Calculadora de quórum y mayorías para la asamblea de copropietarios

La asamblea de copropietarios sesiona con más de la mitad de los coeficientes de copropiedad y decide con la mitad más uno de los coeficientes representados, según el artículo 45 de la ley 675 de 2001, salvo las decisiones del artículo 46, que exigen el 70 % del total. Con esta calculadora puede verificar el quórum de su asamblea y saber si cada decisión fue aprobada, sin hacer cuentas a mano. ¿Cómo se usa y cómo se leen sus resultados?

Calculadora de quórum y mayorías.

Diligencie los datos de la reunión, registre las unidades y su asistencia y anote los votos de cada decisión. Al final obtendrá el reporte para el acta.

Qué hace la calculadora.

La calculadora reproduce el ejercicio que deben hacer el presidente y el secretario de la asamblea: contar quién está presente, verificar si hay quórum y aplicar a cada votación la mayoría que exige la ley.

Para ello aplica estas reglas:

• El quórum para sesionar de la primera convocatoria y de la segunda convocatoria o la reunión por derecho propio.
• La mayoría ordinaria del artículo 45, calculada sobre los coeficientes representados en cada votación.
• La regla de una unidad, un voto para las decisiones sin contenido económico en copropiedades de vivienda, que proviene de la sentencia C-522 de 2002.
• La mayoría calificada del 70 % de las diez decisiones del artículo 46, y la prohibición de adoptarlas en reuniones no presenciales.
• El tope del 70 % para las mayorías especiales que fije el reglamento, salvo la extinción de la propiedad horizontal.

Todos los cálculos se hacen en su navegador. No necesita registrarse y la información que digite no se envía a Gerencie.com. El trabajo queda guardado en su equipo, de modo que si recarga la página no lo pierde.

El fundamento de cada regla lo explicamos en detalle en el artículo sobre quórum y mayorías en la propiedad horizontal.

Cómo usar la calculadora.

La calculadora está organizada en cinco pestañas que se recorren en orden. Cada una tiene un botón al final para pasar a la siguiente.

Paso 1. Datos de la reunión.

En la primera pestaña se definen las condiciones de la asamblea, porque de ellas depende qué quórum se exige y qué decisiones pueden adoptarse:

• Uso de la copropiedad. Vivienda, comercial o mixto. Si es de vivienda, la calculadora aplica la regla de una unidad, un voto a las decisiones sin contenido económico.
• Tipo de reunión. Primera convocatoria, ordinaria o extraordinaria; segunda convocatoria del artículo 41, o reunión por derecho propio del artículo 39.
• Presencial, mixta o no presencial. En la no presencial la calculadora no permite aprobar las decisiones del artículo 46.
• Total de coeficientes. Por regla general es 100 %. Solo cámbielo si el reglamento expresa los coeficientes sobre otra base.

El nombre de la copropiedad y la fecha son opcionales y sirven para identificar el reporte.

Paso 2. Unidades y asistencia.

En la segunda pestaña se registran todas las unidades privadas con su coeficiente, y no solo las que asisten. Sin el listado completo no es posible verificar que los coeficientes sumen el 100 %.

Hay dos formas de hacerlo. La primera es agregar las unidades una a una con el botón «Agregar unidad». La segunda, más práctica en conjuntos grandes, es usar la plantilla de Excel:

1. Haga clic en «Descargar plantilla de Excel».
2. En la hoja «Unidades» registre una fila por cada unidad: apartamento, casa, local, parqueadero o depósito que tenga coeficiente propio.
3. Escriba el coeficiente en porcentaje, por ejemplo 1,2345. La celda R1 suma los coeficientes para que verifique que dan 100.
4. En la columna «Asistencia» elija Presencial, Virtual o No asiste. Quien asiste con poder se marca como presente y se anota el nombre del apoderado.
5. Si ya conoce los votos, regístrelos en las columnas D1 a D10. Si no, déjelas vacías y regístrelos después en la calculadora.
6. En la hoja «Decisiones» describa cada decisión y elija su tipo de la lista.
7. Guarde el archivo y cárguelo con el botón «Cargar archivo de Excel».

