Pago de cuotas y expensas necesarias en la propiedad horizontal

Los copropietarios tienen la obligación de pagar las expensas necesarias para que funcione la propiedad horizontal, pago que se hace por medio de las cuotas ordinarias y las cuotas extraordinarias de administración.

Expensas necesarias.

El artículo 3 de la ley 675 de 2001 las llama expensas comunes necesarias, y se refiera a ellas como las erogaciones necesarias para la administración y la prestación de los servicios comunes esenciales requeridos para el funcionamiento de la propiedad horizontal. . La norma señala que:

«Para estos efectos se entenderán esenciales los servicios necesarios, para el mantenimiento, reparación, reposición, reconstrucción y vigilancia de los bienes comunes, así como los servicios públicos esenciales relacionados con estos.»

Todos los recursos que la propiedad horizontal requiera para tales menesteres, constituyen expensas necesarias que los copropietarios están obligados a pagar.

Expensas no necesarias.

Hay algunos gastos u obras que no se constituyen en expensas necesarias, y que serán obligatorias si son aprobadas por la mayoría calificada de la asamblea de copropietarios, es decir, con el 70% de los coeficientes de la propiedad, más no el 70% del quorum que está sesionando.

Recordemos que una asamblea de copropietarios puede sesionar con un quorum que represente la mitad mas uno de los coeficientes de propiedad, pero en tal caso no pueden tomar decisiones que requiera mayoría calificada, pues esa mayoría calificada corresponde al 70% del coeficiente de toda la propiedad.

Entre las expensas no necesaria se incluyen los mejoramientos de la propiedad, como puede ser construir una piscina si no la tenía, o construir otro salón social, o instalar nuevos juegos o comprar nuevas máquinas para el gimnasio.

La expensa necesaria es aquella inversión que se requiere para conservar el estado del conjunto, sin hacerle nuevas obras. Una cosa es reparar el pavimento de la calle, y otra es cambiar el viejo aún funcional por uno nuevo por un más bonito, por ejemplo.

Expensas imprevistas o extraordinarias.

El artículo 35 de la ley 675 de 2001 habla de unas expensa imprevistas o extraordinarias, que se financian con el fondo de imprevistos.

Y el parágrafo único consagra una limitación que merece la pena precisar:

«El cobro a los propietarios de expensas extraordinarias adicionales al porcentaje del recargo referido, solo podrá aprobarse cuando los recursos del Fondo de que trata este artículo sean insuficientes para atender las erogaciones a su cargo.»

En nuestro criterio, las expensas extraordinarias o imprevistas a las que se refiere este artículo, corresponde precisamente a las necesidades o contingencias imprevistas que suelen suceder, como por ejemplo un fuerte aguacero que daña las vías de acceso a la propiedad, y es frente a ese tipo de expensas que aplica la limitación que impone el parágrafo único referido.

En consecuencia, esa restricción no aplica para el caso de las expensas no necesarias que no son imprevistas, como por ejemplo el proyecto de calentar la piscina con energía solar, o crear un gimnasio para el conjunto.

Este tipo de expensas no se financian con el fondo de imprevistos y por tanto la asamblea de copropietarios puede aprobar cuotas extraordinarias para esos fines aún en el caso que haya recursos en el fondo de imprevistos.

Coeficiente de copropiedad.

El coeficiente de copropiedad es el índice porcentual de cada bien privado respecto a los bienes comunes de la propiedad horizontal.

Un ejemplo en externo simple: Si la propiedad tiene 100 metros de vía por donde pasan 100 copropietarios, cada uno tendrá un coeficiente de 1%, coeficiente que puede variar en función la utilización que cada uno realice.

Por ejemplo, en un centro comercial, un local de 500 M2 tiene un mayor coeficiente que uno de 50 M2, como se entiende de la lectura del primer inciso del artículo 26 de la ley 675:

«Salvo lo dispuesto en la presente ley para casos específicos, los coeficientes de copropiedad se calcularán con base en el área privada construida de cada bien de dominio particular, con respecto al área total privada del edificio o conjunto.»

El coeficiente de copropiedad define la proporción en que cada bien privado debe contribuir con las expensas necesarias de la propiedad horizontal, y con las expensas no necesarias que sean aprobadas en asamblea.

