La propiedad horizontal puede celebrar sus asambleas de forma virtual o no presenciales en los términos de la Ley 675 de 2001 y el Decreto 1074 de 2015.
Procedencia de las asambleas virtuales en la propiedad horizontal.
La posibilidad de realizar asambleas virtuales en la propiedad horizontal la da el artículo 42 de la Ley 675 de 2001, que trata sobre las reuniones no presenciales.
Señala el inciso primero de la norma referida:
«Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la asamblea general cuando por cualquier medio los propietarios de bienes privados o sus representantes o delegados puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva de conformidad con el quórum requerido para el respectivo caso. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado, de lo cual dará fe el revisor fiscal de la copropiedad.»
La ley se refiere a reuniones no presenciales, lo que hoy se traduce en reuniones virtuales por medios o herramientas tecnológicas que permiten a los copropietarios concurrir simultáneamente para deliberar y decidir.
Por su parte, el inciso segundo del artículo 14 del Decreto 176 de febrero 23 de 2021 contempla que las propiedades horizontales lleven a cabo sus asambleas no presenciales o incluso mixtas, al permitir la aplicación del artículo 3 del mismo decreto que trata sobre este tipo de asambleas.
Requisitos de las asambleas virtuales en la propiedad horizontal.
La ley no fija unos requisitos especiales para celebrar asambleas no presenciales, excepto los señalados en el parágrafo del artículo 42 de la Ley 675 de 2001:
«Para acreditar la validez de una reunión no presencial, deberá quedar prueba inequívoca, como fax, grabación magnetofónica o similar, donde sea claro el nombre del propietario que emite la comunicación, el contenido de la misma y la hora en que lo hace, así como la correspondiente copia de la convocatoria efectuada a los copropietarios.»
El único requisito es conservar la prueba de la realización de la asamblea, que no es más que la grabación del evento, algo que todas las herramientas ofrecen, así que es preciso descargar ese archivo y conservarlo para su posterior consulta.
Además, se debe dar aplicación a lo señalado por el inciso primero del artículo 2.2.1.16.1 del Decreto 1074 de 2015, que en el siguiente apartado dice:
«El representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión.»
Es decir, que desde que inicia la asamblea virtual hasta que termina, debe conservarse el quórum mínimo exigido por la ley, situación que debe hacerse constar en el acta respectiva.
Quórum en las asambleas virtuales de la propiedad horizontal.
El quórum en las asambleas virtuales de la propiedad horizontal no cambia en razón al medio que se utilice para realizarlas, así que seguirá siendo el mismo que señala la Ley 675 de 2001 y los reglamentos de cada propiedad horizontal.
En razón de que se presentaron discusiones respecto a que las asambleas virtuales exigían un quórum del 100 % de los copropietarios, el Decreto 176 del 23 de febrero de 2021 en su artículo 14 señaló lo siguiente:
«Asambleas en las propiedades horizontales. Para efectos del quórum necesario para celebrar las asambleas no presenciales, contempladas en el artículo 42 y 43 de la Ley 675 de 2001, se debe tener presente lo mencionado en los artículos 44, 45 Y46 de la Ley 675 de 2001 y el artículo 2.2.1.16.1 del Decreto 1074 de 2015.»
Y el artículo 2.2.1.16.1 del Decreto 1074 de 2015, modificado por el Decreto 378 de 2020, señala en su primer inciso sobre las reuniones no presenciales:
«Para los efectos de las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, cuando se hace referencia a “todos los socios o miembros» se entiende que se trata de quienes participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente. El representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión. Asimismo, deberá realizar la verificación de identidad de los participantes virtuales para garantizar que sean en efecto los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva. Las disposiciones legales y estatutarias sobre convocatoria, quórum y mayorías de las reuniones presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012.»
El artículo de la discordia, el 19 de la Ley 222, dice:
«Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva cuando por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado.»
Algunas personas interpretaron que para el caso de las reuniones virtuales había un quórum especial del 100 % de todos los socios, accionistas o copropietarios, lo que no es así, como lo deja claro el artículo 2.2.1.16.1 del Decreto 1074 de 2015.
En consecuencia, el quórum sigue siendo el mismo, que por lo general (puede haber otros) es «más de la mitad de los coeficientes de propiedad», en los términos del artículo 45 de la Ley 675.
Lo que la norma pretende es que el 100 % de los participantes en la asamblea puedan deliberar, no que deban participar el 100 % de los copropietarios en la asamblea.
