Pago de expensas comunes y cuotas de administración en la propiedad horizontal

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Los copropietarios están obligados a pagar las expensas comunes necesarias para el funcionamiento de la propiedad horizontal, obligación que se cumple mediante las cuotas de administración ordinarias y extraordinarias que fija la asamblea, según lo dispone la ley 675 de 2001. ¿Qué son exactamente las expensas comunes, en qué se diferencian de la cuota de administración, cómo se calculan y qué ocurre cuando no se pagan?

Qué son las expensas comunes.

El artículo 3 de la ley 675 de 2001 las denomina expensas comunes necesarias y las define como las erogaciones necesarias causadas por la administración y la prestación de los servicios comunes esenciales requeridos para la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes.

En otras palabras, las expensas comunes son el gasto real que la copropiedad debe cubrir para funcionar: la vigilancia, el aseo, los servicios públicos de las zonas comunes, el mantenimiento de ascensores, la portería y, en general, todo lo que mantiene en pie y operando la propiedad horizontal.

La misma norma precisa qué se entiende por servicios esenciales:

«Para estos efectos se entenderán esenciales los servicios necesarios, para el mantenimiento, reparación, reposición, reconstrucción y vigilancia de los bienes comunes, así como los servicios públicos esenciales relacionados con estos.»

Todos los recursos que la propiedad horizontal requiera para tales fines constituyen expensas necesarias que los copropietarios están obligados a pagar, sin que esa obligación dependa de que el copropietario use o no los bienes y servicios comunes.

Expensas necesarias y expensas no necesarias.

No todo gasto que apruebe la asamblea es una expensa necesaria. La expensa necesaria es aquella inversión que se requiere para conservar el estado del conjunto, sin hacerle nuevas obras.

Una cosa es reparar el pavimento deteriorado de la vía interna, y otra distinta es cambiar el pavimento viejo, aún funcional, por uno nuevo y más bonito. Lo primero es una expensa necesaria; lo segundo es una expensa no necesaria, una mejora.

Las expensas no necesarias, como construir una piscina que no existía, levantar otro salón social, dotar el gimnasio con máquinas nuevas o instalar juegos infantiles, solo son obligatorias si las aprueba la mayoría calificada de la asamblea, es decir, con el 70% de los coeficientes de copropiedad, y no el 70% de los coeficientes que están sesionando.

Recordemos que una asamblea puede sesionar con un quórum que represente la mitad más uno de los coeficientes de copropiedad, pero en ese caso no puede tomar decisiones que exijan mayoría calificada, pues esa mayoría se calcula sobre el total de los coeficientes de toda la propiedad.

Es útil precisar un punto que suele generar confusión: el mantenimiento o la reparación de un bien o servicio común que ya existe —por ejemplo, arreglar la citofonía o el ascensor— es una expensa necesaria y no requiere mayoría calificada. En cambio, instalar por primera vez un servicio que la copropiedad no tenía sí constituye una mejora, y en ese caso sí se exige el 70% de los coeficientes.

Expensas imprevistas o extraordinarias.

El artículo 35 de la ley 675 de 2001 se refiere a las expensas imprevistas o extraordinarias, que se financian con el fondo de imprevistos. El parágrafo de ese artículo consagra una limitación que conviene precisar:

«El cobro a los propietarios de expensas extraordinarias adicionales al porcentaje del recargo referido, solo podrá aprobarse cuando los recursos del Fondo de que trata este artículo sean insuficientes para atender las erogaciones a su cargo.»

De acuerdo con nuestro criterio, las expensas extraordinarias o imprevistas de este artículo corresponden a contingencias no previstas, como un fuerte aguacero que daña las vías de acceso, y es frente a ese tipo de gastos que aplica la limitación del parágrafo: primero se agota el fondo de imprevistos y solo si resulta insuficiente se cobra la expensa extraordinaria adicional.

En consecuencia, esa restricción no aplica a las expensas no necesarias que no son imprevistas, como calentar la piscina con energía solar o crear un gimnasio. Esas obras no se financian con el fondo de imprevistos, de modo que la asamblea puede aprobar cuotas extraordinarias para esos fines aun cuando haya recursos en el fondo.

