La retención se practica cuando se hace el pago o cuando se causa la operación, lo que ocurra primero, de modo que la fecha en que llega la factura no altera el periodo al que corresponde. Si la factura de un mes anterior llega cuando esa declaración ya se presentó, lo correcto es corregirla y no incluir la retención en el mes en curso, porque en retención no existe el margen que el estatuto tributario concede al impuesto descontable en IVA. Y la forma de evitarlo es causar la operación en el mes en que ocurre, sin esperar la factura.
- La retención se causa con el pago o con la causación.
- No se pueden declarar retenciones de otro mes.
- Cuando el valor es pequeño.
- Cómo evitar que ocurra.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Se pueden declarar retenciones de meses anteriores?
- ¿Cuándo debí practicar la retención si la factura llegó tarde?
- ¿Y si el valor de la retención es muy pequeño?
- ¿En retención existe el margen que hay en el IVA descontable?
- ¿Puedo pedirle al proveedor que emita la factura con fecha del mes anterior?
- ¿Cómo evito que vuelva a pasar?
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Cuando llega una factura de un mes anterior cuya declaración de retención en la fuente ya se presentó, y las retenciones correspondientes a esas facturas no se aplicaron, lo correcto es corregir esa declaración y no incluir la retención en el mes en curso, porque la retención se declara en el periodo en que se practicó y esta debió practicarse cuando se causó la operación. ¿Y si el valor es pequeño?
La retención se causa con el pago o con la causación.
El punto de partida es que la retención no depende de la llegada de la factura.
La retención se debe practicar cuando se haga el pago o cuando se cause la operación, lo que ocurra primero. Si la factura de un mes llega al mes siguiente, la retención ha debido practicarse en el mes en que se causó, que ocurrió antes tanto del pago como de la recepción del documento.
Y esto es coherente con la contabilidad: los hechos económicos se reconocen en la fecha en que ocurren, así la factura no se haya recibido, tema que desarrollamos en el artículo sobre las facturas de periodos o años anteriores.
En consecuencia, si las cosas se hacen como deben ser, el problema no llega a plantearse: la operación se causa en su mes, la retención se practica en ese mes y la factura, cuando llegue, encuentra todo registrado.
Emisión y recepción de la factura son fechas distintas.
Conviene separar tres fechas que suelen confundirse, porque de ellas depende el periodo al que corresponde la retención.
| Situación | Mes en que debió practicarse la retención |
|---|---|
| Factura emitida en marzo y recibida en abril | Marzo, porque en ese mes se causó la operación. |
| Pago hecho en marzo, factura emitida y recibida en abril | Marzo, porque el pago ocurrió primero, salvo que se haya tratado como anticipo. |
| Operación causada en marzo, sin pago ni factura | Marzo, porque la causación ocurrió primero. |
Como se puede observar, en los tres casos la respuesta es la misma, y la fecha de la factura no la altera: cuando la factura llega, llega con una fecha que por sí sola indica el mes al que corresponde.
No se pueden declarar retenciones de otro mes.
La declaración de retención es mensual, y en cada mes se declaran las retenciones practicadas en ese mes, no las de otro.
En la declaración de marzo se declaran las retenciones de marzo. Si hay retenciones de febrero que no se declararon en febrero, no se pueden declarar en marzo: lo correcto es corregir la declaración de febrero para incluirlas allí.
Esta es una diferencia importante frente al IVA. En el impuesto sobre las ventas el artículo 496 del estatuto tributario concede un margen para contabilizar el descontable en periodos siguientes, pero en retención no existe ninguna regla equivalente.
Cómo se corrige.
Si no se practicó la retención por no tener la factura, y esta llega después de presentada la declaración, hay que corregir la declaración del periodo en que la operación se causó, liquidando la sanción por corrección del artículo 588 del estatuto tributario y los intereses moratorios que correspondan sobre el mayor valor pagado fuera de plazo.
El procedimiento de la declaración lo desarrollamos en el artículo sobre la declaración de retención en la fuente.
Cuando el valor es pequeño.
En la práctica, cuando las retenciones no declaradas en su oportunidad no son representativas, se suelen declarar en el mes en que se advierten. Conviene ser claro al respecto.
Ese procedimiento es incorrecto. Y aunque al tratarse de valores irrelevantes suele pasar desapercibido, el riesgo no desaparece: en un proceso de fiscalización la Dian puede obligar al contribuyente a corregir la declaración, con la sanción respectiva.
De acuerdo con nuestro criterio, la decisión de asumir ese riesgo corresponde al contribuyente, pero debe tomarse sabiendo que es un riesgo y no una alternativa válida. Y conviene tener presente que una diferencia mínima basta para activar la sanción mínima, de modo que la relación entre lo ahorrado y lo expuesto rara vez favorece al contribuyente.
Cómo evitar que ocurra.
La solución no está en el manejo de la corrección sino en el momento del registro, y es más sencilla de lo que parece.
Tanto la contabilización como la causación de la retención se deben hacer en la fecha y en el mes en que se realiza la operación sujeta a retención, con independencia de que se haya expedido la factura o de que esta llegue al mes siguiente.
Es decir que el disparador del registro debe ser la operación y no la llegada del documento. Quien espera la factura para causar termina, necesariamente, con retenciones fuera de periodo.
Vale la pena advertir, por último, que la solución no puede ser pedirle al proveedor que expida la factura con fecha del mes anterior, porque la Dian ya no lo permite, según explicamos en el artículo sobre si se puede hacer una factura con fecha del mes anterior.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Se pueden declarar retenciones de meses anteriores?
No. En cada mes se declaran las retenciones practicadas en ese mes. Si quedaron retenciones de un mes anterior, lo correcto es corregir la declaración de ese mes para incluirlas.
¿Cuándo debí practicar la retención si la factura llegó tarde?
En el mes en que se causó la operación o se hizo el pago, lo que haya ocurrido primero. La fecha en que llega la factura no cambia el periodo al que corresponde la retención.
¿Y si el valor de la retención es muy pequeño?
El procedimiento correcto sigue siendo corregir. Declararla en el mes en que se advierte es incorrecto y, aunque suela pasar desapercibido, en una fiscalización la Dian puede obligar a corregir con la sanción respectiva.
¿En retención existe el margen que hay en el IVA descontable?
No. El artículo 496 del estatuto tributario concede ese margen únicamente para el impuesto descontable en IVA. En retención en la fuente no hay ninguna regla equivalente.
¿Puedo pedirle al proveedor que emita la factura con fecha del mes anterior?
No. La Dian valida que la fecha de generación coincida con la de la firma y rechaza las facturas con fecha anterior, de modo que esa no es una solución disponible.
¿Cómo evito que vuelva a pasar?
Causando la operación en el mes en que ocurre, sin esperar la factura. El disparador del registro debe ser la operación y no la llegada del documento.
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