La plantilla acepta también coeficientes expresados como fracción, por ejemplo 0,012345: si la suma da 1, la calculadora los convierte a porcentaje. No cambie los nombres de las hojas ni de las columnas, porque la calculadora los usa para leer el archivo.

Recordemos quiénes suman para el quórum: los propietarios y quienes asisten con poder de ellos. El arrendatario sin poder no vota ni suma coeficientes, aunque puede asistir y ser oído.

Paso 3. Verificación del quórum.

La tercera pestaña indica si hay quórum para sesionar y muestra las cifras que lo soportan: unidades presentes, propietarios distintos presentes y coeficientes representados.

Además, advierte de antemano si con los asistentes es posible aprobar una decisión del artículo 46. Si están presentes menos del 70 % de los coeficientes, esa decisión no podrá aprobarse aunque todos voten a favor, y conviene no incluirla en la votación.

Paso 4. Votaciones.

En la cuarta pestaña se registra cada decisión. Para cada una debe elegir el tipo, porque el tipo determina la mayoría:

Luego registre el voto de cada unidad presente: a favor, en contra, abstención o retirado. Los botones «Todos a favor» y «Todos en contra» agilizan las votaciones casi unánimes; después basta corregir las excepciones.

Conviene distinguir dos opciones que parecen iguales y no lo son. La abstención mantiene la unidad dentro de la base de la votación, de modo que en la práctica cuenta como un voto que no suma a favor. El retiro saca la unidad de la base, porque quien abandonó la reunión ya no está representado cuando se vota.

Puede agregar tantas decisiones como necesite con el botón «+ Decisión». Cada una aparece como una etiqueta de color: verde si fue aprobada y roja si no lo fue.

Paso 5. Reporte.

La última pestaña resume la reunión y el resultado de cada decisión. Puede imprimirlo o guardarlo en PDF, y descargar un archivo de Excel con tres hojas: quórum, decisiones y voto de cada unidad.

Ese archivo es un buen soporte para el secretario, porque el artículo 47 de la ley 675 de 2001 exige que el acta deje constancia del nombre y la calidad de los asistentes, su unidad privada, su coeficiente y los votos emitidos en cada caso. El contenido completo del acta lo explicamos en el artículo sobre las actas de la asamblea general de copropietarios.

Cómo interpretar los resultados.

La calculadora entrega dos tipos de resultado: el del quórum y el de cada decisión, acompañados de alertas cuando hay algo que revisar.

El resultado del quórum.

Hay quórum para sesionar. La asamblea puede instalarse y deliberar. En primera convocatoria significa que están presentes o representados más de la mitad de los coeficientes y al menos dos propietarios distintos.

No hay quórum para sesionar. La reunión no puede instalarse. La calculadora indica cuántos coeficientes faltaron. En ese caso procede la reunión de segunda convocatoria el tercer día hábil siguiente al de la convocatoria inicial, a las 8:00 p. m., siempre que esa advertencia figurara en la primera convocatoria.

En segunda convocatoria y por derecho propio basta un número plural de propietarios, cualquiera que sea el porcentaje que representen, de modo que el resultado solo será negativo si asiste un único propietario.

El resultado de cada decisión.

Cada decisión puede quedar en uno de cuatro estados:

• Obtuvo la mayoría exigida. La calculadora muestra los coeficientes o las unidades a favor frente a lo requerido.
• No aprobada. No alcanzó la mayoría. La calculadora indica cuánto faltó, en coeficientes o en unidades, lo que permite saber si la diferencia fue estrecha.
• No permitida en esta modalidad. Es una decisión del artículo 46 que se intentó adoptar en una reunión no presencial, lo que prohíbe el parágrafo de ese artículo.
• Sin quórum. La reunión no estaba válidamente instalada, de modo que no hay decisión de la asamblea.

Tenga en cuenta que la mayoría ordinaria exige superar la mitad: si los coeficientes representados son 60 %, se necesita más del 30 %, no exactamente el 30 %. Un empate es, por lo tanto, una decisión no aprobada.