Diferencia entre las expensas comunes y la cuota de administración.

Aunque en el lenguaje cotidiano se usan como sinónimos, las expensas comunes y la cuota de administración no son lo mismo.

• Las expensas comunes son el gasto: es el conjunto de erogaciones que la copropiedad debe cubrir en un periodo (vigilancia, aseo, servicios, mantenimiento, administración, etc.).
• La cuota de administración es el mecanismo de recaudo: es el valor que cada propietario paga periódicamente —por lo general mensual— para financiar esas expensas, distribuido según su coeficiente de copropiedad.

Dicho de forma simple: las expensas son lo que hay que pagar, y la cuota es la porción con que cada propietario contribuye a pagarlas. La cuota ordinaria financia las expensas necesarias del funcionamiento normal, y la cuota extraordinaria financia las expensas extraordinarias o las no necesarias que la asamblea haya aprobado.

Cuotas ordinarias y cuotas extraordinarias.

La contribución de los copropietarios se recauda mediante dos tipos de cuotas.

• Cuotas ordinarias. Son las que se fijan de acuerdo con el presupuesto anual y se pagan de forma periódica, normalmente cada mes, para cubrir los gastos recurrentes de la propiedad horizontal.
• Cuotas extraordinarias. Son las que aprueba la asamblea para atender un gasto puntual que el presupuesto ordinario no cubre, como el cambio de los ascensores, la impermeabilización de cubiertas o la reparación de una fachada.

Ambas son obligatorias una vez aprobadas por la asamblea, y sobre ambas, si no se pagan oportunamente, se causan intereses de mora, como veremos más adelante.

Coeficiente de copropiedad.

El coeficiente de copropiedad es el índice porcentual que representa cada bien privado frente a los bienes comunes de la propiedad horizontal, y es la base sobre la que se distribuye la contribución a las expensas.

Un ejemplo en extremo simple: si la propiedad tiene 100 metros de vía por donde pasan 100 copropietarios, cada uno tendría un coeficiente del 1%, coeficiente que puede variar en función del área privada y de la utilización que cada uno realice.

Por eso, en un centro comercial, un local de 500 m² tiene un coeficiente mayor que uno de 50 m², como se desprende del primer inciso del artículo 26 de la ley 675 de 2001:

«Salvo lo dispuesto en la presente ley para casos específicos, los coeficientes de copropiedad se calcularán con base en el área privada construida de cada bien de dominio particular, con respecto al área total privada del edificio o conjunto.»

El coeficiente define la proporción en que cada bien privado debe contribuir con las expensas necesarias y con las expensas no necesarias que apruebe la asamblea. Debe estar definido en el reglamento de propiedad horizontal y se resuelve desde la planeación misma del proyecto por el constructor.

Módulos de contribución en la propiedad horizontal.

Los sectores y módulos de contribución son aquellos bienes y servicios comunales cuyo uso y goce no son de carácter general, sino que favorecen solo a una parte de la comunidad. También se les llama gastos comunes sectorizados o diferenciados.

Una plazoleta en un conjunto comercial puede beneficiar más a unos locales que a otros; su mantenimiento no debería repartirse por igual entre todos. Lo mismo ocurre con bahías de parqueo o zonas de cargue y descargue que, por su ubicación, no benefician a la totalidad del conglomerado.

Las contribuciones a las expensas necesarias se hacen de acuerdo con los módulos de contribución, de modo que a cada módulo aportan solo los propietarios que lo integran.

Supongamos un conjunto conformado por 4 manzanas de casas y una torre de apartamentos con dos ascensores. En tal caso puede conformarse un módulo de contribución para la torre, pues no es correcto que los propietarios de las casas paguen el mantenimiento de unos ascensores que no utilizan.

¿En un conjunto mixto la cuota de administración puede ser mayor para los locales comerciales?

Algunas personas consideran justo cobrar una cuota más alta a un local comercial que a una vivienda, porque el local es una unidad de negocio que genera rentabilidad y, por ello, debería asumir un mayor costo de mantenimiento.

