Capacidad ociosa: qué es, cómo se calcula y cuánto le cuesta a la empresa

La capacidad ociosa es la parte de la capacidad instalada de una empresa que no se usa: las máquinas que están quietas, los turnos que no se trabajan, el espacio de la bodega que permanece vacío. Tiene un costo doble, porque esos recursos siguen generando gastos sin producir y porque el dinero invertido en ellos podría estar rindiendo en otra parte. Además, la NIC 2 obliga a llevar al gasto la parte de los costos fijos que corresponde a esa capacidad sin usar. ¿Cómo se calcula y cómo se reduce?

Qué es la capacidad ociosa.

Toda empresa tiene una capacidad instalada: la cantidad máxima que puede producir o atender con sus instalaciones, sus máquinas y su personal. Lo ideal sería usarla por completo, pero eso rara vez ocurre, por falta de demanda, por falta de materias primas o por una mala planeación.

La capacidad que no se usa es la capacidad ociosa. Una planta que puede fabricar 10.000 unidades al mes y fabrica 6.000 tiene una capacidad ociosa de 4.000 unidades. Ocioso significa, precisamente, que está sin trabajar.

Conviene distinguir tres medidas. La capacidad instalada o teórica es el máximo absoluto. La capacidad normal es la que se espera usar en condiciones habituales, descontando mantenimientos y paradas previsibles. La capacidad utilizada es la que efectivamente se usó en el periodo.

Cómo se calcula la capacidad ociosa.

La capacidad ociosa se expresa en unidades o en porcentaje:

• Capacidad ociosa en unidades = capacidad instalada − capacidad utilizada.
• Capacidad ociosa en porcentaje = (1 − capacidad utilizada ÷ capacidad instalada) × 100.

En el ejemplo de la planta: 10.000 − 6.000 = 4.000 unidades, y (1 − 6.000 ÷ 10.000) × 100 = 40%. La empresa usa el 60% de lo que puede producir.

Para efectos contables, el cálculo se hace sobre la capacidad normal y no sobre la teórica, porque es la referencia que la norma usa para distribuir los costos fijos.

El costo contable de la capacidad ociosa.

Los costos fijos de una planta, como la depreciación de las máquinas o el arriendo de la bodega, se pagan igual si se produce mucho o poco. Si se repartieran solo entre las unidades producidas, cada unidad resultaría más cara en los meses de poca producción, y el inventario quedaría inflado con el costo de una capacidad que no se usó.

Para evitarlo, la NIC 2 ordena distribuir esos costos según la capacidad normal y llevar al gasto la parte que corresponde a la capacidad ociosa. Así lo dispone su párrafo 13:

«El importe de costo indirecto fijo distribuido a cada unidad de producción no se incrementará como consecuencia de un nivel bajo de producción, ni por la existencia de capacidad ociosa. Los costos indirectos no distribuidos se reconocerán como gastos del periodo en que han sido incurridos.»

Supongamos que la planta tiene costos indirectos fijos de producción por $100.000.000 al mes y una capacidad normal de 10.000 unidades. A cada unidad le corresponden $10.000 de costo fijo. Si en el mes solo produce 6.000 unidades, al inventario se cargan $60.000.000, y los $40.000.000 restantes se reconocen como gasto del periodo.

Esos $40.000.000 son el costo contable de la capacidad ociosa: se pagaron, no produjeron nada y afectan directamente el resultado del mes. La regla hace visible en el estado de resultados lo que cuesta tener capacidad sin usar.

El costo de oportunidad de la capacidad ociosa.

Además del costo contable, la capacidad ociosa tiene un costo que no aparece en los estados financieros. Toda máquina, bodega o local se financió con aportes de los socios, con utilidades retenidas o con deuda, y ese dinero podría estar invertido en otra cosa que produjera un rendimiento.

Ese es su costo de oportunidad. Si la empresa invirtió $500.000.000 en una línea de producción que usa a la mitad, tiene $250.000.000 inmovilizados que no rinden, y que podrían haberse usado para pagar deuda, invertir en otro proyecto o distribuirse a los socios.

