Pago de cuotas y expensas necesarias en la propiedad horizontal

Los copropietarios tienen la obligación de pagar las expensas necesarias para que funcione la propiedad horizontal, pago que se hace por medio de las cuotas ordinarias y las cuotas extraordinarias de administración.

Expensas necesarias.

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El artículo 3 de la ley 675 de 2001 las llama expensas comunes necesarias, y se refiera a ellas como las erogaciones necesarias para la administración y la prestación de los servicios comunes esenciales requeridos para el funcionamiento de la propiedad horizontal.

La propiedad horizontal es una persona jurídica de naturaleza civil y sin ánimo de lucro, por tanto, los recursos que se necesiten para el normal funcionamiento de la propiedad horizontal y el adecuado mantenimiento de las zonas comunes, provienen de los pagos y aportes que realicen los copropietarios.

Propiedad horizontal en Colombia

La norma señala que:

«Para estos efectos se entenderán esenciales los servicios necesarios, para el mantenimiento, reparación, reposición, reconstrucción y vigilancia de los bienes comunes, así como los servicios públicos esenciales relacionados con estos.»

Todos los recursos que la propiedad horizontal requiera para tales menesteres, constituyen expensas necesarias que los copropietarios están obligados a pagar.

Expensas no necesarias.

Hay algunos gastos u obras que no se constituyen en expensas necesarias, y que serán obligatorias si son aprobadas por la mayoría calificada de la asamblea de copropietarios, es decir, con el 70% de los coeficientes de la propiedad, más no el 70% del quorum que está sesionando.

Recordemos que una asamblea de copropietarios puede sesionar con un quorum que represente la mitad mas uno de los coeficientes de propiedad, pero en tal caso no pueden tomar decisiones que requiera mayoría calificada, pues esa mayoría calificada corresponde al 70% del coeficiente de toda la propiedad.

Entre las expensas no necesaria se incluyen los mejoramientos de la propiedad, como puede ser construir una piscina si no la tenía, o construir otro salón social, o instalar nuevos juegos o comprar nuevas máquinas para el gimnasio.

La expensa necesaria es aquella inversión que se requiere para conservar el estado del conjunto, sin hacerle nuevas obras. Una cosa es reparar el pavimento de la calle, y otra es cambiar el viejo aún funcional por uno nuevo por un más bonito, por ejemplo.

Expensas imprevistas o extraordinarias.

El artículo 35 de la ley 675 de 2001 habla de unas expensa imprevistas o extraordinarias, que se financian con el fondo de imprevistos.

Y el parágrafo único consagra una limitación que merece la pena precisar:

«El cobro a los propietarios de expensas extraordinarias adicionales al porcentaje del recargo referido, solo podrá aprobarse cuando los recursos del Fondo de que trata este artículo sean insuficientes para atender las erogaciones a su cargo.»

En nuestro criterio, las expensas extraordinarias o imprevistas a las que se refiere este artículo, corresponde precisamente a las necesidades o contingencias imprevistas que suelen suceder, como por ejemplo un fuerte aguacero que daña las vías de acceso a la propiedad, y es frente a ese tipo de expensas que aplica la limitación que impone el parágrafo único referido.

En consecuencia, esa restricción no aplica para el caso de las expensas no necesarias que no son imprevistas, como por ejemplo el proyecto de calentar la piscina con energía solar, o crear un gimnasio para el conjunto.

Este tipo de expensas no se financian con el fondo de imprevistos y por tanto la asamblea de copropietarios puede aprobar cuotas extraordinarias para esos fines aún en el caso que haya recursos en el fondo de imprevistos.

Coeficiente de copropiedad.

El coeficiente de copropiedad es el índice porcentual de cada bien privado respecto a los bienes comunes de la propiedad horizontal.

Un ejemplo en externo simple: Si la propiedad tiene 100 metros de vía por donde pasan 100 copropietarios, cada uno tendrá un coeficiente de 1%, coeficiente que puede variar en función la utilización que cada uno realice.

