunque la factura no se expida oportunamente, el IVA de todos modos se causa con la entrega del bien o la prestación del servicio, de modo que facturar tarde no traslada el impuesto a otro periodo: el impuesto pertenece al periodo en que se realizó la operación.

La Dian ya no permite facturas electrónicas con fecha anterior.

En la factura electrónica con validación previa de que trata el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, la fecha del documento es objeto de validación conforme al anexo técnico de la factura electrónica de venta versión 1.9, señalado en el artículo 1.5.1.10.2 de la resolución 227 de 2025.

Bajo el anexo técnico anterior (versión 1.8) existía una ventana que permitía fechar la factura algunos días hacia atrás, y por eso la solución gratuita de la Dian aceptaba facturas con fecha de hasta 10 días anteriores. Esa ventana desapareció con el anexo 1.9, que introdujo la regla de rechazo FAD09e:

«Regla: FAD09e, Rechazo: Valida que fecha de generación de la factura sea igual a la fecha de firma.»

En consecuencia, la factura se debe generar, firmar electrónicamente y transmitir a la Dian el mismo día, prácticamente en tiempo real con la operación de venta. Si se intenta generar una factura con fecha del día anterior, o de cualquier fecha pasada o futura, la Dian la rechaza con ese error de validación.

Así lo ha confirmado la Dian en el concepto 1532 de 2024, en el que precisa que, con la entrada en vigencia del anexo 1.9, la fecha de generación de la factura de venta debe coincidir con la fecha de la firma, eliminando el lapso que antes existía entre la venta y la expedición de la factura.

Qué hacer con una venta del mes anterior que quedó sin facturar.

¿Qué se debe hacer? Facturar tan pronto se detecte la omisión, con la fecha del día en que se expide la factura, pues es la única fecha que el sistema acepta y la única forma de subsanar la falta de facturación.

Consecuencias. Aunque la factura quede con fecha del mes en curso, el ingreso y el IVA pertenecen al periodo en que se realizó la operación, en razón a que el IVA se causó con la entrega del bien o la prestación del servicio (artículo 429 del E.T.), y el ingreso se entiende devengado conforme al artículo 28 del Estatuto Tributario para los obligados a llevar contabilidad.

Por lo anterior, se deben hacer los ajustes contables del caso y, de ser necesario, corregir las declaraciones del periodo al que pertenece la operación.

Ajustes contables y corrección de las declaraciones.

La contabilidad se lleva por el principio de devengo, así que la venta se reconoce en el periodo en que ocurrió, no en el periodo en que se expidió la factura tardía. Si el mes ya está cerrado, el registro se hace en el mes corriente identificando que corresponde a un hecho económico del periodo anterior.

Si la declaración de IVA del periodo al que pertenece la operación ya fue presentada sin incluir esa venta, se corrige conforme al artículo 588 del Estatuto Tributario, liquidando la sanción por corrección, que es del 10% del mayor impuesto a pagar si se corrige voluntariamente, o del 20% si se corrige después de que la Dian notifique emplazamiento para corregir, más los intereses moratorios sobre el mayor impuesto pagado fuera de plazo.

Recordemos que no facturar expone al contribuyente a la sanción por no facturar del artículo 652-1 del Estatuto Tributario y a la sanción de clausura del establecimiento del artículo 657, de modo que lo recomendable es facturar en el momento mismo de la operación y, si se omitió, subsanar de inmediato.

¿Se puede contabilizar una factura del mes anterior?

Visto desde el comprador, es perfectamente posible y normal recibir en un mes una factura expedida el mes anterior, y esta se puede y se debe contabilizar.

En cuanto al IVA descontable, el artículo 496 del Estatuto Tributario da un margen amplio para su contabilización:

«Cuando se trate de responsables que deban declarar bimestralmente, las deducciones e impuestos descontables sólo podrán contabilizarse en el período fiscal correspondiente a la fecha de su causación, o en uno de los tres períodos bimestrales inmediatamente siguientes, y solicitarse en la declaración del período en el cual se haya efectuado su contabilización.»

Para los responsables con periodo cuatrimestral, la misma norma permite contabilizar el descontable en el periodo de causación o en el periodo cuatrimestral inmediatamente siguiente. Así las cosas, recibir la factura del proveedor con fecha del mes anterior no hace perder el IVA descontable ni impide contabilizar el costo o gasto, que en renta se soporta con la factura conforme al artículo 771-2 del Estatuto Tributario.

Error CBG06 de la Dian: fecha de la nota crédito anterior a la fecha de la factura.

Las notas crédito están sometidas a la misma lógica de fechas. Por una parte, el anexo 1.9 también valida que la fecha de generación de la nota crédito coincida con la fecha de su firma, así que la nota debe expedirse con la fecha del día, aunque la factura que corrige sea de un periodo pasado.

Por otra parte, la regla CBG06 rechaza la nota crédito cuando su fecha es anterior a la fecha de la factura que referencia. Es un rechazo lógico: la nota crédito corrige, disminuye o anula una factura ya expedida, así que no puede existir antes que la factura misma.

¿Cómo se corrige? Actualizando la fecha y hora de emisión de la nota crédito a la fecha actual y retransmitiéndola. Este error suele presentarse cuando el documento se elaboró en días anteriores y se firmó o transmitió después.

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