Las alertas.

Debajo de cada resultado pueden aparecer alertas en un recuadro amarillo. No cambian el resultado, pero señalan riesgos que conviene atender antes de cerrar el acta:

• La suma de coeficientes no da 100 %. Falta alguna unidad o hay un coeficiente mal digitado. Mientras no se corrija, los porcentajes pueden estar errados.
• Hay unidades presentes sin voto registrado. Se cuentan como representadas que no votaron a favor. Si en realidad se retiraron, márquelas como retiradas.
• Las unidades presentes no superan la mitad del total. Aplica a las decisiones sin contenido económico en vivienda. De acuerdo con nuestro criterio, en esas decisiones el quórum también debería verificarse por unidades.
• Los coeficientes presentes son inferiores al 70 %. La decisión del artículo 46 no puede aprobarse con los asistentes.
• El voto presencial no alcanza el 70 % en reunión mixta. La decisión cumple la mayoría, pero parte de los votos fueron virtuales. De acuerdo con nuestro criterio, lo prudente es que el 70 % vote estando presente, para que no se discuta que la decisión se tomó en reunión no presencial.
• El reglamento exige más del 70 %. Esa mayoría se tiene por no escrita y la calculadora aplica el 70 %, conforme al artículo 45.

Si una decisión se aprueba con una diferencia mínima y hay votos dudosos —un poder sin firma, un propietario que ya vendió—, conviene revisarlos antes de cerrar el acta, porque son el tipo de defecto que da pie a una impugnación.

Ejemplo de uso.

Supongamos que… un conjunto de vivienda tiene 20 apartamentos, cada uno con un coeficiente del 5 %, y celebra su asamblea ordinaria en primera convocatoria y de forma mixta. Asisten 12 apartamentos: 10 de manera presencial y 2 de manera virtual.

Quórum. Los presentes representan el 60 % de los coeficientes, que supera la mitad. La calculadora indica que hay quórum para sesionar y advierte que no se podrá aprobar ninguna decisión del artículo 46, porque los asistentes no llegan al 70 %.

Decisión 1: aprobación del presupuesto. Votan 7 apartamentos a favor, 3 en contra y 1 se abstiene. El apartamento restante se retiró antes de la votación.

Como el retirado sale de la base, la mayoría se calcula sobre el 55 %: se requiere más del 27,5 %, y el 35 % a favor lo supera. La decisión queda aprobada.

Decisión 2: elección del consejo de administración. Es una decisión sin contenido económico en un conjunto de vivienda, de modo que se cuenta una unidad, un voto. De las 12 unidades presentes, 6 votan a favor y 6 en contra. Se requieren más de 6 votos favorables, de manera que la decisión no queda aprobada y la calculadora indica que faltó 1 unidad.

Decisión 3: reforma del reglamento. Las 12 unidades votan a favor, pero suman el 60 % y el artículo 46 exige el 70 % del total. La decisión no queda aprobada, aunque nadie votó en contra.

Criterios que aplica la calculadora.

En algunos puntos la ley no es explícita y la calculadora sigue la posición de Gerencie.com. Conviene conocerlos, porque el reglamento de cada copropiedad puede regularlos de otra manera:

• La abstención se mantiene en la base de cálculo de la mayoría ordinaria, y el retiro la reduce.
• La regla de una unidad, un voto se aplica a las decisiones sin contenido económico en copropiedades de vivienda. En las mixtas, la calculadora cuenta por coeficientes y advierte que la regla podría aplicarse a las decisiones que solo afecten la vivienda.
• Los propietarios en mora votan y suman al quórum, salvo que el reglamento haya limitado ese derecho.
• Para el quórum se cuentan propietarios distintos, de modo que quien tiene varias unidades suma los coeficientes de todas, pero cuenta como un solo propietario para el número plural.

La calculadora es una herramienta de apoyo. La calificación del tipo de cada decisión y la validez de los poderes corresponden al presidente de la asamblea, y el resultado debe quedar en el acta.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes sobre el uso de la calculadora.