Aunque el razonamiento pueda ser atractivo, la ley no lo consideró así. La ley 675 de 2001, para evitar complicaciones, dispuso que la contribución a las expensas necesarias se haga en función del coeficiente de copropiedad, de modo que quien tenga un coeficiente mayor hará una contribución mayor, sin importar que el bien se destine a vivienda o a explotación comercial.

Lo que sí permitió el artículo 3 de la ley 675 de 2001 fue crear módulos de contribución, definiéndolos así:

«Índices que establecen la participación porcentual de los propietarios de bienes de dominio particular, en las expensas causadas en relación con los bienes y servicios comunes cuyo uso y goce corresponda a una parte o sector determinado del edificio o conjunto de uso comercial o mixto.»

Mediante esta figura sí es posible que los locales comerciales asuman la totalidad del mantenimiento de lo que solo ellos utilizan, pero lo máximo que puede exigírseles es eso; no que, de forma general, paguen una cuota de administración superior a los demás bienes solo por ser comerciales.

Cómo se fija y se calcula la cuota de administración.

Le corresponde a la asamblea de copropietarios aprobar el presupuesto de gastos e inversiones de cada ejercicio y fijar la cuota de administración que cada propietario debe pagar en función de su coeficiente de copropiedad.

La cuota resulta de aplicar el coeficiente de cada bien privado al valor del presupuesto que se debe recaudar en el periodo. No es, entonces, un valor fijo e igual para todos, sino un valor proporcional al coeficiente.

Supongamos que un conjunto aprueba un presupuesto anual de gastos de $120.000.000, es decir, $10.000.000 mensuales. La cuota de cada propietario se obtiene aplicando su coeficiente a ese valor mensual:

• Un apartamento con coeficiente del 2% pagará 2% × $10.000.000 = $200.000
• Un apartamento con coeficiente del 1,5% pagará 1,5% × $10.000.000 = $150.000

Como se observa, la cuota varía según el coeficiente. Repartir el gasto en partes iguales entre todos los propietarios, sin atender el coeficiente, es incorrecto, salvo el caso de los módulos de contribución, en los que igualmente se respeta el coeficiente de los bienes que integran el módulo.

Por lo anterior, si la administración liquida la cuota por partes iguales, o toma como base un valor distinto al que arroja el coeficiente, el cobro está mal calculado, y el propietario al que le cobraron de más puede solicitar que se le devuelva ese excedente, acreditando el valor que realmente le corresponde según su coeficiente.

El hecho de que los estados financieros y el presupuesto hayan sido aprobados por la asamblea, e incluso certificados por el revisor fiscal, no valida un error en la forma de liquidar la cuota. Una cosa es la aprobación del presupuesto y otra distinta es que la cuota individual se calcule con el coeficiente equivocado; en ese caso procede la devolución de lo cobrado de más.

Solo son obligatorias las expensas aprobadas por la asamblea.

Un cobro solo es exigible al copropietario cuando reúne dos condiciones: que corresponda a un gasto aprobado por la asamblea o previsto en el presupuesto, y que se distribuya según el coeficiente de copropiedad o el módulo de contribución respectivo.

Si falta alguna de esas condiciones, el cobro no es obligatorio y, si se pagó, se estaría ante un cobro de lo no debido.

Por ejemplo, si a un propietario le incluyen en la cuenta el valor de una boleta de una actividad que no fue autorizada por la asamblea, y de la que ni siquiera se le informó, ese cobro no es exigible, pues los gastos deben estar aprobados por la asamblea; si no lo están, no pueden hacerse obligatorios.

Del mismo modo, cuando la administración contrata un servicio y reparte su costo entre todos los propietarios por partes iguales —por ejemplo, los honorarios de un abogado dividido en cuotas idénticas—, el cobro es incorrecto, porque las expensas comunes se distribuyen con base en el coeficiente de copropiedad, no en cuotas iguales.

En estos casos, el propietario puede oponerse al cobro y, si ya pagó, solicitar la devolución de lo pagado de más. Distinto es el caso de quien paga una deuda que sí debía: allí no hay cobro de lo no debido, aunque después discuta el procedimiento, como se explica más adelante.