Por ejemplo, en un centro comercial, un local de 500 M2 tiene un mayor coeficiente que uno de 50 M2, como se entiende de la lectura del primer inciso del artículo 26 de la ley 675:

«Salvo lo dispuesto en la presente ley para casos específicos, los coeficientes de copropiedad se calcularán con base en el área privada construida de cada bien de dominio particular, con respecto al área total privada del edificio o conjunto.»

El coeficiente de copropiedad define la proporción en que cada bien privado debe contribuir con las expensas necesarias de la propiedad horizontal, y con las expensas no necesarias que sean aprobadas en asamblea.

El coeficiente de copropiedad debe estar definido en el reglamento de propiedad horizontal y es un asunto que se debe resolver desde la misma planeación del proyecto por el constructor.

Módulos de contribución en la propiedad horizontal.

Son sectores y módulos de contribución aquellos bienes y servicios comunales cuyo goce y uso no son de carácter general y favorecen solo una parte de la comunidad. También suelen llamarse gastos comunes sectorizados o diferenciados.

Una plazoleta por ejemplo en un conjunto comercial puede beneficiar más a unos locales que a otros, luego el mantenimiento no debe ser por igual para todos. Lo mismo puede acontecer con bahías de parqueo o zonas de cargue y descargue, que por su ubicación no beneficien la totalidad del conglomerado.

Es un concepto que debe estar resuelto en el reglamento de propiedad original y que sirve de base para complementar la documentación requerida para obtener la licencia de construcción.

Si se trata de mejoras posteriores o adiciones al proyecto inicial, corresponde a los copropietarios decidir la proporción de la participación y cumplir con todos los requisitos que en materia urbanística disponga la autoridad respectiva de su localidad.

Las contribuciones a las expensas necesarias se han de hacer de acuerdo a los módulos de contribución, de modo que a estos contribuyen sólo los propietarios del módulo respectivo.

Supongamos que un conjunto está conformado por 4 manzanas de casas y una torre de apartamentos, y en esa torre hay dos ascensores. En tal caso se puede conformar un módulo de contribución para esa torre de apartamentos, pues no es correcto que los propietarios de las casas deban pagar el costo del mantenimiento de los ascensores que no utilizan.

Fijación de las cuotas de administración.

Le corresponde a la asamblea de copropietarios fijar la cuota de administración que ha de pagar mensualmente cada propietario en función de su coeficiente de copropiedad.

Las cuotas se fijarán de acuerdo al presupuesto que se elabore y apruebe, y su monto será el que resulte suficiente para cubrir el presupuesto de gastos e inversiones de cada ejercicio.

En algunos casos habrá que ajustar el presupuesto o las cuotas según lo que decida la asamblea, quien es la que aprueba tanto el presupuesto como las cuotas ordinarias y extraordinarias necesarias para cubrir ese presupuesto.

Plazos o fechas para el pago de las cuotas de administración.

Cada propiedad horizontal fijará las fechas para el pago de las cuotas de administración ordinarias y extraordinarias.

El pago de las cuotas de administración se hace por lo general mes vencido dentro de los primeros días del mes siguiente, que pueden ser los 5 primeros días o los 10 primeros días; cada propiedad horizontal fijará sus plazos.

Igualmente cuando se acuerda el pago de una cuota extraordinaria, se fija también los plazos en que se deben pagar.

Recordemos que es la asamblea de copropietarios quien tiene la facultad de fijar los pagos y las fechas de pago.

Intereses moratorios por el incumplimiento del pago de expensas.

El copropietario que no pague oportunamente las expensas, o cuotas de administración, pagará un interés moratorio equivalente al 1.5 veces la tasa de interés bancario corriente que es certificada mensualmente por la superintendencia financiera.

Al respecto señala el inciso primero del artículo 30 de la ley 675 de 2001:

«El retardo en el cumplimiento del pago de expensas causará intereses de mora, equivalentes a una y media veces el interés bancario corriente, certificado por la Superintendencia Bancaria, sin perjuicio de que la asamblea general, con quórum que señale el reglamento de propiedad horizontal, establezca un interés inferior.»

