Seguridad social y aportes parafiscales en el contrato de aprendizaje

Con la reforma laboral de la ley 2466 de 2025, que modificó el artículo 81 del Código Sustantivo del Trabajo, el aprendiz se afilia a la seguridad social de forma distinta según la fase en que se encuentre, y la empresa quedó obligada a pagar aportes parafiscales que antes no pagaba. El decreto 0223 de 2026, que subrogó el decreto 1072 de 2015 en lo pertinente, lo reglamentó en detalle. ¿Qué se paga en cada fase, quién lo asume y sobre qué base se cotiza?

La afiliación depende de la fase del contrato.

Esta es la regla de oro y de ella se deriva todo lo demás. La fase lectiva tiene una cobertura limitada; la fase práctica, una cobertura plena de trabajador dependiente.

Así lo dispone el artículo 81 del Código Sustantivo del Trabajo, recogido en el artículo 2.2.6.3.3.6 del decreto 1072 de 2015:

«Durante la fase lectiva, el aprendiz estará cubierto por el sistema de seguridad social en salud y riesgos laborales, pagado plenamente por la empresa como dependiente. Durante la fase práctica o durante toda la formación dual, el aprendiz estará afiliado a riesgos laborales y al sistema de seguridad social integral en pensiones y salud conforme al régimen de trabajadores dependientes, y tendrá derecho al reconocimiento y pago de todas las prestaciones, auxilios y demás derechos propios del contrato laboral.»

La norma separa con claridad los dos momentos: en la lectiva solo salud y riesgos laborales, y a cargo exclusivo de la empresa; en la práctica, el sistema completo, con las mismas reglas de cualquier trabajador dependiente.

En la formación dual no hay esa separación: como el aprendiz alterna aula y empresa durante todo el contrato, la cobertura plena rige desde el primer día.

Seguridad social en la fase lectiva.

Durante la fase lectiva el aprendiz está en la institución educativa, no en la empresa, pero la empresa patrocinadora sigue siendo la responsable de su aseguramiento en salud y riesgos laborales.

El aporte lo asume íntegramente la empresa: al aprendiz no se le descuenta nada en esta fase, porque la norma dice que la cobertura es «pagada plenamente por la empresa como dependiente».

No hay cotización a pensión ni aportes parafiscales, de modo que el aprendiz en fase lectiva no acumula semanas de pensión ni tiene derecho al subsidio familiar.

El ingreso base de cotización es de un salario mínimo, aunque el apoyo de sostenimiento de esta fase sea del 75%. Volveremos sobre este punto porque es fuente constante de errores en la nómina.

Llevado a cifras, los aportes mensuales de un aprendiz en fase lectiva, con la tarifa de riesgo I, son los siguientes:

Es el costo íntegro de tener al aprendiz cubierto mientras está en la institución educativa, sin que él aporte un peso.

El papel de la institución educativa en la fase lectiva.

La afiliación a riesgos laborales la hace la empresa, pero el aprendiz está físicamente en la institución educativa, y por eso el artículo 2.2.6.3.3.7 del decreto 1072 de 2015 le impone obligaciones propias a esa institución.

La institución debe incluir al aprendiz dentro de su sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo, y suministrarle inducción, información permanente sobre los riesgos a los que está expuesto, los elementos de protección personal que requiera y las condiciones de higiene y medicina del trabajo previstas en su propio programa.

Cumplir esas obligaciones no crea vínculo laboral entre la institución educativa y el aprendiz. Es un deber de prevención, no de empleador.

Accidentes de trabajo durante la fase lectiva.

El artículo 2.2.6.3.3.8 del decreto 1072 de 2015 repartió el trámite entre las tres partes, y conviene tenerlo claro porque en la práctica genera demoras que perjudican al aprendiz.

1. El aviso a la ARL y a la empresa patrocinadora sobre la ocurrencia del accidente o de la enfermedad laboral está a cargo de la institución educativa.
2. La investigación de la contingencia se hace conjuntamente entre la institución educativa y la empresa patrocinadora.
3. El reporte formal del accidente o de la enfermedad laboral está a cargo de la empresa patrocinadora.

