Auditoría administrativa o de gestión: qué es y cómo se realiza

La auditoría administrativa, también llamada de gestión u operativa, evalúa cómo se administra una organización: si sus recursos se usan con eficiencia, si sus procesos logran los objetivos propuestos y dónde puede mejorar. A diferencia de la auditoría financiera, no opina sobre cifras sino sobre la gestión. ¿En qué consiste, cómo se desarrolla y qué entrega al final?

Qué es la auditoría administrativa.

Es la evaluación sistemática de la gestión de una entidad o de una parte de ella, hecha para determinar si los recursos se emplearon con eficiencia, eficacia y economía, y para formular recomendaciones que mejoren esa gestión.

Los tres criterios que evalúa no son sinónimos:

• Si se lograron los objetivos propuestos.
• Si se lograron con los recursos adecuados, sin desperdicio.
• Economía. Si esos recursos se adquirieron en las condiciones y al costo apropiados.

Una operación puede ser eficaz y a la vez ineficiente: cumplió la meta, pero gastando el doble de lo necesario. Separar los tres criterios es lo que permite que el informe diga algo útil.

Qué no es auditoría administrativa.

Verificar si la entidad cumple las leyes, los estatutos y las decisiones de sus órganos sociales no es auditoría de gestión sino auditoría de cumplimiento. Es una confusión frecuente y vale la pena separarlas, porque el objeto y los criterios de evaluación son distintos.

Tampoco es auditoría financiera, que opina sobre los estados financieros, ni revisoría fiscal, que es un órgano permanente con funciones legales, como explicamos en los artículos sobre la auditoría financiera y la revisoría fiscal.

Tipos de auditoría según su objeto.

Ubicar la auditoría administrativa entre las demás ayuda a delimitarla:

Un mismo encargo puede combinar varios de estos enfoques, siempre que el alcance quede definido por escrito desde el inicio.

Objetivos de la auditoría administrativa.

Con independencia del área que se examine, el trabajo persigue estos objetivos:

1. Evaluar si la gestión se ajustó a las políticas y procedimientos definidos por la dirección.
2. Determinar si los recursos se usaron con eficiencia, eficacia y economía.
3. Identificar las áreas de mejora y los cuellos de botella de los procesos.
4. Formular recomendaciones viables y medibles.
5. Entregar a la dirección una visión independiente del estado real de la gestión.

El último objetivo es el que explica su valor: la dirección conoce su operación, pero rara vez tiene una lectura externa y sin intereses de lo que funciona y lo que no.

Cómo se realiza.

El trabajo se desarrolla en cuatro fases:

Planeación.

Se define el objeto de la auditoría, que puede ser un área, un proceso o un programa; se fijan los objetivos y el alcance; se identifican los riesgos del proceso y los criterios con los que se evaluará; y se establecen el cronograma y el equipo.

De acuerdo con nuestro criterio, esta fase es la que decide el resultado: una auditoría de gestión sin criterios de evaluación definidos termina produciendo opiniones personales del auditor en lugar de hallazgos.

Ejecución.

Se aplican los procedimientos: entrevistas con los responsables, revisión de documentos y registros, observación directa de las operaciones, análisis de datos e indicadores, y pruebas sobre los controles del proceso.

La evidencia se documenta en papeles de trabajo, igual que en cualquier otro encargo de auditoría.

Informe.

Los hallazgos se estructuran con cuatro elementos, que son los que permiten discutirlos con la administración sin caer en apreciaciones:

• Condición. Lo que se encontró.
• Lo que debería ser, según la política, la norma o el estándar aplicable.
• Por qué ocurrió.
• Qué consecuencia tiene, cuantificada cuando sea posible.

A cada hallazgo corresponde una recomendación concreta, con un responsable y un plazo sugerido.

Seguimiento.

Se verifica si las recomendaciones se implementaron y si produjeron el efecto esperado. Sin esta fase, la auditoría se queda en un documento: el valor aparece cuando los correctivos se aplican y se miden.

Quién la realiza.

Puede realizarla un equipo interno, normalmente el de auditoría interna, o un tercero contratado. En el primer caso el auditor no debe evaluar áreas en las que trabaja, y en el segundo la independencia está dada por el contrato, como explicamos en el artículo sobre la auditoría externa e interna.

En el sector público la evaluación de la gestión no es opcional: las contralorías ejercen el control fiscal sobre la gestión y los resultados de la administración, con sus propias guías de auditoría.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.