La ley faculta a la asamblea de copropietarios para que fije una tasa de interés moratorio inferior a la legal.

Solidaridad en el pago de las cuotas de administración.

El artículo 29 de la ley 675 de 2001 contempla dos clases de solidaridad a saber:

  1. Solidaridad en las expensas comunes ordinarias entre el propietario y el tenedero a cualquier título del bien privado, como puede ser el arrendatario.
  2. Solidaridad entre el comprador y el vendedor respecto a las expensas comunes de cualquier tipo adeudadas a la fechan en que se realice la enajenación.

En el caso el arrendamiento, en el respectivo contrato de arrendamiento las partes acordarán a quién le corresponde el pago de las cuotas de administración, pero ese contrato no es oponible a la propiedad horizontal, pues tanto el arrendador como el arrendatario responderán solidariamente por las cuotas de administración.

Contrato de arrendamiento

Cuando se trata de la venta del bien privado, dice el artículo 29 de la ley 675:

«Igualmente, existirá solidaridad en su pago entre el propietario anterior y el nuevo propietario del respectivo bien privado, respecto de las expensas comunes no pagadas por el primero, al momento de llevarse a cabo la transferencia del derecho de dominio.»

Por lo anterior, es que la ley exige que para elaborar la escritura de compraventa del inmueble se adjunte el paz y salvo de la administración, y en caso de que no sea posible adjuntar ese paz y salvo dice la norma:

«En caso de no contarse con el paz y salvo, se dejará constancia en la escritura de tal circunstancia, de la respectiva solicitud presentada al administrador de la copropiedad y de la solidaridad del nuevo propietario por las deudas que existan con la copropiedad.»

Con lo anterior, el comprador queda advertido de que tendrá que responder por las deudas dejadas por quien le vende el inmueble.

Cobro judicial de las expensas comunes.

Si el copropietario no paga las expensas necesarias, el administrador de la propiedad horizontal podrá promover un proceso judicial para cobrar coactivamente esas deudas.

Al respecto señala el artículo 48 de la ley 675 de 2001:

«En los procesos ejecutivos entablados por el representante legal de la persona jurídica a que se refiere esta ley para el cobro de multas u obligaciones pecuniarias derivadas de expensas ordinarias y extraordinarias, con sus correspondientes intereses, sólo podrán exigirse por el Juez competente como anexos a la respectiva demanda el poder debidamente otorgado, el certificado sobre existencia y representación de la persona jurídica demandante y demandada en caso de que el deudor ostente esta calidad, el título ejecutivo contentivo de la obligación que será solamente el certificado expedido por el administrador sin ningún requisito ni procedimiento adicional y copia del certificado de intereses expedido por la Superintendencia Bancaria o por el organismo que haga sus veces o de la parte pertinente del reglamento que autorice un interés inferior.

La acción ejecutiva a que se refiere este artículo, no estará supeditada al agotamiento previo de los mecanismos para la solución de conflictos previstos en la presente ley.»

El título ejecutivo es el certificado expedido por el administrador en el que consten los valores adeudados.

Proceso ejecutivo ¿Qué es y para qué sirve?

La ley ha dotado a la propiedad horizontal de un proceso muy expedito para cobrar a los copropietarios morosos, por lo que no hay razón para no hacer la gestión correspondiente.

Téngase en cuenta que se trata de un proceso ejecutivo donde no hay nada qué discutir, sino que se procede directamente a la ejecución, y si fuere el caso, la imposición de medidas cautelas como el embargo y secuestro de las propiedades del deudor moroso.

Medidas cautelares en los procesos ejecutivos

Lo anterior debe ser suficiente para que la administración haga una buena gestión de cartera.

Prescripción de las cuotas de administración de la propiedad horizontal.

Las cuotas de administración, ordinarias o extraordinarias, y en general cualquier deuda con la propiedad horizontal prescribe a los 5 años de haberse causado la obligación de pagarlas.

