Actas de la asamblea general de copropietarios

El acta es la prueba de lo que se decidió en la asamblea, y por eso el artículo 47 de la ley 675 de 2001 le fija un contenido obligatorio, exige la firma del presidente y del secretario de la reunión y le impone al administrador ponerla a disposición de los propietarios dentro de los 20 días hábiles siguientes. ¿Qué debe contener, quién la firma, cómo se cuenta ese plazo y qué hacer cuando la administración no la entrega?

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Qué valor tiene el acta.

El acta no es un resumen informal de la reunión: es el documento con el que se prueban las decisiones tomadas en la asamblea y con el que se acreditan los nombramientos ante terceros.

Así lo señala el artículo 47 de la ley 675 de 2001:

«La copia del acta debidamente suscrita será prueba suficiente de los hechos que consten en ella, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas.»

Es decir que basta la copia suscrita, sin autenticación notarial ni formalidad adicional, y quien pretenda desconocerla debe demostrar su falsedad.

De ese valor probatorio se derivan sus usos: inscribir el nombramiento del administrador y del revisor fiscal ante la alcaldía, conforme al artículo 8 de la ley 675 de 2001; soportar el presupuesto y las cuotas aprobadas; y servir de prueba en una eventual impugnación.

Contenido obligatorio del acta.

El artículo 47 exige que en el acta se deje constancia de seis elementos, y su omisión es la causa más frecuente de que una decisión termine discutida o de que la alcaldía devuelva un trámite.

1. Si la reunión fue ordinaria o extraordinaria.
2. La forma de la convocatoria y su fecha.
3. El orden del día.
4. El nombre y la calidad de los asistentes —propietario, representante o apoderado—, su unidad privada y su respectivo coeficiente de copropiedad.
5. Los votos emitidos en cada caso.
6. La firma del presidente y del secretario de la asamblea.

Conviene ir más allá del mínimo legal y dejar constancia también del quórum verificado al instalar la reunión, del texto exacto de cada decisión y del período por el cual se eligen el administrador, el revisor fiscal y los consejeros.

Los errores que más devoluciones causan.

De acuerdo con nuestro criterio, estos son los descuidos que con más frecuencia inutilizan un acta:

• No indicar el coeficiente de cada asistente, con lo cual no puede verificarse el quórum ni la mayoría obtenida.
• Registrar los votos como «aprobado por unanimidad» sin señalar cuántos coeficientes estaban representados.
• Omitir el período del administrador o del revisor fiscal, que es el dato que la alcaldía inscribe.
• No adjuntar los poderes ni relacionarlos con el propietario representado.
• Firmar el acta con persona distinta de quien presidió la reunión.

Si el presidente elegido se retiró antes de terminar la reunión, la asamblea debe designar a otro para continuar y dejar constancia del cambio, porque quien firma debe ser quien presidió.

Quién elabora y quién firma el acta.

El acta la redacta el secretario de la asamblea y la suscriben el presidente y el secretario elegidos al inicio de la reunión.

El administrador no firma el acta por su condición de administrador. Solo lo hace si la asamblea lo eligió como secretario, y de acuerdo con nuestro criterio no es lo más conveniente, porque es su propia gestión la que se somete a consideración de ese órgano.

La comisión verificadora del acta.

No es obligatorio nombrarla, pero es una práctica sana y la ley la contempla. Dice el inciso segundo del artículo 47:

«En los eventos en que la Asamblea decida encargar personas para verificar la redacción del acta, las personas encargadas deberán hacerlo dentro del término que establezca el reglamento, y en su defecto, dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la fecha de la respectiva reunión.»

De acuerdo con nuestro criterio, si el reglamento fija un término, este no puede ser superior a veinte días hábiles, porque haría imposible cumplir la obligación de poner el acta a disposición dentro de ese mismo plazo.

La comisión verifica que el acta refleje lo ocurrido; no puede modificar las decisiones ni agregar puntos que no se debatieron.

Plazo para publicar el acta de la asamblea.