Plazos o fechas para el pago de las cuotas de administración.

Cada propiedad horizontal fija las fechas para el pago de las cuotas ordinarias y extraordinarias, y es la asamblea la que tiene la facultad de establecer los pagos y sus plazos.

La ley no señala una fecha única de pago, de modo que ese aspecto debe estar regulado en el reglamento de propiedad horizontal. Si el reglamento nada dice, lo normal, por razones de caja, es que la cuota se pague al inicio del respectivo mes.

En la práctica, muchas copropiedades cobran la administración a mes vencido, dentro de los primeros días del mes siguiente —los primeros 5 o los primeros 10 días—, mientras que otras la cobran al comienzo del mismo mes. Ambas modalidades son válidas; lo determinante es lo que fije el reglamento o la asamblea.

Cuando se aprueba una cuota extraordinaria, también se fijan los plazos en que debe pagarse.

A qué cuota se imputan los pagos que realiza el copropietario.

Es frecuente que un copropietario tenga varias deudas con la copropiedad —por ejemplo, varias cuotas atrasadas, o una cuota de administración y, aparte, el arriendo de una tienda comunal—. ¿Puede elegir a cuál se aplica el pago que realiza? En principio, sí, en aplicación del artículo 1654 del Código Civil:

«Si hay diferentes deudas, puede el deudor imputar el pago a la que elija; pero sin el consentimiento del acreedor no podrá preferir la deuda no devengada a la que lo está; y si el deudor no imputa el pago de ninguna en particular, el acreedor podrá hacer la imputación en la carta de pago; y si el deudor lo acepta, no le será lícito reclamar después.»

En términos prácticos, el copropietario puede indicar a cuál cuota o a cuál obligación quiere que se abone su pago, pero no puede preferir una deuda no vencida a una que ya está vencida sin el consentimiento de la copropiedad. Si no señala nada, el acreedor puede hacer la imputación, y la ley prefiere la deuda vencida sobre la no vencida.

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública, interpretando estas reglas para la propiedad horizontal, ha concluido que cada cuota mensual es una obligación separada y que el deudor puede pagar las cuotas más recientes y acogerse al beneficio por pronto pago, dejando pendientes las atrasadas, sin perjuicio de los intereses y sanciones que correspondan. Lo abordamos con más detalle en nuestro análisis sobre la prelación en el pago de las deudas con la propiedad horizontal.

De acuerdo con nuestro criterio, para que el copropietario pueda beneficiarse del descuento por pronto pago sobre una cuota no vencida sin que la administración le impute el pago a una deuda anterior, conviene que ese derecho de elección y el descuento estén contemplados en el reglamento, pues la copropiedad, como acreedora, también tiene la facultad de imputar el pago. Puede ampliarse en nuestro artículo sobre la imputación del pago en obligaciones civiles.

Intereses moratorios por el incumplimiento del pago de expensas.

El copropietario que no pague oportunamente las expensas o cuotas de administración pagará un interés de mora equivalente a 1.5 veces el interés bancario corriente certificado por la Superintendencia Financiera. Así lo señala el primer inciso del artículo 30 de la ley 675 de 2001:

«El retardo en el cumplimiento del pago de expensas causará intereses de mora, equivalentes a una y media veces el interés bancario corriente, certificado por la Superintendencia Bancaria, sin perjuicio de que la asamblea general, con quórum que señale el reglamento de propiedad horizontal, establezca un interés inferior.»

La ley faculta a la asamblea para fijar una tasa de interés moratorio inferior a la legal, pero no superior.

Estos intereses de mora se causan tanto sobre las cuotas ordinarias como sobre las cuotas extraordinarias, pues la norma habla del retardo en el pago de expensas en general. Por ello, una cuota extraordinaria no pagada dentro del plazo fijado también genera intereses de mora desde su vencimiento.

Solidaridad en el pago de las cuotas de administración.

El artículo 29 de la ley 675 de 2001 contempla dos clases de solidaridad frente a la copropiedad:

• Solidaridad en las expensas comunes ordinarias entre el propietario y el tenedor a cualquier título del bien privado, como el arrendatario.
• Solidaridad entre el propietario anterior y el nuevo propietario respecto de las expensas comunes adeudadas al momento de la enajenación.