¿Cuándo prescribe una deuda en Colombia?

Las deudas originadas con la propiedad horizontal son de carácter civil y se aplican las reglas del artículo 2536 del código civil que señala al respecto:

«La acción ejecutiva se prescribe por cinco (5) años. Y la ordinaria por diez (10).»

Recordemos que las deudas con la propiedad horizontal se cobran mediante un proceso ejecutivo, cuyo título ejecutivo es la certificación del administrador, por tanto, estas prescriben a los 5 años.

Cada cuota irá de administración irá prescribiendo individualmente según se vaya cumpliendo los 5 años desde que venció el plazo para pagarla.

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16 Opiniones
  1. Romain Dice:

    Buenas tardes,

    Cual es su opinion si la asemblea dijo que debemos pagar una cuota extraordinaria de 1’500’000 pesos en una vez y que la cuota normal es de 105’000 pesos?

    Tengo la obligacion de pagar esto en una vez?

    No hay algo para ajudarme a pagar en 3-4 veces?

    Gracias por su ayuda
    Romain

    Responder
    • Nelson Dice:

      Por supuesto que es posible y ello tuvo que haberse definidio en la asamblea en la que se aprobó esa cuota extraordinaria. En ningún caso el espíritu de las cuotas extraordinarias debería ser acopiar recursos como una finalidad primordial, dado que el objetivo es reunir esos recursos para llevar a cabo proyectos u obras de beneficio comunitario, por lo que debe existir la posibilidad de facilitar para todos los copropietarios el pagar esas cuotas. El que no exista esa posibilidad, fomenta que el recaudo se demore y dado que la ley solo habilita cobro de intereses por mora sobre las cuotas ordinarias, cada copropietario podría como ocurre en casos reales, que paguen de a pocos conforme su posibilidad … obviamente se deben pagar, pero posíblemenet con un mayor tiempo del previsto

      Responder
      • NELSON CHAVEZ R. Dice:

        Hay imprecisiones en la respuesta, pues no es cierto que la ley solo permite cobrar intereses sobre las cuotas ordinarias. Dice que se cobrarán por mora en el pago de las expensas comunes y éstas pueden ser tanto ordinarias, como extraordinarias. Por otra parte, el consultante tiene razón al plantear que hay una limitación de la ley y es que para aprobar una cuota extra que supere cuatro veces el valor de una cuota ordinaria, se requiere VOTACIÓN a favor, por mayoría calificada del 70%. Habrá que verificar que se haya cumplido, que hayan votado por coeficientes y que conste así en el acta. Saludo.

        Responder
  2. Paula >Zastoque Dice:

    Puede una administradora cobrar las expensas mensuales, a traves de una cuenta de cobro? Gracias.

    Responder
    • Nelson Dice:

      Yo quiero entender mejor esta pregunta…. es que lo más utilizado como medio de cobro de esas expensas comunes, es justamente un documento que funcione como cuenta de cobro y que se emite desde la Contabilidad de la copropiedad al copropietario…mi respuesta en principio es: SI ESTA PERMITIDO

      Responder
  3. julian arcos Dice:

    buenas tardes.tengo una pregunta: lo que pasa es que la constructora me entrego el apartamento en el mes de enero, (en oficinas firme el documneto de recibido), pero fisicamente recibi las llaves el mes de septiembre y lo habite en ese mes. la administradora del edidifcio me esta cobrabdo administracion desde el mes de enero
    mi pregunta es la administradora me puede cobrar. administración de los meses que no utilize el apartamento..