El coeficiente de copropiedad debe estar definido en el reglamento de propiedad horizontal y es un asunto que se debe resolver desde la misma planeación del proyecto por el constructor.

Módulos de contribución en la propiedad horizontal.

Son sectores y módulos de contribución aquellos bienes y servicios comunales cuyo goce y uso no son de carácter general y favorecen solo una parte de la comunidad. También suelen llamarse gastos comunes sectorizados o diferenciados.

Una plazoleta por ejemplo en un conjunto comercial puede beneficiar más a unos locales que a otros, luego el mantenimiento no debe ser por igual para todos. Lo mismo puede acontecer con bahías de parqueo o zonas de cargue y descargue, que por su ubicación no beneficien la totalidad del conglomerado.

Es un concepto que debe estar resuelto en el reglamento de propiedad original y que sirve de base para complementar la documentación requerida para obtener la licencia de construcción.

Si se trata de mejoras posteriores o adiciones al proyecto inicial, corresponde a los copropietarios decidir la proporción de la participación y cumplir con todos los requisitos que en materia urbanística disponga la autoridad respectiva de su localidad.

Las contribuciones a las expensas necesarias se han de hacer de acuerdo a los módulos de contribución, de modo que a estos contribuyen sólo los propietarios del módulo respectivo.

Supongamos que un conjunto está conformado por 4 manzanas de casas y una torre de apartamentos, y en esa torre hay dos ascensores. En tal caso se puede conformar un módulo de contribución para esa torre de apartamentos, pues no es correcto que los propietarios de las casas deban pagar el costo del mantenimiento de los ascensores que no utilizan.

Fijación de las cuotas de administración.

Le corresponde a la asamblea de copropietarios fijar la cuota de administración que ha de pagar mensualmente cada propietario en función de su coeficiente de copropiedad.

Las cuotas se fijarán de acuerdo al presupuesto que se elabore y apruebe, y su monto será el que resulte suficiente para cubrir el presupuesto de gastos e inversiones de cada ejercicio.

En algunos casos habrá que ajustar el presupuesto o las cuotas según lo que decida la asamblea, quien es la que aprueba tanto el presupuesto como las cuotas ordinarias y extraordinarias necesarias para cubrir ese presupuesto.

¿En un conjunto mixto las cuotas de administración pueden ser mayores para locales comerciales?

Algunas personas han llegado a considerar que es justo cobrar una cuota de administración más elevada a un local comercial que a una vivienda, por cuanto el local comercial, se supone, es una unidad de negocio que genera una rentabilidad y que por ello debería asumir un mayor costo o gasto de mantenimiento de la propiedad horizontal.

Aunque este razonamiento pudiere ser adecuado desde algún punto de vista, la ley no lo ha considerado así exactamente.

La ley 675 de 2001, para evitar complicaciones, definió que la contribución a las expensas necesarias se haría en función de los coeficientes de copropiedad, de modo que aquella unidad privada que tenga un mayor coeficiente, tendrá que hacer una mayor contribución.

No se ocupó la ley de hacer una diferenciación respecto a los conjuntos de uso mixto, de modo que en todos los casos las expensas necesarias serán asumidas según el coeficiente de copropiedad de cada bien, sin importar que se trate de un bien dedicado a vivienda familiar o a la explotación comercial.

Lo que la ley 675 de 2011 en su artículo 3 sí consideró, fue la posibilidad de crear módulos de contribución, definiéndolos de la siguiente forma:

«Índices que establecen la participación porcentual de los propietarios de bienes de dominio particular, en las expensas causadas en relación con los bienes y servicios comunes cuyo uso y goce corresponda a una parte o sector determinado del edificio o conjunto de uso comercial o mixto.»

Mediante esta figura es posible sectorizar dentro de un conjunto algunas unidades privadas con el fin de que estas asuman el mantenimiento de lo  que sólo ellos utilizan, y allí podrá creare un módulo de contribución para los locales comerciales, por ejemplo, pero lo máximo que se puede exigir es que estos locales asuman la totalidad de ciertos gastos, más no que de forma general y global deban pagar una cuota de administración superior a los otros bienes privados, sólo por el hecho de ser comerciales.

Plazos o fechas para el pago de las cuotas de administración.