Por eso los activos que no se necesitan representan un doble costo: el de adquirirlos, que inmoviliza recursos, y el de mantenerlos, porque aunque no produzcan requieren mantenimiento, seguros, vigilancia e impuestos, y se deterioran o se vuelven obsoletos.

Causas de la capacidad ociosa.

La capacidad ociosa puede tener causas internas o externas a la empresa:

• Mala planeación. Es la causa más frecuente: un estudio de mercado deficiente o unas proyecciones de ventas optimistas llevan a construir más capacidad de la que el mercado puede absorber.
• Demanda estacional. Empresas que venden sobre todo en ciertas épocas, como fin de año, necesitan capacidad para el pico y la tienen ociosa el resto del año.
• Crisis o caída de la demanda. Una recesión o la pérdida de un cliente grande dejan sin uso una capacidad que antes era necesaria.
• Cuellos de botella. Si una etapa del proceso es más lenta que las demás, las otras deben esperar y trabajan por debajo de su capacidad.
• Falta de insumos o de personal. La maquinaria existe, pero no hay con qué ni con quién hacerla trabajar.

La mala planeación es la única que la empresa controla por completo. Por eso, antes de invertir en instalaciones, conviene evaluar con cuidado la demanda esperada con un estudio de mercado, y no solo la rentabilidad del proyecto.

Recursos ociosos: activos, mano de obra y tiempo.

La capacidad ociosa no se limita a las máquinas. Se habla de activos ociosos cuando una empresa tiene bienes que no usa, como un lote vacío o un vehículo parado. De mano de obra ociosa, cuando el personal contratado no tiene trabajo que hacer durante parte de la jornada. Y de tiempo ocioso, cuando las personas o las máquinas esperan sin producir, por ejemplo, mientras llega un insumo o se repara una falla.

En todos los casos el efecto es el mismo: recursos que cuestan y no producen. El tiempo ocioso de la mano de obra, por ejemplo, se paga igual en el salario, aunque no se haya fabricado nada.

Cómo reducir la capacidad ociosa.

Cuando la capacidad ociosa no es temporal, la empresa tiene varias alternativas para aprovecharla:

• Maquilar para terceros: producir para otras empresas con la capacidad que sobra.
• Diversificar: fabricar nuevos productos que aprovechen las mismas instalaciones.
• Arrendar: alquilar el espacio o los equipos que no se usan.
• Vender: desprenderse de los activos que no se necesitarán, para liberar recursos.
• Ajustar la operación: reorganizar turnos o reducir la capacidad a lo que realmente se necesita.

Aprovechar mejor la capacidad instalada reduce el costo por unidad, porque los costos fijos se reparten entre más unidades. Es la lógica de la economía de escala y del apalancamiento operativo.

La capacidad ociosa no siempre es un error.

Un cierto nivel de capacidad sin usar puede ser una decisión sensata. Permite atender los picos de demanda, responder a un pedido grande inesperado o crecer sin tener que invertir de inmediato. Algunas empresas construyen deliberadamente más capacidad de la que necesitan hoy porque ampliar después sería más costoso.

Lo importante es que sea una decisión consciente, con su costo calculado, y no el resultado de una proyección equivocada. Así como se procura mantener solo el inventario necesario, como en la política de inventario cero, la empresa debería tener solo los activos que necesita, más un margen razonable.

La capacidad ociosa en las finanzas personales.

El concepto también se aplica a las personas. Un vehículo que se usa una vez por semana, una habitación desocupada o un computador que solo sirve para revisar el correo son activos con capacidad ociosa: costaron dinero, siguen generando gastos y podrían producir ingresos o haberse evitado.

Lo mismo ocurre con las habilidades y el tiempo: conocimientos que no se aprovechan u horas improductivas que tienen un costo de oportunidad, aunque nadie lo cuantifique.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.