    Responder
    • NELSON CHAVEZ R. Dice:

      Julián, buenas noches. El pago es obligatorio por ley, desde el momento en que se recibe de la constructora, independiente de que usted lo ocupe o no. ¡Saludo¡

      Responder
  4. NELSON CHAVEZ R. Dice:

    Buenas noches. Respetuosamente quiero resaltar que en esta editorial hay algunas imprecisiones que requieren aclaración. En primer lugar, afirma que el pago de las expensas ordinarias se debe realizar por mes vencido, cuando en realidad es mes anticipado. La ley no dice expresamente que sea de uno u otro modo, pero en todos los reglamentos está anticipado, además qui de no hacerlo así, estarían en permanente estado de iliquidez para su normal funcionamiento.
    Por otra parte, señala que las asambleas se conforman con un quórum de la mitad más uno de los coeficientes, es decir del 51%, lo cual no es correcto; la ley dice “…más de la mitad de los coeficientes…” (no es lo mismo el 51% que el 50,01%, o cualquier otro % entre el 50 y el 51. Finalmente, menciona que las cuotas que vayan cumpliendo cinco años de mora van prescribiendo, debiendo hacer claridad que esto no ocurre de manera automática, sino que es un juez quien debe decretar la prescripción, dentro del proceso civil de cobro de las obligaciones en mora. ¡Saludo¡

    Responder
  5. Gutsavo Dice:

    Cuando se están refiriendo la prescripción de las cuotas, Si una persona no canceló hace 5 años.
    Da igual si tiene proceso por parte del conjunto o no ha sucedido nada en ese periodo. Y de la misma forma cómo debe hacer que para que esta prescripción sea aplicada ya que se trataría de dos causales la negligencia por no cobrarla y la figura por si misma

    Responder
  6. Francisco Vargas Dice:

    buen día, revisando la norma para el cobro ejecutivo de la cuotas de administración creo que hacen referencia al artículo 48 de la Ley 675 de 2001 y no al 49 como indica en su artículo, esto sin animo de criticar, ya que esta página es una excelente herramienta de consulta.

    Responder
  7. Mafe Dice:

    Buenas tardes,

    Tengo una duda. En el edificio donde vivo se paga una cuota de administración de $287000 de acuerdo al tamaño del apartamento existen unos que pagan más y otros que pagan menos, en una asamblea que hubo se llegó a un acuerdo de cancelar una cuota extraordinaria de $1000000 por cada apartamento (no importa el coeficiente del apartamento) para cancelar unas deudas que se tienen con dos proveedores. Es es legal el objeto de la cuota extraordinaria? Es obligación cancelar esa cuota de extraordinaria de acuerdo al coeficiente o se puede llegar a un acuerdo de que todos paguen por igual la deuda?

    Gracias

    Responder
  8. Rosa Dice:

    Buenos días. Puede una persona que tiene el apartamento en sucesión y esa persona desde antes de fallecer la propietaria asumía todos los gastos del inmueble pertenecer al consejo administrativo y tener derecho al voz y al voto en las asambleas?
    Gracias

    Responder
  9. David Canizales Dice:

    Buenos días, si la Asamblea aprueba una cuota extraordinaria, es obligación del coopropietario pagarla aunque no le pasen la factura o por contabilidad u obligación legal, ellos están en la obligación de pasar a cada apartamento la factura o cuenta de cobro de esa cuota extraordinaria. Gracia.

    Responder
  10. Yolanda Mejía I. Dice:

    Buenas noches, el tema es: descuento por pronto pago, a unos propietarios el descuento es del 7% son casa más pequeñas y a otros propietarios el descuento es del 10% son casa más grandes, a mí me parece que es injusto a todos se nos debería de hacer el mismo porcentaje de, es como si aumento de la cuota de administración hubiera sido para unos el 6% y para otros el 3.8 %, Usted podría indicarme que dice la ley al respecto o que puedo yo hacer para que todos obtengamos el mismo porcentaje de descuento por pronto pago, le agradezco de antemano su respuesta, que tenga buena noche, Dios padre le bendiga.

    Responder
  11. George Dice:

    Buenas noches. en el conjunto todas las casas son identicas en su superficie en mts2. si construyo un segundo piso, por esa razon debo pagar mas en la cuota de administración?

    Responder
  12. NANA pregunta Dice:

    Buenas tardes me gustaría conocer un formato correcto contable que permita entender el estado de cuenta de bien privado en una propiedad horizontal. Y como debe llamarse el documento para ser enviado al propietario?

    Responder
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