Cada propiedad horizontal fijará las fechas para el pago de las cuotas de administración ordinarias y extraordinarias.

El pago de las cuotas de administración se hace por lo general mes vencido dentro de los primeros días del mes siguiente, que pueden ser los 5 primeros días o los 10 primeros días; cada propiedad horizontal fijará sus plazos.

Igualmente cuando se acuerda el pago de una cuota extraordinaria, se fija también los plazos en que se deben pagar.

Recordemos que es la asamblea de copropietarios quien tiene la facultad de fijar los pagos y las fechas de pago.

Intereses moratorios por el incumplimiento del pago de expensas.

El copropietario que no pague oportunamente las expensas, o cuotas de administración, pagará un interés moratorio equivalente al 1.5 veces la tasa de interés bancario corriente que es certificada mensualmente por la superintendencia financiera.

Al respecto señala el inciso primero del artículo 30 de la ley 675 de 2001:

«El retardo en el cumplimiento del pago de expensas causará intereses de mora, equivalentes a una y media veces el interés bancario corriente, certificado por la Superintendencia Bancaria, sin perjuicio de que la asamblea general, con quórum que señale el reglamento de propiedad horizontal, establezca un interés inferior.»

La ley faculta a la asamblea de copropietarios para que fije una tasa de interés moratorio inferior a la legal.

Solidaridad en el pago de las cuotas de administración.

El artículo 29 de la ley 675 de 2001 contempla dos clases de solidaridad a saber:

  1. Solidaridad en las expensas comunes ordinarias entre el propietario y el tenedero a cualquier título del bien privado, como puede ser el arrendatario.
  2. Solidaridad entre el comprador y el vendedor respecto a las expensas comunes de cualquier tipo adeudadas a la fechan en que se realice la enajenación.

En el caso el arrendamiento, en el respectivo contrato de arrendamiento las partes acordarán a quién le corresponde el pago de las cuotas de administración, pero ese contrato no es oponible a la propiedad horizontal, pues tanto el arrendador como el arrendatario responderán solidariamente por las cuotas de administración.

Contrato de arrendamiento.El contrato de arrendamiento permite al arrendatario utilizar un bien de propiedad del arrendador a cambio del pago de un canon de arrendamiento.

Cuando se trata de la venta del bien privado, dice el artículo 29 de la ley 675:

«Igualmente, existirá solidaridad en su pago entre el propietario anterior y el nuevo propietario del respectivo bien privado, respecto de las expensas comunes no pagadas por el primero, al momento de llevarse a cabo la transferencia del derecho de dominio.»

Por lo anterior, es que la ley exige que para elaborar la escritura de compraventa del inmueble se adjunte el paz y salvo de la administración, y en caso de que no sea posible adjuntar ese paz y salvo dice la norma:

«En caso de no contarse con el paz y salvo, se dejará constancia en la escritura de tal circunstancia, de la respectiva solicitud presentada al administrador de la copropiedad y de la solidaridad del nuevo propietario por las deudas que existan con la copropiedad.»

Con lo anterior, el comprador queda advertido de que tendrá que responder por las deudas dejadas por quien le vende el inmueble.

Cobro judicial de las expensas comunes.

Si el copropietario no paga las expensas necesarias, el administrador de la propiedad horizontal podrá promover un proceso judicial para cobrar coactivamente esas deudas.

Al respecto señala el artículo 48 de la ley 675 de 2001:

«En los procesos ejecutivos entablados por el representante legal de la persona jurídica a que se refiere esta ley para el cobro de multas u obligaciones pecuniarias derivadas de expensas ordinarias y extraordinarias, con sus correspondientes intereses, sólo podrán exigirse por el Juez competente como anexos a la respectiva demanda el poder debidamente otorgado, el certificado sobre existencia y representación de la persona jurídica demandante y demandada en caso de que el deudor ostente esta calidad, el título ejecutivo contentivo de la obligación que será solamente el certificado expedido por el administrador sin ningún requisito ni procedimiento adicional y copia del certificado de intereses expedido por la Superintendencia Bancaria o por el organismo que haga sus veces o de la parte pertinente del reglamento que autorice un interés inferior.

La acción ejecutiva a que se refiere este artículo, no estará supeditada al agotamiento previo de los mecanismos para la solución de conflictos previstos en la presente ley.»

