Marcas de auditoria

Las marcas de auditoría son los símbolos con los que el auditor deja constancia, sobre la cifra misma, del trabajo que hizo con ella: que la cotejó con el auxiliar, que la sumó, que la confirmó con un tercero. Sirven para documentar sin escribir, y por eso son inseparables de los papeles de trabajo. ¿Cómo se usan y cuáles son las más comunes?

Qué son las marcas de auditoría.

Son símbolos convencionales que el auditor adopta para identificar y clasificar las pruebas y técnicas que aplicó durante su trabajo.

Su utilidad es práctica: una marca al lado de una cifra reemplaza una frase entera. En vez de escribir «este saldo fue cotejado con el libro auxiliar de bancos», basta un símbolo que signifique eso mismo, explicado una sola vez en el papel de trabajo.

Para qué sirven.

Las marcas cumplen cuatro funciones:

• Dejar constancia del trabajo realizado sobre cada partida.
• Aprovechar el espacio de la cédula, evitando describir cada verificación.
• Facilitar la supervisión, porque quien revisa entiende de inmediato qué se hizo.
• Identificar y clasificar las técnicas y procedimientos aplicados.

Por eso son parte del contenido mínimo de los papeles de trabajo, que explicamos en el artículo sobre los papeles de trabajo del revisor fiscal.

Clases de marcas.

Por su uso se distinguen dos clases:

• Estándar. Corresponden a técnicas que se aplican en todas las auditorías y que los auditores interpretan de la misma forma, como cotejar con un auxiliar o verificar una suma.
• Específicas. Se crean para una auditoría concreta, según lo que se busque identificar. No son de uso general y por eso deben explicarse con más cuidado.

Ninguna de las dos está regulada. Cada firma o cada auditor define su catálogo, y lo que la norma exige no es usar unas marcas determinadas, sino que quien lea el papel de trabajo entienda qué significan.

Ejemplos de marcas de auditoría.

Este es un catálogo de uso frecuente, que puede adoptarse como punto de partida:

Cada marca debe explicarse en el mismo papel de trabajo o en una cédula de marcas que se incluye en el archivo. Una marca sin explicación no prueba ningún trabajo: es un símbolo que nadie puede interpretar después.

Cómo se usan en la práctica.

La marca se escribe al lado de la cifra revisada, normalmente en un color distinto al del texto, y se repite en todas las partidas a las que se aplicó el mismo procedimiento.

Cuando el trabajo se lleva en Excel, se acostumbra usar una columna para las marcas y una hoja con la cédula de marcas, o comentarios en las celdas. Lo importante no es el medio, sino que la marca quede asociada a la cifra y que su significado esté documentado.

Errores frecuentes.

Tres fallas quitan valor a las marcas y aparecen con frecuencia en papeles de trabajo revisados:

• Usar marcas sin incluir la cédula que las explica.
• Emplear el mismo símbolo con dos significados en trabajos distintos, o cambiarlo a mitad del encargo.
• Marcar partidas sobre las que no se aplicó realmente el procedimiento, lo que convierte el papel de trabajo en una constancia falsa.

De acuerdo con nuestro criterio, la tercera es la más grave: documenta un trabajo que no se hizo y, si el encargo se cuestiona, compromete al auditor más que la ausencia de marcas.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.