Las actividades de formación puramente teórica, que no generan riesgo ocupacional, siguen cubiertas por el seguro colectivo estudiantil del artículo 100 de la ley 115 de 1994.

Seguridad social en la fase práctica y en la formación dual.

Aquí el aprendiz cotiza como cualquier trabajador dependiente, con descuento sobre su apoyo de sostenimiento y con el aporte patronal que corresponda.

Al aprendiz se le descuenta el 4% para salud y el 4% para pensión. La empresa asume el resto del aporte a salud y a pensión, y el 100% del aporte a riesgos laborales según el nivel de riesgo de la empresa y de las funciones que desempeñe el aprendiz.

Las tarifas anteriores, llevadas a pesos sobre un ingreso base de un salario mínimo y con la tarifa de riesgo I, arrojan los siguientes aportes mensuales para una empresa cubierta por la exoneración:

La empresa que no esté cubierta por la exoneración del artículo 114-1 paga además el aporte patronal a salud y los aportes al SENA y al ICBF, con lo que su carga mensual asciende a $525.657.

El aprendiz en fase práctica sí acumula semanas de cotización para pensión, lo que constituye uno de los efectos más valiosos de la reforma para quienes empiezan su vida laboral.

La cotización siempre se hace sobre un salario mínimo.

Es el punto que más errores de nómina genera, sobre todo en la fase lectiva y en el primer año de la formación dual, cuando el apoyo de sostenimiento es del 75%.

El parágrafo 2 del artículo 2.2.6.3.3.4 del decreto 1072 de 2015 es terminante:

«En todo caso, el ingreso base de cotización a la seguridad social deberá realizarse sobre un (1) salario mínimo legal mensual vigente. Los descuentos destinados a la respectiva cotización deberán efectuarse con base en dicho ingreso.»

Supongamos un aprendiz en fase práctica, cuyo apoyo de sostenimiento equivale a un salario mínimo:

Veamos ahora el primer año de una formación dual, en el que el apoyo es del 75% pero la cotización se mantiene sobre el salario mínimo completo:

La comparación deja ver el efecto de la regla: el aprendiz recibe menos, pero se le descuenta lo mismo, de modo que el descuento pesa proporcionalmente más sobre lo que efectivamente devenga. A cambio, cotiza sobre un salario mínimo completo y no sobre una fracción, lo que protege su historia laboral.

Aportes parafiscales por los aprendices.

Este es el cambio que más sorprendió a las empresas, porque antes de la reforma no se pagaba ningún aporte parafiscal por los aprendices. Hoy sí, y solo durante la fase práctica o durante toda la formación dual.

Lo establece el parágrafo 1 del artículo 2.2.6.3.3.6 del decreto 1072 de 2015:

«El empleador tiene la obligación de realizar los aportes parafiscales durante la fase práctica o durante toda la formación dual, y se le aplicará la exoneración de dichos aportes en los términos del artículo 114-1 del Estatuto Tributario.»

La norma obliga y exonera en la misma frase, lo que en la práctica separa dos destinos distintos: la caja de compensación familiar, que siempre se paga, y los aportes al SENA y al ICBF, que dependen de si el empleador está cubierto por la exoneración.

Caja de compensación familiar: siempre se paga.

La exoneración del artículo 114-1 del Estatuto Tributario nunca ha cubierto el aporte a las cajas de compensación familiar, como explicamos en el artículo sobre la exoneración de aportes a seguridad social y parafiscales. Ese 4% se paga siempre.

La empresa debe entonces afiliar al aprendiz a una caja de compensación familiar y pagar el 4% sobre el valor del apoyo de sostenimiento, junto con el resto de la nómina, durante toda la fase práctica.

No hay margen de discusión sobre este punto: el aprendiz en fase práctica tiene derecho a «todas las prestaciones, auxilios y demás derechos propios del contrato laboral», y el subsidio familiar es uno de ellos.

SENA e ICBF: opera la exoneración del artículo 114-1.