Es la duda más frecuente y la ley la resuelve con precisión. Dice el inciso tercero del artículo 47 de la ley 675 de 2001:

«Dentro de un lapso no superior a veinte (20) días hábiles contados a partir de la fecha de la reunión, el administrador debe poner a disposición de los propietarios del edificio o conjunto, copia completa del texto del acta en el lugar determinado como sede de la administración, e informar tal situación a cada uno de los propietarios. En el libro de actas se dejará constancia sobre la fecha y lugar de publicación.»

La obligación tiene entonces tres componentes que deben cumplirse todos: poner el acta a disposición, informar que está disponible y dejar constancia en el libro de actas.

Qué significa publicar el acta.

La ley no exige fijar el acta en una cartelera durante un tiempo determinado ni enviarla a cada propietario. Lo que exige es tenerla disponible en la sede de la administración y avisar que ya está.

Por eso, más que una publicación, se trata de ponerla a disposición de quien la requiera, y de entregar copia a quien la solicite.

De acuerdo con nuestro criterio, hoy es aconsejable remitirla también por correo electrónico a los propietarios que hayan registrado esa dirección, porque simplifica el aviso y deja prueba de su cumplimiento.

Cómo se cuentan los veinte días hábiles.

El plazo se cuenta en días hábiles a partir de la fecha de la reunión, de modo que no se incluyen los domingos ni los días festivos.

De acuerdo con nuestro criterio, tampoco deben contarse los sábados, siguiendo el criterio que se aplica de manera general a los términos legales, en los que se entiende por día hábil el que corre de lunes a viernes.

Supongamos que… la asamblea se celebra el viernes 6 de marzo. El primer día hábil es el lunes 9 de marzo y el vigésimo día hábil vence en la primera semana de abril, descontando los festivos que caigan en ese lapso. Ese es el límite para que el acta esté disponible y se haya informado a los propietarios.

Qué pasa si no se cumple el plazo.

El incumplimiento no invalida por sí solo las decisiones adoptadas, porque estas producen efectos desde la reunión, pero sí compromete al administrador.

El numeral 2 del artículo 51 de la ley 675 de 2001 le impone llevar el libro de actas y, en general, cumplir la ley y el reglamento, y el inciso segundo del artículo 50 presume su culpa leve en los casos de incumplimiento de funciones.

A eso se suma la vía administrativa que se explica enseguida, que es la que produce resultados inmediatos.

Entrega de copia del acta a los propietarios.

El administrador debe entregar copia del acta a quien la solicite, y si se niega el propietario tiene una herramienta concreta. Dice el parágrafo del artículo 47:

«Todo propietario a quien se le niegue la entrega de copia de acta, podrá acudir en reclamación ante el Alcalde Municipal o Distrital o su delegado, quien a su vez ordenará la entrega de la copia solicitada so pena de sanción de carácter policiva.»

Esa herramienta fue reforzada por el artículo 2.2.8.18.12.1.7 del decreto 768 de 2025, que adicionó el capítulo XVIII al decreto 1070 de 2015 para reglamentar la ley 1801 de 2016:

«De conformidad con el parágrafo del artículo 47 de la Ley 675 de 2001, una vez opere la negativa en la entrega de la copia del acta de asamblea o documentos no sometidos a reserva legal, bastará con la emisión de la orden de policía debidamente proferida por el alcalde municipal o distrital para su cumplimiento. La inobservancia a esta disposición constituirá el comportamiento contrario a la convivencia al que hace referencia las afectaciones de las relaciones entre las personas y las autoridades.»

Dos cosas cambian con esa norma: la orden ya no se limita a las actas, sino que cobija los documentos que no estén sometidos a reserva legal, y desatenderla es en sí mismo un comportamiento contrario a la convivencia.

De acuerdo con nuestro criterio, la copropiedad puede trasladar el costo material de las copias a quien las solicita, pero no puede condicionar la entrega al pago de deudas de administración ni a la autorización del consejo.

La ruta completa de reclamación contra la administración la desarrollamos en el artículo sobre quién vigila a los administradores de propiedad horizontal.

Actas de reuniones no presenciales y de decisiones por comunicación escrita.