El título ejecutivo es el certificado expedido por el administrador en el que consten los valores adeudados.

Proceso ejecutivo.El proceso ejecutivo es una demanda mediante la cual se ejecuta el deudor para que pague una deuda respaldada por un documento que presta mérito ejecutivo.

La ley ha dotado a la propiedad horizontal de un proceso muy expedito para cobrar a los copropietarios morosos, por lo que no hay razón para no hacer la gestión correspondiente.

Téngase en cuenta que se trata de un proceso ejecutivo donde no hay nada qué discutir, sino que se procede directamente a la ejecución, y si fuere el caso, la imposición de medidas cautelas como el embargo y secuestro de las propiedades del deudor moroso.

Medidas cautelares en procesos ejecutivos.En una demanda ejecutiva se puede solicitar al juez que imponga medidas cautelares al demandado para asegurar el pago de la deuda.

Lo anterior debe ser suficiente para que la administración haga una buena gestión de cartera.

Prescripción de las cuotas de administración de la propiedad horizontal.

Las cuotas de administración, ordinarias o extraordinarias, y en general cualquier deuda con la propiedad horizontal prescribe a los 5 años de haberse causado la obligación de pagarlas.

¿Cuándo prescribe una deuda en Colombia?.Término o tiempo de prescripción de las deudas en Colombia. La prescripción de las deudas.

Las deudas originadas con la propiedad horizontal son de carácter civil y se aplican las reglas del artículo 2536 del código civil que señala al respecto:

«La acción ejecutiva se prescribe por cinco (5) años. Y la ordinaria por diez (10).»

Recordemos que las deudas con la propiedad horizontal se cobran mediante un proceso ejecutivo, cuyo título ejecutivo es la certificación del administrador, por tanto, estas prescriben a los 5 años.

Cada cuota irá de administración irá prescribiendo individualmente según se vaya cumpliendo los 5 años desde que venció el plazo para pagarla.

Guía Laboral 2024

Conozca sus derechos y obligaciones laborales como trabajador o como empleador, y evítese problemas. Ver más.

Forma de citar este artículo (APA):

Gerencie.com. (2019, marzo 14). Pago de cuotas y expensas necesarias en la propiedad horizontal [Entrada de blog]. Recuperado de https://www.gerencie.com/pago-de-cuotas-y-expensas-necesarias-en-la-propiedad-horizontal.html

Recomendados.

Deje su opinión o su pregunta.
Trataremos de darle respuesta.

Regístrese para informarle cuando se responda su pregunta.

  1. Luis Martinez Verano (septiembre 30 de 2023)

    Cordial saludo: Puede un deudor en copropiedad horizontal indicar a que cuota se apliquen los pagos realizados? ¿Si manifiesta que su pago se realice a una cuota no vencida puede tener el beneficio de descuento por pronto pago?
    Gracias por su respuesta.

    Responder
    • Gerencie.com
      Gerencie.com en respuesta a Luis Martinez Verano (octubre 23 de 2023)

      Buenos tardes, Luis

      En aplicación del artículo 1654 del código civil usted sí podría elegir la deuda a la que quiere imputar el pago, pero necesitará que la copropiedad esté de acuerdo con ello, por lo que es un aspecto que debería estar contemplado en el reglamento.

      Saludos

      Responder
  2. Martha Ossa (marzo 23 de 2023)

    Acogiéndonos al reglamento de PH, le hicimos mantenimiento a las fachadas, luego de una demanda ejecutiva, sin el debido proceso, pagamos las cuotas extraordinarias. No se pagaron honorarios de abogado entonces la administración no levantó la demanda, el caso es que le RECHAZARON la demanda a la administración, porque no llenó requisitos.
    ¿Ante este rechazo de la demanda, la administración debe devolverme el dinero y los intereses pagados?

    Gracias por su respuesta.

    Responder
    • Gerencie.com
      Gerencie.com en respuesta a Martha Ossa (octubre 23 de 2023)

      Buenas tardes, Martha

      Usted pagó una deuda que tenía, y al haberla pagado no hay nada que hacer, incluso si la deuda ya hubiera prescrito, porque la prescripción se renuncia precisamente pagando la deuda.