Los aportes del 2% al SENA y del 3% al ICBF no se pagan cuando el empleador está cubierto por la exoneración del artículo 114-1 del Estatuto Tributario, que aplica respecto de los trabajadores que devenguen menos de diez salarios mínimos mensuales.

El aprendiz devenga un salario mínimo, de modo que el requisito del monto se cumple siempre. Lo que hay que verificar es la condición subjetiva: la exoneración cobija a las sociedades y personas jurídicas contribuyentes del impuesto de renta y a las personas naturales empleadoras con dos o más trabajadores.

El empleador que no encaje en esa descripción sí debe pagar los aportes al SENA y al ICBF por su aprendiz. Conviene revisarlo antes de liquidar la planilla, porque es un error que la UGPP detecta con facilidad.

El aprendiz tiene derecho al subsidio familiar.

Como consecuencia de la afiliación a la caja de compensación, el aprendiz en fase práctica puede reclamar el subsidio familiar por las personas a cargo que acredite, y acceder a los servicios de recreación, capacitación, crédito y vivienda de la caja.

En la fase lectiva no hay derecho, porque en esa fase no se hace el aporte. Es coherente: el subsidio familiar se financia con el aporte del 4%, y ese aporte solo se causa en la fase práctica.

La consecuencia para la empresa que omita la afiliación es directa: puede terminar pagando de su bolsillo el subsidio que la caja habría reconocido.

Cómo se reporta el aprendiz en la planilla.

El reporte en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes cambió con la reforma, y usar el código equivocado es la forma más rápida de terminar en una fiscalización de la UGPP.

En la fase lectiva se utiliza el tipo de cotizante 19, creado para los aprendices bajo la ley 2466 de 2025, que aporta únicamente a salud y riesgos laborales, con ingreso base de cotización de un salario mínimo.

En la fase práctica y en la formación dual se utiliza el tipo de cotizante 1, trabajador dependiente, con aportes completos a salud, pensión, riesgos laborales y caja de compensación, marcando el campo de exoneración de aportes patronales cuando corresponda.

En ambos casos se usa la planilla tipo «E – empleados». El antiguo tipo de cotizante 12, que identificaba al aprendiz en etapa lectiva bajo el régimen anterior, quedó restringido a los períodos previos a la reforma.

Conviene cruzar periódicamente lo reportado en la planilla con lo registrado en el Sistema de Gestión Virtual de Aprendices del SENA, porque las diferencias entre ambas fuentes son lo primero que revisan las entidades de control.

Exámenes médicos ocupacionales del aprendiz.

El parágrafo 4 del artículo 2.2.6.3.3.6 del decreto 1072 de 2015 zanjó otra discusión frecuente entre empresas e instituciones educativas.

Los exámenes médicos ocupacionales de ingreso, periódicos, de egreso o posteriores a una incapacidad corren por cuenta de la empresa patrocinadora, no de la institución educativa ni del aprendiz.

Cobrarle al aprendiz el examen de ingreso, práctica todavía habitual en algunos sectores, es abiertamente contrario a la norma.

Qué pasa si no se afilia al aprendiz o no se pagan los aportes.

Omitir la afiliación o los aportes del aprendiz tiene consecuencias en tres frentes distintos, y ninguno es menor.

• Frente a la UGPP. La Unidad puede determinar los aportes omitidos, liquidarlos con intereses moratorios y sancionar al empleador por omisión o inexactitud en la información reportada.
• Frente a la DIAN. Los pagos sobre los que no se hayan hecho los aportes obligatorios pueden ser rechazados como costo o deducción en el impuesto de renta, conforme al artículo 108 del Estatuto Tributario.
• Frente al aprendiz. La empresa asume directamente las prestaciones que la entidad de seguridad social habría reconocido: incapacidades, licencia de maternidad, prestaciones por accidente de trabajo y el subsidio familiar.

El tercer frente suele ser el más costoso. Una incapacidad prolongada o un accidente de trabajo de un aprendiz no afiliado puede superar con creces lo que la empresa se ahorró al no cotizar.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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