En el arrendamiento, las partes pueden acordar en el contrato a quién le corresponde pagar la administración, pero ese acuerdo no es oponible a la propiedad horizontal: tanto el arrendador como el arrendatario responden solidariamente por las cuotas.

Cuando se trata de la venta del bien privado, dice el artículo 29 de la ley 675 de 2001:

«Igualmente, existirá solidaridad en su pago entre el propietario anterior y el nuevo propietario del respectivo bien privado, respecto de las expensas comunes no pagadas por el primero al momento de llevarse a cabo la transferencia del derecho de dominio.»

Por eso la ley exige que, para elaborar la escritura de compraventa, se adjunte el paz y salvo de la administración, y si no es posible adjuntarlo, la norma dispone:

«En caso de no contarse con el paz y salvo, se dejará constancia en la escritura de tal circunstancia, de la respectiva solicitud presentada al administrador de la copropiedad y de la solidaridad del nuevo propietario por las deudas que existan con la copropiedad.»

Con ello, el comprador queda advertido de que tendrá que responder por las deudas que deje quien le vende el inmueble.

¿El paz y salvo impide que después le cobren un reajuste?

El paz y salvo no tiene los efectos de una conciliación ni de un contrato de transacción; es apenas una constancia de que, a la fecha en que se expide y con la información disponible, no hay deudas pendientes.

Por eso, de acuerdo con nuestro criterio, si con posterioridad a la venta la asamblea aprueba un reajuste de la cuota de administración que afecta meses ya causados, ese reajuste puede cobrarse, y en virtud de la solidaridad entre el propietario anterior y el nuevo, el cobro es exigible pese al paz y salvo entregado en su momento.

¿Puede negarse el paz y salvo si el propietario no acredita el pago?

Sí. El administrador no puede expedir un paz y salvo respecto de un pago del que no tiene prueba. Si un copropietario consigna la cuota pero se niega a entregar el comprobante, la administración no puede identificar el pago ni darlo por hecho, de modo que la solución es no expedir el paz y salvo hasta que se acredite el pago.

Quién debe pagar las expensas según su relación con el inmueble.

La obligación de pagar las expensas recae, por regla general, sobre el propietario del bien privado, pero hay situaciones particulares que conviene precisar.

Pago de las expensas cuando existe usufructo.

Cuando sobre el inmueble se ha constituido un usufructo, hay que distinguir entre las cargas ordinarias y las obras mayores. El artículo 854 del Código Civil pone las expensas ordinarias en cabeza del usufructuario:

«Corresponden al usufructuario todas las expensas ordinarias de conservación y cultivo.»

Por lo anterior, la cuota de administración ordinaria, que financia el funcionamiento normal de la copropiedad, corresponde al usufructuario, como una carga periódica del goce del inmueble.

En cambio, las obras o refacciones mayores son de cargo del propietario, es decir, del nudo propietario. Así lo dispone el artículo 856 del Código Civil:

«Las obras o refacciones mayores, necesarias para la conservación de la cosa fructuaria, serán de cargo del propietario, pagándole el usufructuario, mientras dure el usufructo, el interés legal de los dineros invertidos en ellas.»

De acuerdo con nuestro criterio, una cuota extraordinaria destinada a una obra mayor, como el cambio de los ascensores de un edificio, corresponde al nudo propietario y no al usufructuario, pues se trata de una refacción mayor que interesa a la conservación y utilidad permanente del bien, mientras que el usufructuario solo debe reconocer el interés legal sobre lo invertido. Todo ello, salvo que en el contrato de usufructo se haya pactado algo distinto, pues las convenciones entre las partes priman sobre estas reglas.

Puede ampliarse este tema en nuestro artículo sobre el derecho real de usufructo.

Pago de la administración por el constructor durante la administración provisional.

En un proyecto de propiedad horizontal nuevo, mientras opera la administración provisional a cargo del constructor, este sigue siendo el propietario de las unidades privadas que aún no ha vendido.