Aquí el régimen cambia y conviene no confundir los plazos.

El artículo 44 de la ley 675 de 2001 dispone para esas reuniones:

«Las actas deberán asentarse en el libro respectivo, suscribirse por el representante legal y comunicarse a los propietarios dentro de los diez (10) días siguientes a aquel en que se concluyó el acuerdo.»

Son entonces diez (10) días y no veinte hábiles, el acta la suscribe el representante legal y no el presidente y el secretario, y la obligación es comunicarla a los propietarios y no solo ponerla a disposición.

Recordemos que en las reuniones por comunicación sucesiva el revisor fiscal da fe de que la sucesión de comunicaciones ocurrió de manera inmediata, conforme al artículo 42, y que las decisiones son ineficaces si alguno de los propietarios no participa.

Por lo anterior, al acta conviene anexarle la copia de la convocatoria y la prueba inequívoca de las comunicaciones. El desarrollo de esta modalidad está en el artículo sobre las asambleas virtuales en la propiedad horizontal.

El libro de actas.

Todas las actas deben asentarse en el libro respectivo, cuya custodia corresponde al administrador por mandato del numeral 2 del artículo 51 de la ley 675 de 2001.

Ese libro no se registra en la cámara de comercio ni en la alcaldía, porque la propiedad horizontal es una persona jurídica de naturaleza civil y no un comerciante.

De acuerdo con nuestro criterio, conviene llevarlo foliado y en orden cronológico, sin espacios en blanco entre actas, y dejar en él la constancia de la fecha y el lugar de publicación que exige el artículo 47.

Las tachaduras, enmendaduras o vacíos comprometen su valor probatorio. Corresponde al revisor fiscal advertirlo en su dictamen y, donde no exista revisoría, cualquier copropietario puede exigir su corrección.

¿Y si el libro se pierde o el administrador saliente no lo entrega? De acuerdo con nuestro criterio, debe reconstruirse con las copias de las actas que conserven los propietarios y con los soportes de las decisiones inscritas ante la alcaldía, dejando constancia de la reconstrucción. La no entrega del libro es un incumplimiento del administrador saliente y debe quedar registrada en el acta de empalme.

Corrección de un acta ya publicada.

Es una situación frecuente: el acta se publica y un copropietario advierte que una decisión quedó mal transcrita o que falta el registro de su voto.

De acuerdo con nuestro criterio, el administrador no puede corregirla por su cuenta, porque el acta refleja lo actuado por un órgano del que él no hace parte.

Lo procedente es que la corrección la hagan quienes suscribieron el acta —el presidente y el secretario—, mediante un acta aclaratoria que se asiente en el libro, se publique igual que la original y explique con precisión qué se corrige y por qué.

Si la discrepancia es de fondo y afecta el sentido de una decisión, el asunto debe llevarse a la asamblea siguiente o discutirse ante el juez dentro del término de impugnación.

El acta y la impugnación de las decisiones.

El artículo 49 de la ley 675 de 2001 legitima al administrador, al revisor fiscal y a los propietarios para impugnar las decisiones que no se ajusten a la ley o al reglamento.

El inciso que fijaba el procedimiento fue derogado por el Código General del Proceso, de modo que la demanda se rige hoy por el artículo 382 del Código General del Proceso: se dirige contra la persona jurídica y debe presentarse, so pena de caducidad, dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del acto.

Ese punto de partida es determinante y suele malinterpretarse: el término corre desde la fecha de la reunión y no desde el día en que se publicó o entregó el acta.

Por lo anterior, quien advierta una irregularidad debe solicitar el acta de inmediato, dejar constancia de su salvedad en la propia reunión y contar el plazo desde el día de la asamblea. Esperar el acta puede costar el derecho a demandar.

Modelo de acta de asamblea de copropietarios.

La ley no impone un formato. Esta estructura recoge el contenido que exige el artículo 47 y facilita su inscripción ante la alcaldía:

La constancia final es la que exige el artículo 47 para el libro de actas y la que después prueba que el plazo se cumplió.

A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.