      El hecho de que la demanda ejecutiva haya sido rechazada por el juez no significa que la deuda sea ilegal, o que usted no debiera pagar o que hubiera pagado lo no debido, porque la deuda era real y exigible.

      Saludos!

      Responder
  3. Pilar (Medellín) (agosto 28 de 2022)

    Agosto 28 de 2022
    Buenas noches. Mi caso es el siguiente: Yo tengo por Constitución de Usufructo Vitalicio, derecho a la vivienda en un apartamento, que al fallecer mi esposo, pasó legalmente a sus 2 hijos. En una reunión extraordinaria de la Unidad, se acordó por unanimidad una cuota extraordinaria para el cambio de los 4 ascensores. Dicha cuota fue dividida en 3 pagos; cada una a 30 días. Yo pago la administración y los servicios, como es obvio. Agradecería me informaran si esta Cuota Extraordinaria que tiene un costo de nueve millones doscientos mil pesos aproximadamente, debe ser pagada por los propietarios o si me corresponde a mi.

    Muchas gracias.

    Responder
    • Gerencie.com
      Gerencie.com en respuesta a Pilar (Medellín) (octubre 23 de 2023)

      Buenas tardes, Pilar.

      En nuestro criterio y al tenor del artículo 855 del código civil, el usufructuario es quien debería pagar esas cuotas extraordinarias, excepto si en el contrato de usufructo se hubiera pactado algo distinto.

      Saludos

      Responder
  4. Jorge AH (agosto 23 de 2022)

    Buenas Tardes.
    en un proyecto de propiedad horizontal nuevo, el propietario inicial (constructor), debe pagar administración en el periodo que aun se encuentra bajo administración provisional?, o de alguna manera puede ser exonerado? y que normatividad lo respaldaria?

    Gracias

    Responder
    • Gerencie.com
      Gerencie.com en respuesta a Jorge AH (octubre 23 de 2023)

      Buenas tardes, Jorge.

      De acuerdo a lo señalado por el ministerio de vivienda en concepto 89556 del 8 de enero de 2013 entre otros, los gastos comunes de la copropiedad deben ser cubiertos las cuota de administración que paguen los copropietarios que conforman el presupuesto.

      En consecuencia, si ya hay una administración provisional, y a los copropietarios ya se les ha definido el valor de la cuota, corresponde a la copropiedad hacer los pagos respectivos.

      Saludos

      Responder
  5. María Zaldúa (julio 2 de 2022)

    Ustedes me pueden orientar al respecto de: un propietario se niega a presentar a la administración copia del comprobante de consignación de la cuota mensual de administración. Sin la copia del comprobante la administración no sabe de qué apartamento es la consignación, no puede suponer un pago, no puede expedir Paz y Salvo, está obligada a emitir informativos de cobro con la imposición de mora en el pago. Cómo solucionar el problema que se presenta cuando un propietario se niega a presentar copia del comprobante de consignación de la cuota de administración?

    Responder
    • Gerencie.com
      Gerencie.com en respuesta a María Zaldúa (octubre 23 de 2023)

      Buenas tardes, María.

      No se puede expedir un paz y salvo por un pago del que no hay prueba alguna, de modo que la solución pasa por no expedir el paz y salvo hasta tanto el copropietario presente la prueba de haber pagado.

      Saludos

      Responder
  6. JEP (junio 5 de 2022)

    La administradora contratò a un abogado y cobro $1.400.000 por responder un derecho de petición. Actualmente no hay Consejo de Admon., ella escogió solo esa propuesta sin consultarle a nadie. Ahora, no ha fondos para cancelarle al Abogado y ella lo expuso en una Asamblea Extraordinaria, y los ex-miembros del consejo, sugirieron que el valor de la cuota se dividiera por partes iguales entre todos los propietarios, la mayoría dijo que SI (votacion a dedo); solo dos personas dijeron que NO, que para reunir el dinero debía ser a través de los coeficientes de Copropiedad, como cualquier cuota. Ya facturo, y no lo hizo teniendo en cuenta el Coeficiente de cada Apartamento. Legalmente es correcto?

    Responder
    • Gerencie.com
      Gerencie.com en respuesta a JEP (octubre 23 de 2023)

      Buenas tardes,

      El pago de las expensas comunes se debe hacer con base al coeficiente de copropiedad por lo que fue incorrecto lo que se hizo.