De acuerdo con nuestro criterio, en su condición de propietario de esas unidades, el constructor es un copropietario más y debe pagar la cuota de administración correspondiente a los bienes de los que aún es dueño, según su coeficiente, una vez la copropiedad está funcionando y se ha fijado el valor de la cuota, pues los gastos comunes se cubren con las cuotas que conforman el presupuesto y no habría razón para que las unidades del constructor queden exoneradas.

Cobro judicial de las expensas comunes.

Si el copropietario no paga las expensas, el administrador puede promover un proceso ejecutivo para cobrar coactivamente esas deudas, según el artículo 48 de la ley 675 de 2001:

«En los procesos ejecutivos entablados por el representante legal de la persona jurídica a que se refiere esta ley para el cobro de multas u obligaciones pecuniarias derivadas de expensas ordinarias y extraordinarias, con sus correspondientes intereses, sólo podrán exigirse por el Juez competente como anexos a la respectiva demanda el poder debidamente otorgado, el certificado sobre existencia y representación de la persona jurídica demandante y demandada en caso de que el deudor ostente esta calidad, el título ejecutivo contentivo de la obligación que será solamente el certificado expedido por el administrador sin ningún requisito ni procedimiento adicional y copia del certificado de intereses expedido por la Superintendencia Bancaria o por el organismo que haga sus veces o de la parte pertinente del reglamento que autorice un interés inferior.»

El título ejecutivo es el certificado expedido por el administrador en el que consten los valores adeudados, sin requisito ni procedimiento adicional.

Se trata de un proceso muy expedito: no hay nada que discutir, sino que se procede directamente a la ejecución y, si es del caso, a la imposición de medidas cautelares como el embargo y secuestro de los bienes del deudor moroso.

¿Si al juez le rechazan la demanda ejecutiva, deben devolverme lo que ya pagué?

No. Si el copropietario pagó una deuda que realmente debía, no hay nada que devolver, incluso si la deuda ya estaba prescrita, porque la prescripción se renuncia precisamente al pagar.

Que la demanda ejecutiva se rechace por no cumplir requisitos formales no significa que la deuda sea ilegal ni que se haya pagado lo no debido; la obligación era real y exigible, de modo que el pago fue válido.

Devolución de cuotas extraordinarias que no se ejecutaron.

Ocurre que la asamblea aprueba una cuota extraordinaria para una obra concreta —por ejemplo, arreglar las fachadas— y el dinero se recauda, pero la obra no se contrata ni se ejecuta durante años.

Los recursos recaudados quedan afectados a la finalidad para la que se aprobaron, y no pueden destinarse a otra cosa ni retenerse indefinidamente sin justificación. Sin embargo, la devolución del dinero a los copropietarios no puede exigirla un propietario por sí solo.

De acuerdo con nuestro criterio, corresponde a la asamblea general, como órgano de dirección de la copropiedad (artículo 38 de la ley 675 de 2001), decidir sobre el destino de esos recursos: ejecutar la obra, reasignarlos a otro fin o autorizar su devolución. Por ello, el copropietario interesado debe llevar el punto a la asamblea para que esta lo resuelva.

Si además existe sospecha de manejo indebido de los dineros, lo procedente es solicitar una auditoría a la administración y, de hallarse irregularidades o apropiación de recursos, instaurar la denuncia penal ante la Fiscalía.

Prescripción de las cuotas de administración de la propiedad horizontal.

Las cuotas de administración, ordinarias o extraordinarias, y en general cualquier deuda con la propiedad horizontal, prescriben a los 5 años de haberse causado la obligación de pagarlas.

Las deudas con la propiedad horizontal son de carácter civil y se les aplica el artículo 2536 del Código Civil, que señala:

«La acción ejecutiva se prescribe por cinco (5) años. Y la ordinaria por diez (10).»

Como las deudas con la copropiedad se cobran mediante proceso ejecutivo, cuyo título es la certificación del administrador, prescriben a los 5 años.

Cada cuota irá prescribiendo individualmente a medida que se cumplan los 5 años contados desde que venció el plazo para pagarla.

Preguntas frecuentes.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes que nos plantean nuestros lectores.