Por ejemplo, si la propiedad horizontal tiene 60 copropietarios, y su quórum mínimo para deliberar válidamente de acuerdo al artículo 45 de la Ley 675 son 31 copropietarios, se debe garantizar que el 100 % de esos 31 copropietarios pueda deliberar, ya sea simultáneamente en los términos del artículo 19 de la Ley 222 de 1995.
Herramientas para hacer reuniones virtuales.
Por último, dejamos a continuación una lista de las principales herramientas tecnológicas que permiten hacer reuniones virtuales.
- Google Hangouts.
- Google Meet.
- Skype.
- Zoom.
- GoToMeeting.
- Jitsi.
- Microsoft Teams.
Casi todas las herramientas limitan la cantidad de personas que pueden participar simultáneamente, entre 50 y 150, así que para una propiedad horizontal con un gran número de copropietarios seguramente tendrá que recurrir a un servicio de pago.
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Buenas tardes, ¿alguien me puede informar cuál es la norma, artículo o disposición sobre el tiempo que se tiene para publicar un acta de una asamblea mixta (virtual y presencial)? Agradezco la ayuda.
Se tiene un plazo de 20 días hábiles. Artículo 47, Ley 675/2002.
Si bien la norma habilita que las reuniones de la asamblea general de copropietarios en propiedad horizontal se realicen bajo la modalidad no presencial, es decir, virtual, ¿de qué depende que se pueda optar por esa modalidad? ¿El representante legal o el consejo de administración tienen el libre albedrío para escoger la modalidad? Si en el Reglamento de Propiedad Horizontal no se contempla qué modalidad debe ser adoptada para llevar a cabo las reuniones de la asamblea, ¿deja esto en libertad a los órganos de administración para que escojan o se debe optar siempre por la presencial?
¿Se requiere una decisión de la asamblea para escoger la modalidad virtual para llevar a cabo la reunión? Y de ser así, ¿se necesita la participación de la totalidad de los copropietarios? ¿Qué pasa si alguno de los copropietarios tiene dificultades para acceder a medios tecnológicos, ya sea por no tener acceso a internet, por no tener los conocimientos necesarios para su uso y manejo, o por una discapacidad que le impida asistir a la reunión? ¿Se estarían violando derechos constitucionales?
Generalmente, esta decisión es facultad del consejo de administración y del administrador. Si la persona no tiene los medios electrónicos, puede acudir a un vecino o a un familiar.
Llegué una hora tarde a la asamblea del edificio. No estoy en mora. Pedí ingreso a la asamblea y manifesté estar de acuerdo con pagar la multa. Sin embargo, me negaron el acceso a la reunión, que duró más de tres horas. ¿Esto es legal?
No se le puede negar acceso a la reunión a ningún copropietario. En el peor escenario, se le niega el derecho al voto, nunca a estar presente en la asamblea.
Buenas noches, los expertos en copropiedad horizontal, ¿me podrían ayudar con esta inquietud?
En las asambleas mixtas, en cuanto a la participación virtual para la votación, ¿se puede exigir que se vea al propietario dando su voto? Hemos notado que, al utilizar ciertas plataformas, la administración no permite que se vea quién vota, lo que genera desconfianza.
¿Cómo podemos exigir que este voto sea transparente y poder observar quiénes votan?
¿Cómo lo sustento para que no se utilice la plataforma que ellos emplean, sino que sea el propietario quien aparezca en pantalla y exprese su voto?
Gracias.
Es razonable exigir que la persona que emite un voto por medio virtual pruebe de algún modo que es ella, y una forma de hacerlo es que muestre su rostro en pantalla.
Buenas tardes.
¿En una asamblea virtual se puede firmar el acta con firma escaneada?
Sí, la firma escaneada es válida, como se explica en este artículo.
Lo que sucede es que no solamente la opción virtual es válida para la asamblea no presencial; también se puede realizar una carta consultando una decisión a la asamblea, y será potestad del revisor fiscal verificar que el 51% de los copropietarios envíen respuesta. De esta manera, se configura otra modalidad de asamblea no presencial.
Por ejemplo, si el revisor fiscal desea renunciar, puede enviar una asamblea escrita con esas características. O, si al administrador o al consejo le dejaron una actividad pendiente y se desea consultar un tema específico de una reunión anterior, se puede hacer de esta forma escrita, lo que ahorra mucho dinero a la copropiedad.
En efecto, el artículo 42 de la Ley 675 establece que la no presencial se puede realizar por cualquier medio, y ese sería un medio válido.
Buenas tardes, ¿se pueden hacer reformas a la propiedad horizontal en una asamblea virtual?
Sí, las asambleas virtuales tienen los mismos efectos que una asamblea presencial.