      Saludos

      Responder
  7. nat (mayo 20 de 2022)

    Qué ocurre si el administrador otorga una paz y salvo por todo concepto y con esta paz y salvo se vendió el inmueble; realizaron ajuste a la cuta de administración y me estan pidiendo que cancele el ajuste de los meses cuando yo no era propietaria y cuando me vendieron el inmueble este estaba a paz y salvo , es mi obligación pagar este reajuste a la cuota de administración

    Responder
    • Gerencie.com
      Gerencie.com en respuesta a nat (octubre 23 de 2023)

      Buenas tardes,

      El paz y salvo no tiene los efectos de una conciliación o un contrato de transacción, por lo que en nuestro criterio sí es posible que se cobre ese reajuste.

      De otra parte, recuérdese que la norma contempla la solidaridad entre el propietario anterior y el presente respecto a las deudas con la copropiedad por lo que estaría obligada a pagar.

      Saludos

      Responder
  8. Anacris (marzo 25 de 2022)

    Soy propietaria de un apartamento pero no vivo en él. En los documentos que recibí para la Asamblea anual aparezco debiendo el valor de una boleta para una actividad realizada en el conjunto. Esta actividad no fue autorizada en la Asamblea anual del año anterior ni se me informó sobre ella a través de correo electrónico, llamada telefónica o por medio de circular. Pedí que me envíen una planilla o un soporte en el que conste que recibí la boleta (lo cual nunca sucedió) pero no he recibido ninguna constancia. Pregunto: ¿Estoy obligada a pagar?

    Responder
    • Gerencie.com
      Gerencie.com en respuesta a Anacris (octubre 23 de 2023)

      Buenas tardes, Ana

      Los pagos deben estar autorizados por la asamblea de copropietarios, y si no lo están, no podrán hacer obligatorio ese cobro.

      Saludos

      Responder
  9. VIVIANA (marzo 10 de 2022)

    QUIERO SABER COMO SE MANEJA EL PLAZO PARA EL PAGO DE LA ADMINISTRACION DE UNA PROPIEDAD HORIZONTAL MES VENCIDO O PAGAR EN EL MISMO MES QUE LLEGA LA FACTURA????… HAY ALGUNA LEY QUE ME HABLE SOBRE ESTE TEMA GRACIAS

    Responder
    • Gerencie.com
      Gerencie.com en respuesta a VIVIANA (octubre 23 de 2023)

      Buenas tardes, Viviana

      En general el pago se debe hacer al inicio del mes, es decir, la administración de octubre se debe pagar los primeros día del mes de octubre.

      En todo caso, tal aspecto debe estar regulado en el respectivo reglamento, y si no lo está, lo normal es que se pague al inicio del mes por cuestiones de caja.

      Saludos

      Responder
  10. Sedulfo (marzo 5 de 2022)

    Tengo una pregunta, en asamblea ordinaria se aprobó una cuota extraordinaria para arreglos de fachada de los edificios de nuestro conjunto, fue de un millón en el año 2019, el trabajo no se ha realizado, no se ha contratado. Han pasado los años 2019, 2020, 2021 y lo que va del 2022, ahora bien es legal tener ese dinero por tanto tiempo en bancos (supongo) sin ejecutar?, es coherente exigir la devolución de mi dinero y que amparo legal tengo? Agradezco me ayuden para pasar esta solicitud y llevar este punto a la asamblea para que devuelvan a todos, y cuando se requiera una CE presentar los argumentos y lo de ley para aprobar en asamblea. GRacias (Fuimos victima de robo de unos cheques de la oficina de administracion y fue de 20 millones, ahora creo que mas dinero puede ser atractivo para los corrutos y malhechores)

    Responder
    • Gerencie.com
      Gerencie.com en respuesta a Sedulfo (octubre 23 de 2023)

      Buenas tardes,

      La devolución de las cuota pagadas sólo se puede hacer si la asamblea de copropietarios lo autoriza.

      Lo que se puede hacer es solicitar una auditoría a la administración, y si fuere el caso instaurar una denuncia a la fiscalía en caso de hallar robos de dineros.

      Saludos

      Responder

Este sitio web utiliza cookies propias y de terceros para ofrecer un mejor servicio. Al seguir navegando acepta su uso.